Arctic Ventures 2000 Ltd.

i) Donne l'opportunité aux consommateurs de profiter de la contribution

Objectif de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution aux consommateurs, c.-à-d. qu'il réduit les prix de vente du montant de la contribution.

Constatation : Au cours de la période visée par l'examen, on est passé à des articles de meilleure qualité dans différentes catégories de produits. Par conséquent, pour l'ensemble de ces catégories, certains des prix sont demeurés aux mêmes niveaux et d'autres ont diminué quelque peu par rapport aux prix en magasin avant l'application de la contribution du programme NNC.

Constatation : En ce qui concerne les articles lourds et volumineux admissibles dans le cadre du programme NNC qui seraient normalement transportés par voie maritime, la contribution sert à réduire les coûts du transport par avion et n'a pas d'incidence sur le prix en magasin de ces articles.

Conclusion : La vérification a démontré que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution à l'acheteur des produits admissibles à NNC.

ii) Visibilité du programme

Objectif de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire respecte les exigences concernant la visibilité du programme (ex.: les taux de contribution doivent être inscrits sur les reçus de caisse des détaillants du Nord et sur le matériel du programme, tels qu'affiches; le matériel doit être visible dans le magasin).

Conclusion : L'examen a révélé que le bénéficiaire indiquait clairement la contribution du programme NNC sur les reçus de caisse et que des affiches sur le programme avaient été posées dans l'ensemble du magasin.

iii) Réclamations et rapports

Objectif de l'examen : Vérifier les systèmes et procédés de rapports et de réclamations du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. vérifier que le bénéficiaire utilise un processus solide et précis pour la préparation des rapports détaillés et pour calculer le montant de contribution à réclamer et précis, et qu'il y a des mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs en place.

Constatation : Arctic Ventures ne demande pas l'allocation de 5 pour cent pour l'emballage.

Conclusion : À l'exception de l'allocation de cinq pour cent liée à l'emballage, la vérification des systèmes et procédés de rapports et de réclamations a démontré que les contrôles sont adéquats afin d'assurer que le montant de contribution réclamé est précis et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place.

iv) Respect des règles du programme

Objectifs de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant les ventes à des clients inadmissibles tels que les campements miniers ou les compagnies de construction.

Conclusion : La vérification a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients inadmissibles.

2.1 Contexte

Le 1^er avril 2011, NNC a remplacé le programme Aliments-postes, qui était opéré par Postes Canada depuis la fin des années 1960. Tout comme l'ancien programme, le but de NNC est de s'assurer que les Canadiens qui habitent dans des collectivités isolées du Nord ont accès à des aliments périssables nutritifs.

Il y a présentement 103 communautés admissibles à ce programme (82 communautés sont admissibles à une contribution complète et 21 sont admissibles à une contribution partielle), situées au Nunavut, Territoires du Nord-Ouest, Yukon, Labrador, Québec, Ontario, Manitoba et Saskatchewan. Deux niveaux de taux de contribution par kilogramme ont été établis pour chaque communauté : Niveau 1 (plus élevé) pour les aliments périssables les plus nutritifs et Niveau 2 (plus bas) pour les autres aliments admissibles. En général, les communautés où les frais d'opération et de transport sont plus élevés (ex.: Grise Fiord, Nunavut) ont des taux de contribution plus élevés.

Les détaillants du Nord et les fournisseurs du Sud enregistrés auprès du programme (bénéficiaires) sont responsables de gérer leur chaîne d'approvisionnement et de réclamer une contribution auprès de NNC pour les aliments et articles non-alimentaires admissibles qui sont expédiés par avion aux communautés admissibles. Sur une base mensuelle, ils doivent soumettre une réclamation (kg x taux de contribution), un relevé détaillé d'expédition (kg par item, communauté, type de client, etc.), les factures et récépissés afin de recevoir le paiement (la plupart reçoivent une avance basée sur les estimés de poids). Ces documents sont soumis au responsable du traitement des réclamations du programme qui est sous contrat avec AADNC (Saskatchewan Institute of Information Technology en collaboration avec Crawford). Le responsable du traitement des réclamations vérifie les réclamations et les fournit à NNC avec recommandation pour paiement. Les détaillants du Nord enregistrés doivent également soumettre, directement à NNC, un rapport mensuel sur les prix pour une liste prédéterminée d'aliments. Ces exigences ainsi que les autres exigences du programme sont identifiées dans les accords de contribution entre les bénéficiaires et AADNC.

En date du 31 décembre 2011, sept détaillants du Nord et 26 fournisseurs du Sud étaient enregistrés auprès de NNC. Les détaillants du Nord sont les entités qui opèrent un ou plusieurs magasins d'alimentation dans les communautés admissibles. Les fournisseurs du Sud sont les fournisseurs d'aliments qui opèrent dans des communautés qui ne font pas partie de NNC et qui fournissent de la marchandise directement aux petits détaillants du Nord, établissements commerciaux (restaurants), institutions sociales (garderies, etc.) et individus (commandes directes ou personnelles) situés dans les collectivités admissibles.

La sélection des bénéficiaires assujettis à cet examen de conformité fut basée sur une analyse du risque et la localisation géographique. Les niveaux de risques ont été basés sur l'expérience courante avec les bénéficiaires en ce qui concerne les procédés de réclamations et de rapports, c.-à-d. les difficultés rencontrées par le responsable du traitement des réclamations, l'information portée à l'attention du programme par les parties concernées, et sur la matérialité. Pour des raisons de praticité et d'efficience, au moins deux bénéficiaires ont été choisis par localisation géographique.

2.2 Objectifs

L'objectif de l'examen de conformité du bénéficiaire est de fournir l'assurance que le bénéficiaire se conforme aux termes et conditions de l'accord signé avec AADNC. Plus précisément, l'examen de conformité vise à :

1. Vérifier que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution aux consommateurs, c.-à-d. qu'il réduit les prix de vente du montant de la contribution;
2. Vérifier que le bénéficiaire respecte les exigences concernant la visibilité du programme (ex.: les détaillants du Nord doivent inscrire les taux de contribution sur les reçus de caisse et sur le matériel du programme, tels qu'affiches, et le matériel doit être visible dans le magasin; les fournisseurs du Sud doivent identifier clairement le montant de la réduction de la contribution sur les factures des clients);
3. Vérifier les systèmes et procédés de rapports et de réclamations du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. vérifier que le bénéficiaire utilise un processus solide et précis pour la préparation des rapports détaillés et pour calculer le montant de contribution à réclamer , et qu'il a mis en place des mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs;
4. Vérifier que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant les ventes à des clients inadmissibles tells que les campements miniers ou les compagnies de construction.

2.3 Portée de l'examen

Le travail portrait sur le financement versé à Arctic Ventures par AADNC pour la période du 1^er avril 2011 au 31 décembre 2011. L'examen a été effectué aux bureaux de Arctic Ventures situés à Iqaluit, Nunavut, du 5 au 9 mars 2012.

2.4 Approche et méthodologie

L'examen de conformité comprenait l'examen:

• Des pratiques de fixation des prix et de facturation concernant les contributions (ex.: marge de profit sur les produits subventionnés vs les produits non-subventionnés);
• Du processus de pesée et d'expédition;
• Des registres de ventes et/ou d'achats et documentation justificative pour vérifier la conformité aux règles du programme;
• Des systèmes et procédés de rapports et de réclamations afin de déterminer comment le bénéficiaire :
  • S'assure que seuls les items admissibles sont réclamés et rapportés;
  • Calcule le poids approprié des items réclamés;
  • S'assure que les rapports mensuels de réclamations et rapports détaillés sont valides et exacts; et
  • S'assure que les contrôles pour détecter et rectifier les erreurs promptement sont en place.

De plus, l'examen incluait la tenue d'entrevues avec le bénéficiaire. L'approche pour l'échantillonnage et la couverture appropriée furent déterminées au cours de la phase de planification de l'examen.

2.5 Conclusion

Nous sommes d'avis que le bénéficiaire s'est conformé aux objectifs de l'examen.

3.1 Donne l'opportunité aux consommateurs de profiter de la contribution

Objectif de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution aux consommateurs, c.-à-d. qu'il réduit les prix de vente du montant de la contribution.

Constatation : Le bénéficiaire a mis en place des procédures permettant de veiller à ce que les clients profitent de la contribution grâce à des prix réduits.

Conclusion : Le bénéficiaire transmet la contribution aux clients pour les articles admissibles transportés par voie aérienne dans le cadre du programme NNC.

Remarques relatives aux observations
On est passé à des produits de meilleure qualité dont la durée de conservation est habituellement plus longue. Ce changement s'est produit au cours de la dernière année et a légèrement réduit l'incidence de la contribution. À titre d'exemple, le lait Lactantia PurFiltre a remplacé le lait Nielsen, dont la durée de conservation est beaucoup plus courte. De l'avis de la direction, le programme a, entre autres choses, sensibilisé davantage les clients à l'égard des produits qu'ils achètent et, par le fait même, de la date de péremption de ces produits. Depuis le passage au lait Lactantia, moins de produits ont été retournés, mais le prix du lait a toutefois augmenté légèrement. On est également passé à des articles de meilleure qualité dans d'autres catégories de produits, comme les produits biologiques.

Le gérant du magasin a indiqué que depuis la mise en place du programme NNC, les longues files d'attente à l'aéroport les fins de semaine, de particuliers et de représentants de diverses entreprises qui venaient chercher des marchandises, ont pratiquement disparu. Lorsque le programme Aliments-poste était en vigueur, il n'était pas rare de voir environ 100 personnes à l'aéroport, le samedi matin, qui attendaient des biens provenant du Sud. Aujourd'hui, on se procure dans le Nord toute la marchandise qui était autrefois achetée du Sud. Ce changement a eu pour résultat une augmentation de 100 % des ventes de fruits et légumes au cours de la période visée par l'examen. Arctic Ventures est maintenant en mesure d'offrir des produits de meilleure qualité, de meilleure apparence et plus frais en les expédiant directement d'Ottawa, ce qui n'était pas permis dans le cadre d'Aliments-poste.

Le transport par voie maritime des produits alimentaires destinés au magasin du bénéficiaire est effectué deux fois par année, soit en juillet et en octobre. Les articles très lourds, comme la farine, le sucre ou les confitures, ou les articles volumineux, comme les serviettes de papier et les couches, sont habituellement transportés par bateau. Les frais de transport maritime varient d'une année à l'autre et sont beaucoup plus bas que les frais de transport aérien. Par conséquent, l'exactitude du nombre d'articles commandés qui seront transportés par voie maritime est extrêmement importante pour le magasin. S'il y a une pénurie d'un article transporté par bateau, il sera nécessaire d'expédier cet article par avion, car le magasin pourrait perdre des clients si des produits comme les couches ou les confitures ne sont pas disponibles. L'examen des factures de fournisseurs d'Arctic Ventures a démontré qu'il y a eu très peu de pénuries pendant la période allant de juillet à octobre. À titre d'exemple, il n'y a eu aucune commande de farine expédiée par avion pendant cette période, car la quantité apportée par voie maritime en juillet s'est révélée suffisante pour que le magasin en ait en stock jusqu'en octobre. Pendant l'examen, le gérant du magasin a montré les stocks dont il disposait pour ce qui est des principaux articles transportés par voie maritime. On a constaté dans ces stocks la présence de quantités substantielles d'articles lourds ou volumineux.

Le gérant du magasin a indiqué que lorsqu'un article admissible dans le cadre du programme NNC normalement transporté par bateau est livré par voie aérienne, les coûts demeurent plus élevés que ceux du transport par voie maritime, même en tenant compte de la contribution du programme. La différence entre les coûts du transport aérien et ceux du transport maritime est si grande que la contribution n'est pas suffisante pour la compenser. Par conséquent, dans de tels cas, la contribution du programme n'a pas d'incidence sur le prix de l'article en magasin et ne sert qu'à réduire les répercussions des erreurs dans les prévisions de quantités à commander pour le transport maritime.

3.2 Visibilité du programme

Objectif de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire respecte les exigences concernant la visibilité du programme (ex.: les détaillants du Nord doivent inscrire les taux de contribution sur les reçus de caisse et sur le matériel du programme, tels qu'affiches; le matériel doit être visible dans le magasin).

Constatation : Arctic Ventures est un détaillant du Nord et les taux de contribution sont inscrits sur les reçus de caisse. En outre, le matériel promotionnel du programme, notamment les affiches, est bien visible dans le commerce.

Remarques relatives aux observations
Pendant la visite du commerce, on a remarqué que des affiches faisant la promotion du programme NNC étaient placées à six endroits stratégiques dans le magasin. Les niveaux de contribution du programme étaient inscrits au marqueur, au bas des affiches.

Le gérant du magasin a indiqué que les étiquettes et les affiches du programme NNC se révèlent quelque peu problématiques. Au moment de la visite, les affiches étaient abimées et devaient être remplacées. Arctic Ventures a reçu deux livraisons d'étiquettes, mais les affiches sont demeurées les mêmes. Dans l'industrie de la vente au détail, les magasins n'utilisent pas de photos, mais bien des affiches qui doivent être changées fréquemment pour attirer l'attention des clients.

3.3 Réclamations et rapports

Objectif de l'examen : Vérifier les systèmes et procédés de rapports et de réclamations du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. vérifier que le bénéficiaire utilise un processus solide et précis pour la préparation des rapports détaillés et pour calculer le montant de contribution à réclamer, , et qu'il a mis en place des mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs.

Nous avons examiné la procédure de production de rapports et de demandes du bénéficiaire en sélectionnant un nombre aléatoire de transactions parmi la totalité des demandes de remboursement produites du 1^er avril 2011 au 31 décembre 2011 à l'aide de techniques d'échantillonnage statistique.

Conclusion : La vérification des systèmes et procédés de rapports et de réclamations a démontré que les contrôles sont adéquats afin d'assurer que le montant de contribution réclamé est précis et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place.

3.4 Respect des règles du programme

Objectifs de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant les ventes à des clients inadmissibles tels que les campements miniers ou les compagnies de construction.

Constatation : Arctic Ventures a établi des mesures de contrôle efficaces afin de voir à ce que les clients inadmissibles ne puissent bénéficier de la contribution de NNC.

Un examen des comptes débiteurs courants a été réalisé en collaboration avec le chef de bureau. Un échantillon de trois entreprises a été sélectionné, soit une société minière, une entreprise d'appareils électriques et une entreprise de construction, et les bons de commande de ces entreprises ont été examinés. Aucun des bons de commande de ces entreprises ne contenait de produits alimentaires. Le type de produits achetés par ces entreprises ne fait l'objet d'aucune restriction; le chef de bureau a néanmoins indiqué que ces comptes sont habituellement établis pour l'achat d'appareils électroniques et de matériel informatique, ainsi que pour des commandes d'articles spéciaux.

Conclusion : La vérification a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients inadmissibles.

Commentaires du bénéficiaire :

J'ai lu la version provisoire du rapport et je suis d'accord avec les constatations formulées.

John Bens
Arctic Ventures 2000 Ltd.

Réponse du vérificateur :

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