Les Consultants de l'Arctique Inc.

i) Donne l'opportunité aux consommateurs de profiter de la contribution

Objectif de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution aux consommateurs, c.-à-d. qu'il réduit les prix de vente du montant de la contribution.

Conclusion : La vérification a démontré que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution à l'acheteur du produit.

ii) Visibilité du programme

Objectif de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire respecte les exigences concernant la visibilité du programme (ex.: les détaillants du Nord doivent inscrire les taux de contribution sur les reçus de caisse et sur le matériel du programme, tels qu'affiches, et le matériel doit être visible dans le magasin; les fournisseurs du Sud doivent identifier clairement le montant de la réduction de la contribution sur les factures des clients).

Conclusion : Les Consultants de l'Arctique Inc. (CARC) est un fournisseur du Sud et la vérification a démontré qu'il indique clairement le montant de la réduction de la contribution sur les factures des clients.

iii) Réclamations et rapports

Objectif de l'examen : Vérifier les systèmes et procédés de rapports et de réclamations du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. vérifier que le bénéficiaire utilise un processus solide et précis pour la préparation des rapports détaillés et pour calculer le montant de contribution à réclamer, et qu'il a mis en place des mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs.

Conclusion : La vérification des systèmes et procédés de rapports et de réclamations a démontré que les contrôles sont adéquats afin d'assurer que le montant de contribution réclamé est précis et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place.

iv) Respect des règles du programme

Objectifs de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant les ventes à des clients inadmissibles tels que les campements miniers ou les compagnies de construction.

Conclusion : La vérification a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients inadmissibles.

2.1 Contexte

Le 1^er avril 2011, NNC a remplacé le programme Aliments-poste, qui était opéré par Postes Canada depuis la fin des années 1960. Tout comme l'ancien programme, le but de NNC est de s'assurer que les Canadiens qui habitent dans des collectivités isolées du Nord ont accès à des aliments périssables nutritifs.

Il y a présentement 103 communautés admissibles à ce programme (82 communautés sont admissibles à une contribution complète et 21 sont admissibles à une contribution partielle), situées au Nunavut, Territoires du Nord-Ouest, Yukon, Labrador, Québec, Ontario, Manitoba et Saskatchewan. Deux niveaux de taux de contribution par kilogramme ont été établis pour chaque communauté : Niveau 1 (plus élevé) pour les aliments périssables les plus nutritifs et Niveau 2 (plus bas) pour les autres aliments admissibles. En général, les communautés où les frais d'opération et de transport sont plus élevés (ex.: Grise Fiord, Nunavut) ont des taux de contribution plus élevés.

Les détaillants du Nord et les fournisseurs du Sud enregistrés auprès du programme (bénéficiaires) sont responsables de gérer leur chaîne d'approvisionnement et de réclamer une contribution auprès de NNC pour les aliments et articles non-alimentaires admissibles qui sont expédiés par avion aux communautés admissibles. Sur une base mensuelle, ils doivent soumettre une réclamation (kg x taux de contribution), un relevé détaillé d'expédition (kg par item, communauté, type de client, etc.), les factures et récépissés afin de recevoir le paiement (la plupart reçoivent une avance basée sur les estimés de poids). Ces documents sont soumis au responsable du traitement des réclamations du programme qui est sous contrat avec AADNC (Saskatchewan Institute of Information Technology en collaboration avec Crawford). Le responsable du traitement des réclamations vérifie les réclamations et les fournit à NNC avec recommandation pour paiement. Les détaillants du Nord enregistrés doivent également soumettre, directement à NNC, un rapport mensuel sur les prix pour une liste prédéterminée d'aliments. Ces exigences ainsi que les autres exigences du programme sont identifiées dans les accords de contribution entre les bénéficiaires et AADNC.

En date du 31 décembre 2011, sept détaillants du Nord et 26 fournisseurs du Sud étaient enregistrés auprès de NNC. Les détaillants du Nord sont les entités qui opèrent un ou plusieurs magasins d'alimentation dans les communautés admissibles. Les fournisseurs du Sud sont les fournisseurs d'aliments qui opèrent dans des communautés qui ne font pas partie de NNC et qui fournissent de la marchandise directement aux petits détaillants du Nord, établissements commerciaux (restaurants), institutions sociales (garderies, etc.) et individus (commandes directes ou personnelles) situés dans les communautés admissibles.

La sélection des bénéficiaires assujettis à cet examen de conformité fut basée sur une analyse du risque et la localisation géographique. Les niveaux de risques ont été basés sur l'expérience courante avec les bénéficiaires en ce qui concerne les procédés de réclamations et de rapports, c.-à-d. les difficultés rencontrées par le responsable du traitement des réclamations, l'information portée à l'attention du programme par les parties concernées, et sur la matérialité. Pour des raisons de praticité et d'efficience, au moins deux bénéficiaires ont été choisis par localisation géographique.

2.2 Objectifs

L'objectif de l'examen de conformité du bénéficiaire est de fournir l'assurance que le bénéficiaire se conforme aux termes et conditions de l'accord signé avec AADNC. Plus précisément, l'examen de conformité vise à :

1. Vérifier que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution aux consommateurs, c.-à-d. qu'il réduit les prix de vente du montant de la contribution;
2. Vérifier que le bénéficiaire respecte les exigences concernant la visibilité du programme (ex.: les détaillants du Nord doivent inscrire les taux de contribution sur les reçus de caisse et sur le matériel du programme, tels qu'affiches, et le matériel doit être visible dans le magasin; les fournisseurs du Sud doivent identifier clairement le montant de la réduction de la contribution sur les factures des clients);
3. Vérifier les systèmes et procédés de rapports et de réclamations du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. vérifier que le bénéficiaire utilise un processus solide et précis pour la préparation des rapports détaillés et pour calculer le montant de contribution à réclamer, et qu'il a mis en place des mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs;
4. Vérifier que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant les ventes à des clients inadmissibles tels que les campements miniers ou les compagnies de construction.

2.3 Portée de l'examen

Le travail portait sur le financement versé à CARC par AADNC pour la période du 1^er avril 2011 au 31 décembre 2011. L'examen a été effectué aux bureaux de CARC situés à Montréal, Québec, du 12 au 17 février 2012.

2.4 Approche et méthodologie

L'examen de conformité comprenait l'examen:

• Des pratiques de fixation des prix et de facturation concernant les contributions (ex.: marge de profit sur les produits subventionnés vs les produits non-subventionnés);
• Du processus de pesée et d'expédition;
• Des registres de ventes et/ou d'achats et documentation justificative pour vérifier la conformité aux règles du programme;
• Des systèmes et procédés de rapports et de réclamations afin de déterminer comment le bénéficiaire :
  • S'assure que seuls les items admissibles sont réclamés et rapportés;
  • Calcule le poids approprié des items réclamés;
  • S'assure que les rapports mensuels de réclamations et rapports détaillés sont valides et exacts; et
  • S'assure que les contrôles pour détecter et rectifier les erreurs promptement sont en place.

De plus, l'examen incluait la tenue d'entrevues avec le bénéficiaire ainsi qu'avec le personnel de NNC et le responsable du traitement des réclamations. L'approche pour l'échantillonnage et la couverture appropriée furent déterminées au cours de la phase de planification de l'examen.

2.5 Conclusion

Nous sommes d'avis que le bénéficiaire s'est conformé aux objectifs de l'examen.

3.1 Donne l'opportunité aux consommateurs de profiter de la contribution

Objectif de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution aux consommateurs, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Conclusion : La vérification a démontré que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution à l'acheteur du produit.

3.2 Visibilité du programme

Objectif de l'examen : Vérifier que les exigences concernant la visibilité du programme sont rencontrées (ex.: pour les détaillants du nord, que les taux de contribution sont inscrits sur les reçus de caisse et sur le matériel du programme, tels qu'affiches qui doivent être visibles dans le magasin et, pour les fournisseurs du sud, que le montant de la réduction de la contribution soit clairement identifié sur les factures des clients).

Conclusion : La vérification a démontré que le bénéficiaire indique clairement le montant de la réduction de la contribution sur les factures des clients.

3.3 Réclamations et rapports

Objectif de l'examen : Vérifier les systèmes et procédés de rapports et de réclamations du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. vérifier que le processus utilisé par le bénéficiaire pour la préparation des rapports détaillés et pour calculer le montant de contribution à réclamer, sont solides et précis, et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place.

Conclusion : La vérification des systèmes et procédés de rapports et de réclamations a démontré que les contrôles sont adéquats afin d'assurer que le montant de contribution réclamé est précis et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place.

3.4 Respect des règles du programme

Objectifs de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant les ventes à des clients inadmissibles tels que les campements miniers ou les compagnies de construction.

Conclusion : La vérification a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients inadmissibles.

Commentaires du bénéficiaire :

Bonjour M. Talbot,

Nous acceptons votre rapport et ses conclusions. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou commentaires.

Bien à vous,
Robert Pelletier
Président

Les Consultants de l'Arctique Inc.

Réponse du vérificateur :

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