Pratt's Ltd.

Préparé par : Samson & Associés
Préparé pour : Ministère des Affaires autochtones et du Nord canadien
Date : 31 mars 2012

Format PDF (188 Ko, 10 pages)

Table des matières

1.0 Sommaire

Le 1er avril 2011, Nutrition Nord Canada (NNC) a remplacé le programme Aliments-poste, qui était opéré par Postes Canada depuis la fin des années 1960. Tout comme l'ancien programme, le but de NNC est de s'assurer que les Canadiens qui habitent dans des collectivités isolées du Nord ont accès à des aliments périssables nutritifs.

En conséquence, Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a demandé qu'un examen de conformité basé sur des objectifs spécifiques soit effectué pour la période du 1er avril 2011 au 31 décembre 2011. Les résultats de cet examen sont les suivants :

i) Donne l'opportunité aux consommateurs de profiter de la contribution

Objectif de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution aux consommateurs, c.-à-d. qu'il réduit les prix de vente du montant de la contribution.

Conclusion : La vérification a démontré que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution à l'acheteur du produit, à l'exception de l'observation présentée plus bas.

Observation no 1 : L'examen a révélé qu'un client de la collectivité d'Arviat avait reçu une facture pour les frais de transport, même si ces frais devaient être payables selon le principe de la livraison contre remboursement. Par conséquent, un montant de 29 256,38 $ (total des frais de transport, soit 34 240,11 $, moins le montant de contribution alloué pour la commande, soit 4 983,73 $) devrait être remboursé par le bénéficiaire au client.

Recommandation no 1 : Le bénéficiaire devrait rembourser au client de la collectivité d'Arviat le trop-perçu de 29 256,38 $.

ii) Visibilité du programme

Objectif de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire respecte les exigences concernant la visibilité du programme (ex.: les détaillants du Nord doivent inscrire les taux de contribution sur les reçus de caisse et sur le matériel du programme, tels qu'affiches, et ce matériel doit être visible dans le magasin; les fournisseurs du Sud doivent identifier clairement le montant de la réduction de la contribution sur les factures des clients).

Conclusion : La vérification a démontré que le bénéficiaire indique clairement le montant de la réduction de la contribution sur les factures des clients.

iii) Réclamations et rapports

Objectif de l'examen : Vérifier les systèmes et procédés de rapports et de réclamations du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. vérifier que le bénéficiaire utilise un processus solide et précis pour la préparation des rapports détaillés et pour calculer le montant de contribution à réclamer, et qu'il a mis en place des mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs.

Conclusion : La vérification des systèmes et procédés de rapports et de réclamations a démontré que les contrôles sont adéquats afin d'assurer que le montant de contribution réclamé est précis et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place, à l'exception de l'observation présentée plus bas.

Observation no 2 : L'examen a révélé que les réclamations du bénéficiaire ne contiennent pas les numéros de facture et de bordereau d'expédition aérienne exigés par le programme. Ces renseignements doivent être fournis dans les rapports en question.

Recommandation no 2 : Nous recommandons au bénéficiaire d'inscrire les numéros de facture et de bordereau d'expédition aérienne dans leurs réclamations, tel qu'il est exigé.

iv) Respect des règles du programme

Objectifs de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant les ventes à des clients inadmissibles tels que les campements miniers ou les compagnies de construction.

Conclusion : La vérification a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients inadmissibles.

2.0 Introduction

2.1 Contexte

Le 1er avril 2011, NNC a remplacé l'ancien programme Aliments-postes, qui était opéré par Postes Canada depuis la fin des années 1960. Tout comme l'ancien programme, le but de NNC est de s'assurer que les Canadiens qui habitent dans des collectivités isolées du Nord ont accès à des aliments périssables nutritifs.

Il y a présentement 103 communautés admissibles à ce programme (82 communautés sont admissibles à une contribution complète et 21 sont admissibles à une contribution partielle), situées au Nunavut, Territoires du Nord-Ouest, Yukon, Labrador, Québec, Ontario, Manitoba et Saskatchewan. Deux niveaux de taux de contribution par kilogramme ont été établis pour chaque communauté : Niveau 1 (plus élevé) pour les aliments périssables les plus nutritifs et Niveau 2 (plus bas) pour les autres aliments admissibles. En général, les communautés où les frais d'opération et de transport sont plus élevés (ex.: Grise Fiord, Nunavut) ont des taux de contribution plus élevés.

Les détaillants du Nord et les fournisseurs du Sud enregistrés auprès du programme (bénéficiaires) sont responsables de gérer leur chaîne d'approvisionnement et de réclamer une contribution auprès de NNC pour les aliments et articles non-alimentaires admissibles qui sont expédiés par avion aux communautés admissibles. Sur une base mensuelle, ils doivent soumettre une réclamation (kg x taux de contribution), un relevé détaillé d'expédition (kg par item, communauté, type de client, etc.), les factures et récépissés afin de recevoir le paiement (la plupart reçoivent une avance basée sur les estimés de poids). Ces documents sont soumis au responsable du traitement des réclamations du programme qui est sous contrat avec AADNC (Saskatchewan Institute of Information Technology en collaboration avec Crawford). Le responsable du traitement des réclamations vérifie les réclamations et les fournit à NNC avec recommandation pour paiement. Les détaillants du Nord enregistrés doivent également soumettre, directement à NNC, un rapport mensuel sur les prix pour une liste prédéterminée d'aliments. Ces exigences ainsi que les autres exigences du programme sont identifiées dans les accords de contribution entre les bénéficiaires et AADNC.

En date du 31 décembre 2011, sept détaillants du Nord et 26 fournisseurs du Sud étaient enregistrés auprès de NNC. Les détaillants du Nord sont les entités qui opèrent un ou plusieurs magasins d'alimentation dans les communautés admissibles. Les fournisseurs du Sud sont les fournisseurs d'aliments qui opèrent dans des communautés qui ne font pas partie de NNC et qui fournissent de la marchandise directement aux petits détaillants du Nord, établissements commerciaux (restaurants), institutions sociales (garderies, etc.) et individus (s'appliquant aux commandes directes ou personnelles) situés dans les collectivités admissibles.

La sélection des bénéficiaires assujettis à cet examen de conformité fut basée sur une analyse du risque et la localisation géographique. Les niveaux de risques ont été basés sur l'expérience courante avec les bénéficiaires en ce qui concerne les procédés de réclamations et de rapports, c.-à-d. les difficultés rencontrées par le responsable du traitement des réclamations, l'information portée à l'attention du programme par les parties concernées, et sur la matérialité. Pour des raisons de praticité et d'efficience, au moins deux bénéficiaires ont été choisis par localisation géographique.

2.2 Objectifs

L'objectif de l'examen de conformité du bénéficiaire est de fournir l'assurance que le bénéficiaire se conforme aux termes et conditions de l'accord signé avec AADNC. Plus précisément, l'examen de conformité vise à :

  1. Vérifier que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution aux consommateurs, c.-à-d. qu'il réduit les prix de vente du montant de la contribution;
  2. Vérifier que le bénéficiaire respecte les exigences concernant la visibilité du programme (ex.: les détaillants du Nord doivent inscrire les taux de contribution sur les reçus de caisse et sur le matériel du programme, tels qu'affiches, et ce matériel doit être visible dans le magasin; les fournisseurs du Sud doivent identifier clairement le montant de la réduction de la contribution sur les factures des clients);
  3. Vérifier les systèmes et procédés de rapports et de réclamations du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. vérifier que le bénéficiaire utilise un processus solide et précis pour la préparation des rapports détaillés et pour calculer le montant de contribution à réclamer, et qu'il a mis en place des mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs;
  4. Vérifier que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant les ventes à des clients inadmissibles tells que les campements miniers ou les compagnies de construction.

2.3 Portée de l'examen

Le travail portait sur le financement versé à Pratt's Ltd. par AADNC pour la période du 1er avril 2011 au 31 décembre 2011. L'examen a été effectué aux bureaux de Pratt's Ltd. situés à Winnipeg, Manitoba, du 20 au 23 mars 2012.

2.4 Approche et méthodologie

L'examen de conformité comprenait l'examen:

  • Des pratiques de fixation des prix et de facturation concernant les contributions (ex.: marge de profit sur les produits subventionnés vs les produits non-subventionnés);
  • Du processus de pesée et d'expédition;
  • Des registres de ventes et/ou d'achats et documentation justificative pour vérifier la conformité aux règles du programme;
  • Des systèmes et procédés de rapports et de réclamations afin de déterminer comment le bénéficiaire :
    • S'assure que seuls les items admissibles sont réclamés et rapportés;
    • Calcule le poids approprié des items réclamés;
    • S'assure que les rapports mensuels de réclamations et rapports détaillés sont valides et exacts; et
    • S'assure que les contrôles pour détecter et rectifier les erreurs promptement sont en place.

De plus, l'examen incluait la tenue d'entrevues avec le bénéficiaire ainsi qu'avec le personnel de NNC et le responsable du traitement des réclamations. L'approche pour l'échantillonnage et la couverture appropriée furent déterminées au cours de la phase de planification de l'examen.

2.5 Conclusion

À l'exception des observations et recommandations faites aux paragraphes 3.1 et 3.3, nous sommes d'avis que le bénéficiaire s'est conformé aux objectifs de l'examen.

3.0 Conformité aux objectifs

3.1 Donne l'opportunité aux consommateurs de profiter de la contribution

Objectif de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution aux consommateurs, c.-à-d. qu'il réduit les prix de vente du montant de la contribution.

Conclusion : La vérification a démontré que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution à l'acheteur du produit, à l'exception de l'observation présentée plus bas.

Observation no 1 : L'examen a révélé qu'un client de la collectivité d'Arviat avait reçu une facture pour les frais de transport, même si ces frais devaient être payables selon le principe de la livraison contre remboursement. Par conséquent, un montant de 29 256,38 $ (total des frais de transport, soit 34 240,11 $, moins le montant de contribution alloué pour la commande, soit 4 983,73 $) devrait être remboursé par le bénéficiaire au client.

Recommandation no 1 : Le bénéficiaire devrait rembourser au client de la collectivité d'Arviat le trop-perçu de 29 256,38 $.

Remarques relatives aux observations : Le client dresse sa liste d'achats (commande) à l'aide du catalogue d'achats du bénéficiaire et envoie à ce dernier une télécopie ou un courriel. Le bon de commande indique les numéros d'article figurant dans le catalogue de même que les quantités. Le bénéficiaire inscrit ensuite ces renseignements dans son système d'achats ou de comptabilité (logiciel interne), lequel génère une liste de sélection. La liste de sélection est utilisée pour donner suite à la commande. Une fois que la commande est complète, elle est vérifiée et une facture est générée; cette dernière indique les numéros d'article figurant dans le catalogue, les quantités, le montant, le poids, le montant de la contribution de NNC et les frais de transport. (Le poids utilisé pour calculer le montant de la contribution est le poids déterminé par le fournisseur.) Cependant, pour la collectivité d'Arviat, les frais de transport sont payés selon le principe de la livraison contre remboursement; ils n'auraient donc pas dû se trouver sur la facture, d'où l'observation ci-dessus.

3.2 Visibilité du programme

Objectif de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire respecte les exigences concernant la visibilité du programme (ex.: les détaillants du Nord doivent inscrireles taux de contribution sur les reçus de caisse et sur le matériel du programme, tels qu'affiches, et ce matériel doit être visible dans le magasin; les fournisseurs du Sud doivent identifier clairement le montant de la réduction de la contribution sur les factures des clients).

Conclusion : La vérification a démontré que le bénéficiaire indique clairement le montant de la réduction de la contribution sur les factures des clients.

3.3 Réclamations et rapports

Objectif de l'examen : Vérifier les systèmes et procédés de rapports et de réclamations du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. vérifier que le bénéficiaire utilise un processus solide et précis pour la préparation des rapports détaillés et pour calculer le montant de contribution à réclamer, et qu'il a mis en place des mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs.

Nous avons examiné la procédure de production de rapports et de demandes du bénéficiaire en sélectionnant un nombre aléatoire de transactions parmi la totalité des demandes de remboursement produites du 1er avril 2011 au 31 décembre 2011 à l'aide de techniques d'échantillonnage statistique.

Conclusion : La vérification des systèmes et procédés de rapports et de réclamations a démontré que les contrôles sont adéquats afin d'assurer que le montant de contribution réclamé est précis et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place, à l'exception de l'observation présentée plus bas.

Observation no 2 : L'examen a révélé que les réclamations du bénéficiaire ne contiennent pas les numéros de facture et de bordereau d'expédition aérienne exigés par le programme. Ces renseignements doivent être fournis dans les rapports en question.

Recommandation no 2 : Nous recommandons au bénéficiaire d'inscrire les numéros de facture et de bordereau d'expédition aérienne dans leurs réclamations, tel qu'il est exigé.

3.4 Respect des règles du programme

Objectifs de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant les ventes à des clients inadmissibles tels que les campements miniers ou les compagnies de construction.

Conclusion : La vérification a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients inadmissibles.

Annexe A - Commentaires du bénéficiaire sur l'ébauche du rapport et réponse du vérificateur

Observation no 1 :

L'examen a révélé qu'un client de la collectivité d'Arviat avait reçu une facture pour les frais de transport, même si ces frais devaient être payables selon le principe de la livraison contre remboursement. Par conséquent, un montant de 29 256,38 $ (total des frais de transport, soit 34 240,11 $, moins le montant de contribution alloué pour la commande, soit 4 983,73 $) devrait être remboursé par le bénéficiaire au client.

Commentaires du bénéficiaire :

Il s'agissait d'une erreur administrative et le client a été entièrement remboursé aussitôt qu'elle a été découverte par le vérificateur.

Réponse du vérificateur :

Aucune réponse requise.

Observation no 2 :

L'examen a révélé que les réclamations du bénéficiaire ne contiennent pas les numéros de facture et de bordereau d'expédition aérienne exigés par programme. Ces renseignements doivent être fournis dans les rapports en question.

Commentaires du bénéficiaire :

Le système informatique de l'entreprise a été adapté en fonction de ce critère, de façon à ce que les numéros de facture et de bordereau d'expédition aérienne figurent dans les rapports d'expédition détaillés. Nous avons été avisés par le responsable du traitement des demandes du programme que le rapport modifié satisfaisait à toutes les exigences de vérification des demandes de remboursement.

Réponse du vérificateur :

Aucune réponse requise.

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