Rapport d’examen de conformité - Le Marché Daoust Inc.

i) Donne l'opportunité aux consommateurs de profiter de la contribution

Objectif de la revue: Vérifier que le bénéficiaire donne l'opportunité aux consommateurs de profiter de la valeur de la contribution, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Observation #1
Au cours de l'examen, il fut noté, dans 3 % des factures révisées (2/60), que la contribution de NNC indiquée sur la facture du consommateur n'incluait pas le poids des boites représentant un 5 % additionnel tel que calculé sur le sommaire de la réclamation mensuelle de NNC. Bien que jugées non matérielles, les erreurs notées représentent un trop payé de 24.60 $ pour le niveau de taux de contribution 1 ((4.18 kg x 5.20 $) + (1.30 kg x 2.20 $)) et 0.67 $ pour le niveau de taux de contribution 2 ((.19 kg x 3.40 $) + (.05 kg x .40 $)).

Conclusion
La revue a démontré que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution à l'acheteur du produit à l'exception de l'observation #1 ci-haut.

ii) Visibilité du programme

Objectif de la vérification : Vérifier que les exigences concernant la visibilité du programme sont rencontrées (par exemple que le montant de la réduction de la contribution est clairement identifié sur les factures des clients).

Conclusion
Le Marché Daoust Inc. est un fournisseur du sud et l'examen a démontré que le bénéficiaire indique clairement le montant de la réduction de la contribution sur les factures des clients.

iii) Réclamations et rapports

Objectif de la vérification: Vérifier les systèmes et procédés de rapports et de réclamations du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. vérifier que le processus utilisé par le bénéficiaire pour la préparation des rapports détaillés et pour calculer le montant de contribution à réclamer, sont solides et précis, et que des mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place.

Observation #2
Au cours de l'examen, nous avons noté dans 5 % (3/60) des factures révisées, des erreurs de frappes lors de l'entrée des poids dans le rapport de réclamation. Pour plus de détails, vous référer à l'observation #2 sous la section 3.3.

Conclusion
L'examen des systèmes et procédés de rapports et de réclamations a démontré que les contrôles afin d'assurer que le montant de contribution réclamé est précis sont adéquats et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place à l'exception de l'observation #2 ci-haut mentionnée.

iv) Respect des règles du programme

Objectifs de la vérification: Vérifier que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant les ventes à des clients inadmissibles, tels que les campements miniers ou les compagnies de construction.

Conclusion
L'examen a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients inadmissibles.

2.1 Contexte

Le 1^er avril 2011, NNC a remplacé l'ancien programme Aliments-poste qui était opéré par Postes Canada depuis la fin des années 1960. Tout comme l'ancien programme, le but de NNC est de s'assurer que les Canadiens qui habitent dans des collectivités isolées du nord ont accès à des aliments périssables nutritifs.

Il y a présentement 103 collectivités admissibles à ce programme (84 communautés entières et 19 partielles) situées au Nunavut, Territoires du nord-ouest, Yukon, Labrador, Québec, Ontario, Manitoba et Saskatchewan. Deux niveaux de taux de contribution par kilogramme ont été établis pour chaque collectivité : niveau 1 (plus élevé) pour les aliments les plus nutritifs et niveau 2 (plus bas) pour les autres aliments admissibles. Les collectivités où les frais d'opération et de transport sont plus élevés (ex.: Grise Fiord, Nunavut) sont admissibles à des taux de contribution plus élevés.

Les détaillants du nord et les fournisseurs du sud enregistrés auprès du programme (bénéficiaires) sont responsables de gérer leur chaîne d'approvisionnement et de réclamer une contribution auprès de NNC pour les aliments admissibles qui sont expédiés aux collectivités admissibles par voie aérienne. Sur une base mensuelle, ils doivent soumettre une réclamation (kg x taux de contribution), un relevé détaillé d'expédition (kg par item, collectivité, type de client, etc.), les factures et récépissés afin de recevoir le paiement (la plupart ont droit à une avance basée sur les estimés de poids). Ces documents sont soumis au responsable du traitement des réclamations du programme qui est sous contrat avec AADNC (Saskatchewan Institute of Information Technology en collaboration avec Crawford). Le responsable du traitement des réclamations vérifie les réclamations et les fournit à NNC avec recommandation pour paiement. Les détaillants du nord enregistrés doivent également soumettre, directement à NNC, un rapport mensuel sur les prix pour une liste prédéterminée d'aliments. Ces exigences ainsi que les autres exigences du programme sont identifiées dans les accords de contribution entre les bénéficiaires et AADNC.

En date du 28 juin 2013, sept détaillants du nord, 28 fournisseurs du sud et trois transformateurs d'aliments traditionnels étaient enregistrés auprès de NNC. Les détaillants du nord sont les entités qui exploitent des magasins situés dans des collectivités admissibles au programme Nutrition Nord Canada et qui font le commerce d'aliments admissibles dans le cadre du programme. Les fournisseurs du sud sont des fournisseurs de produits alimentaires opérant à partir des collectivités non-NNC qui fournissent des articles admissibles directement à de petits détaillants du nord, des établissements commerciaux (restaurants, etc.), des institutions sociales (garderies, etc.) et des particuliers (appelés commandes directes ou personnelles) situés dans les collectivités admissibles. Les transformateurs d'aliments traditionnels sont des usines situées à Cambridge Bay, Rankin Inlet et Pangnirtung, au Nunavut qui transforment le poisson et la viande pour la distribution aux collectivités admissibles de la région.

La sélection des bénéficiaires de cet examen de conformité a été basée sur le risque perçu et l'emplacement géographique. Les niveaux de risque pour les fins de cet examen de la conformité étaient fondés sur l'expérience actuelle avec les bénéficiaires en ce qui concerne le processus de réclamation et de rapport, à savoir les difficultés rencontrées dans le traitement des demandes, sur les informations portées à l'attention du programme par les parties intéressées, et sur ​​l'importance relative. Pour des raisons pratiques et d'efficacité de coûts, au moins deux bénéficiaires ont été sélectionnés par emplacement géographique.

2.2 Objectifs

L'objectif de l'examen de conformité du bénéficiaire est de fournir l'assurance que le bénéficiaire se conforme aux modalités de l'entente signée avec AADNC. Plus précisément, l'examen de conformité vise à :

1. Vérifier que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution aux consommateurs, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution;
2. Vérifier que les exigences concernant la visibilité du programme sont rencontrées (ex.: pour les détaillants du nord, que les taux de contribution sont inscrits sur les reçus de caisse et sur le matériel du programme, tels qu'affiches, et ces taux doivent être visibles dans le magasin et, pour les fournisseurs du sud, que le montant de la réduction de la contribution est clairement identifié sur les factures des clients);

1. Vérifier les systèmes et procédés de rapports et de réclamations du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. vérifier que le processus utilisé par le bénéficiaire pour la préparation des rapports détaillés et pour calculer le montant de contribution à réclamer, sont solides et précis, et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place;
2. Vérifier que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant les ventes à des clients inadmissibles, tels que les campements miniers ou les compagnies de construction.

2.3 Portée de la vérification

Le travail portait sur le financement versé à Marché Daoust Inc. par AADNC pour la période du 1^er juillet 2012 au 31 juillet 2013. L'examen a été effectué aux bureaux de Marché Daoust Inc. situés à Valleyfield, Québec, du 9 au 11 décembre 2013. Un compte rendu de l'examen de conformité a été fourni au bénéficiaire le 11 décembre 2013.

2.4 Approche et méthodologie

L'examen de conformité comprenait l'examen:

• Des pratiques de fixation des prix et de facturation concernant les contributions (ex.: marge de profit sur les produits subventionnés vs les produits non-subventionnés);
• Du processus de pesée et d'expédition;
• Des registres de ventes et/ou d'achats et documentation justificative pour vérifier la conformité aux règles du programme;
• Des systèmes et procédés de rapports et de réclamations afin de déterminer comment le bénéficiaire :
  • S'assure que seuls les items admissibles sont réclamés et rapportés;
  • Calcule le poids approprié des items réclamés;
  • S'assure que les rapports mensuels de réclamations mensuelles et rapports détaillés sont valides et exacts; et
  • S'assure que les contrôles pour détecter et rectifier les erreurs promptement sont en place.

De plus, la vérification incluait la tenue d'entrevues avec le bénéficiaire ainsi qu'avec le personnel de NNC et le responsable du traitement des réclamations. L'approche pour l'échantillonnage et la couverture appropriée furent déterminées au cours de la phase de planification de l'examen de conformité.

2.5 Conclusion

Nous sommes d'avis que le bénéficiaire s'est conformé aux objectifs de l'examen de conformité.

3.1 Donne l'opportunité aux consommateurs de profiter de la contribution

Objectif de l'examen : Vérifier que le bénéficiaire donne l'opportunité aux consommateurs de profiter de la valeur de la contribution, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution

Observation #1
Lors de la préparation de la facture, il y a des poids pour certains items qui sont préétablis et d'autres qui sont variables. Tous les items de poids variable sont pesés au besoin à l'aide de balances dans le département d'emballage. Une majoration de 5 % est ajoutée au poids des items afin de refléter le poids de l'emballage (boîtes). Les poids des items admissibles par niveau (1 et 2) sont ensuite inscrits en réduction sur les factures des clients avec la contribution par kilogramme selon le taux prescrit de NNC. Des coûts administratifs et de transport sont ensuite ajoutés à la facture.

Au cours de la revue, il fut noté, dans 3 % des factures révisées (2/60), que la contribution de NNC indiquée sur la facture du consommateur n'incluait pas le poids des boîtes représentant un 5 % additionnel, tel que calculé sur le sommaire de la réclamation mensuelle de NNC. Bien que jugées non matérielles, les erreurs notées représentent un trop payé de 24.60 $ pour le niveau de taux de contribution 1 ((4.18 kg x 5.20 $) + (1.30 kg x 2.20 $)) et 0.67 $ pour le niveau de taux de contribution 2 ((.19 kg x 3.40 $) + (.05 kg x .40 $)).

Recommandation #1
Le bénéficiaire devrait s'assurer que la contribution au client inclut un 5 % additionnel pour inclure le poids des boîtes tel que réclamé mensuellement à NNC.

Conclusion
La revue a démontré que le bénéficiaire fait profiter de la valeur de la contribution à l'acheteur du produit à l'exception de l'observation #1 ci-haut mentionnée.

3.2 Visibilité du programme

Objectif de la vérification : Vérifier que les exigences concernant la visibilité du programme sont rencontrées (par exemple que le montant de la réduction de la contribution soit clairement identifié sur les factures des clients).

Conclusion
La vérification a démontré que le bénéficiaire indique clairement le montant de la réduction de la contribution sur les factures des clients.

3.3 Réclamations et rapports

Objectif de la vérification : Vérifier les systèmes et procédés de rapports et de réclamations du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. vérifier que le processus utilisé par le bénéficiaire pour la préparation des rapports détaillés et pour calculer le montant de contribution à réclamer, sont solides et précis, et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place.

Le bénéficiaire doit produire deux rapports distincts afin de recevoir la contribution de NNC.

Rapport #1 – Rapport de réclamation
Ce rapport indique, pour chaque item livré aux différents clients, le code de collectivité, le nom du client, le code d'article NNC, la description de l'article NNC, le niveau de contribution, le poids expédié, le numéro de facture et le numéro de preuve de livraison.

Rapport #2 – Formulaire de réclamation
Ce rapport indique le poids total par niveau de contribution (1 et 2) et la contribution par collectivité. De plus, le rapport inclut un sommaire de tous les poids par niveau de contribution (1 et 2) et la contribution totale pour toutes les collectivités.

Observation #2
Le bénéficiaire utilise deux systèmes distincts pour la facturation des clients commerciaux et individuels. La différence est principalement que les clients commerciaux achètent des produits provenant d'autres magasins, tandis que les clients individuels achètent des produits vendus par le bénéficiaire.

Pour les clients commerciaux, chaque facture est transcrite manuellement dans le rapport de réclamation. Pour les clients individuels, un rapport mensuel est produit directement du système des ventes et l'information est ensuite copiée dans le rapport de NNC sans entrées manuelles additionnelles.

Nous avons effectué des tests afin de nous assurer que les poids indiqués sur les factures concordaient avec les poids indiqués sur les rapports NNC. Au cours de l'examen, nous avons noté que sur 3 des 58 factures commerciales examinées, les poids indiqués sur la facture ne concordaient pas avec les poids indiqués sur le rapport de réclamation préparé par le bénéficiaire. Le bénéficiaire a confirmé qu'il s'agissait d'erreurs de frappe lors de l'entrée des poids dans le rapport de réclamation NNC.

Recommandation #2
Le bénéficiaire devrait porter une attention particulière lors de l'entrée des poids dans le rapport de réclamation et investiguer tout écart significatif entre le poids sur la facture et le poids au bon de transport.

Conclusion
L'examen des systèmes et procédés de rapports et de réclamations a démontré que les contrôles sont adéquats afin d'assurer que le montant de contribution réclamé est précis et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place à l'exception de l'observation #2 ci-haut mentionnée.

3.4 Respect des règles du programme

Objectifs de la vérification : Vérifier que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant les ventes à des clients inadmissibles, tels que les campements miniers ou les compagnies de construction.

Note #1
Lors de notre visite à la place d'affaire du bénéficiaire, nous avons interviewé la gérante du département des commandes du nord qui nous a informé qu'elle et son équipe connaissaient très bien les règles du programmes, étant sur place depuis le début du programme, incluant la non admissibilité de certains types d'entreprises telles que les entreprises minières et de construction. Au besoin, une recherche sur internet et consultation avec d'autres clients locaux sont faites lors de doutes sur l'admissibilité de nouveaux clients. Notre revue d'un échantillon représentatif des factures a démontré que le bénéficiaire n'avait pas fait de vente à des clients inadmissibles.

Conclusion
La vérification a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients inadmissibles.

Commentaires du bénéficiaire :

Le tout me semble pas mal clair et comme vous avez indiqué les erreurs son plutôt des erreurs de frappe. Nous avons (depuis votre rencontre) améliorer notre façon de calculer et entrées les chiffres, pour qu'il y ai plusieurs point de re-vérification.

Réponse de Samson & Asscociés :

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