Rapport d'examen de conformité - Harris Meats & Groceries Inc.

i) Transfert de la contribution aux consommateurs

Objectif de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire transfère la contribution aux consommateurs, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Constatation : Le bénéficiaire a mis des procédés en œuvre afin de s'assurer de la transmission de la contribution aux consommateurs sous forme de réduction de prix.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire s'assure que le consommateur profite de la contribution offerte pour les produits admissibles à NNC expédiés par voie aérienne.

ii) Visibilité du programme

Objectif de l'examen : S'assurer que les exigences concernant la visibilité du programme sont respectées (p. ex. le montant de la réduction est clairement indiqué sur la facture des clients).

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire indique clairement le montant de la réduction sur la facture des clients.

iii) Réclamations et rapports

Objectif de l'examen : Vérifier les systèmes et procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. s'assurer que le processus utilisé par le bénéficiaire pour établir des rapports détaillés et calculer le montant de contribution à réclamer est solide et précis, et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place.

Conclusion : L'examen des systèmes et procédés de rapport et de réclamation a démontré que les contrôles permettent de s'assurer que le montant de contribution réclamé est précis et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place, sauf en ce qui concerne les observations ci-dessous.

Observation nº 1 : L'examen a révélé que le rapport détaillé des marchandises expédiées présenté au responsable du traitement des réclamations du programme engagé par AADNC contenait des champs où apparaissait « #NA ». Lors de discussions, les employés du bénéficiaire ont signalé être au courant de cette erreur du logiciel et avoir entrepris d'apporter des changements en vue du rapport du mois d'août. Selon NNC, le rapport d'octobre 2012 ne comprenait pas de champ où apparaissait « #NA ». En conséquence, nous avons conclu que le problème avait été réglé.

Recommandation nº 1 : Aucune recommandation requise.

Observation nº 2 : L'examen a révélé que le nombre de kilogrammes et les sommes d'argent indiqués dans le rapport détaillé des marchandises expédiées présenté au responsable du traitement des réclamations ne correspondent pas à ceux qui figurent dans la réclamation.

Après un examen approfondi, il a été déterminé que le nombre de kilogrammes et les sommes d'argent indiqués dans la réclamation fournie au responsable du traitement des réclamations ainsi que le rabais découlant de la contribution offert au consommateur étaient exacts. Cependant, en examinant le rapport détaillé des marchandises expédiées, nous avons constaté que les corrections ou modifications apportées aux factures produites initialement n'y avaient pas été incorporées convenablement, ce qui a entraîné des écarts entre ce rapport et la réclamation. Selon le bénéficiaire, cette erreur se produit si les employés ne recalculent pas la facture après avoir corrigé ou modifié la facture initiale.

Recommandation nº 2 : Le bénéficiaire devrait veiller à ce que toutes les corrections ou modifications soient traitées et incorporées correctement dans le rapport détaillé des marchandises expédiées. Il devrait également s'assurer que le rapport détaillé des marchandises expédiées présenté au responsable du traitement des réclamations correspond à la réclamation.

iv) Respect des règles du programme

Objectif de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant la vente à des clients non admissibles tels que les campements miniers ou les entreprises de construction.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients non admissibles.

2.1 Contexte

Le 1^er avril 2011, Nutrition Nord Canada (NNC) a remplacé l'ancien programme Aliments-poste qui était géré par Postes Canada depuis la fin des années 1960. Tout comme l'ancien programme, le but de NNC est de rendre les aliments nutritifs plus accessibles et abordables aux résidants des collectivités isolées du Nord qui ne sont pas reliées aux centres du Sud par des moyens de transport maritime ou de surface pendant toute l'année.

Il y a, à l'heure actuelle, 103 collectivités admissibles au programme (84 collectivités admissibles à une contribution entière et 19 admissibles à une contribution partielle), situées au Nunavut, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon, au Labrador, au Québec, en Ontario, au Manitoba et en Saskatchewan. Deux niveaux de taux de contribution par kilogramme ont été établis pour chaque collectivité : « Niveau 1 » (le plus élevé) pour les aliments les plus nutritifs et « Niveau 2 » (le plus bas) pour les autres produits admissibles. Les collectivités où les frais d'exploitation et de transport sont plus élevés (p. ex. : Grise Fiord, Nunavut) sont généralement admissibles à des taux de contribution plus élevés.

Les détaillants du Nord et les fournisseurs du Sud inscrits au programme (bénéficiaires) sont responsables de gérer leur chaîne d'approvisionnement et de réclamer une contribution auprès de NNC pour les aliments et les produits non alimentaires admissibles qui sont expédiés par transport aérien aux collectivités admissibles. Sur une base mensuelle, ils doivent soumettre une réclamation (kg x taux de contribution), un relevé détaillé d'expédition (kg par article, collectivité, type de client, etc.), les factures et récépissés afin de recevoir le paiement (la plupart ont droit à une avance basée sur les estimations de poids). Ces documents sont soumis au responsable du traitement des réclamations du programme engagé par AADNC (Institut indien de technologie de la Saskatchewan en collaboration avec Crawford). Le responsable du traitement des réclamations vérifie les réclamations et les transmet à NNC avec recommandation de paiement. Les détaillants du Nord inscrits au programme doivent également soumettre, directement à NNC, un rapport mensuel sur les prix pour une liste prédéterminée d'aliments. Ces exigences, et toutes les autres du programme, sont indiquées dans les ententes de contribution entre les bénéficiaires et AADNC.

En date du 1^er juillet 2012, huit détaillants du Nord, vingt-cinq fournisseurs du Sud et trois transformateurs d'aliments traditionnels étaient inscrits au programme NNC. Les détaillants du Nord tiennent un ou plusieurs magasins d'alimentation dans les collectivités admissibles. Les fournisseurs du Sud sont des fournisseurs d'aliments installés dans des collectivités qui ne font pas partie du programme NNC et qui approvisionnent (produits admissibles) directement les petits détaillants du Nord, les établissements commerciaux (p. ex. restaurants), les établissements sociaux (p. ex. garderies) et les particuliers (commandes directes ou personnelles) situés dans les collectivités admissibles. Les transformateurs d'aliments traditionnels sont des usines situées à Cambridge Bay, Rankin Inlet et Pangnirtung, au Nunavut, qui transforment du poisson et de la viande pour distribution dans les collectivités admissibles de la région.

La sélection des bénéficiaires visés par l'examen de la conformité se fondait sur le risque perçu et l'emplacement géographique. Les niveaux de risque aux fins de l'examen ont été déterminés en fonction de l'expérience courante avec les bénéficiaires en ce qui concerne les procédés de réclamation et de rapport (c.-à-d. les difficultés éprouvées par le responsable du traitement des réclamations), de l'information portée à l'attention du programme par les parties concernées et de l'importance relative. Pour des raisons d'ordre pratique et d'efficience, au moins deux bénéficiaires ont été choisis par emplacement géographique.

2.2 Objectifs

L'examen de la conformité vise à fournir l'assurance que le bénéficiaire se conforme aux modalités de l'accord de financement conclu avec AADNC. Plus précisément, l'examen permet de :

1. s'assurer que le bénéficiaire transfère la valeur de la contribution aux consommateurs, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution;
2. s'assurer que les exigences concernant la visibilité du programme sont respectées (p. ex. pour les détaillants du Nord, s'assurer que les taux de contribution sont inscrits sur les reçus de caisse et que le matériel promotionnel du programme, comme les affiches, est visible dans le magasin; pour les fournisseurs du Sud, s'assurer que le montant de la réduction est clairement indiqué sur les factures des clients);
3. vérifier les systèmes et procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. s'assurer que le processus utilisé par le bénéficiaire pour établir des rapports détaillés et calculer le montant de contribution à réclamer est solide et précis, et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place;
4. s'assurer que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant la vente à des clients non admissibles tels que les campements miniers ou les entreprises de construction.

2.3 Portée

Le travail portait sur le financement versé à Harris Meats and Groceries Inc. par AADNC pour la période du 1^er avril au 31 juillet 2012. L'examen sur place a été effectué aux bureaux de Harris Meats and Groceries Inc., situés à Winnipeg (Manitoba), du 10 au 13 septembre 2012.

2.4 Approche et méthodologie

L'examen de la conformité portait sur les éléments suivants :

• Les pratiques de fixation des prix et de facturation concernant les contributions (p. ex. marge de profit sur les produits visés par la contribution, par rapport aux produits qui ne le sont pas);
• Le processus de pesée et d'expédition;
• Les comptes clients pour déterminer si des clients inadmissibles tels que des campements miniers ou des entreprises de construction bénéficient de la contribution;
• Les registres des ventes ou des achats et la documentation justificative pour s'assurer de la conformité aux règles du programme;
• Les systèmes et procédés de rapport et de réclamation afin de déterminer la façon dont le bénéficiaire :
  • s'assure que seuls les articles admissibles font l'objet des réclamations et des rapports,
  • calcule le bon poids des articles réclamés,
  • s'assure que les réclamations mensuelles et rapports détaillés sont valides et exacts,
  • s'assure que les contrôles pour détecter et rectifier les erreurs promptement sont en place.

De plus, l'examen incluait la réalisation d'entrevues avec le bénéficiaire. L'approche en matière d'échantillonnage et la couverture appropriée ont été déterminées au cours de la phase de planification de l'examen.

2.5 Conclusion

Sauf en ce qui concerne l'observation et la recommandation figurant à la partie 3.3, nous sommes d'avis que le bénéficiaire s'est conformé aux objectifs de l'examen.

3.1 Transfert de la contribution aux consommateurs

Objectif de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire transfère la contribution aux consommateurs, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Constatation : Le bénéficiaire a mis des procédés en œuvre afin de s'assurer de la transmission de la contribution aux consommateurs, sous forme de réduction de prix.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire s'assure que le consommateur profite de la contribution offerte pour les produits admissibles à NNC expédiés par voie aérienne.

Note d'observation : Harris Meats and Groceries Inc. est un fournisseur du Sud qui reçoit des commandes de consommateurs du Nord par téléphone, télécopieur ou courriel. Une fois la commande effectuée, les produits sont pris à l'entrepôt de Harris Meats and Groceries Inc., puis expédiés avec la facture, laquelle indique les montants de rabais découlant de la contribution pour le niveau 1 ou le niveau 2.

Le prix de vente des articles est établi selon la formule suivante : le prix de l'article, plus la marge de profit, moins le rabais découlant de la contribution, plus les frais de transport.

3.2 Visibilité du programme

Objectif de l'examen : S'assurer que les exigences concernant la visibilité du programme sont respectées (p. ex. le montant de la réduction est clairement indiqué sur la facture des clients).

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire indique clairement le montant de la réduction sur la facture des clients.

3.3 Réclamations et rapports

Objectif de l'examen : Vérifier les systèmes et procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. s'assurer que le processus utilisé par le bénéficiaire pour établir des rapports détaillés et calculer le montant de contribution à réclamer est solide et précis, et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place.

Nous avons examiné les procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en sélectionnant, à l'aide de techniques d'échantillonnage statistique, un nombre aléatoire de transactions parmi l'ensemble de réclamations produites du 1^er avril au 31 juillet 2012.

Conclusion : L'examen des systèmes et procédés de rapport et de réclamation a démontré que les contrôles permettent de s'assurer que le montant de contribution réclamé est précis et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place, sauf en ce qui concerne les observations ci-dessous.

Observation nº 1 : L'examen a révélé que le rapport détaillé des marchandises expédiées présenté au responsable du traitement des réclamations du programme engagé par AADNC contenait des champs où apparaissait « #NA ». Lors de discussions, les employés du bénéficiaire ont signalé être au courant de cette erreur du logiciel et avoir entrepris d'apporter des changements en vue du rapport du mois d'août. Selon NNC, le rapport d'octobre 2012 ne comprenait pas de champ où apparaissait « #NA ». En conséquence, nous avons conclu que le problème avait été réglé.

Recommandation nº 1 : Aucune recommandation requise.

Observation nº 2 : L'examen a révélé que le nombre de kilogrammes et les sommes d'argent indiqués dans le rapport détaillé des marchandises expédiées présenté au responsable du traitement des réclamations ne correspondent pas à ceux qui figurent dans la réclamation.

Après un examen approfondi, il a été déterminé que le nombre de kilogrammes et les sommes d'argent indiqués dans la réclamation fournie au responsable du traitement des réclamations ainsi que le rabais découlant de la contribution offert au consommateur étaient exacts. Cependant, en examinant le rapport détaillé des marchandises expédiées, nous avons constaté que les corrections ou modifications apportées aux factures produites initialement n'y avaient pas été incorporées convenablement, ce qui a entraîné des écarts entre ce rapport et la réclamation. Selon le bénéficiaire, cette erreur se produit si les employés ne recalculent pas la facture après avoir corrigé ou modifié la facture initiale.

Recommandation nº 2 : Le bénéficiaire devrait veiller à ce que toutes les corrections ou modifications soient traitées et incorporées correctement dans le rapport détaillé des marchandises expédiées. Il devrait également s'assurer que le rapport détaillé des marchandises expédiées présenté au responsable du traitement des réclamations correspond à la réclamation.

3.4 Respect des règles du programme

Objectif de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant la vente à des clients inadmissibles tels que les campements miniers ou les entreprises de construction.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients inadmissibles.

Commentaires du bénéficiaire :

Nous sommes d'accord avec l'observation et la recommandation et avons effectué les modifications nécessaires. De plus, après avoir cerné le problème (non-correspondance entre le rapport détaillé des marchandises et la réclamation), nous avons fait en sorte que les poids indiqués sur les factures soient recalculés par suite de toute modification.

Réponse du vérificateur :

Aucune réponse requise.