Rapport de vérification de la conformité - Kovalik Enterprises Ltd (Public Meat)

i) Transmission de la contribution

Objectif de la vérification : Vérifier que le bénéficiaire veille à ce que les consommateurs bénéficient de la contribution, c'est-à-dire que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Constatation : Le bénéficiaire a mis en œuvre des procédures afin de s'assurer que la contribution est transmise aux clients sous forme de réduction de prix. Toutefois, nous n'avons pas pu vérifier l'exactitude du montant de la contribution transmis au consommateur en raison du manque de documents disponibles pour étayer le poids des produits vendus.

Conclusion : La vérification révèle que le bénéficiaire transmet une contribution aux acheteurs des produits admissibles visés par NNC. Or, nous n'avons pas pu vérifier l'exactitude du poids de chaque article vendu, donc nous ne pouvons pas garantir que le montant exact de la contribution de niveau 1 et de niveau 2 est transmis au consommateur. Voir le point 3.1 du présent rapport pour des précisions et les observations et recommandations connexes.

ii) Visibilité du programme

Objectif de la vérification : Vérifier que les exigences relatives à la visibilité du programme sont respectées (c.-à-d. que le montant de la contribution est clairement indiqué sur chaque reçu).

Conclusion : La vérification a révélé que le bénéficiaire indiquait clairement la réduction découlant de la contribution sur les factures des consommateurs.

iii) Réclamations et rapports

Objectif de la vérification : Examiner les systèmes et les procédures de production de rapports et de réclamation du bénéficiaire pour repérer tout problème lié aux écarts et au contrôle, c.-à-d. vérifier que le processus utilisé par le bénéficiaire pour préparer les rapports détaillés et calculer le montant de la contribution à réclamer est rigoureux et précis et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs sont en place.

Conclusion : À l'exception du manque de documents pour étayer le poids des produits vendus utilisé pour calculer la contribution, tel que décrit au point i), la vérification des systèmes de production de rapports et de réclamation ainsi que des procédures connexes a révélé que les mesures de contrôle en place étaient adéquates pour garantir l'exactitude du montant de la contribution réclamée.

iv) Respect des règles du programme

Objectif de la vérification : Vérifier que le bénéficiaire respecte l'ensemble des règles du programme, particulièrement en ce qui concerne les ventes aux consommateurs non admissibles, comme les camps miniers et les entreprises de construction.

Conclusion : La vérification a révélé que le bénéficiaire respectait les règles du programme relativement à la vente de produits aux consommateurs non admissibles.

2.1 Contexte

Le 1^er avril 2011, Nutrition Nord Canada (NNC) a remplacé le programme Aliments-poste, qui était géré par la Société canadienne des postes depuis la fin des années 1960. L'objectif de NNC, qui est très semblable à celui d'Aliments-poste, consiste à rendre les aliments nutritifs plus accessibles et plus abordables pour les résidants des collectivités isolées du Nord qui ne sont pas reliées aux grands centres du Sud par des moyens de transport maritime ou de surface pendant toute l'année.

Il y a actuellement 103 collectivités admissibles au programme (dont 84 sont admissibles à une pleine contribution et 19 à une contribution partielle) situées au Nunavut, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon, au Labrador, au Québec, en Ontario, au Manitoba et en Saskatchewan. Deux niveaux de taux de contribution par kilogramme ont été établis pour chaque collectivité : le niveau 1 (plus élevé) a été établi pour les aliments périssables les plus nutritifs, et le taux 2 (plus faible) pour les autres produits admissibles. Les collectivités où les coûts d'exploitation et de transport sont plus élevés (comme Grise Fiord, au Nunavut) bénéficient de taux de contribution plus élevés.

Les détaillants du Nord et les fournisseurs du Sud inscrits au programme (les bénéficiaires) sont responsables de la gestion de leur chaîne d'approvisionnement et réclament une contribution de Nutrition Nord Canada pour les aliments admissibles qu'ils envoient par transport aérien aux collectivités admissibles. Chaque mois, ils doivent soumettre un formulaire de réclamation (kg x taux de contribution), un relevé détaillé d'expédition (kg par article, collectivité, type de client, etc.), les factures et les bordereaux d'expédition afin de recevoir le paiement (la plupart peuvent recevoir des paiements anticipés en fonction d'une estimation du poids des aliments à expédier). Ce formulaire est présenté au responsable du traitement des demandes du programme embauché en sous-traitance par AADNC (l'Institut de technologie de l'information de la Saskatchewan en collaboration avec Crawford). Le responsable du traitement des demandes vérifie les réclamations et formule une recommandation de paiement à Nutrition Nord Canada. Les détaillants du Nord enregistrés doivent également soumettre, directement à NNC, un rapport mensuel sur les prix d'aliments prédéterminés. Ces exigences du programme, entre autres, sont prévues dans les ententes de contribution conclues entre le bénéficiaire et AADNC.

En date du 28 juin 2013, sept détaillants du Nord, 28 fournisseurs du Sud et trois distributeurs d'aliments traditionnels étaient inscrits auprès de NNC. Les commerçants du Nord sont les organisations qui exploitent au moins un magasin d'alimentation dans les collectivités admissibles. Les fournisseurs du Sud sont ceux qui exploitent leur entreprise à l'extérieur des collectivités visées par NNC et qui fournissent directement des aliments à des petits commerçants du Nord, à des établissements commerciaux (notamment des restaurants), à des institutions sociales (comme les garderies) et à des particuliers (que l'on nomme commandes directes ou personnelles) qui se trouvent dans les collectivités admissibles. Les distributeurs d'aliments traditionnels sont des usines situées à Cambridge Bay, à Rankin Inlet et à Pangnirtung, au Nunavut, qui transforment le poisson et la viande afin de les distribuer aux collectivités admissibles de la région.

Les bénéficiaires visés par la présente vérification de la conformité ont été choisis en fonction du risque perçu et de l'emplacement géographique. Les niveaux de risque aux fins de la vérification de la conformité sont basés sur l'expérience actuelle avec les bénéficiaires en ce qui concerne le processus de réclamation et de présentation de rapports, c'est-à-dire les difficultés éprouvées par les responsables du traitement des demandes, sur l'information fournie au programme par les parties intéressées et sur l'importance relative. Dans un souci de commodité et d'efficacité, au moins deux bénéficiaires ont été choisis par emplacement géographique.

2.2 Objectifs

Les vérifications de la conformité des bénéficiaires visent à s'assurer que les bénéficiaires de NNC respectent les modalités de leurs ententes de financement respectives qu'ils ont conclues avec AADNC. Plus précisément, les vérifications de la conformité permettent :

1. de vérifier que les consommateurs bénéficient de la contribution, c'est-à-dire que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution;
2. de vérifier que les exigences relatives à la visibilité du programme sont respectées (p. ex., pour les détaillants du Nord, que les taux de contribution sont clairement indiqués sur les reçus et que le matériel promotionnel, notamment les affiches, est installé à un endroit bien visible dans le commerce, et pour les fournisseurs du Sud, que le montant de la réduction découlant de la contribution est clairement indiqué sur les factures des clients);
3. d'examiner les systèmes et les procédures de production de rapports et de réclamation du bénéficiaire pour repérer tout problème lié aux écarts et au contrôle, c.-à-d. vérifier que le processus utilisé par le bénéficiaire pour préparer les rapports détaillés et calculer le montant de la contribution réclamée est rigoureux et précis et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs sont en place;
4. de vérifier que les bénéficiaires respectent toutes les règles du programme, particulièrement en ce qui concerne les ventes aux consommateurs non admissibles, comme les camps miniers et les entreprises de construction.

2.3 Portée

La vérification portait sur le financement octroyé par AADNC à Kovalik Enterprises Ltd (Public Meat) pour la période du 1^er juillet 2012 au 31 juillet 2013. La vérification sur les lieux a été réalisée au bureau de Public Meat à Winnipeg (Manitoba), les 12 et 13 novembre 2013.

2.4 Approche et méthodologie

La vérification de la conformité portait sur les éléments suivants :

• les pratiques de fixation des prix et de facturation relativement à la contribution, par exemple les marges de profit sur les produits subventionnés par rapport aux produits non subventionnés;
• les processus de pesée et d'expédition;
• la méthode utilisée pour s'assurer que les consommateurs non admissibles, tels que les camps miniers et les entreprises de construction, ne reçoivent pas la contribution;
• les dossiers et pièces justificatives sur les ventes ou achats pour vérifier la conformité aux règles du programme;
• les systèmes et les procédures de production de rapports et de réclamation, pour déterminer comment le bénéficiaire :
  • veille à ce que seuls les produits admissibles font l'objet d'une réclamation et de rapports;
  • calcule le poids approprié des articles réclamés;
  • présente chaque mois des réclamations et des rapports détaillés qui sont valides et précis;
  • veille à ce que des mesures de contrôle soient en place pour trouver les erreurs et les corriger en temps opportun.

En outre, la vérification comprenait des entrevues avec le bénéficiaire. La méthode d'échantillonnage et l'étendue de la vérification ont été déterminées à l'étape de la planification de la vérification.

2.5 Conclusion

Le bénéficiaire s'est conformé aux objectifs liés à la visibilité du programme, aux réclamations et rapports et au respect des règles du programme, mais il ne s'est pas conformé aux objectifs liés à la transmission de la contribution, comme indiqué au point 3.1 du présent rapport.

3.1 Transmission de la contribution

Objectif de la vérification : Vérifier que le bénéficiaire veille à ce que les consommateurs bénéficient de la contribution, c'est-à-dire que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Constatation : Le bénéficiaire a mis en œuvre des procédures afin de s'assurer qu'une contribution soit transmise aux clients sous forme de réduction de prix. Toutefois, nous n'avons pas pu vérifier l'exactitude du montant de la contribution transmis au consommateur en raison du manque de documents disponibles pour étayer le poids des produits vendus.

Conclusion : La vérification conclut que le bénéficiaire transmet une contribution aux acheteurs des produits admissibles visés par NNC, sauf dans les cas soulignés ci-dessous à l'observation n^o 1.

Observation n^o 1 : Public Meat est un fournisseur du sud et est surtout une boucherie qui reçoit des formulaires de commande des clients du Nord par courriel, par téléphone et par télécopieur. Une fois la commande prise, elle est traitée à l'aide d'un formulaire de commande (liste de sélection). Chaque article est sélectionné et pesé individuellement au moyen d'une balance commerciale à viande. Le poids de la viande est inscrit manuellement sur la liste de sélection. Une fois la commande terminée, une facture est préparée dans le système de comptabilité. La facture indique le rabais découlant de la contribution (niveau 1 ou niveau 2) qui a été alloué et soustrait le montant de la facture en conséquence. Une fois la facture calculée, les formulaires de commande (liste de sélection) indiquant le poids de chaque article sont détruits. Le prix de vente des articles est établi à l'aide de la formule suivante : le prix de l'article, plus la marge de profit, moins le rabais découlant de la contribution, plus les frais d'expédition.

Compte tenu de cette information, le vérificateur n'a pas été en mesure de vérifier l'exactitude du poids de chaque article vendu, puisque les documents qui permettent de confirmer le poids des produits, qui est écrit à la main sur la liste de sélection, sont détruits une fois que la facture a été finalisée. Par conséquent, nous ne pouvons pas garantir l'exactitude des niveaux (1 ou 2) de contribution transmis au consommateur. Par contre, le vérificateur a pu confirmer qu'une contribution est transmise au consommateur.

Recommandation n^o 1 : Pour fournir une piste de vérification appropriée, nous recommandons au bénéficiaire de s'assurer que le formulaire de commande (liste de sélection) affichant le poids de chaque article est joint à la facture correspondante et est conservé dans ses dossiers pour étayer le calcul de la contribution pour consultation ultérieure.

3.2 Visibilité du programme

Objectif de la vérification : Vérifier que les exigences relatives à la visibilité du programme sont respectées (c.-à-d. que le montant de la contribution est clairement indiqué sur chaque reçu).

Conclusion : La vérification a révélé que le bénéficiaire indiquait clairement la réduction découlant de la contribution sur les factures des clients.

3.3 Réclamations et rapports

Objectif de la vérification : Examiner les systèmes et les procédures de production de rapports et de réclamation du bénéficiaire pour repérer tout problème lié aux écarts et au contrôle, c.-à-d. vérifier que le processus utilisé par le bénéficiaire pour préparer les rapports détaillés et calculer le montant de la contribution à réclamer est rigoureux et précis et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs sont en place.

Note d'observation n^o 1 : Nous avons examiné la procédure de production de rapports et de demandes du bénéficiaire en sélectionnant un nombre aléatoire de transactions parmi la totalité des réclamations produites du 1^er juillet 2012 au 31 juillet 2013 à l'aide d'une méthode d'échantillonnage statistique. Au cours du processus de vérification, nous avons constaté des erreurs mineures (0,3 %) liées aux codes des articles visés par NNC déclarés, mais il n'y avait pas d'erreur lié au niveau de contribution. Aucune recommandation n'est nécessaire, car les erreurs cernées ne portaient pas à conséquence.

Conclusion : À l'exception du manque de documents pour étayer le poids des produits vendus utilisé pour calculer la contribution, tel que décrit au point i), la vérification des systèmes de production de rapports et de réclamation ainsi que des procédures connexes a révélé que les mesures de contrôle étaient adéquates pour garantir l'exactitude du montant de la contribution réclamée.

3.4 Respect des règles du programme

Objectif de la vérification : Vérifier que le bénéficiaire respecte l'ensemble des règles du programme, particulièrement en ce qui concerne les ventes aux consommateurs non admissibles, comme les camps miniers et les entreprises de construction.

Conclusion : La vérification a révélé que le bénéficiaire respectait les règles du programme relativement à la vente de produits aux consommateurs non admissibles.