Rapport d’examen de conformité - Labrador Investments Ltd.

i) Transmission de la contribution

Objectif de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire transfère la contribution aux consommateurs, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Constatation : Les gérants des magasins (Nain, Makkovik et Hopedale) sont chargés d'établir les prix de détail des produits vendus sur place. Deux des magasins ayant fait l'objet de l'examen ont pour principe de ne pas ajouter les frais du transport au prix de détail des produits visés par la contribution. Nous avons fait un examen afin de déterminer l'écart entre la contribution réelle et les frais de transport. Résultat : la contribution est parfois plus élevée que les frais de transport. Cependant, l'écart représentait moins de 5 % de la contribution reçue.

En ce qui concerne le troisième magasin, le coût du transport était ajouté à tous les prix de détail des produits visés par la contribution. Par conséquent, la contribution n'était pas transmise aux consommateurs, sauf pour les produits laitiers.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire ne transmettait pas la pleine valeur de la contribution à l'acheteur de produits admissibles à NNC. Des observations et des recommandations sont formulées à la partie 3.3 du présent rapport.

ii) Visibilité du programme

Objectif de l'examen : S'assurer que les exigences concernant la visibilité du programme sont respectées (p. ex. les taux de contribution sont inscrits sur les reçus de caisse, et le matériel promotionnel du programme, tel que les affiches, est bien visible dans le magasin).

Constatation : Au cours de l'examen, nous avons été en mesure de déterminer que les taux de contribution étaient inscrits sur les reçus de caisse de seulement deux des trois magasins. Cependant, les affiches étaient visibles dans le magasin visité et nous avons eu la confirmation verbale de leur présence dans les deux autres magasins par l'entremise des gérants.

Conclusion : L'examen a révélé que le bénéficiaire indiquait le taux de contribution sur les reçus de caisse dans deux des trois magasins. Des observations et des recommandations sont formulées à la partie 3.3 du présent rapport.

iii) Réclamations et rapports

Objectif de l'examen : Vérifier les systèmes et procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et les contrôles, c.-à-d. s'assurer que le processus utilisé par le bénéficiaire pour établir des rapports détaillés et calculer le montant de la contribution à réclamer est solide et précis, et que des mécanismes pour détecter et corriger les erreurs sont en place.

Conclusion : L'examen des systèmes de rapport et de réclamation et des procédés connexes a démontré que les contrôles en place ne sont pas adéquats pour s'assurer que le montant de contribution réclamé est exact et que les mécanismes pour détecter et corriger les erreurs sont en place comme il est décrit à la partie 3.3.

iv) Respect des règles du programme

Objectif de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant la vente à des clients non admissibles tels que les campements miniers ou les entreprises de construction.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients non admissibles.

2.1 Contexte

Le 1^er avril 2011, Nutrition Nord Canada (NNC) a remplacé l'ancien programme Aliments-poste qui était géré par Postes Canada depuis la fin des années 1960. Tout comme l'ancien programme, le but de NNC est de rendre les aliments nutritifs plus accessibles et abordables aux résidants des collectivités isolées du Nord qui ne sont pas reliées aux centres du Sud par des moyens de transport maritime ou de surface pendant toute l'année.

Il y a, à l'heure actuelle, 103 collectivités admissibles au programme (84 collectivités admissibles à une contribution entière et 19 admissibles à une contribution partielle), situées au Nunavut, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon, au Labrador, au Québec, en Ontario, au Manitoba et en Saskatchewan. Deux niveaux de taux de contribution par kilogramme ont été établis pour chaque collectivité : « Niveau 1 » (le plus élevé) pour les aliments les plus nutritifs et « Niveau 2 » (le plus bas) pour les autres produits admissibles. Les collectivités où les frais d'exploitation et de transport sont plus élevés (p. ex. : Grise Fiord, Nunavut) sont généralement admissibles à des taux de contribution plus élevés.

Les détaillants du Nord et les fournisseurs du Sud inscrits au programme (bénéficiaires) sont responsables de gérer leur chaîne d'approvisionnement et de réclamer une contribution auprès de NNC pour les aliments et les produits non alimentaires admissibles qui sont expédiés par transport aérien aux collectivités admissibles. Sur une base mensuelle, ils doivent soumettre une réclamation (kg x taux de contribution), un relevé détaillé d'expédition (kg par article, collectivité, type de client, etc.), les factures et récépissés afin de recevoir le paiement (la plupart ont droit à une avance basée sur les estimations de poids). Ces documents sont soumis au responsable du traitement des réclamations du programme engagé par AADNC (Institut indien de technologie de la Saskatchewan en collaboration avec Crawford). Le responsable du traitement des réclamations vérifie les réclamations et les transmet à NNC avec recommandation de paiement. Les détaillants du Nord inscrits au programme doivent également soumettre, directement à NNC, un rapport mensuel sur les prix pour une liste prédéterminée d'aliments. Ces exigences, et toutes les autres du programme, sont indiquées dans les ententes de contribution entre les bénéficiaires et AADNC.

En date du 1^er juillet 2012, huit détaillants du Nord, vingt-cinq fournisseurs du Sud et trois transformateurs d'aliments traditionnels étaient inscrits au programme NNC. Les détaillants du Nord tiennent un ou plusieurs magasins d'alimentation dans les collectivités admissibles. Les fournisseurs du Sud sont des fournisseurs d'aliments installés dans des collectivités qui ne font pas partie du programme NNC et qui approvisionnent (produits admissibles) directement les petits détaillants du Nord, les établissements commerciaux (p. ex. restaurants), les établissements sociaux (p. ex. garderies) et les particuliers (commandes directes ou personnelles) situés dans les collectivités admissibles. Les transformateurs d'aliments traditionnels sont des usines situées à Cambridge Bay, Rankin Inlet et Pangnirtung, au Nunavut, qui transforment du poisson et de la viande pour distribution dans les collectivités admissibles de la région.

La sélection des bénéficiaires visés par l'examen de la conformité se fondait sur le risque perçu et l'emplacement géographique. Les niveaux de risque aux fins de l'examen ont été déterminés en fonction de l'expérience courante avec les bénéficiaires en ce qui concerne les procédés de réclamation et de rapport (c.-à-d. les difficultés éprouvées par le responsable du traitement des réclamations), de l'information portée à l'attention du programme par les parties concernées et de l'importance relative. Pour des raisons d'ordre pratique et d'efficience, au moins deux bénéficiaires ont été choisis par emplacement géographique.

2.2 Objectifs

L'examen de la conformité vise à fournir l'assurance que le bénéficiaire se conforme aux modalités de l'accord de financement conclu avec AADNC. Plus précisément, l'examen permet de :

1. s'assurer que le bénéficiaire transfère la valeur de la contribution aux consommateurs, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution;
2. s'assurer que les exigences concernant la visibilité du programme sont respectées (p. ex. pour les détaillants du Nord, s'assurer que les taux de contribution sont inscrits sur les reçus de caisse et que le matériel promotionnel du programme, comme les affiches, est visible dans le magasin; pour les fournisseurs du Sud, s'assurer que le montant de la réduction est clairement indiqué sur les factures des clients);
3. vérifier les systèmes et procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. s'assurer que le processus utilisé par le bénéficiaire pour établir des rapports détaillés et calculer le montant de contribution à réclamer est solide et précis et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place;
4. s'assurer que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant la vente à des clients non admissibles tels que les campements miniers ou les entreprises de construction.

2.3 Portée

L'examen portait sur le financement versé à Labrador Investments Ltd. par AADNC pour la période du 1^er avril au 31 juillet 2012. L'examen sur place a été effectué dans les bureaux de Labrador Investments Ltd. situés à Happy Valley-Goose Bay (Labrador) et à son magasin Big Land Grocery situé à Hopedale (Labrador), du 1^er au 5 octobre 2012. Nous avons également examiné certains documents relatifs aux ventes et à l'expédition pour les magasins d'alimentation de Nain et de Makkovik.

2.4 Approche et méthodologie

L'examen de la conformité portait sur les éléments suivants :

• Les pratiques de fixation des prix et de facturation concernant les contributions (p. ex. marge de profit sur les produits visés par la contribution, par rapport aux produits qui ne le sont pas);
• Le processus de pesée et d'expédition;
• Les comptes clients pour déterminer si des clients non admissibles tels que des campements miniers ou des entreprises de construction bénéficient de la contribution;
• Une visite au magasin Big Land Grocery de Hopedale;
• Les registres des ventes ou des achats et la documentation justificative pour s'assurer de la conformité aux règles du programme;
• Les systèmes et procédés de rapport et de réclamation afin de déterminer la façon dont le bénéficiaire :
  • s'assure que seuls les articles admissibles font l'objet des réclamations et des rapports,
  • calcule le bon poids des articles réclamés,
  • s'assure que les réclamations mensuelles et rapports détaillés sont valides et exacts,
  • s'assure que les contrôles pour détecter et rectifier les erreurs promptement sont en place,
  • fournit des rapports mensuels exacts concernant l'établissement des prix.

De plus, l'examen incluait la réalisation d'entrevues avec le bénéficiaire. L'approche en matière d'échantillonnage et la couverture appropriée ont été déterminées au cours de la phase de planification de l'examen.

2.5 Conclusion

Le bénéficiaire s'est conformé à l'objectif no 4 concernant le respect des règles du programme, mais pas aux objectifs nos 1, 2 et 3 liés au transfert de la contribution, à la visibilité du programme et aux réclamations et aux rapports. Des observations et des recommandations sont formulées à la partie 3.3 du présent rapport.

3.1 Transmission de la contribution

Objectif de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire transfère la contribution aux consommateurs, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Constatation : Les gérants des magasins (Nain, Makkovik et Hopedale) sont chargés d'établir les prix de détail des produits vendus sur place. Deux des magasins ayant fait l'objet d'un examen ont pour principe de ne pas ajouter les frais du transport au prix de détail des produits visés par la contribution. Nous avons fait un examen afin de déterminer l'écart entre la contribution réelle et les frais de transport. Résultat : la contribution est parfois plus élevée que les frais de transport. Cependant, l'écart représentait moins de 5 % de la contribution reçue.

En ce qui concerne le troisième magasin, le coût du transport était ajouté à tous les prix de détail des produits visés par la contribution. Par conséquent, la contribution n'était pas transmise aux consommateurs, sauf pour les produits laitiers.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire ne transmettait pas la pleine valeur de la contribution à l'acheteur de produits admissibles à NNC.

Note d'observation n^o 1 : Labrador Investments Ltd. est un fournisseur du Nord qui reçoit des commandes de ses magasins locaux situés à Nain, Makkovik et Hopedale, par téléphone, par télécopieur ou par courriel. Ces magasins peuvent aussi passer des commandes directement avec d'autres fournisseurs alimentaires. Toutes les factures passent directement par le siège social du bénéficiaire, lequel paiera les factures de commandes passées par ses magasins. Le siège social est également responsable de toutes les livraisons de marchandises dans les localités (Nain, Makkovik et Hopedale). Les gérants des magasins sont chargés d'établir les prix de détail des produits vendus sur place. À titre d'exemple, lors de notre visite sur place, le gérant du magasin de Hopedale utilisait une feuille de calcul des prix pour les articles financés et non financés. Le prix de vente des articles est établi essentiellement au moyen de la formule suivante : le coût de l'article, plus la marge de profit, plus les frais de transport. Si un produit fait l'objet de la contribution, le calcul du prix indiquera une augmentation de 0 % pour les frais de transport, tandis que celui des autres articles indiquera le pourcentage des frais de transport qui apparaissent sur le bordereau d'expédition aérienne de l'entreprise. Il faut noter que les frais de transport étaient parfois inférieurs à la contribution reçue et que l'écart représentait moins de 5 % de la contribution.

En plus de la visite sur place au magasin de Hopedale, nous avons demandé des documents à l'appui pour trois transactions réalisées dans les autres magasins n'ayant pas fait l'objet d'une visite sur place (Nain et de Makkovik) afin de déterminer si la contribution était transmise au consommateur.

L'examen a permis de conclure que le bénéficiaire transmettait aux consommateurs la valeur de la contribution à son magasin de Hopedale; toutefois, nous n'avons pas été en mesure de tirer la même conclusion pour les deux autres magasins n'ayant pas fait l'objet d'une visite sur place (Nain et de Makkovik) en raison d'éléments de preuve insuffisants.

Recommandation n^o 1 : Nous recommandons que le bénéficiaire transfère la pleine valeur de la contribution à l'acheteur de produits admissibles à NNC.

3.2 Visibilité du programme

Objectif de l'examen : S'assurer que les exigences concernant la visibilité du programme sont respectées (p. ex. les taux de contribution sont inscrits sur les reçus de caisse, et le matériel promotionnel du programme, tel que les affiches, est visible dans le magasin).

Constatation : Au cours de l'examen, nous avons été en mesure de déterminer que les taux de contribution étaient inscrits sur les reçus de caisse de seulement deux des trois magasins. Cependant, les affiches étaient visibles dans le magasin visité et nous avons eu la confirmation verbale de leur présence dans les deux autres magasins par l'entremise des gérants.

Conclusion : L'examen a révélé que le bénéficiaire indiquait le taux de contribution sur les reçus de caisse dans deux des trois magasins.

Observation n^o 1 : Lors de la visite de l'un des magasins du bénéficiaire, à Hopedale, on a remarqué que l'affiche décrivant le programme de contribution n'était pas très visible puisqu'elle était épinglée à un babillard parmi plusieurs autres renseignements et publicités. Nous n'avons pas vu d'autres annonces du programme de contribution dans le magasin. Par conséquent, le bénéficiaire devrait envisager d'améliorer la visibilité de l'affiche sur le babillard et de présenter, en magasin, d'autres annonces sous les produits visés par la contribution.

Observation n^o 2 : Au cours de l'examen, nous avons demandé des copies des reçus de caisse pour les deux magasins n'ayant pas fait l'objet d'une visite sur place. Dans un de ces magasins, les taux de contribution n'étaient pas indiqués sur les reçus.

Recommandation n^o 2 : Nous recommandons que le bénéficiaire indique les taux de contribution sur les reçus de caisse dans tous les magasins participant à NNC.

3.3 Réclamations et rapports

Objectif de l'examen : Vérifier les systèmes et procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et les contrôles, c.-à-d. s'assurer que le processus utilisé par le bénéficiaire pour établir des rapports détaillés et calculer le montant de la contribution à réclamer est solide et précis, et que des mécanismes pour détecter et corriger les erreurs sont en place.

Nous avons examiné les procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en sélectionnant, à l'aide de techniques d'échantillonnage statistique, un nombre aléatoire de transactions parmi l'ensemble des réclamations produites du 1^er avril au 31 juillet 2012.

Conclusion : L'examen des systèmes de rapport et de réclamation et des procédés connexes a démontré que les contrôles ne permettent pas de s'assurer que le montant de contribution réclamé est exact et que les mécanismes pour détecter et corriger les erreurs sont en place comme il est décrit ci-dessous.

Observation n^o 3 : Le bénéficiaire n'établissait aucune correspondance entre le poids total indiqué sur le bordereau d'expédition aérienne et celui indiqué sur les factures individuelles. Nous avons repéré des cas où le poids total inscrit sur le bordereau d'expédition aérienne différait considérablement du poids total inscrit sur les factures des articles visés par la contribution, et le bénéficiaire n'a pas pu nous fournir d'explication à cet égard. Le fait d'établir une correspondance donnerait au bénéficiaire l'assurance que le poids indiqué sur la facture est exact et garantirait l'exactitude du montant de la contribution auquel ont droit les consommateurs.

L'examen a également confirmé que le bénéficiaire indiquait les mêmes poids pour la contribution transférée et la contribution réclamée.

Recommandation n^o 3 : Nous recommandons que le bénéficiaire établisse une correspondance entre le poids total indiqué sur le bordereau d'expédition aérienne et le poids indiqué sur les factures individuelles afin de s'assurer que le poids sur la facture est exact. Tout écart devrait faire l'objet d'un examen et être expliqué.

Observation n^o 4 : L'examen a révélé que le bénéficiaire regroupait les poids de produits différents, comme le pain et les pains à hot-dog, sous le même code de produit de Nutrition Nord Canada (NNC), et ce, même si chaque produit possédait son propre code de NNC. Cependant, on a constaté que les produits regroupés étaient tous au même niveau de contribution. Quoi qu'il en soit, les renseignements présentés sur le rapport détaillé des marchandises expédiées ne sont pas adéquats à des fins de collecte de l'information.

Recommandation n^o 4 : Le bénéficiaire devrait utiliser le code de produit de NNC approprié pour chaque produit lorsqu'il établit son rapport détaillé des marchandises expédiées à l'intention de NNC.

Observation n^o 5 : Certains des prix contenus dans le plus récent rapport sur les prix ne correspondaient pas aux prix réels des produits en magasin. L'écart pourrait s'expliquer par la révision récente des prix ou par des erreurs commises pendant le processus de production de rapport sur l'établissement des prix.

Recommandation n^o 5 : Le bénéficiaire devrait s'assurer que les prix indiqués dans le rapport correspondent au prix de vente réel de la journée où le rapport a été produit.

Observation n^o 6 : Nous avons constaté que le bénéficiaire n'utilise pas de processus de communication officiel avec les gérants pour les informer des changements au programme (c.-à-d. des changements relatifs à l'admissibilité et aux produits).

Recommandation n^o 6 : Le bénéficiaire devrait établir un processus de communication officiel afin d'informer adéquatement les gérants des magasins, et ensuite les clients lorsque des changements sont apportés au programme.

3.4 Respect des règles du programme

Objectifs de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant la vente à des clients non admissibles tels que les campements miniers ou les entreprises de construction.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients non admissibles.