Rapport d’examen de conformité - Newfoundland Multi-Foods Ltd.

i) Transfert de la contribution aux consommateurs

Objectif de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire transfère la contribution aux consommateurs, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Constatation : Le bénéficiaire a mis des procédés en œuvre afin de s'assurer de la transmission de la contribution offerte aux consommateurs sous forme de réduction de prix.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire s'assure que le consommateur profite de la contribution offerte pour les produits admissibles à NNC, sauf en ce qui concerne les observations présentées ci-dessous.

ii) Visibilité du programme

Objectif de l'examen : S'assurer que les exigences concernant la visibilité du programme sont respectées (p.ex. le montant de la réduction de la contribution est clairement indiqué sur la facture des clients).

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire indique clairement le montant de la réduction de la contribution sur la facture des clients.

iii) Réclamations et rapports

Objectif de l'examen : Vérifier les systèmes et procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. s'assurer que le processus utilisé par le bénéficiaire pour établir des rapports détaillés et calculer le montant de contribution à réclamer est solide et précis, et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place.

Conclusion : L'examen des systèmes de rapport et de réclamation et des procédés connexes a révélé que les mesures de contrôle ne permettaient pas de garantir que la contribution demandée était exacte et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs étaient en place comme décrits ci-dessous.

Observation n^o 1 : Le bénéficiaire utilise le poids indiqué sur le bordereau d'expédition aérienne pour réclamer les montants de la contribution et faire bénéficier le consommateur de la contribution. De cette façon, il respecte les exigences du programme voulant qu'il transfère au consommateur le total de la contribution pour laquelle il a fait une réclamation dans le cadre de NNC. Cependant, le poids réclamé ne correspond pas au poids indiqué sur le relevé détaillé d'expédition qui est aussi fourni à NNC, puisque ce relevé utilise le poids indiqué dans le système de comptabilité, lequel est aussi utilisé pour produire la facture. Le bénéficiaire a mentionné que les poids ont été entrés il y a un certain temps dans le système et qu'ils ne correspondent pas nécessairement au poids réel des produits vendus.

Recommandation n^o 1 : Le bénéficiaire devrait réviser les poids entrés dans le système de comptabilité et s'assurer que les poids réclamés à NNC correspondent aux poids indiqués sur le relevé détaillé d'expédition.

Observation n^o 2 : Le formulaire de commande et le document interne servant à déterminer le niveau de contribution et le poids d'un produit (feuille de niveaux) ne sont pas toujours conservés à des fins de référence. De plus, les feuilles de niveaux n'indiquent que le poids des diverses boîtes sans indiquer ce qu'elles contiennent.

Les montants réclamés pour le niveau 1 sont déterminés en prenant le poids total en kilogrammes indiqué sur le bordereau d'expédition aérienne et en soustrayant le poids en kilogrammes du niveau 2 indiqué sur la feuille des niveaux, lequel n'est pas toujours conservé à titre de référence.

Cela n'offre aucune piste de vérification adéquate pour déterminer le type de produits compris dans les divers niveaux et le poids réel des produits réclamés.

Recommandation n^o 2 : Les produits indiqués sur le formulaire de commande devraient renvoyer à la feuille de niveaux, laquelle indique les kilogrammes par niveau. Ces documents devraient également être conservés avec les factures pour consultation ultérieure.

iv) Respect des règles du programme

Objectifs de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant la vente à des clients non admissibles tels que les campements miniers ou les entreprises de construction.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients non admissibles.

2.1 Contexte

Le 1^er avril 2011, Nutrition Nord Canada (NNC) a remplacé l'ancien programme Aliments-poste qui était géré par Postes Canada depuis la fin des années 1960. Tout comme l'ancien programme, le but de NNC est de rendre les aliments nutritifs plus accessibles et abordables aux résidants des collectivités isolées du Nord qui ne sont pas reliées aux centres du Sud par des moyens de transport maritime ou de surface pendant toute l'année.

Il y a, à l'heure actuelle, 103 collectivités admissibles au programme (84 collectivités admissibles à une contribution entière et 19 admissibles à une contribution partielle), situées au Nunavut, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon, au Labrador, au Québec, en Ontario, au Manitoba et en Saskatchewan. Deux niveaux de taux de contribution par kilogramme ont été établis pour chaque collectivité : « Niveau 1 » (le plus élevé) pour les aliments les plus nutritifs et « Niveau 2 » (le plus bas) pour les autres produits admissibles. Les collectivités où les frais d'exploitation et de transport sont plus élevés (p. ex. : Grise Fiord, Nunavut) sont généralement admissibles à des taux de contribution plus élevés.

Les détaillants du Nord et les fournisseurs du Sud inscrits au programme (bénéficiaires) sont responsables de gérer leur chaîne d'approvisionnement et de réclamer une contribution auprès de NNC pour les aliments et les produits non alimentaires admissibles qui sont expédiés par transport aérien aux collectivités admissibles. Sur une base mensuelle, ils doivent soumettre une réclamation (kg x taux de contribution), un relevé détaillé d'expédition (kg par article, collectivité, type de client, etc.), les factures et récépissés afin de recevoir le paiement (la plupart ont droit à une avance basée sur les estimations de poids). Ces documents sont soumis au responsable du traitement des réclamations du programme engagé par AADNC (Institut indien de technologie de la Saskatchewan en collaboration avec Crawford). Le responsable du traitement des réclamations vérifie les réclamations et les transmet à NNC avec recommandation de paiement. Les détaillants du Nord inscrits au programme doivent également soumettre, directement à NNC, un rapport mensuel sur les prix pour une liste prédéterminée d'aliments. Ces exigences, et toutes les autres du programme, sont indiquées dans les ententes de contribution entre les bénéficiaires et AADNC.

En date du 1^er juillet 2012, huit détaillants du Nord, vingt-cinq fournisseurs du Sud et trois transformateurs d'aliments traditionnels étaient inscrits au programme NNC. Les détaillants du Nord tiennent un ou plusieurs magasins d'alimentation dans les collectivités admissibles. Les fournisseurs du Sud sont des fournisseurs d'aliments installés dans des collectivités qui ne font pas partie du programme NNC et qui approvisionnent (produits admissibles) directement les petits détaillants du Nord, les établissements commerciaux (p. ex. restaurants), les établissements sociaux (p. ex. garderies) et les particuliers (commandes directes ou personnelles) situés dans les collectivités admissibles. Les transformateurs d'aliments traditionnels sont des usines situées à Cambridge Bay, Rankin Inlet et Pangnirtung, au Nunavut, qui transforment du poisson et de la viande pour distribution dans les collectivités admissibles de la région.

La sélection des bénéficiaires visés par l'examen de la conformité se fondait sur le risque perçu et l'emplacement géographique. Les niveaux de risque aux fins de l'examen ont été déterminés en fonction de l'expérience courante avec les bénéficiaires en ce qui concerne les procédés de réclamation et de rapport (c.-à-d. les difficultés éprouvées par le responsable du traitement des réclamations), de l'information portée à l'attention du programme par les parties concernées et de l'importance relative. Pour des raisons d'ordre pratique et d'efficience, au moins deux bénéficiaires ont été choisis par emplacement géographique.

2.2 Objectifs

L'examen de la conformité vise à fournir l'assurance que le bénéficiaire se conforme aux modalités de l'accord de financement conclu avec AADNC. Plus précisément, l'examen permet de :

1. s'assurer que le bénéficiaire transfère la valeur de la contribution aux consommateurs, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution;
2. s'assurer que les exigences concernant la visibilité du programme sont respectées (p. ex. pour les détaillants du Nord, s'assurer que les taux de contribution sont inscrits sur les reçus de caisse et que le matériel promotionnel du programme, comme les affiches, est visible dans le magasin; pour les fournisseurs du Sud, s'assurer que le montant de la réduction est clairement indiqué sur les factures des clients);
3. vérifier les systèmes et procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. s'assurer que le processus utilisé par le bénéficiaire pour établir des rapports détaillés et calculer le montant de contribution à réclamer est solide et précis, et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place;
4. s'assurer que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant la vente à des clients non admissibles tels que les campements miniers ou les entreprises de construction.

2.3 Portée

Le travail portait sur le financement versé à Newfoundland Multi-Foods Ltd. par AADNC pour la période du 1^er avril au 31 juillet 2012. L'examen sur place a été effectué aux bureaux de Newfoundland Multi-Foods Ltd. situés à Happy Valley-Goose Bay (Labrador), du 21 au 26 septembre 2012.

2.4 Approche et méthodologie

L'examen de la conformité portait sur les éléments suivants :

• Les pratiques de fixation des prix et de facturation concernant les contributions (p. ex. marge de profit sur les produits visés par la contribution, par rapport aux produits qui ne le sont pas);
• Le processus de pesée et d'expédition;
• Les comptes clients pour déterminer si des clients non admissibles tels que des campements miniers ou des entreprises de construction bénéficient de la contribution;
• Les registres des ventes ou des achats et la documentation justificative pour s'assurer de la conformité aux règles du programme;
• Les systèmes et procédés de rapport et de réclamation afin de déterminer la façon dont le bénéficiaire :
  • s'assure que seuls les articles admissibles font l'objet des réclamations et des rapports,
  • calcule le bon poids des articles réclamés,
  • s'assure que les réclamations mensuelles et rapports détaillés sont valides et exacts,
  • s'assure que les contrôles pour détecter et rectifier les erreurs promptement sont en place.

De plus, l'examen incluait la réalisation d'entrevues avec le bénéficiaire. L'approche en matière d'échantillonnage et la couverture appropriée ont été déterminées au cours de la phase de planification de l'examen.

2.5 Conclusion

Le bénéficiaire s'est conformé aux objectifs liés au transfert de la contribution, à la visibilité du programme et au respect des règles du programme. Toutefois, il ne s'est pas conformé à l'objectif lié aux réclamations et aux rapports, comme on l'indique à la partie 3.3 du présent rapport.

3.1 Transfert de la contribution aux consommateurs

Objectif de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire transfère la contribution aux consommateurs, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Constatation : Le bénéficiaire a mis des procédés en œuvre afin de s'assurer de la transmission de la contribution aux consommateurs sous forme de réduction de prix.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire transfère la contribution à l'acheteur de produits admissibles à NNC, sauf en ce qui concerne les observations ci-dessous.

Note d'observation : Newfoundland Multi-Foods Ltd. est un fournisseur du Sud qui reçoit des commandes de consommateurs du Nord, par téléphone ou télécopieur. Une fois la commande effectuée, les produits sont pris à l'entrepôt, puis expédiés avec la facture, laquelle indique les montants de rabais découlant de la contribution pour le niveau 1 ou le niveau 2.

Le prix de vente des articles est établi selon la formule suivante : le prix de l'article, plus la marge de profit, moins le rabais découlant de la contribution, plus les frais de transport.

3.2 Visibilité du programme

Objectif de l'examen : S'assurer que les exigences concernant la visibilité du programme sont respectées (p. ex. le montant de la réduction est clairement indiqué sur la facture des clients).

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire indique clairement le montant de la réduction sur la facture des clients.

3.3 Réclamations et rapports

Objectif de l'examen : Vérifier les systèmes et procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. s'assurer que le processus utilisé par le bénéficiaire pour établir des rapports détaillés et calculer le montant de contribution à réclamer est solide et précis, et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place.

Nous avons examiné les procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en sélectionnant, à l'aide de techniques d'échantillonnage statistique, un nombre aléatoire de transactions parmi l'ensemble des réclamations produites du 1^er avril au 31 juillet 2012.

Conclusion : L'examen des systèmes de rapport et de réclamation ainsi que des procédés connexes a révélé que les mesures de contrôle ne permettaient pas de garantir que la contribution demandée était exacte et que des mécanismes de détection et de correction des erreurs étaient en place comme on le décrit ci-dessous.

Observation n^o 1 : Le bénéficiaire utilise le poids indiqué sur le bordereau d'expédition aérienne pour réclamer les montants de la contribution et faire bénéficier le consommateur de la contribution. De cette façon, il respecte les exigences du programme voulant qu'il transfère au consommateur le total de la contribution pour laquelle il a fait une réclamation dans le cadre de NNC. Cependant, le poids réclamé ne correspond pas au poids indiqué sur le relevé détaillé d'expédition qui est aussi fourni à NNC, puisque ce relevé utilise le poids indiqué dans le système de comptabilité, lequel est aussi utilisé pour produire la facture. Le bénéficiaire a mentionné que les poids ont été entrés il y a un certain temps dans le système et qu'ils ne correspondent pas nécessairement au poids réel des produits vendus.

Recommandation n^o 1 : Le bénéficiaire devrait réviser les poids entrés dans le système de comptabilité et s'assurer que les poids réclamés à NNC correspondent aux poids indiqués sur le relevé détaillé d'expédition.

Observation n^o 2 : Le formulaire de commande et le document interne servant à déterminer le niveau de contribution et le poids d'un produit (feuille de niveaux) ne sont pas toujours conservés à des fins de référence. De plus, les feuilles de niveaux n'indiquent que le poids des diverses boîtes sans indiquer ce qu'elles contiennent.

Les montants réclamés pour le niveau 1 sont déterminés en prenant le poids total en kilogrammes indiqué sur le bordereau d'expédition aérienne et en soustrayant le poids en kilogrammes du niveau 2 indiqué sur la feuille des niveaux, lequel n'est pas toujours conservé à titre de référence.

Cela n'offre aucune piste de vérification adéquate pour déterminer le type de produits compris dans les divers niveaux et le poids réel des produits réclamés.

Recommandation n^o 2 : Les produits indiqués sur le formulaire de commande devraient renvoyer à la feuille de niveaux, laquelle indique les kilogrammes par niveau. Ces documents devraient également être conservés avec les factures pour consultation ultérieure.

3.4 Respect des règles du programme

Objectifs de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant la vente à des clients non admissibles tels que les campements miniers ou les entreprises de construction.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients non admissibles.

Commentaires du bénéficiaire :

Le bénéficiaire n'a pas soumis de commentaires.

Réponse du vérificateur :

Aucune réponse requise.