Rapport d’examen de conformité - North West Company LP

i) Transfert de la contribution aux consommateurs

Objectif de l’examen : S'assurer que le bénéficiaire transfère la contribution aux consommateurs, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire transfère la contribution à l'acheteur de produits admissibles à NNC.

ii) Visibilité du programme

Objectif de l'examen : S'assurer que les exigences concernant la visibilité du programme sont respectées (p. ex. les détaillants du Nord inscrivent les taux de contribution sur les reçus de caisse, et le matériel promotionnel du programme, comme les affiches, est visible dans le magasin).

Conclusion : L'examen a révélé que le bénéficiaire indique clairement le taux de contribution du programme NNC sur les reçus de caisse et que des affiches du programme avaient été posées dans le magasin.

iii) Réclamations et rapports

Objectif de l'examen : Vérifier les systèmes et procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. s'assurer que le processus utilisé par le bénéficiaire pour établir des rapports détaillés et calculer le montant de contribution à réclamer est solide et précis et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place.

Conclusion : L'examen des systèmes et procédés de rapport et de réclamation a démontré que les contrôles permettent de s'assurer que le montant de contribution réclamé est précis et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place, sauf en ce qui concerne l'observation ci-dessous.

Observation n^o 1 : L'un des volets de l'examen consistait à vérifier si les produits du bénéficiaire portaient le bon code de contribution de NNC. Dans l'échantillon examiné, un produit portait le code de contribution 1-D06 alors qu'il aurait dû porter le code 2-FO4. Avec l'aide du bénéficiaire, nous avons pu évaluer qu'au cours de la période du 1er avril au 31 juillet 2012 la différence dans le montant de la contribution entre les codes de contribution 1-D06 et 2-FO4 s'est traduite par la transmission aux consommateurs d'une épargne excédentaire de 1 199 $.

Note d'observation : À la suite de l'examen, le bénéficiaire a apporté les corrections nécessaires.

Recommandation n^o 1 : Nous recommandons que le bénéficiaire révise sa base de données pour s'assurer de faire correspondre le bon code de contribution de NNC avec les produits admissibles du NNC.

iv) Respect des règles du programme

Objectifs de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant la vente à des clients non admissibles tels que les campements miniers ou les entreprises de construction.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients non admissibles.

2.1 Contexte

Le 1^er avril 2011, Nutrition Nord Canada (NNC) a remplacé l'ancien programme Aliments-poste qui était géré par Postes Canada depuis la fin des années 1960. Tout comme l'ancien programme, le but de NNC est de rendre les aliments nutritifs plus accessibles et abordables aux résidants des collectivités isolées du Nord qui ne sont pas reliées aux centres du Sud par des moyens de transport maritime ou de surface pendant toute l'année.

Il y a, à l'heure actuelle, 103 collectivités admissibles au programme (84 collectivités admissibles à une contribution entière et 19 admissibles à une contribution partielle), situées au Nunavut, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon, au Labrador, au Québec, en Ontario, au Manitoba et en Saskatchewan. Deux niveaux de taux de contribution par kilogramme ont été établis pour chaque collectivité : « Niveau 1 » (le plus élevé) pour les aliments les plus nutritifs et « Niveau 2 » (le plus bas) pour les autres produits admissibles. Les collectivités où les frais d'exploitation et de transport sont plus élevés (p. ex. : Grise Fiord, Nunavut) sont généralement admissibles à des taux de contribution plus élevés.

Les détaillants du Nord et les fournisseurs du Sud inscrits au programme (bénéficiaires) sont responsables de gérer leur chaîne d'approvisionnement et de réclamer une contribution auprès de NNC pour les aliments et les produits non alimentaires admissibles qui sont expédiés par transport aérien aux collectivités admissibles. Sur une base mensuelle, ils doivent soumettre une réclamation (kg x taux de contribution), un relevé détaillé d'expédition (kg par article, collectivité, type de client, etc.), les factures et récépissés afin de recevoir le paiement (la plupart ont droit à une avance basée sur les estimations de poids). Ces documents sont soumis au responsable du traitement des réclamations du programme engagé par AADNC (Institut indien de technologie de la Saskatchewan en collaboration avec Crawford). Le responsable du traitement des réclamations vérifie les réclamations et les transmet à NNC avec recommandation de paiement. Les détaillants du Nord inscrits au programme doivent également soumettre, directement à NNC, un rapport mensuel sur les prix pour une liste prédéterminée d'aliments. Ces exigences, et toutes les autres du programme, sont indiquées dans les ententes de contribution entre les bénéficiaires et AADNC.

En date du 1^er juillet 2012, huit détaillants du Nord, vingt-cinq fournisseurs du Sud et trois transformateurs d'aliments traditionnels étaient inscrits au programme NNC. Les détaillants du Nord tiennent un ou plusieurs magasins d'alimentation dans les collectivités admissibles. Les fournisseurs du Sud sont des fournisseurs d'aliments installés dans des collectivités qui ne font pas partie du programme NNC et qui approvisionnent (produits admissibles) directement les petits détaillants du Nord, les établissements commerciaux (p. ex. restaurants), les établissements sociaux (p. ex. garderies) et les particuliers (commandes directes ou personnelles) situés dans les collectivités admissibles. Les transformateurs d'aliments traditionnels sont des usines situées à Cambridge Bay, Rankin Inlet et Pangnirtung, au Nunavut, qui transforment du poisson et de la viande pour distribution dans les collectivités admissibles de la région.

La sélection des bénéficiaires visés par l'examen de la conformité se fondait sur le risque perçu et l'emplacement géographique. Les niveaux de risque aux fins de l'examen ont été déterminés en fonction de l'expérience courante avec les bénéficiaires en ce qui concerne les procédés de réclamation et de rapport (c.-à-d. les difficultés éprouvées par le responsable du traitement des réclamations), de l'information portée à l'attention du programme par les parties concernées et de l'importance relative. Pour des raisons d'ordre pratique et d'efficience, au moins deux bénéficiaires ont été choisis par emplacement géographique.

2.2 Objectifs

L'examen de la conformité vise à fournir l'assurance que le bénéficiaire se conforme aux modalités de l'accord de financement conclu avec AADNC. Plus précisément, l'examen permet de :

1. s'assurer que le bénéficiaire transfère la valeur de la contribution aux consommateurs, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution;
2. s'assurer que les exigences concernant la visibilité du programme sont respectées (p. ex. pour les détaillants du Nord, s'assurer que les taux de contribution sont inscrits sur les reçus de caisse et que le matériel promotionnel du programme, comme les affiches, est visible dans le magasin; pour les fournisseurs du Sud, s'assurer que le montant de la réduction est clairement indiqué sur les factures des clients);
3. vérifier les systèmes et procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. s'assurer que le processus utilisé par le bénéficiaire pour établir des rapports détaillés et calculer le montant de contribution à réclamer est solide et précis, et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place;
4. s'assurer que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant la vente à des clients non admissibles tels que les campements miniers ou les entreprises de construction.

2.3 Portée

Le travail portait sur le financement versé à North West Company LP par AADNC pour la période du 1er avril au 31 juillet 2012. L'examen sur place a été effectué aux bureaux de North West Company LP situés à Winnipeg (Manitoba), du 14 au 19 septembre 2012 et au magasin Northern de St. Theresa Point, le 20 septembre 2012.

2.4 Approche et méthodologie

L'examen de la conformité portait sur les éléments suivants :

• Les pratiques de fixation des prix et de facturation concernant les contributions (p. ex. marge de profit sur les produits visés par la contribution, par rapport aux produits qui ne le sont pas);
• Le processus de pesée et d'expédition;
• Les comptes clients pour déterminer si des clients non admissibles tels que des campements miniers ou des entreprises de construction bénéficient de la contribution;
• Une visite au magasin Northern de St. Theresa Point;
• Les registres des ventes ou des achats et la documentation justificative pour s'assurer de la conformité aux règles du programme;
• Les systèmes et procédés de rapport et de réclamation afin de déterminer la façon dont le bénéficiaire :
  • s'assure que seuls les articles admissibles font l'objet des réclamations et des rapports,
  • calcule le bon poids des articles réclamés,
  • s'assure que les réclamations mensuelles et rapports détaillés sont valides et exacts,
  • s'assure que les contrôles pour détecter et rectifier les erreurs promptement sont en place,
  • fournit des rapports mensuels exacts concernant l'établissement des prix.

De plus, l'examen incluait la réalisation d'entrevues avec le bénéficiaire. L'approche en matière d'échantillonnage et la couverture appropriée ont été déterminées au cours de la phase de planification de l'examen.

2.5 Conclusion

Le bénéficiaire s'est conformé aux objectifs liés au transfert de la contribution, à la visibilité du programme et au respect des règles du programme. Pour ce qui est de l'objectif lié aux réclamations et aux rapports, il s'y est conformé à une exception près (mineure), comme on l'indique à la partie 3.3.

3.1 Transfert de la contribution aux consommateurs

Objectif de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire transfère la contribution aux consommateurs, c.-à-d. que les prix de vente sont réduits du montant de la contribution.

Constatation : Le bénéficiaire a mis des procédés en œuvre pour appliquer la contribution aux frais de transport, ce qui réduit les frais de transport des produits financés.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire transfère la contribution à l'acheteur de produits admissibles à NNC.

3.2 Visibilité du programme

Objectif de l'examen : S'assurer que les exigences concernant la visibilité du programme sont respectées (p. ex. les taux de contribution sont clairement indiqués sur les reçus de caisse et le matériel promotionnel du programme, comme les affiches, est visible dans le magasin).

Note d’observation : Nous avons visité l'un des magasins (St. Theresa Point) appartenant au bénéficiaire. Pendant la visite, nous avons remarqué que des affiches faisant la promotion du programme étaient placées stratégiquement dans le magasin. De plus, nous avons observé que des articles portaient une petite étiquette de NNC indiquant l'effet de la contribution sur le prix de vente.

Conclusion : L'examen a révélé que le bénéficiaire indiquait clairement le taux de contribution du programme NNC sur les reçus de caisse et que des affiches du programme avaient été posées dans le magasin.

3.3 Réclamations et rapports

Objectif de l'examen : Vérifier les systèmes et procédés de rapport et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les écarts et contrôles, c.-à-d. s'assurer que le processus utilisé par le bénéficiaire pour établir des rapports détaillés et calculer le montant de contribution à réclamer est solide et précis, et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place.

Nous avons examiné les procédés de réclamation et de rapport du bénéficiaire en sélectionnant, à l'aide de techniques d'échantillonnage statistique, un nombre aléatoire de transactions parmi l'ensemble de réclamations produites du 1^er avril au 31 juillet 2012.

Conclusion : L'examen des systèmes et procédés de rapport et de réclamation a démontré que les contrôles permettent de s'assurer que le montant de contribution réclamé est précis et que les mécanismes pour détecter et rectifier les erreurs sont en place, sauf en ce qui concerne l'observation ci-dessous.

Observation n^o 1 : L'un des volets de l'examen consistait à vérifier si les produits du bénéficiaire portaient le bon code de contribution de NNC. Dans l'échantillon examiné, un produit portait le code de contribution 1-D06 alors qu'il aurait dû porter le code 2-FO4. Avec l'aide du bénéficiaire, nous avons pu évaluer qu'au cours de la période du 1^er avril au 31 juillet 2012 la différence dans le montant de la contribution entre les codes de contribution 1-D06 et 2-FO4 s'est traduite par la transmission aux consommateurs d'une épargne excédentaire de 1 199 $.

Note d'observation : À la suite de l'examen, le bénéficiaire a apporté les corrections nécessaires.

Recommandation n^o 1 : Nous recommandons que le bénéficiaire révise sa base de données pour s'assurer de faire correspondre le bon code de contribution de NNC avec les produits admissibles du NNC.

3.4 Respect des règles du programme

Objectifs de l'examen : S'assurer que le bénéficiaire respecte toutes les règles du programme, plus précisément celles concernant la vente à des clients non admissibles tels que les campements miniers ou les entreprises de construction.

Conclusion : L'examen a démontré que le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne la vente à des clients non admissibles.