Rapport sur l'évaluation de la conformité Fédération des coopératives du Nouveau-Québec

Concernant l’entente de financement no 1213-01-00009 conclue entre Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et la Fédération des coopératives du Nouveau-Québec

Deloitte LLP
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Le 1er octobre 2015

Personnel et confidentiel

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada
10, rue Wellington
Gatineau (Québec)  K1A 0H4

Évaluation de la conformité d’un bénéficiaire du programme Nutrition Nord Canada

Madame, Monsieur,

Deloitte est heureux de soumettre le présent rapport qui met en évidence nos constatations découlant de l’évaluation de la conformité de l’entente de financement no 1213-01-000009 conclue entre Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et la Fédération des coopératives du Nouveau-Québec (FCNQ) relativement au programme Nutrition Nord Canada, pour la période allant du 1er juillet 2012 au 31 juillet 2013.

Si vous avez des questions quant aux renseignements qui figurent dans ce rapport, n’hésitez pas à nous en faire part.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sentiments les meilleurs.

_____________________

Comptables professionnels agréés
Experts-comptables autorisés

Table des matières

1 Sommaire

À la demande d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (« AADNC »), Deloitte S.E.N.C.R.L. (« Deloitte » ou « nous ») a effectué une évaluation de la conformité de l'entente de financement conclue entre AADNC et la Fédération des coopératives du Nouveau-Québec (la « FCNQ » ou le « bénéficiaire ») relativement à Nutrition Nord Canada. Nutrition Nord Canada (« NNC » ou le « programme ») est un programme de contribution du gouvernement du Canada qui vise à faciliter l'accès des résidants du Nord vivant dans des collectivités isolées à des aliments périssables nutritifs. NNC fait partie de la Stratégie pour le Nord du gouvernement du Canada. L'entente de financement no 1213-01-000009 (l'« entente ») a été signée par les deux parties le 4 avril 2012. Le but de l'évaluation, conformément à notre engagement avec AADNC, était de fournir des renseignements pour déterminer :

La période visée par l'évaluation de la conformité s'échelonne du 1er juillet 2012 au 31 juillet 2013. Nous avons établi la taille des échantillons selon la fréquence des demandes de contribution et le niveau de risque posé par le programme en exerçant notre jugement professionnel.

Notre évaluation de la conformité a été menée du 19 janvier 2015 au 23 janvier 2015, au magasin du bénéficiaire situé à Baie-d'Urfé (Québec).

Nous avons rencontré le bénéficiaire afin de déterminer et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et ses processus liés à la demande de fonds de NNC, à la prestation du programme et à la préparation de rapports sur le programme. Nous avons par la suite appliqué des procédés détaillés de vérification à l'exactitude et à la validité des demandes de contribution du bénéficiaire et à la marge réalisée par ce dernier sur les produits admissibles. Nous n'avons pas effectué de vérification des demandes de contribution.

Selon les procédés exécutés et la description plus approfondie présentée dans notre rapport, nous n'avons constaté aucun écart important dans les échantillons que nous avions choisis, mais nous avons cerné des améliorations que nous présentons sous la forme de recommandations et qui pourraient être apportées à l'environnement de contrôle du bénéficiaire relativement au programme.

Nous souhaitons remercier le personnel et la direction d'AADNC et du bénéficiaire pour leur collaboration.

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2 Introduction

2.1 Renseignements sur le programme

NNC est un programme de contribution pour les aliments qui est axé sur le marché et administré par Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (« AADNC »). Il vise à faire en sorte que des aliments périssables et nutritifs soient plus accessibles et plus abordables pour les résidants des collectivités isolées du Nord qui n'ont pas de liaison de transport maritime et de surface pendant toute l'année vers des centres du sud. Le programme est entré en vigueur le 1er avril 2011 et remplace l'ancien programme Aliments-poste, un programme de contribution au transport offert par la Société canadienne des postes au nom d'AADNC.

À l'heure actuelle, 103 collectivités sont admissibles au programme (84 intégralement et 19 partiellement) au Nunavut, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon, au Labrador, au Québec, en Ontario, au Manitoba et en Saskatchewan. Deux niveaux de taux de contribution au kilogramme ont été établis pour chaque collectivité : le niveau 1 (plus élevé) pour les aliments périssables nutritifs et le niveau 2 (moindre) pour les autres produits admissibles. Les collectivités où les frais de transport et d'exploitation sont plus élevés qu'ailleurs ont droit aux taux de contribution supérieurs. La contribution s'applique uniquement aux produits admissibles qui sont expédiés par avion à des collectivités admissibles.

Les détaillants du Nord et les fournisseurs du Sud qui sont inscrits au programme sont tenus de gérer leur chaîne d'approvisionnement et de présenter une demande de contribution de NNC pour les aliments et les produits non alimentaires admissibles qu'ils expédient à des collectivités admissibles. Une fois par mois, ils doivent présenter une demande de contribution (kg x taux de contribution), un rapport d'expédition détaillé (kg par produit, collectivité, type de client, etc.), des factures et des lettres de transport afin de recevoir le paiement (certains ont droit à des paiements anticipés selon le poids prévu). Ces documents sont présentés à la tierce partie chargée de traiter les demandes du programme en vertu d'un contrat conclu avec AADNC (le Saskatchewan Institute of Information Technology, en collaboration avec Crawford Class Action Services). La tierce partie vérifie les demandes de contribution et présente à NNC une recommandation de paiement. Les détaillants du Nord inscrits doivent également présenter, directement à NNC, un rapport mensuel des prix pour une liste prédéterminée de denrées alimentaires. Ces exigences et les autres exigences applicables au programme sont précisées dans les ententes de financement conclues entre les bénéficiaires et AADNC.

Au 22 septembre 2014, NNC compte 27 fournisseurs du Sud et 8 détaillants du Nord (y compris 2 transformateurs d'aliments traditionnels) qui sont inscrits au programme. Les détaillants du Nord sont les entités qui exploitent des points de vente au détail d'aliments dans un ou plusieurs magasins des collectivités admissibles. Les fournisseurs du Sud sont des fournisseurs d'aliments qui exploitent leur entreprise dans des collectivités qui ne sont pas admissibles à NNC et qui fournissent des produits admissibles directement à des petits détaillants du Nord, des établissements commerciaux (restaurants, etc.), des établissements de services sociaux (garderies, etc.) et des particuliers (qui passent des commandes directes ou personnelles) dans des collectivités admissibles. Les transformateurs d'aliments traditionnels sont les usines situées à Cambridge Bay et à Rankin Inlet, au Nunavut, qui transforment du poisson et de la viande en vue de les distribuer aux collectivités admissibles de la région.

2.2 Renseignements sur le bénéficiaire

La Fédération des coopératives du Nouveau-Québec (la « FCNQ » ou le « bénéficiaire ») est un détaillant du Nord inscrit, situé à Baie-d'Urfé (Québec). Le bénéficiaire est une coopérative composée de 14 coopératives de villages du Nunavik. Le bénéficiaire reçoit et remplit les commandes pour ces 14 collectivités admissibles qui sont situées au Nunavik (voir la liste complète des collectivités à l'annexe A).

Le 4 avril 2012, AADNC et le bénéficiaire ont conclu l'entente de financement no 1213-01-000009, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2012 et devrait prendre fin le 31 mars 2015. Sous réserve des modalités de l'entente, le ministre s'engage à verser au bénéficiaire des paiements ne dépassant pas 7 000 000 $ par année dans le cadre du programme NNC. AADNC peut verser d'autres paiements en sus des montants précisés dans l'entente, selon les circonstances, tel qu'un remboursement, une fois que le bénéficiaire remplit les conditions de paiement.

2.3 Objet et portée

Dans le cadre de ses mesures de responsabilisation, AADNC doit s'assurer que les bénéficiaires du programme se conforment aux exigences de leurs ententes de financement respectives. Le programme repose en partie sur les pratiques, processus et procédures qui ont été adoptés par le bénéficiaire. En effectuant une vérification de la conformité de titulaires d'entente choisis, AADNC obtiendra l'assurance que des mesures de contrôle financier adéquates sont en place pour assurer une bonne gestion de l'initiative.

AADNC a retenu les services contractuels de Deloitte afin d'effectuer une évaluation de la conformité du bénéficiaire. Les objectifs de cette évaluation étaient de fournir au gouvernement du Canada des renseignements qui lui permettraient de déterminer si le bénéficiaire se conforme aux modalités de l'entente. En particulier, notre évaluation de la conformité visait à déterminer si :
  • le bénéficiaire a mis en place des mécanismes de contrôle administratif qui assurent la conformité aux modalités de l'entente et qui sont dûment conçus et instaurés;
  • le bénéficiaire a mis en place des mécanismes de contrôle financier qui assurent la conformité aux modalités de l'entente et qui sont dûment conçus et instaurés;
  • le bénéficiaire a des processus et des systèmes de préparation de rapports qui assurent la conformité aux modalités de l'entente et qui sont dûment conçus et instaurés afin de garantir qu'il possède des renseignements exacts et fiables pour appuyer la prise des décisions liées aux demandes de contribution;
  • les pratiques de gestion relatives à l'octroi de la contribution aux consommateurs finals sont efficaces et correspondent aux buts de l'initiative NNC.

Nos procédés ont porté sur tous ces domaines et nos constatations et recommandations font partie de notre rapport soumis à l'examen d'AADNC. La période visée par nos procédés concernant le bénéficiaire s'étendait du 1er juillet 2012 au 31 juillet 2013.

3 Approche et méthodologie

3.1 Approche

Deloitte a élaboré une approche particulière pour évaluer la conformité du bénéficiaire aux modalités de l'entente conclue avec AADNC, notamment en évaluant la conception et la mise en œuvre de méthodes de contrôle financier, la préparation de rapports et l'administration générale du programme Nutrition Nord Canada afin d'atteindre les objectifs de l'initiative.

Nous avons obtenu les demandes de contribution mensuelles présentées pour la période allant du 1er juillet 2012 au 31 juillet 2013. Deloitte a mené une entrevue le 19 janvier 2015 avec les représentants du bénéficiaire pour mieux comprendre les pratiques organisationnelles, les processus et la méthodologie, de même qu'évaluer le risque lié à la conformité à l'entente de financement conclue entre AADNC et le bénéficiaire.

À partir des résultats de l'entrevue, Deloitte a déterminé la taille de l'échantillon selon la fréquence des demandes de contribution présentées pendant la période visée en exerçant son jugement professionnel.

3.2 Méthodologie

L'évaluation de la conformité a été menée du 19 janvier au 23 janvier 2015. Avant de se présenter sur les lieux, Deloitte a examiné les renseignements fournis par AADNC et/ou le bénéficiaire, notamment :

  • le Manuel national du programme Nutrition Nord Canada pour les bénéficiaires du programme (avril 2014);
  • les contributions pour appuyer l'accès aux aliments sains dans les collectivités isolées du Nord – modalités (28 mai 2014);
  • l'entente de financement no 1213-01-000009 conclue entre Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et la Fédération des coopératives du Nouveau-Québec, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2012;
  • l'évaluation générale du risque que présente le bénéficiaire effectuée par AADNC (reçue en janvier 2015);
  • le Deloitte Audit Approach Manual;
  • la Politique sur les demandes de transfert et le Guide sur les subventions, contributions et autres paiements de transfert du Conseil du Trésor.

Après avoir examiné ces documents, Deloitte a établi les objectifs et les critères (tels que définis dans la section 5) qui, s'ils étaient remplis, nous permettraient de fournir des renseignements pour aider AADNC à déterminer si le bénéficiaire se conforme aux modalités de l'entente de financement qu'il a conclue avec le gouvernement du Canada à partir des résultats du procédé particulier qui a été entrepris.

Deloitte a examiné certains comptes et registres du bénéficiaire portant sur l'entente et mené des entrevues avec des membres du personnel clé du bénéficiaire qui ont pris part aux volets administratifs ou financiers associés à la mise en œuvre de l'entente. Des activités de contrôle propres à la prestation du programme NNC ont été définies et déterminées afin d'évaluer uniquement la conception et la mise en œuvre.

Notre rapport sur des procédés particuliers figure à l'annexe C.

4 Restriction quant à l’utilisation du rapport

Le présent rapport n'est pas destiné à la diffusion ou à la publication, et il ne doit pas être reproduit à une fin autre que celle de l'utilisation d'AADNC sans avoir préalablement obtenu l'autorisation écrite dans chaque cas particulier. Nous n'assumons aucune responsabilité relativement aux pertes subies à la suite de la diffusion, de la publication ou de la reproduction de ce rapport, si les dispositions du présent paragraphe ne sont pas respectées.

Les procédés que nous avons exécutés ne constituent pas une mission de vérification ou d'examen et, en conséquence, nous n'exprimons aucune opinion ni ne fournissons aucune garantie dans notre rapport.

Nous nous réservons le droit de revoir ce rapport et, si nous le jugeons nécessaire, de le réviser compte tenu des renseignements obtenus après la date de publication, mais nous ne sommes aucunement tenus de le faire.

5 Constatations et recommandations

5.1 Évaluation des contributions et des marges

Aperçu

Le bénéficiaire doit veiller à transférer la totalité de la contribution aux consommateurs au moment de la vente : transférer la totalité de la contribution signifie que l'intégralité de celle-ci est déduite du prix de vente et que le bénéficiaire calcule ses marges sur le coût du produit « en magasin » après avoir appliqué la contribution.

Le montant de la contribution est calculé selon le poids (en kilogrammes) des produits expédiés par avion, multiplié par les taux de contribution particuliers établis par AADNC pour les collectivités admissibles. Il existe deux niveaux de taux de contribution : le niveau 1 est un taux de contribution plus élevé, qui s'applique à la plupart des aliments nutritifs; le niveau 2 est un taux de contribution moindre. AADNC tient une liste détaillée des aliments admissibles aux taux de contribution du niveau 1 et du niveau 2 et la révise à intervalles réguliers.

5.1.1 Objectif 1 : Description du processus et de la méthodologie employés pour déterminer qu'une contribution est transférée aux consommateurs

Remarques :

  • À titre de coopérative, le bénéficiaire ne s'attend pas à réaliser de bénéfices en général. Pour établir le prix à demander aux coopératives de village, la direction fixe la marge de chaque catégorie de produits à vendre par la coopérative principale afin d'atteindre le seuil de rentabilité dans toutes les catégories de produits. Les marges sont approuvées par le conseil d'administration. Elles peuvent être révisées à la demande des membres afin de réduire le coût de produits particuliers (comme le lait maternisé).
  • Ce processus est identique pour les produits admissibles et non admissibles, mais les marges des produits admissibles tiennent compte de la contribution et sont inférieures à celles des produits non admissibles.
  • La marge des produits vendus est le pourcentage estimatif exigé pour couvrir des dépenses telles que le loyer, l'électricité, les salaires, et autres, qui sont engagées par les coopératives de village. Puisque le prix facturé aux coopératives de village est réduit pour tenir compte de la contribution, la marge réalisée sur les produits admissibles et non admissibles est identique.
  • Les coopératives membres sont considérées être des parties liées puisque le conseil d'administration du bénéficiaire se compose de deux représentants de chaque coopérative et que le prix de vente dans les coopératives du Nord est déterminé par le bénéficiaire.
  • Les états financiers internes sont examinés à intervalles réguliers pour confirmer que les écarts entre le montant des ventes et le coût des ventes ne sont pas importants au point d'entraîner une perte ou des revenus excessifs.
  • Tout excédent annuel est redistribué aux 14 coopératives membres de la manière approuvée par le conseil d'administration. Pour les années terminées le 31 décembre 2013 et 2012, l'excédent représentait respectivement 1,5 % et 3 % du revenu total.

5.1.2 Objectif 2 : Examen des pratiques d'établissement de prix ou de facturation du bénéficiaire concernant la contribution, p. ex., marges réalisées sur les produits admissibles et les produits non admissibles

Remarques :

  • Tel qu'indiqué dans la section 5.1.1., le processus d'établissement du prix est identique pour les produits admissibles et non admissibles, mais les marges des produits admissibles tiennent compte de la contribution et sont moins élevées que celles des produits non admissibles.
  • Le bénéficiaire fait des ventes à Construction FCNQ, une partie liée. Selon notre examen du processus par lequel la direction établit les prix, nous avons constaté que le bénéficiaire facture directement à Construction FCNQ les frais d'expédition des marchandises vendues et qu'il ne demande aucune contribution pour ces produits. Toutefois, des frais administratifs ne sont pas exigés pour couvrir les frais généraux (ces frais représenteraient moins de 2 % du coût du produit vendu). Dans les faits, tous les frais généraux engagés par la FCNQ sont affectés aux coopératives de village.

5.1.3 Objectif 3 : Démontrer que le bénéficiaire calcule ses marges sur le coût du produit « en magasin ». Aux fins de cette analyse, le coût « en magasin » comprend le coût du produit + les frais d'expédition + les frais généraux

Remarques :

  • Tel que susmentionné, à titre de coopérative, le bénéficiaire n'a pas l'intention de réaliser de bénéfices sur la vente de produits admissibles et non admissibles. Voir la discussion sur la façon de déterminer la marge à la section 5.1.1.
  • Le prix de vente est établi comme le coût du produit plus la marge autorisée, qui vise à couvrir les frais généraux et d'expédition moins la contribution reçue. Tel qu'indiqué, les marges sont fixées par le conseil d'administration pour des catégories de produits en général. Les produits admissibles ont nécessairement une marge inférieure aux produits non admissibles en raison du coût des produits. Voir l'exemple ci-dessous à titre d'illustration :
  Coût du produit Expédition Contribution Coût en magasin Marge (pour couvrir les frais généraux) Prix de vente Marge sur le coût du produit
Niveau 1 100 $ 10 $ (8) 102 $ 15 % 117,30 $ 17 %
Niveau 2 100 $ 10 $ (4) 106 $ 15 % 121,90 $ 17 %
Non admissible 100 $ 10 $ - 110 $ 15 % 126,50 $ 27 %
  • Nous n'avons été mis au courant d'aucun achat qui aurait été fait par le bénéficiaire auprès de parties liées, ni pris connaissance d'aucun achat du genre.
  • Nous avons sélectionné un échantillon de 37 produits et effectué un sondage pour chacun d'eux afin de corroborer l'assertion de la direction selon laquelle la contribution est transférée en totalité au consommateur final; nos sondages comprenaient :
    • la comparaison du prix de vente du bénéficiaire au prix de vente attendu (le coût + la marge autorisée sur le produit) et des explications sur les écarts;
    • la comparaison du prix de vente du bénéficiaire au prix de vente attendu selon sa marge générale avant la contribution, moins la contribution (le coût + la marge générale – la contribution), et des explications sur les écarts importants;
    • la comparaison de la marge implicite dans le prix de vente de la coopérative à la marge autorisée et des explications sur les écarts.
  • Pour un des 37 sondages que nous avons menés, nous n'avons pas obtenu d'explications de l'écart entre la marge autorisée standard du bénéficiaire et la marge réelle; il n'a pas été possible d'obtenir le poids réel de ce produit particulier (le poids du chou varie selon l'article) puisque les systèmes du bénéficiaire ne conservent les détails sur l'expédition que pendant une période d'un an.
  • Par ailleurs, deux des 37 produits sélectionnés aux fins du sondage (des bananes et des piments jalapeños) ont été vendus au consommateur final sous le code « aucun code »; puisque ces produits n'avaient pas de code à barres, les employés du bénéficiaire ont dû entrer les renseignements manuellement. Par conséquent, il y a un risque accru d'attribuer un mauvais code à un produit pour la contribution du programme NNC. Selon les renseignements obtenus de la direction, les erreurs de codage décelées dans les magasins des coopératives sont attribuables à la rotation élevée des employés; les erreurs de codage font augmenter le risque d'appliquer le mauvais taux de contribution. Nous comprenons, selon les discussions, que le bénéficiaire est en voie d'instaurer des solutions (p. ex., revoir ses processus administratifs sur la création de nouveaux produits) pour réduire de telles erreurs. Le bénéficiaire a également fait savoir que lorsque le code de Nutrition Nord Canada d'un produit particulier était changé, il n'en était pas avisé suffisamment à l'avance pour pouvoir apporter des modifications à ses systèmes, ce qui crée des écarts de codage pour des produits particuliers.
  • Selon nos procédés et pour l'échantillon choisi, ainsi que l'extrait de l'écart susmentionné, aucune erreur n'a été constatée dans le calcul de la contribution.

5.1.4 Objectif 4 : Confirmation, par le bénéficiaire, que ses marges ont été analysées ou examinées et qu'il existe des preuves qu'elles ne viennent pas éroder la valeur de la contribution

Remarques :

  • Tel que susmentionné à l'objectif 5.1.3, le bénéficiaire n'a pas l'intention de réaliser des bénéfices sur la vente de produits admissibles ou non admissibles. Les marges réalisées sur ces produits sont approuvées par le conseil d'administration, établies selon les coûts réels et révisées à intervalles réguliers par le conseil. Tout excédent des revenus sur les dépenses en fin d'exercice est redistribué aux collectivités.
  • Voir les résultats des procédés de vérification des marges à la section 5.1.3.

5.2 Évaluation des systèmes et procédures de préparation de rapports et de présentation de demandes de contribution

Aperçu

Afin de bien mettre en œuvre le programme NNC et de surveiller l'efficacité de sa prestation, AADNC se reporte aux renseignements présentés par le bénéficiaire. Une fois par mois, ce dernier doit présenter un formulaire de demande de contribution, un rapport détaillé sur les expéditions d'aliments, ainsi que des copies électroniques de toutes les factures et de toutes les lettres de transport aérien associées à une demande de contribution. Ce formulaire doit être signé par le bénéficiaire pour attester que la contribution a été transférée en totalité aux consommateurs. Le format des rapports est prescrit par AADNC et des modèles sont fournis au bénéficiaire.

Sur la demande de contribution et le rapport détaillé des expéditions figure le poids total des produits (en kilogrammes) expédiés aux collectivités admissibles. Le rapport est ventilé par numéro d'identification de produit de NNC et par collectivité. La demande est ensuite soumise à l'aide du logiciel de présentation des demandes de contribution de NNC et elle est examinée par une tierce partie chargée de traiter les demandes de contribution afin de déceler tout écart. Les écarts qui sont repérés sont transmis au bénéficiaire et un rapprochement doit être fait avant le paiement.

5.2.1 Objectif 1 : Attester que seuls des produits admissibles sont demandés et déclarés

Remarques :

  • La direction du bénéficiaire a instauré les processus suivants pour assurer la validité, l'exactitude et l'intégralité des rapports mensuels :
    • les commis au soutien de la gestion des commandes entrent chaque nouvel article en stock (tant admissible que non admissible) dans le système DMS (Data Management Software), soit la catégorie, la description de l'article, le poids estimatif et le code NNC (selon le cas);
    • à la fin de chaque journée, le gestionnaire adjoint – services aux magasins valide les données entrées en exportant un rapport de chaque article admissible créé et il confirme le code NNC et le poids estimatif; il fait des ajustements pour tout écart constaté;
    • il exporte également un rapport de tous les articles créés sans code NNC afin de déceler ceux qui sont admissibles à une contribution, mais qui ne portent pas le code d'admissibilité;
    • tout ajustement nécessaire est apporté par le gestionnaire adjoint – services aux magasins;
    • les renseignements sont transférés automatiquement dans le système WMS (Warehouse Management Software) puisque les deux systèmes (WMS et DMS) sont liés; les nouveaux articles sont identifiés comme étant nouveaux et doivent être validés par un employé de l'entrepôt avant de pouvoir être reçus dans l'entrepôt du bénéficiaire;
    • lorsqu'un nouvel article est reçu pour la première fois, le commis de l'entrepôt doit le valider avant de le numériser; ce genre de produit est donc mis de côté pour la validation;
    • le commis mesure et pèse l'article séparément et dans son emballage (p. ex., boîte de 12 sacs d'arachides) et entre les données dans le système WMS; nous avons constaté que la FCNQ entre la description de l'article dans le système pendant la numérisation; lorsque cette procédure est exécutée, les articles portent le code « V », qui signifie qu'ils ont été validés, et ils peuvent ensuite être numérisés et traités.
  • Puisque les articles sont indiqués comme étant admissibles ou non admissibles dans le système DMS (les articles portant un code de NNC sont admissibles), le système peut générer automatiquement un rapport sur tous les articles admissibles vendus aux coopératives pendant une période précise :
    • le commis comptable – facturation doit générer le rapport mensuel, qui est par la suite exporté dans une feuille de calcul Excel;
    • le rapport est soumis à un test d'exactitude mathématique et les totaux sont entrés manuellement dans le rapport mensuel des demandes de contribution; le gestionnaire adjoint – services aux magasins importe les sous-totaux dans une feuille de calcul pour comparer la contribution demandée une fois par mois et déterminer les écarts importants, qui peuvent être l'indice d'erreurs mathématiques dans le rapport;
    • le rapport, ainsi que la feuille de calcul détaillée, est envoyé à AADNC et au gestionnaire adjoint – services aux magasins.
  • Pour la période de treize mois visée par l'évaluation, nous avons sélectionné trois (3) rapports en vue d'une analyse détaillée et effectué les procédés suivants :
    • nous avons fait un rapprochement entre la demande de contribution et le rapport détaillé;
    • nous avons calculé à nouveau le rapport détaillé;
    • nous avons examiné la liste des produits demandés dans le rapport détaillé pour savoir s'il y avait des produits non admissibles.
  • Parmi ces trois (3) rapports, nous avons sélectionné un échantillon de 37 achats admissibles et effectué les procédés suivants :
    • nous nous sommes assurés que le produit était admissible à la contribution;
    • nous avons examiné les documents d'expédition afin de confirmer la réception des produits et leur poids;
    • nous nous sommes assurés que la contribution demandée était calculée conformément à l'entente.
  • Selon ces procédés :
    • les rapports correspondaient aux renseignements envoyés à AADNC;
    • nous n'avons pas trouvé de produits non admissibles;
    • pour un des 37 sondages, nous n'avons pas été en mesure d'obtenir le poids réel du produit particulier puisque les systèmes du bénéficiaire ne conservent les détails sur l'expédition que pendant une période d'un an;
    • toutefois, nous avons constaté un écart entre le rapport en format Excel extrait du système DMS (pour le mois d'octobre 2012) et les renseignements figurant dans le rapport envoyé à AADNC; un écart de 600 $ (le bénéficiaire a demandé un montant en moins d'environ 600 $) découlait d'une erreur de calcul manuel des montants exigibles d'AADNC.

Recommandation : Puisqu'il pourrait y avoir d'autres écarts non relevés entre les montants déclarés à AADNC et le montant à l'égard duquel le bénéficiaire est admissible à une contribution, nous recommandons que le gestionnaire adjoint – services aux magasins du bénéficiaire effectue un examen indépendant des rapports avant de les présenter à AADNC pour assurer l'exactitude et l'intégralité de ces rapports.

5.2.2 Objectif 2 : Calculer le poids approprié des produits pour lesquels la valeur de la contribution est demandée

Remarque :

  • Voir les remarques à la section 5.2.1.

5.2.3 Objectif 3 : S’assurer que les demandes mensuelles et les rapports détaillés sont valides et exacts

Remarque :

  • Voir les remarques et recommandations à la section 5.2.1.

5.2.4 Objective 4: Demonstrate that controls in place find errors and fix them on a timely basis

Remarque :

  • Voir les remarques et recommandations à la section 5.2.1.

6 Conclusion

Selon les procédés que nous avons exécutés, nous avons constaté une exception. Pour un des 37 sondages que nous avons menés, nous n'avons pas obtenu d'explications de l'écart entre la marge autorisée standard du bénéficiaire et la marge réelle; il n'a pas été possible d'obtenir le poids réel de ce produit particulier (le poids du chou varie selon l'article) puisque les systèmes du bénéficiaire ne conservent les détails sur l'expédition que pendant une période d'un an. Cette exception n'est pas clairement une erreur, mais nous ne pouvons pas tirer de conclusions.

En outre, nous avons constaté un écart entre le rapport en format Excel extrait du système DMS (pour octobre 2012) et les renseignements figurant dans le rapport envoyé à AADNC. Un écart de 600 $ s'est produit (le bénéficiaire a demandé un montant en moins d'environ 600 $) en raison d'une erreur dans le nouveau calcul manuel des montants exigibles d'AADNC.

Par ailleurs, deux des 37 produits sélectionnés aux fins du sondage (des bananes et des piments jalapeños) ont été vendus au consommateur final sous le code « aucun code »; puisque ces produits n'avaient pas de code à barres, les employés du bénéficiaire ont dû entrer les renseignements manuellement. Par conséquent, il y a un risque accru d'attribuer un mauvais code à un produit pour la contribution du programme NNC. Selon les renseignements obtenus de la direction, les erreurs de codage décelées dans les magasins des coopératives sont attribuables à la rotation élevée des employés; les erreurs de codage font augmenter le risque d'appliquer le mauvais taux de contribution. Nous comprenons, selon les discussions, que le bénéficiaire est en voie d'instaurer des solutions (p. ex., revoir ses processus administratifs sur la création de nouveaux produits) pour réduire de telles erreurs. Le bénéficiaire a également fait savoir que lorsque le code de Nutrition Nord Canada d'un produit particulier était changé, il n'en était pas avisé suffisamment à l'avance pour pouvoir apporter des modifications à ses systèmes, ce qui crée des écarts de codage pour des produits particuliers.

Nous avons constaté que des améliorations pourraient être apportées dans le domaine suivant :

Les procédés que nous avons exécutés ne constituent pas une mission de vérification ou d'examen et, en conséquence, nous n'exprimons aucune opinion ni ne fournissons aucune garantie dans notre rapport.

Par ailleurs, il y a lieu de noter que notre évaluation porte sur la période allant du 1er juillet 2012 au 31 juillet 2013.

Annexe A – Collectivités admissibles

Le tableau ci dessous présente les collectivités admissibles à NNC qui ont obtenu les services du bénéficiaire pendant la période visée par notre évaluation de la conformité.

Collectivité Code
Akulivik QC-NQC-AKU
Aupaluk QC-NQC-AUP
Inukjuak QC-NQC-INU
Ivujivik QC-NQC-IVU
Kangiqsualujjuaq QC-NQC-KAL
Kuujjuaq QC-NQC-KAQ
Kuujjuarap QC-NQC-KIK
Kangiqsujuaq QC-NQC-KJU
Kangirsuk QC-NQC-KUK
Puvirnituq QC-NQC-PUV
Quaqtaq QC-NQC-QUA
Salluit QC-NQC-SAL
Tasiujaq QC-NQC-TAS
Umiujaq QC-NQC-UMI

Appendix B – Summary of claim submissions

Mois Montant de la contribution demandée Retenue pour un examen détaillé
Exercice 2012 2013
Juillet 2012 598 528
Août 2012 613 482 X
Septembre 2012 704 097
Octobre 2012 563 508
November 2012 527 317
Décembre 2012 668 970 X
Janvier 2013 612 395
Février 2013 623 816
Mars 2013 633 917
Total partiel 5 546 030 $
Exercice 2013-2014
Avril 2013 725 881 $ X
Mai 2013 622 726
Juin 2013 624 537
Juillet 2013 569 869
Total partiel 2 543 013 $
Total des demandes de contribution 8 089 043 $

Annexe C – Rapport sur les procédés de vérification particuliers

Deloitte LLP
100, rue Queen
Bureau 1600
Ottawa (Ontario)  K1P 5T8

Téléphone : 613-236-2442
Téléc. : 613-751-5427
www.deloitte.ca

À : Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (« AADNC »)

Objet : La Fédération des coopératives du Nouveau-Québec (le « bénéficiaire »)

Comme il avait été expressément convenu, nous avons exécuté les procédés suivants relativement aux demandes de contribution du bénéficiaire ci-dessus dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada (« NNC ») pour la période s'échelonnant du 1er juillet 2012 au 31 juillet 2013 :

Après avoir appliqué ces procédés, nous avons relevé les exceptions suivantes :

Toutefois, ces procédés ne constituent pas une vérification de la conformité du bénéficiaire au programme Nutrition Nord Canada et, par conséquent, nous n'exprimons aucune opinion quant à la conformité du bénéficiaire au programme Nutrition Nord Canada.

Cette lettre ne doit être utilisée qu'avec l'évaluation de la conformité du bénéficiaire au programme Nutrition Nord Canada d'AADNC.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

Comptables professionnels agréés
Experts-comptables autorisés

1er octobre 2015

Avez-vous trouvé ce que vous cherchiez?

Qu’est-ce qui n’allait pas?

Vous ne recevrez aucune réponse. N'incluez pas de renseignements personnels (téléphone, courriel, NAS, renseignements financiers, médicaux ou professionnels)
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