Rapport sur l’évaluation de la conformité AN Food Distributors Ltd.

Concernant les ententes de financement no 1213 01 000049 et no 1415 HQ 000029 conclues entre Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et AN Food Distributors Ltd.

Deloitte LLP
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Le 1er octobre 2015

Personnel et confidentiel

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada
10, rue Wellington
Gatineau (Québec)  K1A 0H4

Évaluation de la conformité d’un bénéficiaire du programme Nutrition Nord Canada

Madame, Monsieur,

Les experts de Deloitte sont heureux de soumettre le présent rapport dans lequel sont présentés les résultats obtenus à la suite de l'évaluation de la conformité des ententes de financement no 1213-01-000049 (ainsi que de la modification no 0001) et no 1415-HQ-000029 conclues entre Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et AN Food Distributors Ltd. en ce qui a trait au programme Nutrition Nord Canada, pour la période du 1er avril 2012 au 30 septembre 2014.

Si vous avez des questions au sujet des renseignements qui figurent dans le présent rapport, n'hésitez pas à nous en faire part.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

_____________________

Comptables professionnels agréés
Experts-comptables autorisés

Table des matières

1 Sommaire

À la demande d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC), Deloitte S.E.N.C.R.L. (« Deloitte » ou « nous ») a effectué une évaluation de la conformité de l'entente de financement conclue entre AADNC et le bénéficiaire, AN Food Distributors Ltd. (le « bénéficiaire ») dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada. Nutrition Nord Canada (« NNC » ou le « programme ») est un programme de contributions du gouvernement canadien qui permet aux gens du Nord des collectivités isolées d'obtenir un meilleur accès à des aliments périssables et nutritifs. NNC fait partie de la Stratégie pour le Nord du gouvernement du Canada. Les ententes de financement no 1213-01-000049, y compris la modification no 0001, et no 1415-HQ-000029 (collectivement, l'« entente »), ont été signées par les deux parties, le 10 avril 2012 et le 27 mars 2014, respectivement. L'objectif de l'évaluation de la conformité consistait à fournir des renseignements afin de vérifier les aspects suivants :

  • Le bénéficiaire transmet entièrement la valeur de la contribution aux consommateurs.
  • Les exigences relatives à la visibilité du programme sont respectées, et les consommateurs sont clairement mis au courant de la contribution.
  • Le bénéficiaire règle les écarts et les problèmes de contrôle liés à ses systèmes et procédures d'établissement de rapports et de soumission de demandes.
  • Le bénéficiaire respecte les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.

La période visée par l'évaluation de la conformité s'échelonne du 1er avril 2012 au 30 septembre 2014. Nous avons établi la taille des échantillons selon la fréquence des demandes de contribution et le niveau de risque posé par le programme en exerçant notre jugement professionnel.

Notre évaluation de la conformité s'est déroulée du 9 février 2015 au 13 février 2015, dans les locaux du bénéficiaire, à Whitehorse, au Yukon.

Nous avons d'abord rencontré le bénéficiaire afin de connaître et de consigner ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus en ce qui concerne l'utilisation des fonds demandés au titre du programme NNC, la prestation du programme et l'établissement de rapports. Nous avons également tenu compte de la visibilité du programme. Nous avons par la suite effectué des opérations détaillées qui ont porté sur l'exactitude et la validité des demandes du bénéficiaire afin de veiller à ce que le bénéficiaire transmette adéquatement la valeur de la contribution aux consommateurs admissibles. Nous n'avons pas effectué de vérification des demandes de contribution.

Compte tenu des opérations effectuées, dont la description détaillée se trouve dans le présent rapport, nous avons constaté un certain nombre d'erreurs dans les échantillons que nous avons sélectionnés; nous avons observé que, de façon générale, le bénéficiaire accordait systématiquement aux clients des contributions de niveau plus élevé, comparativement aux contributions qu'il demandait à AADNC. Nous avons également souligné quelques aspects à améliorer, et les avons présentés sous la forme de recommandations qui permettront au bénéficiaire d'améliorer son environnement de contrôle, en ce qui concerne le programme.

Nous remercions le personnel et la direction d'AADNC et du bénéficiaire pour leur collaboration.

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2 Introduction

2.1 Renseignements au sujet du programme

NNC est un programme de contributions alimentaires axé sur le marché et administré par AADNC. Le programme vise à rendre les aliments périssables et nutritifs plus accessibles et plus abordables pour les résidants du Nord vivant dans des collectivités isolées qui n'ont pas de liaison de transport maritime et de surface pendant toute l'année vers des centres du sud. Le programme a été lancé le 1er avril 2011, et a remplacé l'ancien Programme d'approvisionnement alimentaire par la poste, qui était un programme de contribution au transport, exécuté par la Société canadienne des postes, au nom d'AADNC.  

On compte actuellement 103 collectivités admissibles au programme (84 le sont entièrement, et 19 le sont partiellement). Elles sont situées au Nunavut, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon, au Labrador, au Québec, en Ontario, au Manitoba et en Saskatchewan. Deux échelons de taux de contribution par kilogramme ont été fixés pour chaque collectivité : le niveau 1 (plus élevé), pour les aliments périssables les plus nutritifs; le niveau 2 (moindre), pour d'autres produits admissibles. Les collectivités où les coûts des opérations et du transport sont plus élevés ont droit à des taux de contribution plus élevés. La contribution s'applique seulement aux produits admissibles qui sont expédiés par avion aux collectivités admissibles.

Les détaillants du Nord et les fournisseurs du Sud inscrits au programme sont responsables de la gestion de leur chaîne d'approvisionnement et des demandes de contributions de NNC pour les produits admissibles, qu'il s'agisse ou non d'aliments, qu'ils expédient aux collectivités admissibles. Chaque mois, ils doivent présenter une demande (kg x taux de contribution), un rapport détaillé d'expédition (kg par produit, collectivité, type de client, etc.), puis des factures et des feuilles de route afin de recevoir le paiement (certains peuvent recevoir des paiements anticipés, selon les poids prévus). Ces documents sont soumis à l'évaluateur des demandes du programme; il s'agit d'un sous-traitant embauché par AADNC (en l'occurrence, le Saskatchewan Institute of Information Technology, en collaboration avec Crawford). L'évaluateur des demandes vérifie les demandes et recommande un montant de paiement à NNC. Les détaillants du Nord inscrits doivent également soumettre, directement à NNC, un rapport mensuel d'établissement des prix pour une liste préétablie d'aliments. Ces obligations, ainsi que plusieurs autres exigences du programme, sont définies dans les ententes de financement conclues entre les bénéficiaires et AADNC.

Depuis le 22 septembre 2014, le programme NNC compte 27 fournisseurs du Sud et 8 détaillants du Nord (dont deux transformateurs d'aliments traditionnels) inscrits au programme. Les détaillants du Nord sont les sociétés qui dirigent une ou plusieurs épiceries au sein des collectivités admissibles. Les fournisseurs du Sud sont les fournisseurs d'aliments menant leurs activités à l'extérieur des collectivités ne participant pas au NNC, et qui fournissent des produits admissibles directement aux petits détaillants du Nord, aux établissements commerciaux (restaurants, etc.), aux institutions sociales (garderies, etc.) et aux particuliers (il s'agit des commandes directes ou personnelles) qui se trouvent dans les collectivités admissibles. Les transformateurs d'aliments traditionnels ont des usines situées à Cambridge Bay et à Rankin Inlet, au Nunavut; dans ces installations on transforme le poisson et la viande en vue de la distribution aux collectivités admissibles de la région.

2.2 Renseignements relatifs au bénéficiaire

Ltd. est un fournisseur du Nord inscrit qui se trouve à Whitehorse, au Yukon. Le bénéficiaire est une compagnie aérienne qui livre des produits exclusivement à une collectivité, soit Old Crow, au Yukon. Le bénéficiaire n'offre que des services de livraison de produits entre Whitehorse et Old Crow, et n'a aucun pouvoir discrétionnaire en ce qui concerne les coûts sous-jacents ou les prix de vente de la marchandise.

Le 10 avril 2012, AADNC et le bénéficiaire ont conclu l'entente de financement no 1213-01-000049, ce qui comprend la modification no 0001, en vigueur du 1er avril 2012 au 31 mars 2014. Le 27 mars 2014, AADNC et le bénéficiaire ont conclu l'entente de financement no 1415-HQ-000029, en vigueur du 1er avril 2014 au 31 mars 2015. Conformément aux modalités des ententes, le ministre versera des contributions au bénéficiaire; les montants maximaux sont répartis comme suit :

  • 18 000 $ pour l'année se terminant le 31 mars 2013;
  • 18 000 $ pour l'année se terminant le 31 mars 2014;
  • 21 000 $ pour l'année se terminant le 31 mars 2015.

AADNC peut émettre des versements supplémentaires, selon les circonstances. Il peut s'agir notamment de remboursements, si le bénéficiaire respecte les conditions des versements.

2.3 Objet et portée

Conformément à ses mesures de reddition de compte, AADNC doit veiller à ce que les bénéficiaires du programme observent les exigences de leurs ententes de financement respectives. Le programme repose en partie sur les pratiques, processus et procédures qui ont été adoptés par le bénéficiaire. En effectuant une vérification de la conformité de titulaires d'entente choisis, AADNC obtiendra l'assurance que des mesures de contrôle financier adéquates sont en place pour assurer une bonne gestion de l'initiative.

AADNC a mandaté Deloitte pour évaluer la conformité du bénéficiaire. Les objectifs de l'évaluation de la conformité consistaient à fournir des renseignements au gouvernement du Canada afin de lui permettre de savoir si le bénéficiaire respectait les modalités de l'entente. Plus particulièrement, notre évaluation de la conformité devait permettre de vérifier la présence des éléments suivants :

  • Le bénéficiaire a mis en place des contrôles administratifs qui sont conçus et mis en œuvre de façon efficace et qui assurent la conformité aux termes des ententes;
  • Le bénéficiaire mis en place des contrôles financiers qui sont conçus et mis en œuvre de façon efficace et qui assurent la conformité aux termes des ententes;
  • Le bénéficiaire dispose de processus et de systèmes d'établissement de rapports qui assurent la conformité aux termes des ententes et qui sont conçus et mis en œuvre de façon efficace pour permettre au bénéficiaire d'obtenir des renseignements exacts et fiables auxquels il peut se fier lors de la prise de décisions relatives aux demandes;
  • Les pratiques de gestion qui assurent la transmission de la contribution aux consommateurs finals sont efficaces et permettent d'atteindre les objectifs de l'initiative NNC.

Nos opérations ont porté sur tous ces aspects, et nos résultats et recommandations se trouvent dans notre rapport soumis à l'étude d'AADNC. Nos opérations relatives à AN Food Distributors Ltd. se sont déroulées du 1er avril 2012 au 30 septembre 2014.

3 Approche et méthodologie

3.1 Approche

Deloitte a élaboré une stratégie spécifique pour évaluer la conformité du bénéficiaire aux modalités des ententes conclues avec AADNC. La stratégie comprend une évaluation de l'élaboration et de l'application des pratiques de contrôle financier, de l'établissement des rapports et de l'administration générale du programme NNC qui permettront d'atteindre les objectifs de l'initiative.

Nous avons obtenu les demandes de contribution mensuelles du 1er avril 2012 au 30 septembre 2014. Le 9 février 2015, nous avons également mené un entretien avec les représentants du bénéficiaire afin de mieux comprendre les pratiques, les processus et la méthodologie de l'organisation, et ainsi être en mesure d'évaluer le risque lié à la conformité en ce qui concerne les ententes conclues entre AADNC et le bénéficiaire.

À partir des résultats de l'entrevue, Deloitte a déterminé la taille de l'échantillon selon la fréquence des demandes de contribution présentées pendant la période visée en exerçant son jugement professionnel.

3.2 Méthodologie

L'évaluation de la conformité a eu lieu du 2 au 6 février 2015. Avant d'arriver sur les lieux, Deloitte a examiné les renseignements fournis par AADNC et par le bénéficiaire, notamment :

  • Le Manuel national du programme Nutrition Nord Canada pour les bénéficiaires du programme (avril 2014);
  • Contributions pour appuyer l'accès aux aliments sains dans les collectivités isolées du Nord – Modalités (28 mai 2014);
  • Entente de financement no 1213-01-000049 (ainsi que la modification no 0001), qui est entrée en vigueur le 1er avril 2012 et a pris fin le 31 mars 2014;
  • Entente de financement no 1415-HQ-000029, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2014 et doit prendre fin le 31 mars  2015;
  • Évaluation générale du risque que présente le bénéficiaire effectuée par AADNC (reçue en janvier 2015);
  • La politique du Conseil du Trésor en matière de paiements de transfert, et le Guide sur les contributions, contributions et autres paiements de transfert.

À la suite de l'examen de ces documents, Deloitte a fixé des objectifs et des critères (détaillés à la section 5) qui, s'ils sont respectés, permettront de fournir des renseignements qui aideront AADNC à déterminer si le bénéficiaire se conforme aux modalités de l'entente de financement qu'il a conclue avec le gouvernement du Canada , compte tenu du résultat des opérations particulières entreprises.

Deloitte a examiné certains comptes et registres du bénéficiaire portant sur les ententes et mené des entrevues avec les principaux membres du personnel du bénéficiaire qui ont pris part aux volets administratifs ou financiers associés à la mise en œuvre des ententes. Des activités de contrôle propres à la prestation du programme NNC ont été définies et déterminées afin d'évaluer uniquement la conception et la mise en œuvre.

Notre rapport sur les procédés de vérification particuliers se trouve à l'Annexe C.

4 Restrictions concernant l'utilisation du présent rapport

Le présent rapport n'est pas destiné à la diffusion ou à la publication, et il ne doit pas être reproduit à une fin autre que celle de l'utilisation d'AADNC sans avoir préalablement obtenu l'autorisation écrite pour chaque cas particulier. Nous n'assumons aucune responsabilité liée aux pertes subies à la suite de la diffusion, de la publication ou de la reproduction de ce rapport, si les dispositions du présent paragraphe ne sont pas respectées.

Les opérations que nous avons menées ne constituent pas une mission de vérification ou d'examen et, en conséquence, nous n'exprimons aucune opinion ni ne fournissons aucune garantie dans notre rapport.

Nous nous réservons le droit de revoir ce rapport et, si nous le jugeons nécessaire, de le réviser compte tenu de renseignements obtenus après la date de publication, mais nous ne sommes aucunement tenus de le faire.

5 Constatations et recommandations

5.1 Évaluation des contributions et des marges

Aperçu

Le bénéficiaire doit veiller à ce qu'il transmette le montant entier de la contribution aux consommateurs au moment de la vente. Transmettre le montant de la contribution signifie que le montant total de la contribution est déduit du prix de vente, et que le bénéficiaire calcule les marges de profit selon le prix en magasin du produit, après avoir déduit la contribution.

Le montant de la contribution est calculé selon le poids (en kilogrammes) des produits expédiés par avion, multiplié par les taux de contribution particuliers établis par AADNC pour les collectivités admissibles. Il existe deux taux de contribution – le niveau 1 est un taux de contribution supérieur pour les aliments les plus nutritifs; le niveau 2 est un taux de contribution moindre. AADNC tient une liste détaillée des aliments admissibles au taux de contribution, que ce soit au niveau 1 ou au niveau 2, et révise cette liste de façon périodique.

5.1.1 Objectif 1 : Description du processus et de la méthodologie qui servent à confirmer que la contribution est transmise aux consommateurs

Remarques :

  • Le bénéficiaire est une compagnie aérienne, et ne s'occupe que du transport des produits admissibles. Le bénéficiaire ne vend pas les produits qu'il transporte. Par conséquent, la contribution s'applique exclusivement aux frais de transport de Whitehorse, au Yukon, vers Old Crow, au Yukon (car Old Crow est la seule collectivité admissible desservie par le bénéficiaire). Tous les produits sont transportés sur des avions de passagers; aucun avion-cargo n'est utilisé.
  • Les clients achètent les produits dans les magasins de Whitehorse (habituellement au Real Canadian Superstore, ou à d'autres magasins semblables) et apportent leurs commandes au bureau de fret du bénéficiaire. Le bénéficiaire n'a aucun pouvoir discrétionnaire en ce qui concerne les coûts ou les prix de vente des produits que les clients achètent et transportent, puisque ces produits sont vendus par des détaillants indépendants.
  • Le bureau de fret doit obtenir le reçu détaillé des produits du magasin. L'agent du bureau de fret utilise la copie du reçu pour vérifier et peser chaque produit, et inscrit le poids de chaque produit admissible sur la copie du reçu. Le client garde le reçu original, et la copie est incluse dans la demande soumise à AADNC.
  • Les poids des produits de niveau 1 et de niveau 2 sont ensuite séparés et calculés manuellement, et le reçu de contribution de NNC est rédigé (on utilise le poids des produits, puis les taux de contribution pour Old Crow). Une copie du reçu de contribution est offerte au client, à titre de référence.
  • Pour les produits dont on ne connaît pas le poids, ou qui ne sont pas transportés, aucun poids correspondant au produit ne sera inscrit sur le reçu. Les produits non admissibles sont pesés séparément et ne sont pas inclus dans le reçu de NNC du client; ils sont toutefois inclus dans la feuille de route et serviront à déterminer le prix total du transport.
  • On utilise un taux fixe, par kilogramme, pour tous les transports de Whitehorse vers Old Crow; de ce montant, on déduit la contribution. Le taux est publié sur le site Web du bénéficiaire.
  • La contribution est calculée par l'agent du bureau de fret, lorsque la feuille de route est créée. Le client obtient un reçu qui affiche le calcul de la contribution (le poids total de niveau 1, le poids total de niveau 2, multiplié par les taux de contribution; la contribution totale est directement déduite des frais de transport). On nous a informés que l'agent du bureau de fret reçoit une formation sur les demandes de contributions de NNC, et que durant la formation il apprend à reconnaître les produits admissibles et les produits non admissibles.
  • Lorsque le client effectue le paiement, les documents sont acheminés au service de comptabilité qui assure l'exactitude des calculs. Le service de comptabilité révise les calculs effectués par les agents du bureau de fret afin d'assurer l'exactitude mathématique, ainsi que l'admissibilité des produits demandés, avant de soumettre la demande à AADNC.
  • Les reçus de contribution créée par les agents du bureau de fret comprennent souvent des erreurs administratives de plusieurs types : des erreurs lors de la transcription des poids des produits sur les reçus, l'application incorrecte de la contribution ou des tarifs d'expédition, ou une mauvaise distinction des produits admissibles ou non admissibles. Ces erreurs peuvent soit avantager soit désavantager le client; toutefois, la plupart des erreurs que nous avons constatées avaient permis aux clients d'obtenir des taux de contribution plus élevés que ceux que le bénéficiaire avait été en mesure de demander à AADNC. Pour obtenir des détails au sujet des erreurs, veuillez consulter la section 5.3.

5.1.2 Objectif 2 : Examen des pratiques du bénéficiaire en ce qui concerne l’établissement des prix et la facturation compte tenu de la contribution, p. ex. marges de profit des produits admissibles comparativement aux produits non admissibles

Remarques :

  • Veuillez consulter la section 5.1.1 pour connaître les pratiques de facturation et d’établissement des prix, autant pour les produits admissibles que pour les produits non admissibles.

5.1.3 Objectif 3 : Démontrer que le bénéficiaire se sert des prix en magasin pour calculer les marges de profit des produits. Aux fins de la présente analyse, le prix en magasin comprend le coût du produit + le coût du transport + les frais généraux.

Remarques :

  • Puisque le bénéficiaire n'est pas responsable de l'achat des produits ou de l'établissement des prix, il ne calcule aucune marge de profit sur les produits transportés (qui sont achetés chez des détaillants indépendants); la contribution s'applique exclusivement aux frais de transport.
  • Le taux tarifaire de base pour les transports de Whitehorse à Old Crow est de 3,53 $/kg (plus un supplément pour le carburant, calculé ci-dessous); ce taux de base est publié sur le site Web du bénéficiaire et mis à jour au besoin (pour la durée de notre évaluation, les frais de transport sont demeurés stables).
  • Le supplément pour le carburant est évalué mensuellement, recalculé par les gestionnaires du bénéficiaire, et adapté aux fluctuations éventuelles du prix du carburant. Le supplément pour le carburant est un pourcentage supplémentaire du poids total transporté, et s'applique à toutes les cargaisons du bénéficiaire. Nous n'avons constaté aucune différence entre les suppléments pour le carburant du transport des produits admissibles et du transport des produits non admissibles (nous avons défini ce coût dans le cadre de notre étude, à la section 5.3).

5.1.4 Objectif 4 : Confirmation, par le bénéficiaire, que ses marges ont été analysées ou examinées et qu'il existe des preuves qu'elles ne viennent pas éroder la valeur de la contribution

Remarques :

  • Veuillez consulter les procédés aux sections 5.1.1 et 5.1.2 pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des marges de profit.
  • Veuillez consulter les procédés à la section 5.3 pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des processus d'analyse et d'établissement de rapports du bénéficiaire.
  • La contribution est entièrement appliquée aux frais de transport; ainsi, la contribution n'est pas diminuée.

Conclusion : Notre vérification appuie la conception de procédés et de procédures qui permettent de transmettre la contribution aux clients; toutefois, nous avons constaté de nombreuses erreurs en ce qui concerne les montants de contribution demandés; veuillez consulter la section 5.3 pour connaître nos constatations et nos recommandations.

5.2 Évaluation de la visibilité et de la transparence du programme

Aperçu

Conformément aux lignes directrices du Manuel national du programme Nutrition Nord Canada, les bénéficiaires sont tenus de veiller à ce que le programme NNC soit visible et que la contribution soit transparente pour les consommateurs. Les exigences varient si le bénéficiaire est un détaillant du Nord, un fournisseur du Sud ou un transformateur ou distributeur d'aliments traditionnels. En ce qui concerne la présente évaluation de la conformité, le bénéficiaire est un fournisseur inscrit du Sud.

Les fournisseurs du Sud doivent indiquer clairement le montant de la baisse de prix associée à la contribution. Ils pourraient également devoir inclure le matériel de communication et les autres renseignements au sujet du programme qu'ils ont reçus de la part d'AADNC.

5.2.1 Objectif 1 : Veiller à ce que le bénéficiaire ait établi un processus pour définir le montant de la réduction du prix obtenue grâce à la contribution

Remarques :

  • Veuillez consulter la section 5.1.1 pour connaître le processus lié aux coûts faisant l'objet d'une contribution.
  • L'agent du bureau de fret du bénéficiaire décide quels niveaux de contribution seront utilisés.
  • Le niveau de contribution « 1 » est indiqué pour les produits admissibles au niveau 1 (plus élevé) de contribution, « 2 » pour les produits admissibles au niveau 2 (moindre) de contribution.
  • Le total des poids de niveau 1 et le total des poids de niveau 2 du reçu sont additionnés manuellement sur un reçu particulier de « Nutrition Nord » qui affiche séparément le poids total pour le niveau 1 et pour le niveau 2, le taux de contribution utilisé, puis le total de la contribution appliquée.
  • Le reçu de NNC est joint au reçu de la feuille de route (qui affiche les coûts du transport avant la contribution). La comparaison du reçu NNC et de la feuille de route permet de confirmer la correspondance des données.
  • Plusieurs erreurs ont été constatées en ce qui concerne les montants de contribution demandés; veuillez consulter la section 5.3.

5.2.2 Objectif 2 : Veiller à ce que les taux de contribution soient inclus dans les reçus de caisse, et que le magasin affiche les taux adéquatement.

Remarques :

  • Veuillez consulter les commentaires à la section 5.2.1.
  • Lors du lancement du programme, AADNC a envoyé des dépliants au sujet du programme NNC. Ces pamphlets ont été placés au bureau de fret, et quelques-uns ont été fournis au bureau de la bande autochtone Vuntut Gwitchen (situé à Old Crow). Aucun autre matériel de communication n'a été reçu d'AADNC depuis.
  • Puisque le bénéficiaire ne s'occupe que du transport de la marchandise et qu'il ne dirige aucune installation de détail, des affiches et des enseignes ne sont pas nécessaires. Le bénéficiaire a conçu des affiches, à l'interne, qu'il a distribuées dans le secteur du bureau de fret, afin d'annoncer que le bénéficiaire participait au programme. Sur son site Web d'entreprise, le bénéficiaire a également publié des informations relatives à sa participation au programme de NNC.

5.2.3 Objectif 3 : Veiller à ce que le bénéficiaire effectue une gestion de la chaîne d’approvisionnement de façon efficace et rentable

Remarques :

  • Veuillez consulter les sections 5.1.1 et 5.1.2 pour connaître le processus que le bénéficiaire a établi en ce qui concerne la gestion de sa chaîne d'approvisionnement.
  • Le seul processus auquel participe le bénéficiaire est le transport de marchandises vers Old Crow, au Yukon. La plupart des achats sont effectués au Real Canadian Superstore de Whitehorse, qui n'est ni un détaillant du Nord, ni un fournisseur du Sud admissible (ainsi, il est très peu probable que les produits fassent l'objet d'une double contribution).
  • Il incombe au client de se procurer ses propres aliments/produits et de les apporter au bureau de fret (puis de les chercher lorsqu'ils arrivent dans la collectivité).

Le bénéficiaire a peu d'options en ce qui concerne le transport des produits vers Old Crow, compte tenu des types d'avions utilisés et de l'endroit où se situe la collectivité. Tous les produits sont transportés sur des vols de passagers (aucun vol de fret). Malgré le fait que des avions plus grands et plus modernes de la flotte du bénéficiaire soient plus rentables, le nombre de vols vers la collectivité, le nombre de passagers et le nombre de clients ne justifient pas l'utilisation de ce type d'avion. Conclusion : Dans l'échantillon des produits que nous avons étudiés, nous avons constaté que les pratiques de facturation du bénéficiaire sont transparentes; les taux de contribution et les taux des tarifs-marchandises sont clairement indiqués, dans plusieurs documents, de la première étape, lorsque la commande est passée, à la dernière étape, lorsque le paiement est effectué. La façon dont le bénéficiaire calcule la contribution est communiquée directement au client, qui peut consulter et vérifier les calculs au besoin. Le bénéficiaire a également fourni aux clients potentiels tout le matériel de communication reçu de la part d'AADNC.

5.3 Évaluation des systèmes et procédures d’établissement de rapports et de soumission de demandes

Aperçu

Pour effectuer adéquatement la prestation du programme NNC, et d'en évaluer l'efficacité, AADNC se fie aux renseignements que le bénéficiaire lui transmet. Chaque mois, le bénéficiaire doit soumettre un formulaire de demande de contribution, un rapport détaillé d'expédition des aliments, ainsi que des copies électroniques de toutes les factures et des feuilles de route associées à la demande. Le bénéficiaire doit signer le formulaire de demande de contribution afin de certifier que la contribution a été entièrement transmise aux consommateurs. Le format des rapports est prescrit par AADNC, et les modèles sont fournis au bénéficiaire.

La demande de règlement et le rapport détaillé de livraison fournissent le poids total des produits (en kilogrammes), expédiés aux collectivités admissibles. Le rapport présente les numéros d'identification des produits individuels de NNC et les collectivités. La demande est ensuite traitée au moyen du logiciel de demande de règlement de NNC, et chaque demande est examinée par un agent tiers du traitement des demandes qui veille à ce que la demande ne comporte aucune erreur. Les écarts qui sont repérés sont transmis au bénéficiaire et un rapprochement doit être fait avant le paiement.

5.3.1 Objectif 1 : Attester que seuls des produits admissibles sont demandés et déclarés

Remarques :

  • Veuillez consulter les sections 5.1.1 et 5.1.2 pour connaître les processus de détermination des produits admissibles et non admissibles.
  • Le bénéficiaire soumet des demandes mensuellement.
  • Le personnel du service de compatibilité du bénéficiaire reçoit les documents du bureau de fret, examine les calculs de la contribution et inscrit ces renseignements dans le formulaire de NNC.
  • Lors de la préparation de la demande, le personnel du service de comptabilité peut trouver les produits non admissibles (une contribution a été accordée au client, mais le produit ne faisait pas l'objet d'une contribution d'AADNC, donc aucune réclamation ne sera possible). Nous avons constaté que la réclamation générale ne fait l'objet d'aucun examen indépendant avant qu'elle soit soumise à AADNC.
  • Nous avons sélectionné, à des fins d'examen détaillé, 27 commandes individuelles (parmi six réclamations mensuelles) pour la période de 30 mois que visait notre évaluation de la conformité.
  • Nous avons constaté des erreurs dans toutes les réclamations mensuelles étudiées. La somme des erreurs constatées, parmi les réclamations étudiées attentivement, représente un montant excédentaire demandé de 232,21 $ (un taux d'erreur de 6 %). Certaines des erreurs constatées durant nos études ont également été constatées par Crawford et corrigées au moment où la réclamation originale a été soumise; par conséquent, ce montant ne représente pas le montant excédentaire réel qu'AADNC a versé au bénéficiaire.
  • Nos études nous ont permis de constater les erreurs suivantes :
    • On a présenté des demandes pour des produits dont le poids était inexact, ou dont le poids avait été mal consigné par le bénéficiaire. Nous avons constaté de nombreuses erreurs de transcription en ce qui concerne les poids des reçus à l'appui et les poids des rapports alimentaires détaillés utilisés pour calculer la réclamation – certaines erreurs ont occasionné des montants de réclamation excédentaires, tandis que d'autres erreurs ont occasionné des montants de réclamation insuffisants. Pour obtenir le poids « juste » qui aurait dû servir aux réclamations, nous avons calculé à nouveau le poids prévu en fonction de la quantité et de la sorte de produits achetés (et des poids de référence pour les fruits/légumes décrits dans le Tableau 3 du Manuel national du programme Nutrition Nord Canada pour les bénéficiaires du programme). Veuillez consulter les détails à l'Annexe B.
    • Il n'existait aucun reçu pour certains biens achetés et réclamés. Puisqu'il n'existait aucun document pour justifier les produits réclamés, nous avons inclus les montants dans le sommaire des erreurs, à l'Annexe B.
    • Des produits de catégories erronées ont fait l'objet d'une demande. Dans la plupart des cas, l'erreur de classification concernait des produits de même « niveau », donc il n'y a eu aucune répercussion financière dans les réclamations soumises. Lorsqu'un produit de niveau 1 a été classifié incorrectement comme un produit de niveau 2 (ou inversement) aux fins de la réclamation soumise, la différence a été consignée dans le sommaire des erreurs, à l'Annexe B.
    • Une contribution a été accordée et réclamée pour des produits qui ne respectaient pas les critères d'admissibilité définis au Manuel du programme NNC. Veuillez consulter les détails à l'Annexe B.
    • Le bénéficiaire a appliqué un taux de contribution erroné lors du calcul du montant total du client. Parmi les 27 commandes étudiées, nous avons constaté deux occasions où la contribution du client avait été calculée de façon erronée. Dans un cas, le bénéficiaire a utilisé un taux du niveau 1 de 3,53 $/kg et dans un autre cas, il a utilisé un taux du niveau 1 de 2,63 $/kg. Dans le premier cas, le client a reçu une contribution plus élevée, mais le bénéficiaire a réclamé le montant à un taux de seulement 2,70 $/kg (donc, aucune répercussion sur la réclamation). Dans le deuxième cas, le client a reçu une contribution légèrement inférieure, mais le bénéficiaire a réclamé le plein montant – cette erreur a été incluse dans le sommaire des erreurs, à l'Annexe B.
  • Nous avons constaté plusieurs situations où les erreurs ne nuisaient pas à l'exactitude de la réclamation de NNC. Par conséquent nous n'avons pas inclus ces erreurs dans le sommaire des erreurs, à l'Annexe B. Voici les erreurs en question :
    • Des frais d'expédition erronés ont été appliqués. Les erreurs constatées comprenaient des situations où les clients avaient payé des montants soit inférieurs, soit supérieurs au taux prescrit de 3,53 $/kg. Cette erreur n'a pas nui à l'exactitude de la réclamation de NNC.
    • Le bénéficiaire a facturé un poids inexact à certains clients (ce qui n'a eu aucune conséquence sur la contribution totale réclamée; toutefois, certains clients ont payé un prix trop ou pas assez élevé).
  • Malgré les nombreuses erreurs administratives que nous avons constatées, en ce qui concerne les réclamations soumises par le bénéficiaire (ce qui a occasionné des demandes pour des montants nets excédentaires dans les réclamations étudiées), nous avons également observé que durant tous les mois visés par notre période d'évaluation (à l'exception de décembre 2012), une contribution plus élevée avait été accordée au client, comparativement à celle réclamée à AADNC. Certains des produits admissibles pour le client étaient en fait des produits non admissibles pour lesquels le bénéficiaire n'a pas été en mesure d'obtenir une contribution. Toutefois, nous avons également relevé des situations où des produits admissibles expédiés n'avaient pas été réclamés. Nous avons préparé le résumé suivant afin de comparer les contributions que le bénéficiaire a accordées aux clients, et les montants des contributions réclamés à AADNC :
Exercice Contribution accordée au client Contribution réclamée par le bénéficiaire (exclut les frais administratifs mensuels) Contribution excédentaire accordée et non réclamée par le bénéficiaire
2012-2013 12 260 $ 10 996 $ 1 264 $
2013-2014 10 363 $ 8 836 $ 1 527 $
2014-2015 3 467 $ 2 815 $ 652 $
Total 26 090 $ 22 647 $ 3 443 $
  • Puisqu'on demande le paiement au client lorsque la contribution originale est calculée, si on procède à un rajustement afin de retirer une contribution accordée par erreur pour des produits non admissibles ou une contribution calculée à un taux plus élevé que celui recommandé par AADNC, c'est le bénéficiaire qui en assume le coût.

Nous recommandons que le bénéficiaire améliore le processus de contrôle des demandes de contribution afin d'assurer l'exactitude et la validité des contributions réclamées.

Nous recommandons également que le bénéficiaire veille à ce qu'un examen indépendant soit effectué avant qu'il n'envoie des renseignements à AADNC; ainsi, la qualité des renseignements reçus à AADNC sera améliorée.

5.3.2 Objectif 2 : Calculer le poids approprié des produits de la demande pour lesquels la valeur de la contribution est demandée

Remarques :

  • Veuillez consulter les sections 5.1.1 et 5.1.2 pour connaître les processus de détermination des produits admissibles et non admissibles.
  • Veuillez consulter les résultats des études, à la section 5.3.1, et les exceptions constatées.

5.3.3 Objectif 3 : Veiller à l’exactitude et à la validité des demandes mensuelles et des rapports détaillés

Remarques :

  • Veuillez consulter les sections 5.1.1 et 5.1.2 pour connaître le processus d'établissement de rapports mis en œuvre par la direction.
  • Nous avons constaté une situation dans laquelle le poids total utilisé dans le formulaire de demande de réclamation ne correspondait pas au poids total des produits du rapport alimentaire détaillé (un écart de 133,5 kg, pour des produits de niveau 1). Les conséquences financières de cette erreur ont été un trop payé de 360,45 $ qu'AADNC a accordé au bénéficiaire, dans la demande de décembre 2012 (cette erreur n'a pas été incluse dans le sommaire des erreurs mentionné plus tôt). Cette erreur n'a pas été constatée par l'agent de traitement des réclamations.

5.3.4 Objectif 4 : Démontrer que les mesures de contrôle mises en place permettent de trouver les erreurs et de les corriger en temps opportun

Remarques :

  • Veuillez consulter les sections 5.1.1 et 5.1.2 pour connaître le processus d'établissement de rapports mis en œuvre par la direction, ce qui comprend les écarts non liés à la division des tâches.
  • Malgré les mesures de contrôle que la direction a mises en place, nous avons constaté de nombreuses erreurs en ce qui concerne les montants de contribution que le bénéficiaire a demandés.

5.3.5 Objectif 5 : Veiller à l’exactitude des rapports mensuels sur les prix des aliments (détaillants du Nord)

Remarques :

  • Sans objet; le bénéficiaire n'est pas un détaillant du Nord.

5.4 Évaluation de la conformité aux modalités du programme

Aperçu

En plus des modalités évaluées ci-dessus, les bénéficiaires doivent respecter d'autres exigences et lignes directrices sur la conformité. Dans le cadre du processus préliminaire de demande d'inscription que doivent suivre les bénéficiaires qui souhaitent participer au programme NNC, certains critères d'admissibilité doivent être remplis. Pour les fournisseurs du Sud, notamment le bénéficiaire, ces critères comprennent un numéro d'entreprise auprès de l'Agence du revenu du Canada, un emplacement et la liste des consommateurs actuels ou prévus (y compris les détaillants du Nord, les institutions sociales et les établissements commerciaux).

En vertu du Manuel national du programme Nutrition Nord Canada, les bénéficiaires n'ont pas le droit de demander une contribution pour des produits vendus à des entreprises de l'industrie des ressources, des entreprises de construction et des établissements gouvernementaux se trouvant au sein ou près des collectivités admissibles. Les entreprises non admissibles comprennent, mais sans s'y limiter, les sociétés minières, les sociétés pétrolières et gazières, les entreprises d'électricité, les opérations de nettoyage environnementales, les sociétés et campements d'exploration, les opérations et établissements militaires. Les fournisseurs du Sud sont particulièrement tenus d'informer leurs clients qu'ils ne peuvent ni vendre ni expédier des produits admissibles à de tels organismes.

Par ailleurs, les bénéficiaires peuvent uniquement demander une contribution pour des produits admissibles, expédiés par avion à des collectivités admissibles. Aucune demande de contribution ne peut être présentée pour des produits expédiés par un autre moyen de transport (route de glace, barge, train, camion et autres).

5.4.1 Objectif 1 : Veiller à ce que les entreprises et organismes non admissibles ne reçoivent pas de contribution

Remarques :

  • Sur son site Web, le bénéficiaire fournit une liste précise des clients non admissibles à qui une contribution ne sera pas accordée. Le bénéficiaire a affirmé qu'il n'expédie pas de marchandises admissibles à la contribution aux clients d'entreprise, mais seulement aux clients individuels.
  • Le bénéficiaire a également affirmé qu'il évalue la fréquence et le volume des livraisons, et qu'il est en mesure d'évaluer l'aspect raisonnable des commandes et de savoir si les produits serviront à une entreprise ou un organisme.
  • Dans l'échantillon des réclamations étudiées, le bénéficiaire n'a accordé aucune contribution à des entreprises et des établissements non admissibles.
  • Nous avons également évalué un échantillon de réclamations pour tenter de déterminer les éventuelles parties liées, mais nous n'avons pas repéré de telles parties.

6 Conclusion

Selon les procédés de vérification que nous avons exécutés, nous avons relevé de nombreuses exceptions à la conformité au programme.

Nous avons constaté les points à améliorer suivants :

  • le bénéficiaire devrait améliorer ses contrôles de l'application de la contribution afin de garantir l'exactitude et la validité des contributions demandées;
  • le bénéficiaire devrait suivre un processus d'examen indépendant avant de présenter des renseignements à AADNC, ce qui améliorerait la qualité des renseignements reçus par AADNC.

Les opérations que nous avons menées ne constituent pas une mission de vérification ou d'examen et, en conséquence, nous n'exprimons aucune opinion ni ne fournissons aucune garantie dans notre rapport.  

Par ailleurs, il y a lieu de noter que notre évaluation porte sur la période allant du 1er avril 2012 au 30 septembre 2014.

Annexe A – Sommaire des demandes présentées

The table below identifies the NNC-eligible communities which were served by the Recipient during the scope of our compliance assessment.

Mois Montant de la contribution demandée Retenue pour un examen détaillé
Exercice 2012 2013
Avril 2012 1 413 $ X
Mai 2012 1 916 $
Juin 2012 1 612 $
Juillet 2012 1 542 $
Août 2012 1 629 $
Septembre 2012 1 450 $
Octobre 2012 1 664 $
Novembre 2012 1 648 $
Décembre 2012 1 851 $ X
Janvier 2013 1 983 $
Février 2013 1 804 $
Mars 2013 1 990 $
Total partiel 20 502 $
Exercice 2013-2014
Avril 2013 1 801 $
Mai 2013 1 756 $ X
Juin 2013 1 599 $
Juillet 2013 1 693 $
Août 2013 2 056 $
Septembre 2013 1 560 $
Octobre 2013 965 $ X
Novembre 2013 1 349 $
Décembre 2013 1 180 $
Janvier 2014 1 913 $
Février 2014 1 102 $
Mars 2014 1 586 $
Total partiel 18 560 $
Exercice 2014-2015
Avril 2014 1 045 $ X
Mai 2014 1 648 $
Juin 2014 1 012 $
Juillet 2014 1 196 $
Août 2014 1 093 $
Septembre 2014 1 361 $ X
Total partiel 7 355 $
Total des demandes de contribution 46 417 $

Annexe B – Description des erreurs relevées dans les demandes

Mois/Année Descriptions des erreurs relevées concernant les produits faisant l’objet d’une demande (5.3.1) Montant excédentaire (insuffisant) demandé à AADNC
Avril 2012 La contribution d’un client a été calculée selon le taux inexact de 2,63 $/kg pour 47 kg de produits de niveau 1. Le bénéficiaire a obtenu un remboursement au taux exact, soit 2,70 $/kg. 3,29 $
Des jus sucrés (poids total de 3,46 kg) ont fait l’objet d’une demande à titre de produits 1 A04 (concentré de jus surgelé, sans sucre ajouté). Les jus sucrés ne sont pas admissibles à une contribution. 9,34 $
Du maïs à éclater assaisonné/aromatisé (poids total de 2,88 kg) a fait l’objet d’une demande à titre de produit 3 B04 (maïs à éclater nature, grains seulement). Le maïs à éclater aromatisé n’est pas admissible à une contribution. 2,59 $
Des pépites de chocolat/barres granola (poids total de 2,5 kg) ont été réclamées à titre de produits 3 G01 (poudre à pâte, épices, aromatisants et extraits). Aucun de ces produits n’est admissible à une contribution. 2,25 $
Un produit de niveau 1, pesant 0,30 kg, selon le reçu à l’appui, a été inscrit incorrectement dans la demande, à un poids de 0,40 kg. 0,27 $
Des croquettes de poulet (poids total de 0,98 kg) ont été réclamées à titre de produits 1 D07 (volaille fraîche et surgelée); toutefois, les produits enrobés de chapelure/en pâte ne sont pas admissibles à une contribution. 2,65 $
Un produit de niveau 1, pesant 0, kg, selon le reçu à l’appui, a été inscrit incorrectement dans la réclamation, à un poids de 1,46 kg. 2,70 $
Décembre 2012 Du bacon (poids total de 1,05 kg) a fait l’objet d’une demande à titre de produit 1 D06 (viande fraîche et surgelée); le bacon est admissible à une contribution de niveau 2 seulement (2-D01). 1,89 $
De l’ail (poids total de 0,4 kg) a fait l’objet d’une demande à titre de produit 3 G01 (poudre à pâte, épices, aromatisants et extraits); toutefois, ce produit est admissible à une contribution de niveau 1 (1 A17). (0,72 $)
Il n’a pas été possible de faire correspondre les montants réclamés et les montants des reçus à l’appui. Il n’y avait pas de reçu correspondant aux montants réclamés pour 54,3 kg de produits de niveau 1 et 15,7 kg de produits de niveau 2 (les reçus correspondaient à 21,3 kg de produits de niveau 1 et à 18,9 kg de produits de niveau 2). 86,22 $
Mai 2013 Des jus sucrés (poids total de 18,9 kg) ont fait l’objet d’une demande à titre de produits 1 A04 (concentré de jus surgelé, sans sucre ajouté). Les jus sucrés ne sont pas admissibles à une contribution. 51,03 $
Des produits de niveau 1 (poids total de 17,5 kg) ne sont pas appuyés par des reçus du magasin. 47,25 $
Du macaroni au fromage en boîte (poids total de 3,4 kg) a fait l’objet d’une demande à titre de produit 3 B01 (pâtes séchées, nature et non assaisonnées, riz nature, et autres grains). Ce produit n’est pas admissible à une contribution. 3,06 $
Octobre 2013 Des produits de niveau 1 (poids total de 4,05 kg) ne sont pas appuyés par des reçus du magasin. 10,94 $
Avril 2014 Un produit de niveau 1, pesant 1,05 kg, selon le reçu à l’appui, a été inscrit incorrectement dans la réclamation, à un poids de 0,05 kg. (2,70 $)
Un produit de niveau 1, pesant 1,8 kg, selon le reçu à l’appui, a été inscrit incorrectement dans la réclamation, à un poids de 0,8 kg. (2,70 $)
Septembre 2014 Un produit de niveau 1, pesant 0,4 kg, selon le reçu à l’appui, a été inscrit incorrectement dans la réclamation, à un poids de 4,0 kg. 9,72 $
Un produit de niveau 1, pesant 0,55 kg, selon le reçu à l’appui, a été inscrit incorrectement dans la réclamation, à un poids de 1,55 kg. 2,70 $
Un produit de niveau 1, pesant 1,0 kg, selon le reçu à l’appui, a été inscrit incorrectement dans la réclamation, à un poids de 0,1 kg. (2,43 $)
Des produits de niveau 1 (poids total de 1,8 kg) ne sont pas appuyés par des reçus du magasin. 4,86 $
Demande nette excédentaire (insuffisante) 232,21 $
Erreur supplémentaire relevée (5.3.3)
Décembre 2012 Le poids total des produits de niveau 1 du formulaire de demande de NNC (417,9 kg) ne correspond pas au poids total des produits de niveau 1 figurant dans le rapport détaillé des aliments (284,4 kg). 360,45 $
Total des erreurs relevées à la suite d’études détaillées 592,66 $

Annexe C –Rapport sur les procédés de vérification particuliers

Deloitte LLP
100, rue Queen
Bureau 1600
Ottawa (Ontario)   K1P 5T8

Téléphone : 613-236-2442
Télécopieur : 613-236-2195
www.deloitte.ca

Destinataire : Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC)

Objet : AN Food Distributors Ltd. (le bénéficiaire)

Conformément à l'entente, nous avons effectué les opérations suivantes afin d'évaluer les demandes de contribution que le bénéficiaire susmentionné a soumises dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada (NNC) pour la période du 1er avril 2012 au 30 septembre 2014 :

  1. Consigné, au moyen de discussions et d'observations avec le bénéficiaire, le processus et la méthodologie qui ont servi à déterminer la façon dont la contribution est transmise aux consommateurs.
  2. Consigné les pratiques du bénéficiaire quant à la facturation et à l'établissement des prix, en relation avec la contribution, pour les produits admissibles comparativement aux produits non admissibles. Pour obtenir ces renseignements, nous avons discuté avec le bénéficiaire et avons étudié les contributions appliquées à un échantillon de 27 commandes.
  3. Selon les renseignements fournis par le bénéficiaire, nous avons documenté les processus instaurés pour assurer la visibilité du programme, tant les exigences décrites dans l'entente en ce qui concerne les fournisseurs du Sud que toute autre mesure prise par le bénéficiaire pour promouvoir le programme. Nous avons vérifié par voie d'échantillonnage l'inclusion du calcul et des taux de la contribution dans les reçus de caisse.
  4. Consigné, à la suite d'une discussion avec le bénéficiaire, le processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement et accordé une attention particulière à l'efficacité et à la rentabilité de la chaîne d'approvisionnement.
  5. Pour un échantillon de six demandes de contribution mensuelles, nous avons :
    • fait un rapprochement entre le montant total demandé pendant le mois et le rapport détaillé des aliments sous-jacent;
    • effectué à nouveau le calcul du rapport alimentaire détaillé total, puis recalculé la contribution et les frais administratifs.
  6. Dans l'échantillon de six réclamations mensuelles, nous avons sélectionné un sous-échantillon de 27 commandes, et nous avons :
    • vérifié l'exactitude du calcul du poids total des produits, autant pour le niveau 1 que le niveau 2; et vérifié que ces poids correspondaient aux poids utilisés pour calculer et demander la contribution, ainsi qu'aux renseignements des documents de transport connexes;
    • examiné le poids de plusieurs produits faisant l'objet d'une demande dans chaque commande afin d'en confirmer le caractère raisonnable; à cette fin, nous avons effectué des recherches externes et avons recalculé les poids prévus des fruits/légumes selon les poids de référence fournis dans le Manuel du programme de NNC;
    • vérifié les documents de transport afin de savoir si les produits sélectionnés avaient été transportés par voie aérienne vers la collectivité (Old Crow) et si les frais de transport et le supplément pour le carburant correspondaient aux montants annoncés par le bénéficiaire du programme NNC;
    • vérifié l'uniformité du bénéficiaire en ce qui concerne l'application du supplément pour carburant et des autres frais de manutention pour le transport de produits de NNC et pour le transport des autres produits; à cette fin, nous avons étudié des livraisons de produits admissibles et de produits non admissibles qui se sont déroulées durant la période.
  7. En ce qui concerne les 27 commandes sélectionnées, nous avons également effectué les activités suivantes :
    • recalculé la contribution de NNC prévue, compte tenu du poids des produits et des niveaux 1 ou 2 de contribution accordée à la collectivité;
    • comparé la contribution attendue à la contribution réelle accordée au point de vente et calculé les écarts entre les données et nos attentes;
    • vérifié la description des produits admissibles et les montants des contributions dans les reçus de magasin afin d'évaluer le degré de la transparence pour le client.
  8. Consigné les mesures de contrôle élaborées et mises en œuvre par la direction dans le but de trouver et de corriger les erreurs dans les demandes soumises à AADNC.
  9. Trouvé des clients non admissibles aux termes du Manuel du programme de NNC grâce à des discussions avec le bénéficiaire, à un examen des listes de clients et à des recherches externes. Nous avons étudié les détails des transactions entre ces clients et le bénéficiaire et avons examiné les registres de ventes, lorsqu'ils étaient disponibles, afin de déterminer si des contributions avaient été accordées à des clients non admissibles et si le bénéficiaire demandait un remboursement pour des contributions accordées à des clients non admissibles.

Après avoir effectué ces opérations, nous avons constaté les écarts suivants :

  • De nombreuses erreurs administratives ont été commises durant la soumission et la réclamation de la contribution. Parmi les erreurs, on compte des frais de transport inexacts, des taux de contribution inexacts, des demandes de contribution pour des produits non admissibles, une transcription inexacte du poids des produits entre les reçus à l'appui et le formulaire de demande, et une mauvaise classification de certains produits. Il est probable que les clients retirent un avantage net, puisqu'il semble que le bénéficiaire leur a accordé plus de contributions qu'il n'en a réclamées à AADNC.
  • Dans un cas, le poids total, selon le rapport détaillé des aliments, ne correspondait pas au poids total qui avait servi au calcul de la contribution réclamée dans la demande NNC, ce qui a occasionné un montant réclamé en trop.
  • Le bénéficiaire n'effectue aucun examen indépendant des demandes avant de les soumettre à AADNC.

Toutefois, ces opérations ne constituent pas une vérification de la conformité du bénéficiaire au programme NNC et, par conséquent, nous n'exprimons aucune opinion quant à la conformité du bénéficiaire au programme Nutrition Nord Canada.

La présente lettre ne doit être utilisée qu'avec l'évaluation de la conformité du bénéficiaire au programme Nutrition Nord Canada d'AADNC.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

Comptables professionnels agréés
Experts-comptables autorisés

1er octobre 2015

Date de modification :