Rapport sur l’évaluation de la conformité Rampart Rentals

5.1.1 Objectif 1 : Description du processus et de la méthodologie employés pour déterminer qu’une contribution est transférée aux consommateurs

Remarques :

• Les marchandises sont habituellement achetées auprès de fournisseurs en gros d'Edmonton, comme The Grocery People, Weston et Saputo Dairy.
• Les marchandises sont acheminées par camion d'Edmonton à Yellowknife et par la suite transportées par avion de Yellowknife à Norman Wells (par Buffalo Airways). Selon les renseignements fournis par le bénéficiaire, nous comprenons que, par le passé, les services de First Air étaient utilisés pour certaines livraisons, mais Buffalo Airways offrait des heures de vol plus pratiques et ce transporteur aérien a été retenu pour fournir des services de fret.
• Pendant les mois d'hiver, Norman Wells est accessible par des routes de glace depuis Yellowknife et le bénéficiaire peut parfois expédier des produits par camion à destination de Norman Wells. Les marchandises expédiées par les routes de glace sont normalement des aliments non périssables et des produits ménagers, étant donné qu'il faut du temps pour se déplacer sur les routes (deux ou trois jours entre Edmonton et Norman Wells) et parce que de nombreux camions ne sont pas munis de l'équipement nécessaire pour transporter des denrées périssables. Les marchandises expédiées par le bénéficiaire sur les routes de glace ne sont pas admissibles à la contribution (cela dit, il n'aurait pas droit à la contribution en raison de la nature de la plupart des produits expédiés par cette méthode).
• Au cours des mois d'été, des barges sont utilisées pour transporter des marchandises sur le fleuve Mackenzie depuis Fort Simpson (Territoires du Nord-Ouest) jusqu'à Norman Wells. Tout comme pour les routes de glace, étant donné la nature des marchandises expédiées par cette méthode, il s'agit d'aliments non périssables et d'articles ménagers, en raison du temps qu'il faut pour les acheminer (environ 30 heures) et parce qu'on ne dispose pas toujours de remorques réfrigérées pour le transport de marchandises sur des barges.
• Les marchandises sont habituellement livrées comme suit :
  • par avion : deux fois par semaine (le lundi et le vendredi), toute l'année;
  • par camion : une fois ou deux par semaine, de la fin de janvier à la fin de mars, selon le calendrier de livraison et les besoins;
  • par barge : une fois ou deux par mois, de la fin de juin à la fin de septembre.
• Les détails sur tous les produits vendus par le bénéficiaire sont entrés dans sa base de données, notamment le code CUP, la marque, la description du produit, la taille et le prix. Lorsque les marchandises sont numérisées à la caisse au moment de l'achat, le système du point de vente de la caisse extrait les renseignements sur le prix de la base de données. Seul le directeur général du magasin apporte des changements à la base de données sous-jacente.
• Pour les produits qui sont admissibles à la contribution du programme NNC, le prix admissible est programmé comme un escompte dans la base de données.
• La contribution est par la suite transférée au consommateur au point de vente. Le taux de contribution prescrit par AADNC pour Norman Wells est de 2,20 $ le kilogramme pour un produit du niveau 1 et de 0,40 $ le kilogramme pour un produit du niveau 2.
• Le bénéficiaire mesure le poids des produits en livres à des fins internes (alors que le programme de contribution NNC repose sur le poids en kilogrammes). Par conséquent, il doit convertir le poids et les montants de la contribution pour appliquer cette dernière au point de vente (de même que pour le processus de présentation des demandes de contribution).
• Nous avons constaté que, dans la plupart des cas, le montant de la contribution appliqué n'était pas directement proportionnel au poids du produit (c.-à-d. selon le poids de l'article, la contribution versée était plus ou moins élevée que le montant attendu selon le taux de contribution prescrit par AADNC). La contribution est normalement appliquée en fonction de l'expérience antérieure du directeur général.
• Trente-trois (33) commandes (de six demandes de contribution mensuelles) sur la période de trente mois de notre évaluation de la conformité ont été sélectionnées en vue d'effectuer un sondage détaillé.
  • Parmi ces trente-trois (33) commandes, quatre (4) produits semblaient être des achats en vrac et aucune contribution n'a été versée au consommateur (voir la discussion plus approfondie à la section 5.4.1).
  • Parmi les vingt-neuf (29) autres articles, selon le poids du produit, nous nous attendions à ce que le total de la contribution versée au consommateur soit de 46,68 $; or, le total de la contribution (confirmé par les produits numérisés à la caisse comme des ventes fictives) était de 41,21 $, ce qui représente un écart de 5,47 $. Certains produits étaient admissibles à un taux plus élevé que prévu, tandis que d'autres étaient admissibles à un taux inférieur à celui prévu, selon les taux de contribution prescrits par AADNC pour la collectivité.

5.1.2 Objectif 2 : Examen des pratiques d’établissement de prix ou de facturation du bénéficiaire concernant la contribution, p. ex., marges réalisées sur les produits admissibles et les produits non admissibles

Remarques :

• Les fournisseurs de livraison de services remettent des factures à la livraison :
  • les transporteurs aériens remettent la lettre de transport aérien à la livraison des marchandises;
  • les entreprises de camionnage fournissent des listes comprenant des factures où figurent les détails des articles expédiés.
• Les factures des fournisseurs de marchandises sont remises au moment de la livraison.
• La direction compare le poids sur les factures et les listes reçues pour s'assurer que le poids des aliments livrés est exact.
• La direction compare également le poids sur les factures des fournisseurs de marchandises aux listes fournies par les entreprises de livraison à des fins d'exactitude.
• La contribution demandée pour le poids des marchandises expédiées comprend le poids des palettes (le poids du bison comprend les palettes).
• Les décisions sur l'établissement du prix de produits particuliers, tant admissibles que non admissibles, sont prises de façon non officielle, selon la longue expérience du directeur général dans le secteur de l'alimentation. Ce dernier détermine quels produits admissibles donnent droit à une contribution, surtout des marchandises du niveau 1. Le magasin vend plusieurs produits qui sont admissibles à la contribution, mais tous les produits ne sont pas demandés (et une contribution n'est pas non plus offerte à leur égard). Étant donné le niveau inférieur de la contribution des marchandises du niveau 2, selon le poids du produit, la contribution appliquée serait souvent négligeable. Par conséquent, le directeur général se concentre sur les produits du niveau 1, qui sont plus lourds. De plus, pour les articles expédiés par camion ou par barge, aucune contribution n'est demandée (de nombreux produits du niveau 2 sont expédiés de cette façon).
• Le prix des produits est annoncé sur les étagères du magasin et un reçu est délivré au consommateur à la caisse au moment de la vente. Les produits admissibles sont indiqués sur le reçu par les mots « sale discount » (prix réduit), accompagnés du montant de la contribution. Puisque le magasin n'offre pas d'articles à prix réduit à d'autres fins (le prix demeure généralement stable toute l'année et il n'y a pas d'offres promotionnelles), les produits qui sont indiqués avec un « prix réduit » sont des marchandises admissibles au programme NNC. Cette méthode de délivrance de reçus a débuté seulement en décembre 2014; auparavant, le prix sous-jacent dans la base de données était réduit pour appliquer la contribution (c.-à-d. qu'il n'était pas facile de savoir quelles marchandises étaient admissibles et quel montant de la contribution était appliqué).
• Selon nos discussions avec le directeur général, le bénéficiaire n'analyse pas ses marges de profit.
• Nous avons également noté un cas où le prix du produit sur l'étagère ne correspondait pas au prix indiqué dans le système du point de vente. Le prix du produit, un sac de carottes de 907 grammes (qui devrait inclure la contribution) était indiqué comme étant de 4,49 $. Le produit numérisé à la caisse le 30 janvier 2015 coûtait 5,79 $, sans mention de la contribution.
  • Selon les discussions avec le directeur général, ce dernier a fait savoir que le code CUP du produit avait changé et que la base de données n'avait pas été mise à jour. Le prix a été mis à jour dans la base de données le jour même. Lorsque le produit a été numérisé à nouveau après la mise à jour du prix, nous avons constaté que le prix régulier avait été ramené à 6,79 $ (contre 5,79 $), moins une contribution de 2,00 $ (ce qui est raisonnable puisque les carottes sont un produit du niveau 1 et que 0,907 kg x 2,20 $/kg = 2,00 $), pour un nouveau prix réduit de 4,79 $.
  • Nous avons constaté que le prix de détail ordinaire avait augmenté de 1 $, avant l'application de la contribution, mais nous n'avons pas été en mesure de comparer les détails du produit précédent (avec l'ancien code CUP) pour vérifier si l'augmentation de prix était raisonnable.

5.1.3 Démontrer que le bénéficiaire calcule ses marges sur le coût du produit « en magasin ». Aux fins de cette analyse, le coût « en magasin » comprend le coût du produit + les frais d'expédition

Remarques :

• Voir la documentation sur le processus instauré par la direction pour l'achat de biens et services, ainsi que le montant de la contribution transféré au consommateur final aux sections 5.1.1 et 5.1.2.
• Le calcul fait par la direction de la marge réalisée sur les produits vendus en magasin repose habituellement sur la longue expérience de l'alimentation du directeur général et non sur un procédé formel. Le directeur général détermine un point de référence pour réaliser un bénéfice raisonnable sur les produits selon le type de produit et les antécédents de vente.

5.1.4 Objectif 4 : Confirmation, par le bénéficiaire, que ses marges ont été analysées ou examinées et qu’il existe des preuves qu’elles ne viennent pas éroder la valeur de la contribution

Remarques :

• Voir le processus d'application de la contribution (y compris les marges) aux sections 5.1.1 et 5.1.2.
• Selon nos discussions avec le directeur général, le bénéficiaire n'analyse pas ses marges.

Conclusion : Le bénéficiaire n'a pas établi de procédures et de processus pour s'assurer que la contribution est transférée de manière uniforme et exacte au consommateur final. Dans bien des cas, le consommateur final a reçu une contribution plus élevée que celle demandée à AADNC mais, dans d'autres cas, la contribution versée était moindre. Par ailleurs, le bénéficiaire n'effectue aucune analyse de ses marges.

Recommandation : Nous recommandons que le bénéficiaire établisse des procédures et des processus pour s'assurer que la contribution est transférée en totalité au consommateur final et que la marge ne vient pas éroder la valeur de la contribution.

5.2.1 Objectif 1 : S’assurer que le bénéficiaire a établi un processus pour déterminer le montant de la baisse de prix associée à la contribution

Remarques :

• Voir le processus lié à la contribution au prix à la section 5.1.1 et les renseignements fournis au consommateur final à la section 5.2.2.
• Les produits admissibles à la contribution sont programmés dans la base de données du système du point de vente du bénéficiaire comme des articles à prix réduit – le prix « réduit » indiqué dans la base de données (en comparant le prix ordinaire et le prix réduit, on peut calculer le montant de la contribution). Le bénéficiaire ne vend pas d'autres articles à prix ordinaire; par conséquent, lorsqu'on fait une recherche d'articles à prix réduit dans le système, les articles qui apparaissent sont exclusivement des produits admissibles à une contribution de NNC.
• Le bénéficiaire ne tient pas de liste des produits admissibles à la contribution et a eu besoin d'aide du personnel de soutien à la clientèle pour le logiciel afin de générer la liste de tous les articles à prix réduit en vue de notre examen. Les produits admissibles ne sont pas révisés régulièrement.

5.2.2 Objectif 2 : S'assurer que les taux de la contribution sont inclus dans les reçus de caisse et que les panneaux exigés sont affichés en magasin

Remarques :

• Voir les commentaires à la section 5.2.1.
• Pendant notre visite sur les lieux (janvier 2015), nous avons remarqué que les panneaux et les affiches suspendues de Nutrition Nord Canada étaient bien en évidence sur les marchandises admissibles, comme les fruits et légumes, les pommes de terre, le fromage, les pâtes et les produits laitiers. Toutes les enseignes étaient clairement visibles et semblaient en bon état.
  • Le directeur général a fait savoir que certaines affiches avaient été fournies au bénéficiaire lors du lancement du programme, mais qu'il n'en avait reçu aucune autre par la suite.
• Nous avons également fait un achat « fictif » de 10 articles admissibles pendant notre visite sur les lieux afin de vérifier les messages qui apparaissent sur les reçus. Le reçu montrait une vente soldée pour un produit admissible, mais n'établissait pas de différence entre les produits du niveau 1 et ceux du niveau 2, et le taux de la contribution applicable à la collectivité n'y figurait pas.
• Le directeur général a mentionné que le message sur les reçus avait été instauré seulement en décembre 2014 et que le bénéficiaire n'affichait pas le taux de contribution sur les reçus de caisse pour la période visée par l'évaluation.

5.2.3 Objectif 3 : S'assurer que le bénéficiaire a établi un processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement efficace et rentable

Remarques :

• Voir le processus établi par le bénéficiaire relativement à son processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement aux sections 5.1.1 et 5.1.2.
• Le bénéficiaire peut choisir le transporteur aérien, soit Buffalo Airways ou First Air; les frais de First Air sont de 0,05 $ la livre de moins que ceux de Buffalo, mais Buffalo a habituellement plus d'espace de stockage pour le fret dans ses avions.
• La direction a également envisagé d'autres transporteurs aériens :
  • Canadian North peut offrir des services de fret, mais les services de passagers sont réputés être sa priorité; c.-à-d. que le fret peut être « exclu » et que les produits pourraient périr;
  • puisque North-Wright Air peut offrir des services de fret seulement s'il y a de la place, rien ne garantit que les marchandises seront expédiées.
• Les entreprises de camionnage sont sélectionnées en fonction du coût, c.-à-d. que le fournisseur offrant le coût le moins élevé est retenu.
• Dans l'ensemble, les camions sont utilisés lorsque cela est possible, parce que le coût global est moins élevé. Viennent ensuite la barge et enfin le transport par avion. Cependant, les conditions météorologiques entrent en ligne de compte dans le choix du transporteur puisque le matériel roulant n'est pas une option toute l'année et qu'il peut y avoir du gaspillage. En outre, les denrées périssables sont toujours expédiées par avion puisque la durée de l'expédition par voie terrestre est trop longue pour maintenir la qualité des produits. Nous avons noté que seuls les produits expédiés par avion sont admissibles à la contribution de NNC et nous n'avons pas repéré de cas où un remboursement de la contribution de produits expédiés par d'autres moyens avait été demandé à AADNC.

Recommandation : Nous recommandons que le bénéficiaire poursuive sa pratique actuelle, soit indiquer la contribution comme un rabais au consommateur final pour s'assurer qu'elle est communiquée de façon transparente à ce dernier. Le bénéficiaire devrait s'assurer que le consommateur est au courant que le « rabais » est lié au programme NNC, par une affiche ou une description sur le reçu.

5.3.1 Objectif 1 : Attester que seuls des produits admissibles sont demandés et déclarés

Remarques :

• Voir le processus lié aux produits admissibles et non admissibles aux sections 5.1.1 et 5.1.2.
• Les demandes sont présentées une fois par mois par le bénéficiaire.
• Le directeur général du bénéficiaire prépare la demande selon les renseignements recueillis au cours du mois précédent :
  • la demande de contribution est préparée à partir des factures d'expédition reçues de Buffalo Airways et des factures du fournisseur (TGP, Saputo, etc.);
  • une fois la demande de contribution préparée, le directeur général peut déterminer si des produits ne sont pas admissibles (lorsqu'une contribution peut être versée au consommateur, mais qu'elle ne peut pas être demandée par AADNC et que ce produit ne peut donc pas être demandé);
  • le processus de préparation des demandes de contribution se fait manuellement; le directeur général doit également faire des calculs manuels (p. ex., pour convertir les livres en kilogrammes, additionner les montants demandés, etc.).
• Nous avons été avisés qu'au début du programme, les demandes de contribution étaient présentées à AADNC après les dates limites établies; tout récemment, les demandes ont été généralement produites dans le délai de 15 jours, mais il y a encore certains retards qui sont attribuables à l'entrée des données.
• Nous avons constaté qu'il n'y avait pas d'examen indépendant des demandes de contribution avant leur présentation à AADNC.
• Trente-trois (33) commandes (de six demandes de contribution mensuelles) sur la période de trente mois de notre évaluation de la conformité ont été sélectionnées en vue d'effectuer un sondage détaillé.
• Pour chacune des trente-trois (33) commandes, nous avons vérifié le poids des produits demandés et l'avons comparé au poids réel des produits (selon le poids indiqué sur l'emballage des produits en magasin) ou aux documents d'expédition sous-jacents.
• Nous avons remarqué une (1) erreur dans les 33 commandes de notre sondage pour des produits non admissibles : en février 2014; un produit (thé glacé) a été étiqueté comme un article donnant droit à une contribution du niveau 1, sous boissons ou jus non sucrés.
• Par ailleurs, nous avons constaté que certains des produits pour lesquels la contribution était demandée n'étaient pas vendus en magasin, même s'ils semblaient être des produits admissibles (produits laitiers, viande, etc.). Nous avons observé que les quantités de produits étaient inhabituellement plus importantes que les formats normalement vendus au détail. Selon les renseignements transmis par le directeur général, ces produits ont été vendus à des campements miniers de la région. Voir la discussion plus approfondie à la section 5.4.1.
• En outre, nous avons sélectionné au hasard neuf (9) produits non admissibles se trouvant sur les étagères de magasin et fait une vente fictive en numérisant les produits dans le système de la caisse. Aucun rabais n'avait été appliqué au point de vente aux neuf produits vendus.

Recommandation : Nous recommandons que le bénéficiaire améliore ses contrôles de l'application de la contribution afin d'assurer l'exactitude et la validité des contributions demandées. Cela pourrait comprendre la mise en œuvre de contrôles pour s'assurer que les contributions demandées sont produites en temps opportun et qu'il existe un processus d'examen indépendant avant la présentation des renseignements à AADNC, ce qui augmenterait la qualité des demandes de contribution présentées.

5.3.2 Objectif 2 : Calculer le poids approprié des produits pour lesquels la valeur de la contribution est demandée

Remarques :

• Voir le processus suivi pour garantir que le poids approprié des produits est demandé aux sections 5.1.1 et 5.1.2.
• Voir les résultats du sondage à la section 5.3.1; nous n'avons constaté, lors de notre sondage, aucun écart dans le poids des articles demandés.

5.3.3 Objectif 3 : S’assurer que les demandes mensuelles et les rapports détaillés sont valides et exacts

Remarques :

• Voir le processus de préparation de rapports instauré par la direction à la section 5.3.1.
• Voir les résultats du sondage et l'exception constatée à la section 5.3.1.

5.3.4 Objectif 4 : Démontrer que les contrôles en place permettent de déceler les erreurs et qu’ils les règlent en temps opportun

Remarque :

• Voir le processus de présentation de rapports instauré par la direction, y compris les écarts constatés relativement à l'absence d'examen indépendant des demandes de contribution avant leur présentation, à la section 5.3.1.

5.3.5 Objectif 5 : Vérifier que les rapports mensuels sur le prix des aliments sont exacts (détaillants du Nord)

Remarques :

• L'obligation pour les détaillants du Nord de présenter des rapports mensuels sur le prix des aliments a été éliminée graduellement. L'entente de 2012-2013 conclue entre AADNC et le bénéficiaire exigeait que des prévisions mensuelles soient soumises à AADNC une fois par trimestre. Dans l'entente de 2013-2014, cette exigence était ramenée à trois fois par année. L'exigence relative à la présentation de rapports a été complètement éliminée dans l'entente de 2014-2015.
• Selon l'évaluation du risque fournie par AADNC, le bénéficiaire a présenté tous les rapports exigés, mais il y a souvent eu des retards et les rapports, notamment les rapports sur le prix des aliments, ont été fournis après la date limite prescrite.
• Nous n'avons pas pu obtenir de données sur le prix des produits pour une période de plus de six mois environ avant la date de nos travaux sur le terrain à partir de la base de données du bénéficiaire (c.-à-d. que nous n'avons pas pu vérifier les renseignements sur les prix avant juillet 2014 environ). Le bénéficiaire ne tenant pas d'autres renseignements sur le prix des produits, nous n'avons pas pu évaluer l'exactitude des rapports sur le prix des aliments qui avaient déjà été présentés. Même si le directeur général a mentionné que les prix sont demeurés relativement constants, nous ne disposions pas de documentation à l'appui pour vérifier cette assertion.

Recommandation : Nous recommandons que le bénéficiaire améliore ses contrôles de l'application de la contribution afin d'assurer l'exactitude et la validité des contributions demandées. Cela pourrait comprendre la mise en œuvre de contrôles pour s'assurer que les contributions demandées sont produites en temps opportun et qu'il existe un processus d'examen indépendant avant la présentation des renseignements à AADNC, ce qui augmenterait la qualité des demandes de contribution présentées.

5.4.1 Objectif 1 : S’assurer que les entreprises et les établissements non admissibles ne reçoivent pas de contribution

Remarques :

• Le bénéficiaire tient une liste de consommateurs où figure leur numéro d'identification (pour traiter les ventes à crédit). Afin d'évaluer les ventes possibles à des consommateurs non admissibles, nous avons examiné la liste des consommateurs et les dossiers sur les consommateurs tenus par le bénéficiaire (en tenant compte du fait que les registres étaient disponibles seulement à compter de janvier 2015; notre évaluation était conçue de manière à déterminer s'il y avait eu des ventes non admissibles pendant la période visée par notre évaluation selon les activités de vente récentes). Les registres des années civiles précédentes sont remis au commis-comptable du bénéficiaire et les renseignements détaillés sur les opérations ne sont pas conservés (seules des données sommaires sont disponibles). Par ailleurs, le bénéficiaire met à jour les données sur le prix et le coût pour des produits particuliers dans le système du point de vente, au besoin; le système ne conserve pas l'historique des données sur les prix et les coûts pendant plus de quelques mois.
• Chaque dossier de consommateur portait une étiquette indiquant le nom de l'organisme ou de l'entreprise. Nous avons repéré des noms de consommateurs qui auraient pu ne pas être admissibles (comme des sociétés minières ou de construction). En outre, nous avons examiné le site Web du canton de Norman Wells, où figurait un répertoire d'entreprises classées par type d'entreprise. Nous avons produit la liste des entreprises ou des organismes qui auraient pu être considérés comme non admissibles selon les critères du Manuel du programme NNC et nous avons examiné plus à fond les registres des ventes de tous les organismes identifiés.
• Nous avons observé que, pour la majorité des consommateurs qui étaient des entreprises ou des organismes, les achats avaient été faits en magasin et portés « à leur compte ». Les reçus de caisse connexes sont conservés dans le dossier des consommateurs, dans le bureau du directeur général, et la facturation est préparée (une fois par mois ou aux deux mois) pour les consommateurs qui ont un solde impayé. Puisque les seuls reçus d'achats faits à crédit étaient ceux du mois de janvier 2015 (le mois de notre visite sur les lieux), nos observations se limitent à cette période. Nous avons bel et bien observé que des ventes avaient été faites à plusieurs entreprises et organismes indiqués comme n'étant pas admissibles mais, dans la plupart des cas, il s'agissait d'achats de produits non admissibles auxquels aucune contribution n'était appliquée (habituellement, du café ou des fournitures de nettoyage). Les ventes sont normalement d'un montant peu élevé (moins de 200 $).
• Nous avons observé que, sur certains reçus de ventes à crédit faites à des consommateurs non admissibles, figuraient des articles auxquels la contribution de NNC avait été appliquée. Le directeur général a expliqué que, puisque les achats sont faits en magasin, il est difficile d'outrepasser la contribution dans la caisse; de plus, étant donné le nombre limité de cas où des marchandises admissibles sont achetées à crédit, une telle pratique n'a pas été instaurée.
• Nous n'avons pas pu vérifier les ventes à crédit faites pendant la période visée par notre évaluation afin de quantifier les répercussions des ventes en magasin pour lesquelles la contribution était appliquée à des consommateurs possiblement non admissibles. Selon nos observations des registres de ventes de janvier 2015, le montant de la contribution versée (et, par conséquent, demandée) était minime, probablement inférieur à 50 $.
• Lors de notre sondage sur l'application de la contribution à la section 5.3.1, nous avons constaté que certains produits demandés dans les rapports détaillés des aliments étaient des quantités inhabituellement importantes et nous n'avons pas pu trouver ces produits à vendre dans le magasin de détail. Selon les discussions avec le directeur général, ces produits ont été achetés et vendus à des campements miniers de la région.
• Lors de nos discussions, le directeur général a souligné qu'il y avait, dans le secteur, deux campements miniers à qui le magasin vendait des produits. Nous avons par ailleurs demandé à voir les registres des ventes aux clients pour ces deux consommateurs (une fois encore, les seuls documents examinés pendant notre visite sur les lieux étaient des documents du mois de janvier 2015) et constaté que des commandes en vrac étaient passées par les campements et que les produits étaient commandés par le directeur général et expédiés à Norman Wells. Selon le directeur général, ces campements ne reçoivent pas de contribution, mais ils peuvent payer moins que le coût de marchandises semblables ou identiques en magasin grâce aux commandes en vrac ou aux réductions sur la quantité.
• Nous avons observé que, pour l'un des campements, il existe un formulaire de commande des articles qui sont souvent commandés. Le représentant du campement indique la quantité de produits et inscrit tout autre produit dont il a besoin. Le campement passe régulièrement des commandes; en général, une fois par semaine, sinon plus souvent. L'autre campement (dont les commandes sont moins fréquentes) transmet ses commandes, au besoin, au directeur général (la commande est écrite sur papier).
• Aucune contribution n'est versée directement aux campements miniers, mais si les articles sont considérés comme admissibles aux termes des lignes directrices du programme NNC, ils font souvent l'objet d'une demande de contribution. Par conséquent, le bénéficiaire reçoit un remboursement pour une contribution qui n'est pas transférée à des consommateurs admissibles.
• Lors des discussions, le directeur général a fait savoir que l'un des campements ne faisait des achats que depuis août 2014 environ (ce qui correspond aux deux derniers mois de notre période d'évaluation), alors que l'autre campement n'a commencé à passer des commandes qu'en octobre ou novembre 2014 (ce qui déborde de notre période d'évaluation). Nous avons essayé de quantifier les répercussions des ventes non admissibles, mais nous n'avons pas été en mesure d'examiner une population complète de documents de ventes pour toute la période visée par notre évaluation.
• Le directeur général a fourni un sommaire des montants expédiés dans chaque commande à l'un des campements (celui qui passe des commandes le plus souvent). Entre le 29 juillet 2014 et le 23 janvier 2015, on peut y voir que 19 562,90 livres (environ 8 873 kg) ont été expédiés aux campements et ont fait l'objet de demandes de contribution. Nous n'avons pas été en mesure de vérifier ces calculs ni les documents à l'appui – puisque la plupart des marchandises sont des produits du niveau 1. Nous pouvons quantifier approximativement l'incidence totale comme étant un montant de 19 521 $ en contributions demandées en trop pendant cette période. La quantité liée à notre période d'évaluation est de 7 616,5 lb (3 455 kg), ce qui représente à peu près une contribution demandée en trop de 7 601 $. Nous n'avons pas été en mesure de déterminer si le sommaire fourni était complet ou si des ventes à des consommateurs non admissibles avaient été faites avant le 29 juillet 2014.
• Après l'examen de ces ventes, le propriétaire du magasin a demandé au directeur général de cesser de demander la contribution pour les produits expédiés à l'un ou l'autre de ces clients dans le cadre de la contribution de NNC.
• Par ailleurs, nous avons constaté que le propriétaire de Rampart Rentals possède plusieurs autres entreprises, notamment un hôtel-restaurant ainsi qu'une entreprise de camionnage utilisée pour expédier des marchandises sur les routes de glace à destination de Norman Wells. Nous avons posé des questions au directeur général à propos de la possibilité de la livraison de produits admissibles à ces parties liées. Pour les aliments expédiés sur les routes de glace par l'entreprise de camionnage du propriétaire, il a été mentionné que de tels produits ne sont pas admissibles à la contribution parce qu'ils ne sont pas expédiés par avion et parce qu'ils sont non périssables du fait de leur nature. Dans notre sondage détaillé des demandes de contribution, nous n'avons pas repéré de contributions qui étaient demandées pour des produits qui n'avaient pas été expédiés par avion.
• De plus, nous avons examiné les dossiers des clients pour les parties liées indiquées, notamment l'hôtel. Peu de reçus étaient disponibles (à partir de janvier 2015), dont aucun lié à la vente de produits admissibles. Habituellement, les organismes commandent et expédient des marchandises eux-mêmes et non par l'entremise du magasin. Par conséquent, les seuls achats faits à crédit sont ceux d'articles uniques, qui étaient nécessaires plus tôt qu'à la date de la prochaine livraison. Toutefois, nous n'avons pas été en mesure de vérifier les ventes faites à ces parties avant janvier 2015.

Recommandation : Nous avons relevé des ventes à des entreprises et des établissements non admissibles (surtout des campements miniers) pour lesquelles le bénéficiaire a demandé une contribution, même si des contributions minimales sur les prix finals ont été versées à ces organismes (à l'exception de certaines ventes en magasin qui n'ont pas pu être quantifiées, mais qui ne semblent pas être substantielles). Nous recommandons que la contribution applicable aux produits qui sont revendus à des clients non admissibles ne soit pas demandée. Après l'observation de cette pratique pendant notre travail sur les lieux, le directeur général a mentionné que cette pratique ne serait plus maintenue désormais. En outre, nous recommandons qu'AADNC envisage de recouvrer le paiement en trop de 7 601 $, dont le calcul de la valeur approximative est indiqué ci-dessous, pour les demandes de contribution non admissibles. De plus, nous recommandons que le bénéficiaire conserve les registres détaillés des ventes de toutes les opérations liées au programme pendant la période précisée dans l'entente de financement qu'il a conclue avec AADNC afin de corroborer les rapports financiers et non financiers et de faciliter les futures vérifications du programme.