Rapport sur l’évaluation de la conformité True North Community Cooperative

Concernant les ententes de financement nos 1213 01 000064 et 1314 01 000011 conclues entre Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et la True North Community Co Coperative

Deloitte LLP
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Le 1er octobre 2015

Personnel et confidentiel

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada
10, rue Wellington
Gatineau (Québec)  K1A 0H4

Évaluation de la conformité d’un bénéficiaire du programme Nutrition Nord Canada

Madame, Monsieur,

Deloitte est heureux de soumettre le présent rapport qui met en évidence nos constatations découlant de l'évaluation de la conformité des ententes de financement nos 1213-01-000064 et 1314-01-000011 conclues entre Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et la True North Community Co-Operative relativement au programme Nutrition Nord Canada, pour la période allant du 1er avril 2012 au 30 septembre 2014.

Si vous avez des questions quant aux renseignements qui figurent dans ce rapport, n'hésitez pas à nous en faire part.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos sentiments les meilleurs.

_____________________

Comptables professionnels agréés
Experts-comptables autorisés

Table des matières

1 Sommaire

À la demande d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (« AADNC »), Deloitte S.E.N.C.R.L. (« Deloitte » ou « nous ») a effectué une évaluation de la conformité des ententes de financement conclues entre AADNC et la True North Community Co-Operative (la « TNCC » ou le « bénéficiaire ») relativement à Nutrition Nord Canada. Nutrition Nord Canada (« NNC » ou le « programme ») est un programme de contribution du gouvernement du Canada qui vise à faciliter l'accès des résidants du Nord vivant dans des collectivités isolées à des aliments périssables nutritifs. NNC fait partie de la Stratégie pour le Nord du gouvernement du Canada. Les ententes de financement nos 1213-01-000064 et 1314-01-000011, y compris la modification no 0001 (collectivement l'« Entente »), ont été signées par les deux parties respectivement le 24 avril 2012 et le 1er avril 2013. Le but de l'évaluation, conformément à notre engagement avec AADNC, était de fournir des renseignements pour déterminer :

  • si le bénéficiaire transfère la valeur intégrale de la contribution aux consommateurs;
  • si les exigences liées à la visibilité du programme sont remplies et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
  • quels sont les systèmes et procédés de préparation de rapports et de demandes de contribution du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
  • si le bénéficiaire a respecté les règles du programme relativement à la vente à des clients non admissibles.

La période visée par l'évaluation de la conformité s'échelonne du 1er avril 2012 au 30 septembre 2014. Nous avons établi la taille des échantillons selon la fréquence des demandes de contribution et le niveau de risque posé par le programme en exerçant notre jugement professionnel.

Notre évaluation de la conformité a été menée du 11 janvier au 15 janvier 2015, au comptoir du bénéficiaire situé à Thunder Bay (Ontario).

Nous avons rencontré le bénéficiaire afin de déterminer et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et ses processus liés à la demande de fonds de NCC, à la prestation du programme et à la préparation de rapports sur le programme. Nous avons tenu compte de la visibilité du programme. Nous avons par la suite appliqué des procédés détaillés à l'exactitude et à la validité des demandes de contribution du bénéficiaire pour nous assurer qu'il transférait comme il se doit la contribution aux consommateurs admissibles. Nous n'avons pas effectué de vérification des demandes de contribution.

Selon les procédés exécutés et la description plus approfondie présentée dans notre rapport, nous n'avons constaté aucun écart important dans les échantillons que nous avions choisis, mais nous avons cerné des améliorations que nous présentons sous la forme de recommandations et qui pourraient être apportées à l'environnement de contrôle du bénéficiaire relativement au programme.

Nous souhaitons remercier le personnel et la direction d'AADNC et du bénéficiaire pour leur collaboration.

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2 Introduction

2.1 Renseignements sur le programme

Nutrition Nord Canada (« NNC » ou le « Programme ») est un programme de contribution pour les aliments qui est axé sur le marché et administré par Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (« AADNC »). Il vise à faire en sorte que des aliments périssables nutritifs soient plus accessibles et plus abordables pour les résidants des collectivités isolées du Nord qui n'ont pas de liaison de transport maritime et de surface pendant toute l'année vers des centres du sud. Le programme est entré en vigueur le 1er avril 2011 et remplace l'ancien programme Aliments-poste, un programme de contribution au transport offert par la Société canadienne des postes au nom d'AADNC.

À l'heure actuelle, 103 collectivités sont admissibles au programme (84 intégralement et 19 partiellement) au Nunavut, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon, au Labrador, au Québec, en Ontario, au Manitoba et en Saskatchewan. Deux niveaux de taux de contribution au kilogramme ont été établis pour chaque collectivité : le niveau 1 (plus élevé) pour les aliments périssables nutritifs et le niveau 2 (moindre) pour les autres produits admissibles. Les collectivités où les frais de transport et d'exploitation sont plus élevés qu'ailleurs ont droit aux taux de contribution supérieurs. La contribution s'applique uniquement aux produits admissibles qui sont expédiés par avion à des collectivités admissibles.

Les détaillants du Nord et les fournisseurs du Sud qui sont inscrits au programme sont tenus de gérer leur chaîne d'approvisionnement et de présenter une demande de contribution de NNC pour les aliments et les produits non alimentaires admissibles qu'ils expédient à des collectivités admissibles. Une fois par mois, ils doivent présenter une demande de contribution (kg x taux de contribution), un rapport d'expédition détaillé (kg par produit, collectivité, type de client, etc.), des factures et des lettres de transport afin de recevoir le paiement (certains ont droit à des paiements anticipés selon le poids prévu). Ces documents sont présentés à la tierce partie chargée de traiter les demandes du programme en vertu d'un contrat conclu avec AADNC (le Saskatchewan Institute of Information Technology, en collaboration avec Crawford). La tierce partie vérifie les demandes de contribution et présente à NNC une recommandation de paiement. Les détaillants du Nord inscrits doivent également présenter, directement à NNC, un rapport mensuel des prix pour une liste prédéterminée de denrées alimentaires. Ces exigences et les autres exigences applicables au programme sont précisées dans les ententes de financement conclues entre les bénéficiaires et AADNC.

Au 22 septembre 2014, NNC a 27 fournisseurs du Sud et 8 détaillants du Nord (y compris 2 transformateurs d'aliments traditionnels) qui sont inscrits au programme. Les détaillants du Nord sont les entités qui exploitent des points de vente d'aliments au détail dans un ou plusieurs magasins des collectivités admissibles. Les fournisseurs du Sud sont des fournisseurs d'aliments qui exploitent leur entreprise dans des collectivités qui ne sont pas admissibles à NNC et qui fournissent des produits admissibles directement à de petits détaillants du Nord, des établissements commerciaux (restaurants, etc.), des établissements de services sociaux (garderies, etc.) et des particuliers (qui passent des commandes directes ou personnelles) dans des collectivités admissibles. Les transformateurs d'aliments traditionnels sont les usines situées à Cambridge Bay et à Rankin Inlet, au Nunavut, qui transforment du poisson et de la viande en vue de les distribuer aux collectivités admissibles de la région.

2.2 Renseignements sur le bénéficiaire

La True North Community Co-Operative est un fournisseur du Sud inscrit, situé à Thunder Bay (Ontario), qui vise à faciliter la vente de produits régionaux (surtout des aliments) dans tout le Nord de l'Ontario. À titre de coopérative, le bénéficiaire a actuellement 737 membres, dont 580 particuliers, 150 producteurs et 7 membres commerciauxNote de bas de page 1. Le bénéficiaire a exploité un comptoir à Thunder Bay (jusqu'en janvier 2015), puis il est déménagé à Sudbury (Ontario). Le bénéficiaire s'occupe de la commande et de l'expédition de produits périssables à diverses collectivités des Premières Nations situées dans le Nord de l'Ontario.

Le 24 avril 2012, AADNC et le bénéficiaire ont conclu l'entente de financement no 1213-01-000064, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2012 et a pris fin le 31 mars 2013. Le 18 mars 2013, AADNC et le bénéficiaire ont conclu l'entente de financement no 1314-01-000011 (y compris la modification no 0001), qui est entrée en vigueur le 1er avril 2013 et qui devrait prendre fin le 31 mars 2016 (collectivement l'« entente »). Sous réserve des modalités de l'entente, le ministre s'engage à verser au bénéficiaire des paiements d'au plus :

  • 20 000 $ pour l'année terminée le 31 mars 2013;
  • 40 000 $ pour l'année terminée le 31 mars 2014;
  • 40 000 $ pour l'année terminée le 31 mars 2015.

AADNC peut verser d'autres paiements en sus des montants précisés dans l'entente, selon les circonstances, tel qu'un remboursement, une fois que le bénéficiaire remplit les conditions de paiement.

2.3 Objet et portée

Dans le cadre de ses mesures de responsabilisation, AADNC doit s'assurer que les bénéficiaires du programme se conforment aux exigences de leurs ententes de financement respectives. Le programme repose en partie sur les pratiques, processus et procédures qui ont été adoptés par le bénéficiaire. En effectuant une vérification de la conformité de titulaires d'entente choisis, AADNC obtiendra l'assurance que des mesures de contrôle financier adéquates sont en place pour assurer une bonne gestion de l'initiative.

AADNC a retenu les services contractuels de Deloitte afin d'effectuer une évaluation de la conformité du bénéficiaire. Les objectifs de cette évaluation étaient de fournir au gouvernement du Canada des renseignements qui lui permettraient de déterminer si le bénéficiaire se conforme aux modalités de l'entente. En particulier, notre évaluation de la conformité visait à déterminer si :

  • le bénéficiaire a mis en place des mécanismes de contrôle administratif qui assurent la conformité aux modalités de l'entente et qui sont dûment conçus et instaurés;
  • le bénéficiaire a mis en place des mécanismes de contrôle financier qui assurent la conformité aux modalités de l'entente et qui sont dûment conçus et instaurés;
  • le bénéficiaire a des processus et des systèmes de préparation de rapports qui assurent la conformité aux modalités de l'entente et qui sont dûment conçus et instaurés afin de garantir qu'il possède des renseignements exacts et fiables pour appuyer la prise des décisions liées aux demandes de contribution;
  • les pratiques de gestion relatives à l'octroi de la contribution aux consommateurs finaux sont efficaces et correspondent aux buts de l'initiative NNC.

Nos procédés ont porté sur tous ces domaines et nos constatations et recommandations font partie de notre rapport soumis à l'examen d'AADNC. La période visée par nos procédés concernant le bénéficiaire s'étendait du 1er avril 2012 au 30 septembre 2014.

3 Approche et méthodologie

3.1 Approche

Deloitte a élaboré une approche particulière pour évaluer la conformité du bénéficiaire aux modalités de l'entente conclue avec AADNC, notamment en évaluant la conception et la mise en œuvre de méthodes de contrôle financier, la préparation de rapports et l'administration générale du programme Nutrition Nord Canada afin d'atteindre les objectifs de l'initiative.

Nous avons obtenu les demandes de contribution mensuelles présentées pour la période allant du 1er avril 2012 au 30 septembre 2014. Deloitte a mené une entrevue le 11 janvier 2015 avec les représentants du bénéficiaire pour mieux comprendre les pratiques organisationnelles, les processus et la méthodologie, de même qu'évaluer le risque lié à la conformité à l'entente de financement conclue entre AADNC et le bénéficiaire.

À partir des résultats de l'entrevue, Deloitte a déterminé la taille de l'échantillon selon la fréquence des demandes de contribution présentées pendant la période visée en exerçant son jugement professionnel.

3.2 Méthodologie

L'évaluation de la conformité a été menée du 11 janvier au 15 janvier 2015. Avant de se présenter sur les lieux, Deloitte a examiné les renseignements fournis par AADNC et/ou le bénéficiaire, notamment :

  • le Manuel national du programme Nutrition Nord Canada pour les bénéficiaires du programme (avril 2014);
  • les contributions pour appuyer l'accès aux aliments sains dans les collectivités isolées du Nord – modalités (28 mai 2014);
  • l'entente de financement no 1213-01-000064, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2012 et a pris fin le 31 mars 2013;
  • l'entente de financement no 1314-01-000011 (y compris la modification no 0001), qui est entrée en vigueur le 1er avril 2013 et devrait prendre fin le 31 mars 2016;
  • l'évaluation générale du risque que présente le bénéficiaire effectuée par AADNC (reçue en janvier 2015);
  • la Politique sur les demandes de transfert et le Guide sur les subventions, contributions et autres paiements de transfert du Conseil du Trésor.

Après avoir examiné ces documents, Deloitte a établi les objectifs et les critères (tels que définis dans la section 5) qui, s'ils étaient remplis, nous permettraient de fournir des renseignements pour aider AADNC à déterminer si le bénéficiaire se conforme aux modalités de l'entente de financement qu'il a conclue avec le gouvernement du Canada à partir des résultats du procédé particulier qui a été entrepris.

Deloitte a examiné certains comptes et registres du bénéficiaire portant sur l'entente et mené des entrevues avec des membres du personnel clé du bénéficiaire qui ont pris part aux volets administratifs ou financiers associés à la mise en œuvre de l'entente. Des activités de contrôle propres à la prestation du programme NNC ont été définies et déterminées afin d'évaluer uniquement la conception et la mise en œuvre.

Notre rapport sur des procédés particuliers figure à l'annexe B.

4 Restriction quant à l’utilisation du rapport

Le présent rapport n'est pas destiné à la diffusion ou à la publication, et il ne doit pas être reproduit à une fin autre que celle de l'utilisation d'AADNC sans avoir préalablement obtenu l'autorisation écrite dans chaque cas particulier. Nous n'assumons aucune responsabilité relativement aux pertes subies à la suite de la diffusion, de la publication ou de la reproduction de ce rapport, si les dispositions du présent paragraphe ne sont pas respectées.

Les procédés que nous avons effectués ne constituent pas une mission de vérification ou d'examen et, en conséquence, nous n'exprimons aucune opinion ni ne fournissons aucune garantie dans notre rapport.

Nous nous réservons le droit de revoir ce rapport et, si nous le jugeons nécessaire, de le réviser compte tenu des renseignements obtenus après la date de publication, mais nous ne sommes aucunement tenus de le faire.

5 Constatations et recommandations

5.1 Évaluation des contributions et des marges

Aperçu

Le bénéficiaire doit veiller à transférer la totalité de la contribution aux consommateurs au moment de la vente : transférer la totalité de la contribution signifie que l'intégralité de celle-ci est déduite du prix de vente et que le bénéficiaire calcule ses marges sur le coût du produit en magasin après avoir appliqué la contribution.

Le montant de la contribution est calculé selon le poids (en kilogrammes) des produits expédiés par avion, multiplié par les taux de contribution particuliers établis par AADNC pour les collectivités admissibles. Il existe deux niveaux de taux de contribution : le niveau 1 est un taux de contribution plus élevé, qui s'applique à la plupart des aliments nutritifs; le niveau 2 est un taux de contribution moindre. AADNC tient une liste détaillée des aliments admissibles aux taux de contribution du niveau 1 et du niveau 2 et la révise à intervalles réguliers.

5.1.1 Objectif 1 : Description du processus et de la méthodologie employés pour déterminer qu’une contribution est transférée aux consommateurs

Remarques :

  • Le bénéficiaire est une coopérative sans but lucratif qui organise l'expédition de marchandises (sauf des fruits et légumes) à des collectivités du Nord de l'Ontario, dans la région de la baie James et les environs. La TNCC exploite également un magasin de détail à Thunder Bay. Au cours de la période de notre évaluation, le bénéficiaire a expédié des marchandises à sept collectivités admissibles :
    • Angling Lake
    • Attawapiskat
    • Big Trout Lake
    • Fort Albany
    • Kashechewan
    • Sachigo Lake
    • Wunnummin Lake
  • Le coordonnateur des marchés dans chaque collectivité reçoit un formulaire de commande. Le jeudi, l'acheteur de la TNCC au Marché des produits alimentaires de l'Ontario diffuse le coût prévu de divers produits. Selon les prix prévus, le coordonnateur de la collectivité passe une commande. Le formulaire de commande est un document en format Excel.
  • Les coordonnateurs des collectivités passent les commandes et les aliments sont achetés directement par un acheteur, qui est un employé du Marché des produits alimentaires de l'Ontario, situé à Toronto (Ontario) (organisme du gouvernement provincial qui sert de point d'accès à tous les fruits et légumes, qu'ils soient importés ou produits localement, avant leur vente dans l'Est du Canada).
  • Les aliments sont par la suite expédiés par camion de Toronto à Cochrane (Ontario) (par l'entreprise McKevitt Trucking).
    • Deux entreprises de camionnage font régulièrement le trajet de Toronto à Cochrane pour assurer le transport de produits périssables. Nous avons demandé des renseignements et la direction nous a avisés que l'autre entreprise coûte habituellement plus cher que McKevitt Trucking; le bénéficiaire a retenu les services du fournisseur qui offre les prix les plus bas pour le transport par voie terrestre.
  • À Cochrane, les aliments sont chargés dans un train de marchandises (Ontario Northland) et envoyés à Moosonee (Ontario). Le train fait le trajet deux fois par semaine, soit le mardi et le vendredi.
  • Puisqu'il n'y a qu'un service de train à destination de Moosonee, aucune estimation n'a été obtenue auprès d'autres fournisseurs.
  • Les aliments sont ensuite acheminés par avion de Moosonee vers les diverses collectivités, habituellement sur des vols nolisés (Wabusk, Thunder Air ou Bushlands).
    • Les expéditions ont normalement lieu d'une à quatre fois par mois, à destination des collectivités admissibles. La majorité des expéditions de la TNCC sont faites à Fort Albany.
    • Parce qu'il est obligatoire d'utiliser des véhicules climatisés, les routes de glace ne peuvent être empruntées.
  • Le Marché des produits alimentaires de l'Ontario facture le bénéficiaire; la facture indique le coût des aliments et des frais de 0,25 $ par produit commandé. Après l'expédition, le bénéficiaire émet une facture à l'intention de la collectivité. Le président du bénéficiaire prépare toutes les factures; il n'y a pas d'examen indépendant des factures avant qu'elles ne soient transmises aux collectivités.
    • Dans le haut de la facture on peut voir tous les produits achetés, la quantité, le prix, le poids, la catégorie de NNC (niveau 1, niveau 2 ou s.o.) et le montant de la contribution de NNC par produit.
    • Au bas de la facture se trouvent le coût total, la marge (une majoration fixe de 5 % du coût pour couvrir les frais administratifs de la TNCC, l'excédent étant réinvesti dans les collectivités), la contribution totale de NNC qui est appliquée, ainsi que les divers frais de transport (camion, train, avion) pour obtenir la valeur totale de la facture.
  • La facture comprend souvent aussi un montant d'« expédition prépayée ». La plupart des transporteurs aériens ne livrent pas de marchandises à moins d'avoir reçu un paiement en espèces après l'atterrissage (si ce montant n'est pas payé, l'avion repart sans laisser les marchandises).
  • Dans les collectivités (qui ont passé des commandes), les aliments sont ensuite emballés dans des caisses de différentes tailles en vue de leur achat par les collectivités et tous les produits résiduels sont vendus à des marchés d'alimentation. Le prix facturé par les coordonnateurs des collectivités dans les caisses ou les marchés d'alimentation correspond souvent au coût payé ou il s'en approche (l'intention n'est pas de générer des profits, mais nous n'avons pas pu vérifier le prix de vente final dans les collectivités).
  • Le bénéficiaire est uniquement chargé d'organiser l'achat et le transport des marchandises dans les collectivités du Nord; il ne les vend pas directement aux consommateurs. Le bénéficiaire applique la contribution aux marchandises vendues aux coordonnateurs des collectivités selon les modalités de l'entente et ces coordonnateurs sont personnellement chargés de prescrire le prix final.
  • Il est prévu d'élaborer des ententes officielles avec les collectivités admissibles, ce qui pourrait comprendre des modalités permettant de vérifier que les coordonnateurs des collectivités ne réalisent pas de profit sur les marchandises expédiées par le bénéficiaire; toutefois, au moment de nos travaux sur place, aucune entente du genre n'avait été instaurée.

5.1.2 Objectif 2 : Examen des pratiques d’établissement de prix ou de facturation du bénéficiaire concernant la contribution, p. ex., marges réalisées sur les produits admissibles et les produits non admissibles

Remarques :

  • Le bénéficiaire se concentre uniquement sur les produits admissibles (surtout des fruits et légumes et, à de rares occasions, de la viande et des produits laitiers).
  • À certaines occasions, des produits non admissibles sont expédiés, mais ils sont indiqués sous « s.o. » et aucune contribution n'est calculée.
  • Voir les pratiques détaillées d'établissement du prix et de facturation, y compris pour les produits admissibles et non admissibles, à la section 5.1.1.

5.1.3 Objectif 3 : Démontrer que le bénéficiaire calcule ses marges sur le coût du produit en magasin. Aux fins de cette analyse, le coût en magasin comprend le coût du produit + les frais d’expédition + les frais généraux

Remarques :

  • Voir les détails sur les pratiques d'établissement du prix, y compris les marges, aux sections 5.1.1 et 5.1.2.
  • Puisque seule une majoration fixe de 5 % est ajoutée au coût original des produits, le bénéficiaire ne fait aucune analyse officielle de la marge. Il a fait savoir qu'à titre d'organisme sans but lucratif, il ne génère aucun bénéfice. La majoration de 5 % vise à couvrir les frais administratifs et tous les montants gagnés avec ce qui est nécessaire pour couvrir ces frais administratifs sont réinvestis dans les collectivités participantes (p. ex., l'achat de réfrigérateurs pour entreposer les aliments). Le bénéficiaire ne prescrit pas les prix de vente aux consommateurs finals du Nord, car cette responsabilité incombe au coordonnateur de chaque collectivité.

5.1.4 Objectif 4 : Confirmation, par le bénéficiaire, que ses marges ont été analysées ou examinées et qu’il existe des preuves qu’elles ne viennent pas éroder la valeur de la contribution

Remarques :

  • Voir le processus de calcul des marges aux sections 5.1.1 et 5.1.2.
  • Voir le processus de préparation de rapports et d'analyse du bénéficiaire à la section 5.3.
  • La contribution est appliquée aux frais de transport engagés par le bénéficiaire.
  • Le bénéficiaire a des procédures et des processus bien établis qui lui permettent de transférer la contribution au coordonnateur de chaque collectivité.

5.2 Évaluation de la transparence et de la visibilité du programme

Aperçu

Selon les lignes directrices établies dans le Manuel national du programme Nutrition Nord Canada pour les bénéficiaires du programme, les bénéficiaires doivent s'assurer que le programme NNC est visible et que la contribution est transparente pour les consommateurs. Les exigences varient selon que le bénéficiaire est un détaillant du Nord, un fournisseur du Sud ou un transformateur ou distributeur d'aliments traditionnels. Le bénéficiaire du présent examen de conformité est un fournisseur du Sud inscrit.

Les fournisseurs du Sud doivent indiquer clairement le montant de la baisse de prix associée à la contribution. Ils pourraient également devoir inclure le matériel de communication et les autres renseignements au sujet du programme qu'ils ont reçus d'AADNC.

5.2.1 Objectif 1 : S’assurer que le bénéficiaire a établi un processus pour déterminer le montant de la baisse de prix associée à la contribution

Remarque :

  • Voir le processus lié à la baisse de prix associée à la contribution à la section 5.1.1.

5.2.2 Objectif 2 : S’assurer que les taux de la contribution sont inclus dans les encaissements et que les panneaux exigés sont affichés en magasin

Remarques :

  • Voir les commentaires à la section 5.1.1.
  • La facture dresse la liste de tous les articles achetés, la quantité, le prix (selon le coût de FoodShare), le poids, la catégorie de NNC (niveau 1, niveau 2 ou s.o.), le coût total et le montant de la contribution de NNC par article.
  • Le bénéficiaire a fait savoir qu'il avait déjà préparé ses propres affiches à apposer dans le point de vente au détail de Thunder Bay (qui donnent des renseignements sur le programme et qui présentent une comparaison des coûts entre le prix des aliments vendus par les magasins de détail (habituellement des magasins du Nord) et les marchés communautaires (pour des aliments expédiés par la TNCC). Rien n'était affiché pendant notre visite sur les lieux puisque le point de détail était fermé mais, comme il s'agit d'un fournisseur du Sud, l'affichage en magasin n'est pas obligatoire selon les modalités de l'entente.
  • Une vidéo a été produite par Ontario Good Food Ideas (grâce à une subvention du gouvernement de l'Ontario) afin de documenter le programme du Nord au Nord du bénéficiaire. La vidéo, qui dure de huit à neuf minutes, est disponible en ligne.
    • La vidéo présente les antécédents du bénéficiaire et du programme Nutrition Nord, elle montre comment les aliments sont expédiés depuis Toronto et quels en sont les avantages pour les collectivités éloignées. Cette vidéo est devenue l'un de ses principaux outils de promotion et a souvent été présentée à des congrès (où d'autres collectivités cherchent des moyens d'établir des marchés communautaires semblables).
  • Selon les discussions avec le bénéficiaire, nous comprenons que les coordonnateurs ne reçoivent pas de matériel précis, mais qu'ils passent le mot à propos des marchés communautaires dans leur collectivité (bouche-à-oreille, affichage, radio).
  • Malgré le matériel promotionnel susmentionné, le bénéficiaire n'a pas été en mesure de nous fournir de renseignements pour confirmer que le consommateur final peut voir le programme NNC sur les produits achetés ou sur des affiches en magasin.

5.2.3 Objectif 3 : S’assurer que le bénéficiaire a établi un processus de gestion de la chaîne d’approvisionnement efficace et rentable

Remarques :

  • Voir le processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement établi par le bénéficiaire aux sections 5.1.1 et 5.1.2.
  • Aucune analyse officielle des coûts de la chaîne d'approvisionnement ou du transport n'a été réalisée par le bénéficiaire, en raison des possibilités limitées de transport de marchandises vers les collectivités du Nord.
  • Les méthodes de facturation du bénéficiaire sont transparentes, les taux de la contribution et du transport sont clairement indiqués sur de nombreux documents depuis le moment où la commande est passée jusqu'au paiement final ou à l'exécution de la commande. Toutefois, le bénéficiaire ne peut pas garantir avec certitude que la contribution est versée au consommateur final du Nord à des fins d'information et de vérification, au besoin. Par conséquent, nous n'avons pas été en mesure de garantir que le consommateur final obtient des renseignements sur le programme Nutrition Nord Canada.

Recommandation : Nous recommandons que le bénéficiaire instaure un processus qui lui permettrait de vérifier que le consommateur final obtient suffisamment d'information sur le programme Nutrition Nord Canada.

5.3 Évaluation des systèmes et procédures de préparation de rapports et de présentation de demandes de contribution

Aperçu

Afin de bien mettre en œuvre le programme NNC et de surveiller l'efficacité de sa prestation, AADNC se reporte aux renseignements présentés par le bénéficiaire. Une fois par mois, ce dernier doit présenter un formulaire de demande de contribution, un rapport détaillé sur les expéditions d'aliments, ainsi que des copies électroniques de toutes les factures et de toutes les lettres de transport aérien associées à une demande de contribution. Ce formulaire doit être signé par le bénéficiaire pour attester que la contribution a été transférée en totalité aux consommateurs. Le format des rapports est prescrit par AADNC et des modèles sont fournis au bénéficiaire.

Sur la demande de contribution et le rapport détaillé des expéditions figure le poids total des produits (en kilogrammes) expédiés aux collectivités admissibles. Le rapport est ventilé par numéro d'identification de produit de NNC et par collectivité. La demande est ensuite soumise à l'aide du logiciel de présentation des demandes de contribution de NNC et elle est examinée par une tierce partie chargée de traiter les demandes de contribution afin de déceler tout écart. Les écarts qui sont repérés sont transmis au bénéficiaire et un rapprochement doit être fait avant le paiement.

5.3.1 Objectif 1 : Attester que seuls des produits admissibles sont demandés et déclarés

Remarques :

  • Voir le processus relatif aux produits admissibles et non admissibles aux sections 5.1.1 et 5.1.2.
  • Le bénéficiaire présente les demandes de contribution une fois par mois.
  • Le président du bénéficiaire accumule la documentation et entre les données dans le formulaire de NNC, qui est ensuite soumis à AADNC.
  • Nous avons constaté que les demandes de contribution sont souvent présentées après la date limite (le 15e jour suivant la fin du mois); le bénéficiaire nous a fait savoir qu'il fallait obtenir beaucoup de renseignements pour préparer le formulaire et que ces renseignements n'étaient pas toujours disponibles (p. ex., les collectivités du Nord doivent envoyer les documents d'expédition à Thunder Bay).
    • Le bénéficiaire a depuis mis à jour son processus et fourni des estimations à AADNC avant la date limite exigée; les résultats réels sont fournis à une date ultérieure.
  • Nous avons remarqué qu'il n'y a aucun examen indépendant des formulaires de demande de contribution que le bénéficiaire prépare pour AADNC.
  • Vingt-trois (23) commandes (de six demandes de contributions mensuelles) pour la période de trente mois de notre évaluation de la conformité ont été sélectionnées en vue d'effectuer un sondage détaillé. Nous avons constaté deux erreurs dans les montants du sondage :
    • la demande d'avril 2012 comprenait un montant demandé en trop de 195,77 $;
    • la demande de septembre 2013 comprenait un montant déclaré en moins de 217,46 $;
    • dans les deux cas, le poids total selon la facture était différent du poids utilisé pour calculer le montant de la contribution.

5.3.2 Objectif 2 : Calculer le poids approprié des produits pour lesquels la valeur de la contribution est demandée

Remarques :

  • Voir le processus suivi pour garantir que le poids approprié des produits est demandé aux sections 5.1.1 et 5.1.2.
  • Puisque la majorité des produits expédiés sont des fruits et légumes, une évaluation de la vraisemblance du poids des produits demandés a été effectuée en comparant l'échantillon aléatoire de produits de demandes de contributions sélectionnées, en calculant à nouveau le poids attendu selon la quantité achetée et le poids de référence des fruits et légumes indiqué dans le Manuel national du programme Nutrition Nord Canada pour les bénéficiaires du programme et en le comparant au poids réel des marchandises indiqué sur la facture et sur les documents d'expédition.
  • Voir les résultats du sondage et les exceptions relevées à la section 5.3.1.

5.3.3 Objectif 3 : S’assurer que les demandes mensuelles et les rapports détaillés sont valides et exacts

Remarques :

  • Voir le processus de préparation de rapports instauré par la direction aux sections 5.1.1 et 5.1.2.
  • Voir les résultats du sondage et les exceptions relevées à la section 5.3.1.

5.3.4 Objectif 4 : Démontrer que les contrôles en place permettent de déceler les erreurs et qu’ils les règlent en temps opportun

Remarques :

  • Voir le processus de préparation de rapports instauré par la direction, y compris les écarts décelés relativement à la répartition des tâches, aux sections 5.1.1 et 5.1.2.
  • Malgré les contrôles que la direction a mis en place, nous avons constaté des erreurs dans le montant de la contribution demandé par le bénéficiaire; voir les renseignements supplémentaires à la section 5.3.1 du présent rapport.

5.3.5 Objectif 5 : Vérifier que les rapports mensuels sur le prix des aliments sont exacts (détaillants du Nord)

Remarque :

  • Cet objectif est sans objet puisque le bénéficiaire est un fournisseur du Sud.

Recommandation : Nous avons constaté des erreurs dans les montants demandés par le bénéficiaire; nous avons également remarqué une lacune dans la répartition des tâches relevant du processus de préparation des rapports du bénéficiaire. Nous recommandons que le bénéficiaire améliore ses contrôles du calcul de la contribution afin de garantir l'exactitude et la validité des contributions demandées. Un processus d'examen indépendant avant la présentation des renseignements à AADNC améliorerait la qualité des renseignements soumis.

5.4 Évaluation de la conformité aux modalités du programme

Aperçu

En plus des modalités évaluées ci-dessus, les bénéficiaires doivent respecter d'autres exigences et lignes directrices sur la conformité. Dans le cadre du processus préliminaire de demande d'inscription que doivent suivre les bénéficiaires qui souhaitent participer au programme NNC, certains critères d'admissibilité doivent être remplis. Pour les fournisseurs du Sud, notamment le bénéficiaire, ces critères comprennent un numéro d'entreprise auprès de l'Agence du revenu du Canada, un emplacement et la liste des consommateurs actuels ou prévus (y compris les détaillants du Nord, les institutions sociales et les établissements commerciaux).

En vertu du Manuel national du programme Nutrition Nord Canada, les bénéficiaires n'ont pas le droit de demander une contribution pour des produits vendus à des entreprises de l'industrie des ressources, des entreprises de construction et des établissements gouvernementaux se trouvant au sein ou près des collectivités admissibles. Les entreprises non admissibles comprennent, mais sans s'y limiter, les sociétés minières, les sociétés pétrolières et gazières, les entreprises d'électricité, les opérations de nettoyage environnementales, les sociétés et campements d'exploration, les opérations et établissements militaires. Les fournisseurs du Sud sont particulièrement tenus d'informer leurs clients qu'ils ne peuvent ni vendre ni expédier des produits admissibles à de tels organismes.

Par ailleurs, les bénéficiaires peuvent uniquement demander une contribution pour des produits admissibles, expédiés à des collectivités admissibles par avion. Aucune demande de contribution ne peut être présentée pour des produits expédiés par un autre moyen de transport (route de glace, barge, train, camion et autres).

5.4.1 Objectif 1 : S’assurer que les entreprises et les établissements non admissibles ne reçoivent pas de contribution

Remarques :

  • Tel que susmentionné, seulement sept (7) consommateurs ont obtenu les services du bénéficiaire pendant la durée de notre évaluation.
  • Tous les produits expédiés ont été vendus directement aux coordonnateurs des collectivités (pas à d'autres organismes). Avant de conclure une nouvelle entente, le bénéficiaire devrait s'assurer que la collectivité fait partie de la liste d'admissibilité selon le Manuel national du programme Nutrition Nord Canada pour les bénéficiaires du programme d'AADNC.
    • Même s'il n'a pas connaissance d'une telle situation, le bénéficiaire n'a pas établi de processus pour s'assurer que le consommateur final est un consommateur admissible selon les modalités du programme.
  • Nous avons obtenu du bénéficiaire la liste des consommateurs pour la période visée par l'évaluation. Nous avons évalué tous les consommateurs de la liste et, selon la nature du bénéficiaire, déterminé si des entreprises ou des établissements non admissibles faisaient partie de la liste. Selon notre évaluation, le bénéficiaire n'a pas fourni de contribution à des entreprises et des établissements non admissibles.
  • Nous avons également évalué la liste des consommateurs pour déterminer les éventuelles parties liées, mais nous n'avons pas repéré de telles parties.

Recommandation : Pour la période faisant l'objet de l'examen, le bénéficiaire n'a pas fourni de contribution à des organismes non admissibles. Toutefois, le bénéficiaire n'a pas établi de processus pour vérifier que le consommateur final est un consommateur admissible selon les modalités du programme. Nous recommandons que le bénéficiaire mette en œuvre un processus pour s'assurer qu'aucune partie non admissible n'a accès aux produits qu'il expédie dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada.

6 Conclusion

Selon les procédés que nous avons exécutés, nous n'avons relevé aucune exception importante à la conformité au programme.

Cela dit, nous avons constaté que dans plusieurs domaines, le bénéficiaire pourrait améliorer son environnement de contrôle général :

  • le bénéficiaire devrait mettre en œuvre un processus pour s'assurer que le consommateur final reçoive des renseignements suffisants sur le programme Nutrition Nord Canada;
  • le bénéficiaire devrait améliorer ses contrôles de l'application de la contribution afin de garantir l'exactitude et la validité des contributions demandées;
  • le bénéficiaire devrait suivre un processus d'examen indépendant avant de présenter des renseignements à AADNC, ce qui améliorerait la qualité des renseignements reçus par AADNC;
  • le bénéficiaire devrait mettre en œuvre un processus pour s'assurer qu'aucune partie non admissible n'a accès aux marchandises qu'il expédie dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada.

Les procédés que nous avons effectués ne constituent pas une mission de vérification ou d'examen et, en conséquence, nous n'exprimons aucune opinion ni ne fournissons aucune garantie dans notre rapport.

Par ailleurs, AADNC devrait prendre note que notre évaluation porte sur la période allant du 1er avril 2012 au 30 septembre 2014.

Annexe A – Sommaire des demandes présentées

Mois Montant de la contribution demandée Retenue pour un examen détaillé
Exercice 2012-2013
Avr. 2012 4 680 $ X
Mai 2012 5 524 $
Juin 2012 3 796 $
Juil. 2012 2 496 $
Août 2012 2 769 $
Sept. 2012 1 881 $
Oct. 2012 201 $
Nov. 2012 2 520 $ X
Déc. 2012 0 $
Janv. 2012 2 630 $
Févr. 2013 3 065 $
Mars 2013 1 613 $
Total partiel 31 175 $
Exercice 2013-2014
Avr. 2013 1 857 $
Mai 2013 3 557 $ X
Juin 2013 1 429 $
Juill. 2013 1 319 $
Août 2013 3 590 $
Sept. 2013 3 107 $ X
Oct. 2013 2 370 $
Nov. 2013 3 246 $
Déc. 2013 2 365 $
Janv. 2014 4 458 $ X
Févr. 2014 3 091 $
Mars 2014 3 148 $
Total partiel 33 537 $
Exercice 2014-2015
Avr. 2014 2 904 $ X
Mai 2014 4 555 $
Juin 2014 6 563 $ X
Juill. 2014 6 649 $
Août 2014 5 969 $
Sept. 2014 3 086 $ X
Total partiel 29 726 $
Total des demandes de contribution 94 438 $

Annexe B – Rapport sur les procédés de vérification particuliers

Deloitte LLP
100, rue Queen
Bureau 1600
Ottawa (Ontario)   K1P 5T8

Téléphone : 613-236-2442
Téléc. : 613-236-2195
www.deloitte.ca

À : Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (« AADNC »)

Objet : True North Community Co-operative (le « bénéficiaire »)

Comme il avait été expressément convenu, nous avons effectué les procédés suivants relativement aux demandes de contribution du bénéficiaire ci-dessus dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada (« NNC ») pour la période s'échelonnant du 1er avril 2012 au 30 septembre 2014 :

  1. Grâce à des remarques et à des discussions avec le bénéficiaire, nous avons documenté le processus et la méthodologie employés pour déterminer comment la contribution était transférée aux consommateurs.
  2. Nous avons documenté le processus qui permet au bénéficiaire de déterminer et de calculer le montant de la baisse de prix associée à la contribution.
  3. Selon les renseignements fournis par le bénéficiaire, nous avons documenté les processus instaurés pour assurer la visibilité du programme, tant les exigences décrites dans l'entente que toute autre mesure prise par le bénéficiaire pour promouvoir le programme. Nous avons observé le matériel de communication préparé par le bénéficiaire relativement au programme NNC. Nous avons effectué un sondage, à l'aide d'un échantillon, sur l'inclusion du calcul des contributions et des taux dans les factures.
  4. Grâce aux renseignements obtenus, nous avons documenté le processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement du bénéficiaire, en insistant sur l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement.
  5. Pour un échantillon de six demandes de contribution mensuelles, nous avons :
    • fait un rapprochement entre le montant total demandé pendant le mois et le rapport détaillé des aliments sous-jacent;
    • calculé à nouveau le total du rapport détaillé des aliments ainsi que la contribution et les frais administratifs.
  6. À partir de l'échantillon de six demandes de contribution mensuelles, nous avons sélectionné un sous-échantillon de vingt-trois (23) commandes et nous avons :
    • vérifié que les produits avaient été expédiés à une collectivité admissible (en vérifiant les documents d'expédition et en les comparant au Manuel du programme NNC);
    • calculé à nouveau le total de chaque commande, y compris le total des contributions de niveau 1 et de niveau 2, et retracé le total de chaque commande dans la demande de contribution mensuelle générale;
    • retracé le poids total depuis le formulaire de commande jusqu'aux documents d'expédition et au calcul de la contribution;
    • vérifié que les taux de contribution du niveau 1 et du niveau 2 appliqués à chaque collectivité sélectionnée étaient conformes aux taux prescrits par AADNC;
    • retracé le poids total depuis le formulaire de commande jusqu'aux documents d'expédition et au calcul de la contribution;
    • vérifié que le taux d'expédition utilisé pour calculer le coût d'achat total pour le consommateur correspondait aux lettres de transport fournies par les transporteurs aériens.
  7. Parmi les vingt-trois (23) commandes, nous avons sélectionné un sous-échantillon d'un ou deux produits particuliers dans chaque commande (vingt-neuf (29) produits au total) et nous avons :
    • vérifié que le prix correspondait au formulaire de commande et aux reçus;
    • calculé à nouveau le poids du produit (à l'aide du poids de référence indiqué dans le Manuel du programme Nutrition Nord Canada et comparé ce poids à celui qui était inscrit sur le formulaire de commande (utilisé pour calculer la contribution).
  8. Nous avons documenté les contrôles conçus et instaurés par la direction pour déterminer et corriger les erreurs dans les demandes de contribution présentées à AADNC.
  9. À l'aide des renseignements fournis par la direction, nous avons documenté le processus qui sert à déterminer les éventuels consommateurs non admissibles. Nous avons également examiné les commandes de l'échantillon de demandes mensuelles figurant au procédé 7 pour savoir s'il y avait des consommateurs non admissibles.

Après avoir appliqué ces procédés, nous avons constaté ce qui suit :

  • Le bénéficiaire n'effectue pas d'analyse de coût en bonne et due forme en ce qui concerne la contribution.
  • Étant donné le processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement mis en œuvre par la direction, nous n'avons pas été en mesure de conclure que le bénéficiaire transférait la contribution au consommateur final.
  • Le bénéficiaire n'a pas été en mesure de nous fournir de renseignements pour confirmer que le consommateur final voyait bien le programme NNC sur les produits achetés ou les affiches en magasin.
  • Le bénéficiaire n'a pas établi de processus pour s'assurer que le consommateur final est un consommateur admissible selon les modalités du programme.
  • Selon le résultat du procédé 8, nous avons repéré deux cas où le poids des produits selon la facture ne correspondait pas au poids utilisé pour calculer la contribution qui a été appliquée.
  • Selon les résultats du procédé 9, le bénéficiaire n'a pas instauré d'examen indépendant des demandes de contribution avant de présenter ces demandes à AADNC.

Toutefois, ces procédés ne constituent pas une vérification de la conformité du bénéficiaire au programme Nutrition Nord Canada et, par conséquent, nous n'exprimons aucune opinion quant à la conformité du bénéficiaire au programme Nutrition Nord Canada.

La présente lettre ne doit être utilisée qu'avec l'évaluation de la conformité du bénéficiaire au programme Nutrition Nord Canada d'AADNC.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

Comptables professionnels agréés
Experts-comptables autorisés

1er octobre 2015

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