Rapport d’évaluation de la conformité North West Company
Au sujet de l’entente de financement no 1213-01-000019 entre Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et la North West Company
Deloitte S.E.N.C.R.L./s.r.l.
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Le 17 novembre 2015
Confidentiel
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada
10, rue Wellington
Gatineau (Québec) K1A 0H4
Objet : Évaluation de la conformité du bénéficiaire du programme Nutrition Nord Canada
Monsieur, Madame,
Deloitte se réjouit de présenter le présent rapport, qui met en relief nos conclusions découlant de l'évaluation de la conformité de l'entente de financement no 1213-01-000019 (y compris les modifications no 001 et no 002) entre Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et la North West Company sur le programme Nutrition Nord Canada pour la période du 1er avril 2013 au 30 septembre 2014.
N'hésitez pas à communiquer avec nous pour toute question sur le contenu de ce rapport.
Je vous prie d'agréer, Monsieur, Madame, l'expression de mes meilleurs sentiments.
_____________________
Comptables professionnels agréés,
experts-comptables autorisés
Table des matières
1 Sommaire
À la demande d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC), Deloitte S.E.N.C.R.L./s.r.l. (Deloitte, ou « nous ») a effectué une évaluation de la conformité de l'entente de financement entre AADNC et la North West Company (le bénéficiaire) sur le programme Nutrition Nord Canada (NNC, ou le programme). Le programme NNC est un programme de subventions du gouvernement du Canada qui vise à faciliter l'accès à des aliments nutritifs périssables pour les résidants des collectivités isolées du Nord. Il s'inscrit dans la Stratégie pour le Nord du gouvernement du Canada. L'entente de financement no 1213-01-000019, y compris les modifications no 001 et no 002 (l'Entente), a été signée par les deux parties le 30 mars 2012. L'évaluation de la conformité avait pour but d'obtenir les renseignements suivants :
- si le bénéficiaire fait profiter les consommateurs de la valeur totale de la subvention;
- si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la subvention est transparente pour les consommateurs;
- les systèmes et les procédures de rapports et de réclamations du bénéficiaire en ce qui touche les lacunes et les problèmes de contrôles;
- si le bénéficiaire a respecté les règles du programme relatives aux ventes à des clients non admissibles.
L'évaluation de la conformité couvre la période du 1er avril 2013 au 30 septembre 2014. Pour déterminer la taille de nos échantillons, nous avons exercé un jugement professionnel en fonction de la fréquence des réclamations et du niveau de risque associé au projet. Notre évaluation de la conformité a eu lieu du 23 au 27 février 2015, au siège du bénéficiaire à Winnipeg, au Manitoba. Le contrôle ne visait que les collectivités admissibles au programme pour la période couverte. Compte tenu de cette portée limitée de nos travaux, nous n'avons pas pu exécuter certaines procédures d'évaluation de la conformité du bénéficiaire.
Nous avons rencontré le bénéficiaire afin de connaître et de consigner ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus liés aux réclamations du programme NNC, à la prestation du programme et à la production de rapports. Nous avons examiné la visibilité du programme. Nous avons ensuite procédé à des vérifications détaillées de l'exactitude et de la validité des fonds réclamés par le bénéficiaire, afin de nous assurer qu'il en faisait profiter adéquatement le consommateur admissible. Nous n'avons pas effectué de vérification des réclamations.
Nous avons reçu le plein appui du bénéficiaire au cours de cette vérification.
Lors de l'exécution des procédures, et comme il sera décrit en détail dans notre rapport, nous n'avons trouvé aucun écart significatif dans les échantillons choisis; nous avons néanmoins formulé des recommandations visant à améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire relativement au programme.
Nous tenons à remercier le personnel et la direction d'AADNC et du bénéficiaire de leur coopération.
Deloitte, l'un des cabinets de services professionnels les plus importants du Canada, offre des services dans les domaines de la certification, de la fiscalité, de la consultation et des conseils financiers. Deloitte S.E.N.C.R.L./s.r.l., société à responsabilité limitée constituée en vertu des lois de l'Ontario, est le cabinet membre canadien de Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
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2 Introduction
2.1 Information sur le programme
Le programme NNC est un programme de subvention des aliments axé sur le marché. Administré par AADNC, il permet aux Canadiens habitant dans des collectivités isolées du Nord (qui ne sont pas reliées à longueur d'année aux grands centres du Sud par des moyens de transport de surface ou maritime) d'avoir accès à des aliments périssables nutritifs plus facilement et à meilleur prix. Le programme est entré en vigueur le 1er avril 2011 en remplacement d'Aliments-poste, le précédent programme de subvention au transport offert par la Société canadienne des postes pour le compte d'AADNC.
Il y a présentement 103 collectivités admissibles au programme NNC (84 collectivités sont admissibles à une contribution complète et 19 sont admissibles à une contribution partielle), situées dans les provinces et territoires suivants : Nunavut, Territoires du Nord-Ouest, Yukon, Labrador, Québec, Ontario, Manitoba et Saskatchewan. Deux niveaux de taux de contribution par kilogramme ont été établis pour chaque collectivité : le niveau 1 (plus élevé) pour les aliments périssables les plus nutritifs, et le niveau 2 (plus bas) pour les autres aliments admissibles. Les collectivités où les frais d'opération et de transport sont plus élevés ont droit à des taux de contribution plus élevés. La contribution n'est applicable qu'aux produits admissibles expédiés par avion aux collectivités admissibles.
Les détaillants du Nord et les fournisseurs du Sud inscrits auprès du programme (soit les bénéficiaires) sont responsables de gérer leur chaîne d'approvisionnement et de réclamer une contribution auprès du programme NNC pour les aliments et articles non alimentaires admissibles qui sont expédiés aux collectivités admissibles. Sur une base mensuelle, ils doivent soumettre une réclamation (kg x taux de contribution), un relevé détaillé d'expédition (kg par article, collectivité, type de client, etc.), ainsi que les factures et les bordereaux d'expédition aérienne afin de recevoir le paiement (certains reçoivent une avance basée sur les estimations de poids). Ces documents sont soumis au responsable du traitement des réclamations du programme qui est sous contrat avec AADNC (le Saskatchewan Institute of Information Technology en collaboration avec Crawford). Le responsable du traitement des réclamations vérifie les réclamations et les fournit au programme NNC avec une recommandation quant au paiement. Les détaillants du Nord inscrits doivent également soumettre directement au programme NNC un rapport mensuel sur les prix pour une liste préétablie d'aliments. Ces exigences ainsi que les autres exigences du programme sont précisées dans les ententes de financement entre les bénéficiaires et AADNC.
En date du 22 septembre 2014, 27 fournisseurs du Sud et 8 détaillants du Nord (y compris trois transformateurs d'aliments traditionnels) étaient inscrits au programme NNC. Les détaillants du Nord sont les entités qui exploitent un ou plusieurs magasins d'alimentation dans les collectivités admissibles. Les fournisseurs du Sud sont les fournisseurs d'aliments qui opèrent dans des collectivités qui ne font pas partie du programme NNC et qui fournissent de la marchandise directement aux petits détaillants du Nord, aux établissements commerciaux (restaurants, etc.), aux institutions sociales (garderies, etc.) et aux particuliers (commandes directes ou personnelles) situés dans les collectivités admissibles. Les transformateurs d'aliments traditionnels sont des usines situées à Cambridge Bay, Rankin Inlet et Pangnirtung, au Nunavut, qui transforment le poisson et la viande pour distribution aux collectivités admissibles dans la région.
2.2 Information sur le bénéficiaire
La North West Company (le bénéficiaire) est un détaillant du Nord inscrit situé à Winnipeg, au Manitoba. Le bénéficiaire est un détaillant coté en bourse qui sert les collectivités rurales mal desservies et les endroits difficiles d'accès partout au Canada et dans les Caraïbes. Il reçoit et remplit des commandes pour 67 collectivités admissibles situées au Manitoba, en Saskatchewan, au Yukon, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Nunavut, en Ontario et au Québec (voir la liste complète des collectivités desservies à l'annexe A).
Le 30 mars 2012, AADNC et le bénéficiaire ont conclu l'entente de financement no 1213-01-000019, y compris les modifications no 001 et no 002 (collectivement appelée l'Entente), qui est entrée en vigueur le 1er avril 2012 et doit prendre fin le 31 mars 2015. Sous réserve des modalités de l'Entente, le ministre s'engage à verser au bénéficiaire des paiements de contribution n'excédant pas :
- 31 777 811 $ pour l'exercice prenant fin le 31 mars 2013;
- 31 693 000 $ pour l'exercice prenant fin le 31 mars 2014;
- 24 000 000 $ pour l'exercice prenant fin le 31 mars 2015.
2.3 Objectif et portée
Dans le cadre de ses mesures comptables, AADNC doit veiller à ce que les bénéficiaires du programme respectent les exigences de leurs ententes de financement respectives. Sachant que le programme repose en partie sur les pratiques, les processus et les procédures adoptés par les bénéficiaires, AADNC effectue une évaluation de signataires d'entente choisis afin d'obtenir des renseignements lui permettant de juger si des pratiques adéquates de contrôle financier sont en place et si l'initiative est gérée correctement.
AADNC a retenu les services de Deloitte pour effectuer une évaluation de la conformité du bénéficiaire. Cette évaluation visait à fournir au gouvernement du Canada des renseignements sur le respect des modalités de l'Entente par le bénéficiaire. Plus précisément, notre évaluation avait pour but de vérifier :
- si le bénéficiaire a mis en place des contrôles administratifs qui soutiennent le respect des conditions de l'Entente et qui sont conçus et mis en œuvre de manière appropriée;
- si le bénéficiaire a mis en place des contrôles financiers qui soutiennent le respect des conditions de l'Entente et qui sont conçus et mis en œuvre de manière appropriée;
- si le bénéficiaire s'est doté de processus et de systèmes de rapports qui soutiennent le respect des conditions de l'Entente et qui sont conçus et mis en œuvre de manière appropriée, afin que le bénéficiaire puisse disposer de renseignements précis et fiables lui permettant de prendre des décisions quant aux réclamations;
- si les pratiques de gestion pour l'octroi de la contribution aux consommateurs finaux sont efficaces et répondent aux objectifs du programme NNC.
Nos procédures visaient tous ces éléments et nos conclusions et recommandations figurent dans le rapport soumis à l'examen d'AADNC. Nos procédures ont couvert la période du 1er avril 2013 au 30 septembre 2014. Ce contrôle ne visait que les collectivités admissibles au programme pour la période visée. Compte tenu de la portée limitée de nos travaux, nous n'avons pas pu exécuter certaines procédures d'évaluation de la conformité du bénéficiaire.
Nous avons reçu le plein appui du bénéficiaire au cours de cette vérification.
3 Approche et méthodologie
3.1 Approche
Deloitte a élaboré une approche précise de contrôle de la conformité du bénéficiaire aux modalités de l'Entente avec AADNC, incluant l'évaluation de la conception et de la mise en œuvre des pratiques de contrôle financier, de production de rapports et d'administration générale du programme Nutrition Nord Canada en vue d'atteindre les objectifs de l'initiative.
Nous avons obtenu les réclamations de subvention mensuelles présentées pour la période allant du 1er avril 2013 au 30 septembre 2014. Le 24 février 2015, nous avons mené une entrevue avec les représentants du bénéficiaire afin de nous familiariser avec les pratiques organisationnelles, les processus et la méthodologie et d'être en mesure d'évaluer le risque de non-respect de l'entente de financement entre AADNC et le bénéficiaire.
À partir des résultats de l'entrevue, Deloitte a exercé un jugement professionnel afin de déterminer la taille de l'échantillon en fonction de la fréquence des réclamations au cours de la période en question.
Le tableau ci-dessous résume le financement maximal par exercice aux termes de l'Entente, ainsi que les fonds réclamés par le bénéficiaire et versés par AADNC. Une liste détaillée des contributions demandées chaque mois, incluant les revendications vérifiées, figure à l'annexe B.
| Exercice | Financement maximal du programme Nutrition Nord Canada aux termes de l’Entente | Montant réclamé et versé par AADNC |
|---|---|---|
| [Nota 1] : La période d’évaluation de la conformité a pris fin le 30 septembre 2014; cela étant, le financement réclamé et reçu pour l’exercice ne représente qu’une période de six mois. | ||
| 1er avril 2013 – 31 mars 2014 | 31 693 000 $ | 32 554 894 $ |
| 1er avril 2014 – 31 mars 2015 | 24 000 000 $ | 16 424 966 $ [nota 1] |
3.2 Méthodologie
Notre évaluation de la conformité a eu lieu du 23 au 27 février 2015. Avant d'arriver sur place, Deloitte a passé en revue les renseignements fournis par AADNC ou le bénéficiaire, y compris les documents suivants :
- Manuel national du programme Nutrition Nord Canada pour les bénéficiaires du programme (avril 2014)
- Contributions pour appuyer l'accès aux aliments sains dans les collectivités isolées du Nord – Modalités (28 mai 2014)
- Entente de financement no 1213-01-000019 (incluant les modifications no 001 et no 002), qui est entrée en vigueur le 1er avril 2012 et qui doit prendre fin le 31 mars 2015
- Évaluation générale du risque du bénéficiaire par AADNC (reçue en janvier 2015)
- Politique sur les paiements de transfert et Guide sur les subventions, contributions et autres paiements de transfert du Conseil du Trésor
Après avoir étudié ces documents, Deloitte a élaboré des objectifs et des critères (définis à la section 5), en vue de fournir certains renseignements à AADNC pour lui permettre d'évaluer la conformité du bénéficiaire aux modalités de l'entente de contribution entre le gouvernement du Canada et le bénéficiaire, en fonction des résultats de la procédure engagée.
Deloitte a examiné certains comptes et registres du bénéficiaire liés à l'Entente, et il a mené des entrevues avec les principaux employés du bénéficiaire qui ont participé aux volets administratifs ou financiers associés à la mise en œuvre de l'Entente. Nous avons cerné et évalué les activités de contrôle relatives à la prestation du programme NNC, mais uniquement sur le plan de la conception et de l'application.
Notre rapport sur les procédures mentionnées figure à l'annexe C.
4 Restrictions relatives à l'utilisation du rapport
Le présent rapport n'est pas destiné à la diffusion ou à la publication, et il ne doit pas être reproduit à une autre fin que celle de l'utilisation par AADNC sans avoir préalablement obtenu notre autorisation écrite pour chaque cas particulier. Nous n'assumons aucune responsabilité liée aux pertes subies à la suite de la diffusion, de la publication ou de la reproduction de ce rapport, si les dispositions du présent paragraphe ne sont pas respectées.
La procédure effectuée ne constitue ni une vérification ni une mission d'examen et, en conséquence, nous n'exprimons pas un avis ni aucune forme d'assurance dans ce rapport.
Nous nous réservons le droit de revoir ce rapport et, si nous le jugeons nécessaire, de le réviser compte tenu de renseignements obtenus après la date de publication, mais nous ne sommes aucunement tenus de le faire.
5 Conclusions et recommandations
5.1 Évaluation des contributions et des marges de profit
Vue d'ensemble
Le bénéficiaire doit s'assurer de transférer l'intégralité des contributions reçues aux consommateurs au moment de la vente : le transfert intégral d'une contribution signifie que la totalité du montant de la contribution est déduite du prix de vente, et que le bénéficiaire calcule la marge de profit sur le coût en magasin, net de la contribution.
Le montant de la contribution est calculé en fonction du poids (en kilogrammes) des produits livrés par voie aérienne, multiplié par le taux de contribution précis établi par AADNC pour les collectivités admissibles. Il y a deux niveaux de taux de contribution : le niveau 1 est le taux de contribution le plus élevé et vise les aliments les plus nutritifs, et le niveau 2 est un taux moins élevé. Une liste exhaustive d'aliments se qualifiant pour le taux du niveau 1 ou du niveau 2 est tenue par AADNC et revue périodiquement.
5.1.1 Objectif 1 : Description du processus et de la méthodologie utilisés pour déterminer que les contributions sont transférées aux consommateurs
Observations :
- Le bénéficiaire détermine la meilleure méthode pour appliquer les contributions et s'assure qu'elles sont transférées au consommateur en les appliquant directement contre les coûts du fret.
- Tous les prix au détail sont fixés en appliquant une marge de profit au coût de l'article, puis en ajoutant les coûts du fret moins la contribution (coût du fret net). La marge de profit est fixée par le gestionnaire des catégories et est sujette aux fluctuations selon un certain nombre de facteurs internes et externes comme les conditions du marché et les modifications de frais d'exploitation (rémunérations, services publics et autres dépenses).
5.1.2 Objectif 2 : Examen des pratiques des bénéficiaires relatives à la fixation des prix et à la facturation par rapport à la contribution. Ex. : la comparaison des marges de profit entre les produits subventionnés et les produits non subventionnés
Observations :
- Les pratiques de fixation des prix et de facturation sont toutes automatisées et ajustées pour se conformer aux critères du Manuel national du programme Nutrition Nord Canada. Les détaillants ont accès à un système de gestion des marchandises qui automatise les commandes et la facturation. Un bon de commande généré par le système est transmis directement aux fournisseurs selon le produit commandé, ou est acheminé à l'entrepôt interne. Tous les bons de commande sont associés à la facture correspondante pour valider la pertinence et l'intégralité de la commande dans le cadre de la vérification du caractère raisonnable de l'établissement des réclamations.
- Les prix sont établis par le groupe de la fixation des prix et de la gestion des produits. Ils sont sujets à changement en fonction des coûts des fournisseurs. Aussi, le gestionnaire de la fixation des prix fera les modifications nécessaires dans le système de gestion des marchandises de l'entreprise et le système de fixation des prix. De même, les modifications aux tarifs de fret sont surveillées par le service des transports qui met à jour cette information et l'achemine au groupe de la fixation des prix qui, à son tour, met à jour le système de fixation des prix et le système de gestion des marchandises.
- La gestion des bases de données (comprenant la modification des informations) est effectuée régulièrement. Le bénéficiaire produit aussi un rapport mensuel sur le prix des aliments et le soumet à AADNC.
- La fixation des prix et la facturation relative à la contribution sont subordonnées aux constantes mises à jour du groupe de la gestion des produits, qui est ultimement responsable des modifications concernant les codes des produits, les catégories, les prix, les poids, l'expédition, etc., afin de s'assurer que la contribution sera appliquée si elle est admissible.
- Un échantillon de 75 produits a été évalué afin de mieux connaître les pratiques en place de facturation et de fixation des prix par rapport aux contributions. Voir 5.2.1.
5.1.3 Objectif 3 : Démonstration que le bénéficiaire calcule la marge de profit sur le coût en magasin d'un produit. Aux fins de cette analyse, le coût en magasin inclut le coût du produit + le coût de l'expédition
Observations :
- Le bénéficiaire a déterminé que la meilleure méthode pour appliquer la contribution et s'assurer qu'elle est transférée au consommateur consiste à l'appliquer directement aux coûts du fret.
- Tous les prix au détail sont fixés en appliquant une marge de profit au coût de l'article, puis en ajoutant les coûts du fret moins la contribution (coût du fret net). La marge de profit est fixée par le gestionnaire des catégories et est sujette aux fluctuations selon un certain nombre de facteurs internes et externes comme les conditions du marché et les modifications des frais d'exploitation.
- La méthode de calcul du prix au détail par le bénéficiaire est décrite ci-dessous à l'aide d'un exemple simple.
Exemple A :
| Produit Z | SANS CONTRIBUTION | AVEC CONTRIBUTION |
|---|---|---|
| COÛT UNITAIRE | 2,00 | 2,00 |
| MARGIN $$ | 0,50 | 0,50 |
| FREIGHT | 2,00 | 2,00 |
| NNC SUBSIDY | 0,00 | -1,00 |
| RETAIL | 4,50 $ | 3,50 $ |
- Comme illustrée dans l'exemple, la marge reste la même dans les deux circonstances. La contribution est déduite après le calcul de la marge de profit sur le produit et satisfait aux exigences de l'entente de contribution, qui stipule que les prix de vente doivent être réduits du montant des contributions. L'exemple A montre que le prix de détail du produit Z est réduit, passant de 4,50 $ à 3,50 $, et donc que la contribution a été complètement transférée.
- L'une des façons de déterminer si la contribution a été entièrement transférée au consommateur est de comparer les prix entre des biens vendus avec une contribution et des biens vendus sans contribution dans la même collectivité. Nous n'avons pu procéder à cette comparaison, car l'éventail de notre revue ne nous a pas permis de comparer les prix avant le programme et, comme on nous en avait prévenus, de telles transactions n'existent pas. Par conséquent, nos procédures comparent les prix de vente des produits subventionnés sur le lieu de la transaction au prix de vente dans le système de gestion des marchandises. Cette comparaison contient une limitation inhérente puisque l'établissement des prix dans une collectivité précise est sujet aux changements du système de gestion des marchandises en raison des conditions du marché et d'autres facteurs. Aussi, le prix pourrait ne pas équivaloir à celui d'un produit particulier vendu sans subvention dans la collectivité. Nous avons remarqué que, dans l'ensemble, les prix et les marges de profit sur un produit diminuent entre le prix du système de gestion des marchandises et le prix dans la collectivité. La gestion de la North West Company confirme que la méthodologie utilisée pour déterminer les prix de détail assure que la contribution est complètement transférée. Nous convenons que l'approche de gestion des prix devrait assurer que toutes les contributions soient transférées au bénéficiaire, et nous pouvons confirmer que la contribution a été déduite du prix de détail. Malheureusement, nous ne pouvons comparer les marges de profit sur les produits subventionnés puisqu'il n'y a pas de cas de produits vendus sans subvention dans les collectivités. De plus, l'éventail de notre audit ne comprenait pas les transactions précédant le programme qui nous aurait permis de tenir compte des prix antérieurs.
5.1.4 Objectif 4 : Confirmation du bénéficiaire que les marges de profit ont été analysées et examinées et preuve que les marges de profit n'érodent pas les contributions
Observations :
- Comme l'indique la section 5.1.3, la méthodologie du bénéficiaire pour établir le prix déduit entièrement la contribution du prix de détail. Pour assurer que la contribution n'est pas érodée, le bénéficiaire prépare maintenant des analyses des marges pour évaluer la diminution de la marge depuis l'introduction du programme Nutrition Nord Canada. Ces analyses sont effectuées sur une base trimestrielle et tiendront compte de toute modification opérationnelle de l'entreprise et des prix des produits admissibles au programme NNC.
- L'analyse de la marge fournie par le bénéficiaire a été terminée en décembre 2014, après la période faisant l'objet de la vérification.
- Le bénéficiaire a calculé une marge globale fondée sur des produits identiques vendus avant l'existence du programme en encore couramment vendus. Quand on compare les marges de mars 2011 (c'est-à-dire avant la mise en place du programme) avec les analyses plus récentes de décembre 2014, on constate que la marge globale décroît. L'analyse compare les marges sur la vente de produits identiques au cours des quatre derniers trimestres. Par conséquent, la North West Company conclut que la contribution n'est pas érodée et qu'elle est complètement transférée au consommateur. Nous n'avons pas audité ces analyses et nous n'y avons pas appliqué de procédés de vérification, car elles n'entraient pas dans la période d'examen.
- Dans le cadre de notre évaluation des 75 produits, pour chacun des produits vendus avant l'introduction des contributions (34 produits), nous avons recalculé la marge de profit du bénéficiaire et l'avons comparée à celle de mars 2011 indiquée dans l'analyse de la marge (non auditée) pour évaluer si une modification de la marge érodait la contribution.
- Nous pouvions anticiper que les marges de profit obtenues avant et après l'introduction du programme NNC étaient les mêmes, sauf pour les modifications de coûts et autres facteurs externes relatifs au marché. Nous avons noté une diminution de la marge sur certains produits, un bon indicateur que la contribution réduit le coût du produit pour le consommateur final. Bien que la marge de profit sur quelques-uns des 34 produits de notre panier d'épicerie avait augmenté, en moyenne, la marge sur ces aliments et articles était soit stable, soit en diminution à partir de mars 2011 jusqu'en décembre 2014.
- Voir les observations des sections 5.1.1 et 5.1.2 en ce qui concerne les pratiques de fixation des prix.
5.2 Évaluation des procédures et des systèmes pour soumettre les rapports et les réclamations
Vue d'ensemble
Pour mettre en œuvre adéquatement le programme NNC et faire le suivi de l'efficacité de son exécution, AADNC compte sur l'information transmise par le bénéficiaire. Sur une base mensuelle, le bénéficiaire doit soumettre un formulaire de réclamation de contributions accompagné d'un rapport détaillé sur les aliments expédiés de même que des copies électroniques de toutes les factures et de tous les bordereaux d'expédition aérienne liés à cette réclamation. Le formulaire de réclamation de contributions doit être signé par le bénéficiaire, certifiant que les contributions ont été entièrement transférées aux consommateurs. Le format des rapports est prescrit par AADNC et des modèles sont fournis au bénéficiaire.
La demande de réclamation et le rapport détaillé sur les produits indiquent le poids (en kilogrammes) des produits expédiés aux collectivités admissibles. Le rapport est découpé selon les collectivités et le numéro d'identification de chacun des produits admissible au programme NNC. La réclamation est ensuite envoyée par le logiciel de soumission de réclamation du programme, puis traitée par un tiers responsable de la vérification. Les erreurs sont signalées au bénéficiaire et doivent être conciliées avant le remboursement.
5.2.1 Objectif 1 : Certification que les réclamations ne visent que des produits admissibles faisant l'objet d'un rapport
Observations :
- L'admissibilité de chaque produit ajouté à l'inventaire est évaluée. Le bénéficiaire a mis en place les processus suivants pour s'assurer de la validité, de la pertinence et de l'intégralité des rapports mensuels :
- Le groupe de la gestion des produits est responsable de saisir chacun des produits de l'inventaire (avec ou sans subvention) dans le système de gestion des marchandises et le système de fixation des prix, y compris la catégorie, la description du produit, la masse brute, le code NNC, le nombre de caisses, le coût et le prix de détail.
- Les mises à jour et les modifications sont sujettes à approbation et doivent être signées au besoin par le gestionnaire des catégories. Nous avons évalué la conception et la mise en place de ce contrôle et noté qu'il est effectué correctement.
- Le système de gestion des marchandises comporte des options de modification pour les caractéristiques des produits et du commerce, qui permettent de faire des changements dans l'admissibilité des collectivités et des produits, et de modifier le niveau des contributions applicables.
- Les produits sont étiquetés avec le code des produits NNC qui indique l'admissibilité et le niveau dans le processus automatique de commande du système de gestion des marchandises. Les collectivités admissibles du programme NNC sont automatiquement identifiées par le code dès la commande depuis le commerce. De même, les produits commandés sont signalés comme étant admissibles (ou pas) à une contribution.
- Comme le processus de commande est automatisé, chaque bon de commande est associé à une facture, garantissant ainsi que chaque produit de la commande est admissible avant une réclamation ultérieure.
- Puisque les produits sont identifiés comme admissibles ou non dans le système de gestion des marchandises (les produits ayant un code NNC sont admissibles), le système génère automatiquement un rapport sur tous les produits subventionnés commandés pendant la période. Il concilie aussi le rapport détaillé de la réclamation soumise à Crawford (le tiers chargé de vérifier les réclamations) pour s'assurer que tous les produits vendus admissibles font l'objet d'une réclamation. La vérification du caractère raisonnable de la demande est effectuée par l'administrateur des taxes à la consommation, Finances, pendant la préparation des réclamations et avant la soumission à Crawford.
- Pendant la période de 18 mois évaluée, nous avons examiné la conception et la mise en place des divers contrôles associés au programme NNC. Les contrôles établis par le bénéficiaire sur les informations relatives aux produits admissibles au programme NNC sont les suivants :
- Vérification du caractère raisonnable du poids, des numéros de référence, des quantités et des prix.
- Informations sur les nouveaux produits, les produits abandonnés et les modifications dans la liste des produits.
- Génération d'un rapport sur les produits faisant exception.
- Nous avons évalué les réclamations soumises à AADNC en utilisant un échantillon :
- Nous avons choisi les réclamations visant six mois et, pour chacun des mois, avons sélectionné deux collectivités et un total de 75 produits différents vendus pendant la période de 18 mois examinée.
- Pour chacun des produits sélectionnés, nous avons trouvé le rapport détaillé sur les aliments, la facturation du fournisseur, la liste indiquant les poids, la liste des expéditions aériennes et enfin, le prix de détail (selon le système de gestion des marchandises et le point de vente). Le prix au point de vente a été validé par l'examen du reçu qui indique le prix facturé au consommateur final.
- Dans l'échantillon évalué, aucune erreur importante n'a été décelée dans le calcul de la contribution (nous avons noté des erreurs mineures totalisant 85 $ sur un montant total de 16 475 $).
- Dans l'échantillon évalué, aucune erreur n'a été observée dans l'admissibilité des produits.
5.2.2 Objectif 2 : Calculer le poids des aliments admissibles à une contribution
Observations :
- Les poids des aliments sont déclarés par les fournisseurs et entrés dans le système de gestion des marchandises et le système de fixation des prix par le groupe de la gestion des produits. Les articles et leurs poids sont normalisés par le fournisseur; par conséquent, le bénéficiaire entre les données dans le système pour son processus automatisé de commande.
- Un rapport hebdomadaire est généré par le gestionnaire de la fixation des prix conjointement avec l'examen du gestionnaire des catégories pour tenir compte des changements apportés par le fournisseur en ce qui concerne le poids, le prix et le coût du produit.
- Nous avons retracé les sélections de poids de notre échantillon de 75 articles pour les poids initiaux indiqués par le fournisseur afin de confirmer l'exactitude et l'exhaustivité de la liste extraite du système de gestion des marchandises.
- Voir les observations faites dans la section 5.2.1; aucun écart n'a été constaté.
5.2.3 Objectif 3 : S’assurer que les demandes mensuelles et les rapports détaillés sont exacts et valides
Observations :
- Les demandes sont traitées dans les dix premiers jours ouvrables du mois et font l'objet d'un examen de leur acceptabilité par le contrôleur des opérations canadiennes avant la présentation.
- La validité et l'exactitude des demandes dépendent des contrôles effectués dans le système de gestion des marchandises et du système de fixation des prix associé au programme NNC. Des mises à jour hebdomadaires des prix, des coûts, des poids et de l'admissibilité sont effectuées pour s'assurer de l'exactitude des données.
- Les demandes mensuelles sélectionnées pour les tests ont été acceptées pour le rapport détaillé.
- Voir 5.2.1 pour le test de l'admissibilité des demandes pour les articles individuels
5.2.4 Objectif 4 : Démontrer que les contrôles en place permettent de trouver les erreurs et de les corriger en temps opportun
Observations :
- Le bénéficiaire utilise les contrôles intégrés au système de gestion des marchandises (y compris les contrôles d'accès) pour déterminer l'admissibilité des collectivités, ainsi que la catégorie détaillée des produits et leur admissibilité.
- Comme le processus des demandes est automatisé, et que les taux de contribution du programme NNC sont fixes, toutes erreurs seraient liées aux poids des produits dans le système de gestion des marchandises. Le bénéficiaire produit des rapports hebdomadaires afin de déterminer et de confirmer la validité des changements dans le système de gestion des marchandises. Les lacunes possibles du processus comme une mauvaise identification de la contribution sont soumises à divers niveaux de contrôle et également à une vérification de Crawford, une tierce partie.
5.2.5 Objectif 5 : Vérifier l’exactitude des rapports mensuels sur les prix alimentaires (détaillants du Nord)
Observations :
- Le bénéficiaire fournit à AADNC une mise à jour du rapport mensuel sur le prix des aliments ainsi que les demandes qui précisent tous les prix des aliments générés par le système de gestion des marchandises et qui sont entrés dans le système de fixation des prix.
- Après avoir vérifié les rapports de fixation des prix et les reçus des magasins, nous avons observé que les prix des aliments du système de fixation des prix sont exacts pour les douze (12) collectivités.
- Aucun écart n'a été constaté.
5.3 Évaluation de la visibilité et de la transparence du programme
Vue d'ensemble
Selon les directives énoncées dans le Manuel national du programme Nutrition Nord Canada pour les bénéficiaires du programme, les bénéficiaires doivent s'assurer que le programme NNC est visible et la contribution transparente pour les consommateurs. Les exigences varient selon que le bénéficiaire est un détaillant du Nord, un fournisseur du Sud ou un transformateur ou un distributeur d'aliments traditionnels. Le bénéficiaire dans cette évaluation de la conformité est un détaillant inscrit du Nord.
Les détaillants du Nord sont tenus d'inclure sur les reçus de caisse des messages acceptés par AADNC par l'entremise d'avis au bénéficiaire. Ils doivent également installer des présentoirs et des affiches en magasin ainsi que des affiches dans les endroits visibles aux consommateurs de chaque commerce qui bénéficie du programme. L'utilisation d'étiquettes sur les tablettes pour identifier les principaux produits subventionnés dans chaque magasin, en plus de la distribution de documents promotionnels et informatifs fournis par AADNC, est prévue dans le cadre des exigences de visibilité du programme.
5.3.1 Objectif 1 : Inclusion d’un message approuvé par AADNC sur le reçu de caisse par le bénéficiaire
Observations :
- Le bénéficiaire a un message approuvé par AADNC inclus sur le reçu de caisse de tous les magasins du Nord dans les 67 collectivités admissibles. Le message normalisé résume le coût total de la commande, et le taux général de contribution appliqué par kilogramme acheté. Il y a donc uniquement un message d'information générale sur les reçus.
- Nous avons obtenu des reçus pour les 75 articles testés et avons validé l'inclusion des messages approuvés par AADNC. Nous avons cependant noté que, bien que le consommateur final est informé du taux de réduction reçu, il ne voit pas le montant en dollars de la contribution.
- Aucun écart n'a été constaté.
5.3.2 Objectif 2 : Installer des affiches et des présentoirs dans chaque magasin qui bénéficie du programme dans des endroits visibles par les clients
Observations :
- Nous avons obtenu des photographies prises en magasin de 12 collectivités sélectionnées qui montrent que le bénéficiaire a installé, dans des endroits clés, des affiches et des présentoirs précisant le taux de contribution, les économies et le prix de détail final aux consommateurs.
5.3.3 Objectif 3 : S'assurer que les bénéficiaires utilisent les arrangements et les trajets d'approvisionnement les plus efficaces et les plus économiques afin de réduire autant que possible le prix des aliments pour les consommateurs
Observations :
- Le bénéficiaire a indiqué qu'il cherche continuellement les arrangements d'approvisionnement les plus efficaces et les plus économiques afin d'économiser davantage. Le bénéficiaire utilise son important réseau dans l'ensemble du pays afin de coordonner les trajets les plus courts pour les marchandises périssables ainsi que les modes de transport les plus rentables et les plus accessibles. Tous les produits admissibles sont ultimement transportés par avion provenant de différents aéroports du pays.
- Les produits qui ne reçoivent pas de contribution sont acheminés par des routes d'hiver si elles sont accessibles, ou par eau si cela est possible. Ces autres modes de transport ne sont pas utilisés pour les produits subventionnés.
5.4 Évaluation de la conformité aux conditions du programme
Vue d'ensemble
Outre les conditions mentionnées ci-dessus, il existe d'autres exigences en matière de conformité et des lignes directrices que les bénéficiaires sont tenus d'observer. Dans le cadre du processus initial de demande pour la participation des bénéficiaires au programme NNC, certains critères d'admissibilité devaient être respectés. Pour un détaillant du Nord, incluant le bénéficiaire, ces critères incluent le fait d'avoir un numéro d'entreprise auprès de l'Agence de revenu du Canada, un emplacement, et la liste des clients actuels ou anticipés (incluant les détaillants du Nord, les institutions sociales et les établissements commerciaux).
Le Manuel national du programme Nutrition Nord Canada pour les bénéficiaires interdit expressément aux bénéficiaires de demander une contribution pour des produits vendus ou commandés au nom de sociétés exploitant des ressources naturelles, des entreprises de construction ou des établissements gouvernementaux situés dans des collectivités admissibles ou près de celles-ci. Les entreprises non admissibles incluent (sans s'y limiter) les sociétés minières, les sociétés pétrolières et gazières, les entreprises d'électricité, les entreprises spécialisées dans les activités de dépollution environnementale, les sociétés d'exploration ainsi que les camps, les établissements et les opérations militaires.
En outre, les bénéficiaires ne peuvent faire une demande de contribution que sur les produits admissibles qui sont expédiés par voie aérienne aux collectivités admissibles. Une contribution ne peut pas être réclamée pour des produits livrés par tout autre mode de transport (route de glace, barge, transport ferroviaire ou routier, etc.).
5.4.1 Objectif 1 : S’assurer que les entreprises non admissibles ne reçoivent pas de contribution
Observations :
- En tant que société à but lucratif et dans le cadre d'activités commerciales habituelles, le bénéficiaire effectue des ventes à des établissements dans des collectivités qui ne sont pas admissibles (ventes contractuelles).
- Nous avons remarqué que les ventes contractuelles aux organisations sont gérées différemment des commandes régulières.
- Les ventes contractuelles sont traitées uniquement sous un code de magasin distinct pour les organisations qui ont un accord en cours. Tout achat fait à partir de la liste des établissements acceptés en vertu des ventes contractuelles est traité sous ce code de magasin et il est signalé que l'achat est pour une collectivité non admissible et qu'il n'est pas inclus dans le processus de demandes.
- Nous avons obtenu la liste des organisations qui ont conclu des accords pour la période évaluée. Nous avons examiné tous les clients de la liste et, selon la nature du bénéficiaire et de la collectivité, nous avons déterminé si des entreprises ou établissements non admissibles ont bénéficié du programme. Il n'y avait aucune indication que des organisations non admissibles aient reçu une contribution; cependant, la portée limitée de nos procédures nous empêche de tirer une conclusion à ce sujet.
- Selon notre évaluation, la liste n'incluait pas d'entreprises ou d'établissements non admissibles; cependant, le bénéficiaire n'informe pas ses clients que des articles subventionnés ne peuvent pas être vendus ou livrés à certaines organisations.
6 Conclusion
Les travaux que nous avons effectués ne nous ont pas permis de noter des exceptions importantes à la conformité du programme.
La procédure effectuée ne constitue ni une vérification ni une mission d'examen et, en conséquence, nous n'exprimons pas un avis ni aucune forme d'assurance dans ce rapport.
AADNC devrait également noter que notre évaluation se rapporte à la période allant du 1er avril 2013 au 30 septembre 2014.
Annexe A – Collectivités admissibles
Le tableau ci-dessous énumère les collectivités admissibles au programme NNC qui étaient desservies par le bénéficiaire au cours de notre évaluation de la conformité.
| Collectivité | Code |
|---|---|
| Aklavik | NT-BDE-AKL |
| Fort Albany | ON-NON-FAL |
| Akulivik | QC-NQC-AKU |
| Arctic Bay | NU-BAF-ABA |
| Attawapiskat | ON-NON-ATT |
| Baker Lake | NU-KIV-BLA |
| Bearskin Lake | ON-NON-BLA |
| Berens River | MB-NMB-BRI |
| Qikiqtarjuaq | NU-BAF-QIK |
| Cambridge Bay | NU-KIT-CBA |
| Cape Dorset | NU-BAF-CDO |
| Chesterfield Inlet | NU-KIV-CIN |
| Clyde River | NU-BAF-CRI |
| Kugluktuk | NU-KIT-KGL |
| Coral Harbour | NU-KIV-CHA |
| Arviat | NU-KIV-ARV |
| Fond-du-Lac | SK-SKT-FLA |
| Deline | NT-SAH-DEL |
| Fort Good Hope | NT-SAH-FGH |
| Tulita | NT-SAH-TUL |
| Gjoa Haven | NU-KIT-GHA |
| Gods Lake Narrows | MB-NMB-GLN |
| Gods River | MB-NMB-GRI |
| Hall Beach | NU-BAF-HBE |
| Ulukhaktok (Holman) | NT-BDE-ULU |
| Igloolik | NU-BAF-IGL |
| Inukjuak | QC-NQC-INU |
| Iqaluit | NU-BAF-IQA |
| Island Lake (Garden Hill) | MB-NMB-ILA |
| Kangiqsujuaq | QC-NQC-KJU |
| Kangiqsualujjuaq | QC-NQC-KAL |
| Kangirsuk | QC-NQC-KUK |
| Kasabonika | ON-NON-KKA |
| Kashechewan | ON-NON-KAS |
| Kuujjuaq | QC-NQC-KAQ |
| Kuujjuarapik | QC-NQC-KIK |
| Lac Brochet | MB-NMB-LBR |
| Kimmirut | NU-BAF-KIM |
| Little Grand Rapids | MB-NMB-LGR |
| Nain | NL-NNL-NAI |
| Norman Wells | NT-SAH-NEW |
| Old Crow | YK-YUK-OCR |
| Oxford House | MB-NMB-OHO |
| Pangnirtung | NU-BAF-PAN |
| Paulatuk | NT-BDE-PAU |
| Pauingassi | MB-NMB-PAU |
| Peawanuck | ON-NON-PEA |
| Pikangikum | ON-NON-PIK |
| Pond Inlet | NU-BAF-PIN |
| Negginan (Poplar River) | MB-NMB-NEG |
| Puvirnituq | QC-NQC-PUV |
| Rankin Inlet | NU-KIV-RIN |
| Red Sucker Lake | MB-NMB-RSL |
| Repulse Bay | NU-KIV-RBA |
| Rigolet | NL-NNL-RIG |
| Weagamow Lake | ON-NON-WLA |
| Sachigo Lake | ON-NON-SLA |
| St. Theresa Point | MB-NMB-STP |
| Salluit | QC-NQC-SAL |
| Sanikiluaq | NU-BAF-SAN |
| Fort Severn | ON-NON-FSE |
| Shamattawa | MB-NMB-SHA |
| Taloyoak | NU-KIT-TAL |
| Tuktoyaktuk | NT-BDE-TUK |
| Umiujaq | QC-NQC-UMI |
| Waasagomach | MB-NMB-WAA |
| Wunnummin Lake | ON-NON-WUL |
Annexe B – Résumé des demandes de contribution
| Mois | Montant de la contribution | Sélectionné pour évaluation détaillée |
|---|---|---|
| Exercice 2013-2014 | ||
| Avril 2013 | 2 616 865 $ | X |
| Mai 2013 | 2 603 772 $ | |
| Juin 2013 | 2 451 658 $ | |
| Juillet 2013 | 2 917 310 $ | X |
| Août 2013 | 2 496 827 $ | |
| Septembre 2013 | 2 969 417 $ | |
| Octobre 2013 | 2 944 739 $ | X |
| Novembre 2013 | 2 703 135 $ | |
| Décembre 2013 | 2 886 112 $ | |
| Janvier 2014 | 2 677 574 $ | X |
| Février 2014 | 2 496 590 $ | |
| Mars 2014 | 2 790 895 $ | |
| Subtotal | 32 554 894 $ | |
| Exercice 2014-2015 | ||
| April 2014 | 2 739 775 $ | |
| May 2014 | 2 558 768 $ | X |
| June 2014 | 2 736 633 $ | |
| July 2014 | 2 710 378 $ | |
| August 2014 | 2 588 749 $ | X |
| September 2014 | 3 090 663 $ | |
| Subtotal | 16 424 966 $ | |
| Total Subsidy Claims | 48 979 860 $ | |
Annexe C – Rapport sur les procédures mentionnées
Deloitte S.E.N.C.R.L./s.r.l.
100, rue Queen
Bureau 1600
Ottawa(Ontario) K1P 5T8
Téléphone : 613-236-2442
Télécopieur : 613-751-5427
www.deloitte.ca
À : Affaires autochtones et Développement du Nord Canada
Objet : North West Company (bénéficiaire)
Comme convenu, nous avons effectué les procédures suivantes liées aux réclamations du bénéficiaire susmentionné à l'égard du programme Nutrition Nord Canada (NNC) pour la période allant du 1er avril 2013 au 30 septembre 2014 :
- Le processus et la méthodologie utilisés pour déterminer comment la contribution est transmise aux consommateurs ont été documentés au moyen de discussions et d'observations avec le bénéficiaire concernant :
- les pratiques de fixation des prix du bénéficiaire en lien avec la contribution;
- le processus du bénéficiaire aux fins de l'analyse de ses marges de profit.
- Le processus mis en œuvre pour assurer la visibilité du programme a été documenté en questionnant le bénéficiaire, tant en ce qui concerne les exigences énoncées dans l'accord que les éventuelles mesures complémentaires que le bénéficiaire a prises pour promouvoir le programme. Nous avons examiné les documents de communication préparés par le bénéficiaire dans le cadre du programme NNC. Nous avons vérifié l'inclusion de messages préapprouvés sur les reçus et l'affichage lié à la contribution pour les 12 collectivités examinées.
- Le processus de la gestion de l'approvisionnement du bénéficiaire a été documenté en questionnant le bénéficiaire afin de comprendre comment il assurait l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement.
- À partir d'un échantillon de six réclamations mensuelles :
- nous avons fait concorder le total mensuel de la réclamation avec le rapport des produits alimentaires sous-jacents.
- À partir de chacune des six réclamations mensuelles :
- nous avons sélectionné deux collectivités admissibles sur un total de 12 et vérifié les produits qui ont été expédiés à une collectivité admissible (grâce à la vérification des documents d'expédition et la comparaison avec le Manuel du programme NNC);
- nous avons recalculé la réclamation totale, incluant le total des contributions du niveau 1 et du niveau 2, et nous avons rapproché le total de la commande avec celui de la réclamation mensuelle.
- À partir de ces 12 collectivités, nous avons sous-sélectionné 75 articles pour lesquels :
- nous avons vérifié les prix convenus dans le bon de commande, le rapport des prix des aliments et les reçus de caisse;
- nous avons recalculé le poids de l'article et l'avons comparé au poids indiqué par le fournisseur (qui est utilisé pour calculer la contribution);
- nous avons comparé les poids vérifiés aux poids indiqués par le fournisseur et l'avons utilisé pour recalculer la contribution;
- nous avons vérifié si le taux d'expédition utilisé pour calculer le coût d'achat total du client est en accord avec les taux de fret négociés entre le bénéficiaire et les compagnies aériennes;
- pour les échantillons qui ont été vendus avant l'introduction du programme (34 articles au total), nous avons recalculé le profit enregistré par rapport à la marge déclarée par le bénéficiaire avant l'introduction et avons obtenu des explications pour les changements importants.
- Nous avons documenté l'élaboration et la mise en œuvre des contrôles établis par la direction pour repérer et corriger les erreurs dans les réclamations présentées à AADNC.
- Nous avons documenté le processus pour repérer les clients inadmissibles en posant des questions à la direction. Nous avons également examiné les commandes à partir d'un échantillon de réclamations mensuelles dans la procédure 5 pour les clients inadmissibles; toutefois, le bénéficiaire n'informe pas ses clients qu'ils ne peuvent pas vendre ou livrer des produits subventionnés à certaines organisations.
À la suite de l'application de ces procédures, nous n'avons pas noté d'exceptions importantes. Toutefois, ces procédures ne constituent pas une vérification de la conformité du bénéficiaire au programme NNC et, par conséquent, nous n'exprimons aucune opinion sur la conformité du bénéficiaire avec les exigences du programme Nutrition Nord Canada.
Cette lettre doit être utilisée uniquement en lien avec l'évaluation d'AADNC de la conformité du bénéficiaire avec les exigences du programme Nutrition Nord Canada.
Cordialement,
Comptables professionnels agréés,
experts-comptables autorisés
Le 17 novembre 2015