Plan d’action faisant suite à l’examen de conformité de 2014-2015
Table des matières
La Fédération des Coopératives du Nouveau-Québec (FCNQ)
| Recommandation découlant de la vérification | Réponse/Mesure de suivi | État |
|---|---|---|
| 1 – Il est recommandé que le bénéficiaire vérifie l’exactitude et l’intégralité des rapports avant de les présenter à AADNC; par conséquent, le gestionnaire adjoint – services aux magasins devrait effectuer un examen indépendant des rapports avant de les présenter à AADNC. | 1 - Le bénéficiaire accepte la recommandation de Deloitte de faire vérifier l'exactitude et l'intégrité des rapports de manière indépendante par le gestionnaire-adjoint – services aux magasins avant de les présenter à AANC pour traitement. | Terminé |
AN Food Distributors (ANFD)
| Recommandation découlant de la vérification | Réponse/Mesure de suivi | État |
|---|---|---|
| 1 – Il est recommandé que le bénéficiaire améliore le processus de contrôle des demandes de contribution afin d’assurer l’exactitude et la validité des contributions réclamées. | Nous mettrons en œuvre les changements suivants afin de donner plus de temps aux agents de fret pour s'occuper des cargaisons d'aliments subventionnés à destination d'Old Crow.
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Terminé |
| 2 – Il est également recommandé que le bénéficiaire veille à ce qu’un examen indépendant soit effectué avant qu’il n’envoie des renseignements à AADNC; ainsi, la qualité des renseignements reçus à AADNC sera améliorée. | Le processus de préparation des demandes de remboursement mensuelles sera examiné en vue d'améliorer l'exactitude des demandes. La demande de remboursement mensuelle préparée par l'actuel agent comptable sera examinée par le nouveau directeur comptable une fois le poste comblé. | Terminé |
True North Community Co-Operative (TRUN)
| Recommandation découlant de la vérification | Réponse/Mesure de suivi | État |
|---|---|---|
| 1 – Il est recommandé que le bénéficiaire instaure un processus qui lui permettrait de vérifier que le consommateur final obtient suffisamment d’information sur le programme Nutrition Nord Canada. | 1. Visibilité du programme : en tant que fournisseur du Sud, nous avons respecté toutes les exigences d'information de nos clients sur le programme Nutrition Nord Canada. Les efforts porteront sur une plus grande information du client final, y compris transférer toute la gestion du programme aux collectivités éloignées que nous desservons. Cela signifie, en particulier, d'appuyer leurs démarches pour devenir un détaillant du Nord admissible et de mettre fin à notre rôle de fournisseur du Sud. | Terminé |
| 2 – Il est recommandé que le bénéficiaire améliore ses contrôles du calcul de la contribution afin de garantir l’exactitude et la validité des contributions demandées. Un processus d’examen indépendant avant la présentation des renseignements à AADNC améliorerait la qualité des renseignements soumis. | 2. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : à titre d'organisme à but non lucratif de petite envergure, nous avons rencontré des difficultés importantes dans la séparation des tâches et dans la réception des documents adéquats des transporteurs aériens. Nous n'avons jamais présenté de demandes de remboursement directement à AANC, car vous aviez instauré un processus d'examen par une tierce partie. Nos efforts futurs pour fournir une meilleure information au client ultime incluent le soutien à la transition de toute l'administration du programme aux résidants des communautés éloignées desservies. Concrètement, cela signifie d’appuyer leurs efforts pour devenir des détaillants nordiques admissibles et de nous retirer progressivement de notre rôle de fournisseur du sud. | Terminé |
| 3 – Il est recommandé que le bénéficiaire mette en œuvre un processus pour s’assurer qu’aucune partie non admissible n’a accès aux produits qu’il expédie dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada. | 3. Clients non admissibles : en tant que fournisseur du Sud, nous avons respecté toutes les exigences pour nous assurer que nos clients ne sont pas des organismes non admissibles. Les efforts porteront sur l'instauration de meilleurs contrôles, y compris de transférer toute la gestion du programme aux collectivités éloignées que nous desservons. Cela signifie, en particulier, d'appuyer leurs démarches pour devenir un détaillant du Nord admissible et de mettre fin à notre rôle de fournisseur du Sud. | Terminé N’est plus un fournisseur du sud enregistré depuis juillet 2015 |
Rampart Rentals (RAMP)
| Recommandation découlant de la vérification | Réponse/Mesure de suivi | État |
|---|---|---|
| 1 – Il est recommandé que le bénéficiaire établisse des procédures et des processus pour s’assurer que la contribution est transférée en totalité au consommateur final et que la marge ne vient pas éroder la valeur de la contribution. | 1 - Le magasin continuera à améliorer les processus et les procédures afin de s'assurer que la contribution va bien au consommateur final; c'est déjà largement le cas, comme indiqué au point trois (3) ci dessous. | Terminé |
| 2 – Il est recommandé que le bénéficiaire poursuive sa pratique actuelle, soit indiquer la contribution comme un rabais au consommateur final pour s’assurer qu’elle est communiquée de façon transparente à ce dernier. Le bénéficiaire devrait s’assurer que le consommateur est au courant que le « rabais » est lié au programme NNC, par une affiche ou une description sur le reçu. | 2 - La visibilité du programme continue d'être assurée, en particulier par les affichettes d'étagères qui mentionnent la participation du programme NNC et qui sont situées dans les allées des produits les plus ciblés par ce programme, soit le lait et le fromage, les œufs et les fruits et légumes frais. Des affiches de NNC pourraient être installées à des endroits particulièrement visibles du magasin. Nous demandons à recevoir les nouvelles affiches plus grandes qui mentionnent les objectifs et les avantages du programme. Elles seront installées dès leur réception. | Terminé |
| 3 – Il est recommandé que le bénéficiaire améliore ses contrôles de l’application de la contribution afin d’assurer l’exactitude et la validité des contributions demandées. Cela pourrait comprendre la mise en œuvre de contrôles pour s’assurer que les contributions demandées sont produites en temps opportun et qu’il existe un processus d’examen indépendant avant la présentation des renseignements à AADNC, ce qui augmenterait la qualité des demandes de contribution présentées. | 3 - La pratique habituelle était que le magasin remplissait la demande de remboursement en entrant les articles admissibles pour la période dans la feuille de calcul fournie et remettait ce travail au tiers évaluateur, Crawford. Il y avait deux raisons à cela : la première étant que le gérant du magasin connaissait très bien les achats faits article par article; la seconde, et la plus importante, que cette personne était la plus compétente au niveau du magasin dans l'utilisation de la feuille de calcul. Pour répondre à la recommandation en matière de contrôle, le propriétaire du magasin est en train de confier ce travail à une ressource externe qui rentrera les données, le gérant du magasin se chargeant de revoir le travail avant de le soumettre. | Terminé |
| 4 – Il est recommandé que la contribution applicable aux produits qui sont revendus à des clients non admissibles ne soit pas demandée. Après l’observation de cette pratique pendant notre travail sur les lieux, le directeur général a mentionné que cette pratique ne serait plus maintenue désormais. En outre, nous recommandons qu’AADNC envisage de recouvrer le paiement en trop de 7 601 $, dont le calcul de la valeur approximative est indiqué ci dessous, pour les demandes de contribution non admissibles. De plus, nous recommandons que le bénéficiaire conserve les registres détaillés des ventes de toutes les opérations liées au programme pendant la période précisée dans l’entente de financement qu’il a conclue avec AADNC afin de corroborer les rapports financiers et non financiers et de faciliter les futures vérifications du programme. | 4 - La vérification a révélé que des subventions étaient versées à des établissements non admissibles (des camps miniers); le directeur a convenu de mettre fin à cette pratique. Il était facile d'y mettre fin, car ce problème ne concernait que quelques clients, dont un en particulier pour la grande majorité des transactions. Les propriétaires acceptent la recommandation de NNC de recouvrer un montant de 7 601 $, en proposant une déduction sur une future demande de remboursement. Si cela s'avère difficile, un paiement direct sera fait. L'autre recommandation de conserver des registres détaillés des ventes est déjà mise en œuvre et continuera d'être appliquée. Remarque : Le montant défini à recouvrer par le programme sera déduit du prochain paiement fait au bénéficiaire. |
Terminé |
M&M Yellowknife (Cactus Holdings Ltd.)
| Recommandation découlant de la vérification | Réponse/Mesure de suivi | État |
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| 1 – Il est recommandé que le bénéficiaire avise ses clients, par écrit, qu’ils ne peuvent pas vendre ou expédier des produits admissibles à une contribution à des organismes réglementés. | 1. Nous informerons les clients que nous ne pouvons pas faire d'expéditions aux organismes non admissibles. | Terminé |
| 2 – Il est recommandé que le bénéficiaire veille à ce qu’un examen indépendant soit effectué avant qu’il n’envoie des renseignements à AADNC; ainsi, la qualité des renseignements reçus à AADNC sera améliorée. | 2. Une autre personne, moi-même, reverra de manière indépendante les informations préparées avant leur présentation à AANC. | Terminé |
North West Company (NWCO)
| Recommandation découlant de la vérification | Réponse/Mesure de suivi | État |
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| L'examen de la conformité a conclu que le bénéficiaire se conforme aux conditions de l'entente avec le Ministère. Deloitte n'avait aucune recommandation à faire. | Aucun plan d’action nécessaire | S/O |