Lettre de la gestion sur l'examen de conformité : Arctic Connection

Objet : Résultats du rapport d'évaluation de la conformité et mesures de suivi

Madame, Monsieur,

Récemment, des vérificateurs de Deloitte ont procédé à une évaluation de la conformité de votre organisation aux modalités de son accord de contribution avec Nutrition Nord Canada (NNC) pour l'exercice 2015­-2016. Voici, plus précisément, en quoi consistait l'évaluation :

• vérifier si le bénéficiaire fait profiter les consommateurs de la valeur totale de la subvention;
• s'assurer que les exigences de visibilité du programme sont respectées et que la contribution est transparente pour les consommateurs;
• passer en revue les systèmes et les procédures de reddition de comptes et de remboursement du bénéficiaire afin de cerner les lacunes et les problèmes de contrôle;
• vérifier si le bénéficiaire respecte les règles du programme relatives aux ventes à des clients non admissibles.

Le rapport d'évaluation de la conformité ci­joint contient les observations, les conclusions et les recommandations formulées par les évaluateurs relativement à votre organisation.

Les évaluateurs ont constaté que la contribution était entièrement transférée aux consommateurs et que les marges de profit n'amoindrissaient pas cette contribution. Ils ont souligné la nécessité d'appliquer des mesures de contrôle additionnelles et ont formulé cinq recommandations en ce sens. Dans les 30 jours suivant la date de la présente lettre, veuillez fournir une réponse écrite assortie d'un plan décrivant la façon dont votre organisation a donné suite, ou compte donner, suite aux recommandations ci­dessous.

1. Mettre en place un processus prévoyant l'examen indépendant des demandes avant que ces dernières ne soient envoyées à NNC aux fins de traitement. Cela pourrait contribuer à réduire le nombre d'erreurs dans les demandes.  
2. S'assurer que les auteurs et les examinateurs des demandes connaissent les plus récents codes de NNC et obtiennent des précisions auprès des représentants de NNC lorsque la classification des codes n'est pas claire. Cela aura pour effet de maximiser les demandes pour les consommateurs.  
3. Établir un processus permettant d'assurer l'admissibilité du consommateur final, selon les modalités du Programme, de même qu'un processus visant à assurer que les parties non admissibles n'ont pas accès aux biens expédiés dans le cadre de NNC.
4. Établir une politique claire concernant les marges de profit afin d'assurer que la majoration des prix des biens et des factures est appliquée adéquatement et n'amoindrit pas les contributions. Être en mesure de démontrer que les marges de profit n'érodent pas les contributions.
5. Envisager de mettre en œuvre un processus d'examen périodique des taux convenus avec les compagnies aériennes par rapport aux taux du marché publiés sur le Web afin de s'assurer que les produits sont expédiés aux meilleurs prix.  

Veuillez noter que le rapport d'évaluation de la conformité, la lettre de recommandations et le plan d'action seront publiés sur le site Web du Ministère.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l'évaluation de la conformité ou la publication de renseignements contenus dans le rapport, n'hésitez pas à communiquer avec votre représentant de NNC.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Diane Robinson
Directrice
Nutrition Nord Canada