Lettre de la gestion sur l'examen de conformité : Marché Central du Nord

Objet : Résultats du rapport d'évaluation de conformité et mesures de suivi

Monsieur,

En février 2016, des vérificateurs de Deloitte ont procédé à une évaluation de la conformité de votre organisation aux modalités de son accord de contribution avec Nutrition Nord Canada pour l'exercice 2015­-2016. Voici, plus précisément, en quoi consistait l'évaluation :

• vérifier si le bénéficiaire fait profiter les consommateurs de la valeur totale de la contribution;
• s'assurer que les exigences de visibilité du programme sont respectées et que la contribution est transparente pour les consommateurs;
• passer en revue les systèmes et les procédures de reddition de comptes et de remboursement du bénéficiaire afin de cerner les lacunes et les problèmes de contrôle; et
• vérifier si le bénéficiaire respecte les règles du programme relatives aux ventes à des clients non admissibles.

Le rapport d'évaluation de la conformité ci­joint contient les observations, les conclusions et les recommandations formulées par les évaluateurs relativement à votre organisation. Les évaluateurs ont constaté que toute la contribution avait été transmise aux consommateurs. Cependant, compte tenu des erreurs systématiques de poids et d'autres erreurs, ils n'ont pas été en mesure de déterminer si tout l'avantage de la contribution avait été transféré aux consommateurs. Ils ont donc souligné la nécessité d'appliquer des mesures de contrôles améliorées et ont formulé cinq recommandations. Dans les 30 jours suivant la date de la présente lettre, veuillez fournir une réponse écrite assortie d'un plan décrivant la façon dont votre organisation a donné suite, ou compte donner suite aux recommandations ci-dessous :

1. Corriger les faiblesses relatives à l'intégrité des données dans le système de gestion de l'inventaire utilisé pour la production de rapports (p. ex., poids, collectivités admissibles et taux de contribution). Nous recommandons à ce que le bénéficiaire veille à ce que les données liées à Nutrition Nord Canada soient examinées après leur saisie dans le système afin d'assurer la validité et l'exactitude des montants réclamés.
2. Mettre en place un processus prévoyant l'examen indépendant des demandes avant que ces dernières ne soient envoyées à Nutrition Nord Canada aux fins de traitement. Cela pourrait contribuer à réduire le nombre d'erreurs dans les demandes. 
3. Établir un processus permettant d'assurer l'admissibilité du consommateur final, selon les modalités du programme, de même qu'un processus visant à assurer que les parties non admissibles n'ont pas accès aux biens expédiés dans le cadre de Nutrition Nord Canada.
4. Établir une politique claire sur l'établissement des prix (majoration et frais) et mettre en œuvre des mesures de contrôle visant à assurer une application uniforme de la politique au moment d'établir les prix de vente aux consommateurs.
5. Obtenir auprès des fournisseurs des renseignements sur le coût des biens et les conserver afin d'être en mesure d'établir de façon uniforme et précise le prix des produits destinés à la vente.

Comme le cabinet de vérification n'a pas été en mesure de déterminer si la contribution avait été érodée par les marges de profit ou les prix de détail établis pour la vente aux consommateurs, il est important que vous donniez suite à toutes les recommandations ci-dessus et que vous vous assuriez d'avoir tous les documents justificatifs afin de répondre entièrement à cet objectif à l'avenir. Par ailleurs, les vérificateurs ont constaté qu'un montant de 1,546.09$ avait été réclamé en trop par votre l'organisation entre les années fiscales 2013-14 et 2015-16 et devrait être remboursé à l'État. Le programme vous contactera pour discuter des options de remboursement.

Veuillez noter que le rapport d'évaluation de la conformité, la lettre de recommandations et le plan d'action seront publiés sur le site Web du Ministère.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l'évaluation de la conformité ou la publication de renseignements contenus dans le rapport, n'hésitez pas à communiquer avec votre représentant de Nutrition Nord Canada.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

Diane Robinson
Directrice