Plan d'action concernant l’évaluation de la conformité de 2015-2016
Table des matières
Arctic Connection
| Recommandations des vérificateurs | Plan d'action d'Arctic Connection | État |
|---|---|---|
| 1. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Mettre en place une procédure qui prévoit l'examen indépendant des demandes de paiement avant que ces dernières soient envoyées à NNC pour y être traitées. Cela pourrait réduire le nombre d'erreurs dans les demandes. | 1-3. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports / clients inadmissibles : Le bénéficiaire a instauré une procédure d'examen des demandes de paiement avant qu'elles soient présentées à la tierce partie qui traite les demandes pour NNC. Cette procédure permet de vérifier que les taux de contribution et les codes exacts sont utilisés et se reflètent sur les factures, et que les clients inadmissibles n'ont pas accès aux biens expédiés par le bénéficiaire dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada. Le bénéficiaire communiquera avec les représentants de NNC s'il a des questions au sujet des codes et de l'admissibilité. | Terminé – Document reçu |
| 2. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Le bénéficiaire doit s'assurer que les auteurs et les examinateurs des demandes de paiement connaissent les codes les plus récents de NNC et qu'ils obtiennent des précisions auprès des représentants de NNC lorsque la classification des codes n'est pas claire. Cela permettra de maximiser les demandes de paiement pour le compte des consommateurs. | Terminé – Document reçu | |
| 3. Clients inadmissibles : Le bénéficiaire doit établir une procédure pour s'assurer que le consommateur final est un consommateur admissible selon les modalités du programme. Nous recommandons que le bénéficiaire mette en place une procédure pour empêcher les parties inadmissibles d'avoir accès aux biens qu'il expédie dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada. | Terminé – Document reçu | |
| 4. Marge de profit : Le bénéficiaire doit établir une politique claire concernant les marges de profit afin que la majoration calculée pour les biens et les factures soit appliquée adéquatement, sans amoindrir la contribution. Le bénéficiaire doit être en mesure de démontrer que les marges de profit n'amoindrissent pas la contribution. | 4. Marge de profit : La majoration du bénéficiaire est uniforme entre les collectivités, le meilleur prix est établi pour les consommateurs, et la totalité des contributions leur est transférée. | Terminé – Document reçu |
| 5. Chaîne d'approvisionnement : Le bénéficiaire doit envisager de procéder à un examen périodique des taux convenus avec les compagnies aériennes par rapport aux taux du marché publiés dans le Web afin de s'assurer que les produits sont expédiés aux meilleurs prix. | 5. Chaîne d'approvisionnement : Les taux des compagnies aériennes du bénéficiaire demeurent les mêmes; si les taux augmentent ou diminuent, le bénéficiaire est informé et il en informe ses clients. | Terminé – Document reçu |
Arctic Co-Operatives Ltd.
| Recommandations des vérificateurs | Plan d'action d'Arctic Co-operatives Ltd. | État |
|---|---|---|
| 1. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Le bénéficiaire doit envisager d'instaurer des mesures de contrôle de la saisie des données afin que les taux de contribution et les listes d'admissibilité enregistrés dans le système de vente au détail soient exacts et appropriés. Les vérificateurs ont indiqué que la totalité de la contribution était transmise aux coopératives membres. Cependant, ils n'ont pas été en mesure de déterminer la méthode d'établissement des prix et les marges de profit appliquées pour établir les prix de détail payés par les consommateurs dans les coopératives membres. | 1. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Le bénéficiaire a instauré un registre des modifications et une procédure qui prévoit deux signatures d'approbation dans le cas de toutes les modifications relatives aux taux de contribution afin d'améliorer le contrôle exercé. La fréquence élevée des ajouts et des modifications aux articles font en sorte que la question de l'admissibilité des articles exige un degré élevé de spécialisation et d'expertise. Arctic Co-operatives envisagera davantage d'options de formation de mise à niveau et de moyens pratiques pour accroître la surveillance à cet égard. | Terminé – Document reçu |
The Northern Shopper
| Recommandations des vérificateurs | Plan d'action de The Northern Shopper | État |
|---|---|---|
| 1. Le rapport d'évaluation de la conformité contient les observations, les conclusions et les recommandations que les vérificateurs ont formulées à l'intention de votre organisation. Les vérificateurs ont constaté que la contribution était entièrement transférée aux consommateurs, mais ils n'ont pas été en mesure d'évaluer votre méthode d'établissement des prix, car les politiques n'étaient pas appliquées uniformément. Deloitte a aussi constaté la nécessité d'améliorer les mesures de contrôle afin de déceler les erreurs qui pourraient se glisser dans les documents avant qu'ils soient présentés à NNC. Ils ont toutefois constaté que vous avez instauré une nouvelle procédure dans le but d'uniformiser votre méthode d'établissement des prix et de faire examiner vos demandes de paiement par une tierce partie indépendante. | Méthode d'établissement des prix : Une nouvelle procédure a été instauré afin d'indiquer la majoration du prix des biens, des produits agricoles et des frais de transport. Les documents qui détaillent cette nouvelle procédure ont été fournis à AANC et figurent au dossier. |
Terminé – Document reçu |
| Mesures de contrôle : Le bénéficiaire a instauré une procédure d'examen des demandes de paiement avant qu'elles soient présentées à la tierce partie qui traite les demandes pour NNC. Cette procédure permet de vérifier que les taux de contribution et les codes exacts sont utilisés et se reflètent sur les factures, et que les clients inadmissibles n'ont pas accès aux biens expédiés par le bénéficiaire dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada. | Terminé – Document reçu |
Marché Central du Nord
| Recommandations des vérificateurs | Plan d'action de Marché Central du Nord | État |
|---|---|---|
| 1. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Corriger les faiblesses relatives à l'intégrité des données dans le système de gestion de l'inventaire utilisé pour la production de rapports (p. ex., poids, collectivités admissibles et taux de contribution). Nous recommandons à ce que le bénéficiaire veille à ce que les données liées à Nutrition Nord Canada soient examinées après leur saisie dans le système afin d'assurer la validité et l'exactitude des montants réclamés. | 1-3. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports / clients inadmissibles : Le bénéficiaire a instauré une procédure d'examen des demandes de paiement avant qu'elles soient présentées à la tierce partie qui traite les demandes pour NNC. Cette procédure permet de vérifier que les taux de contribution et les codes exacts sont utilisés et se reflètent sur les factures, et que les clients inadmissibles n'ont pas accès aux biens expédiés par le bénéficiaire dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada. Le bénéficiaire communiquera avec les représentants de NNC s'il a des questions au sujet des codes et de l'admissibilité. | Terminé – Document reçu |
| 2. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Mettre en place un processus prévoyant l'examen indépendant des demandes avant que ces dernières ne soient envoyées à Nutrition Nord Canada aux fins de traitement. Cela pourrait contribuer à réduire le nombre d'erreurs dans les demandes. | Terminé – Document reçu | |
| 3. Clients inadmissibles : Établir un processus permettant d'assurer l'admissibilité du consommateur final, selon les modalités du programme, de même qu'un processus visant à assurer que les parties non admissibles n'ont pas accès aux biens expédiés dans le cadre de Nutrition Nord Canada. | Terminé – Document reçu | |
| 4. Marge de profit : Établir une politique claire sur l'établissement des prix (majoration et frais) et mettre en œuvre des mesures de contrôle visant à assurer une application uniforme de la politique au moment d'établir les prix de vente aux consommateurs. | 4. Marge de profit : Nous utilisons la base de données de la bannière Métro (BDMS) pour la gestion de nos prix de vente. Il nous est impossible de modifier les prix de vente à la hausse provenant de cette base. Les changements de prix hebdomadaires se font automatiquement dans la base de données Métro dans la nuit du mercredi. Les clients bénéficient des prix spéciaux en circulaire Métro du jeudi au mercredi, et ce, à chaque semaine. Nous conservons une copie papier de la circulaire à chaque semaine avec notre facturation hebdomadaire. Au prix Métro s'ajoute des montants supplémentaires : un frais de préparation, un frais d'emballage, un frais de transport terrestre ainsi qu'un frais d'administration par commande. Ces frais supplémentaires s'ajoutent au prix total de la facture et la formule sera appliquée de manière systématique sur chaque commande et elle sera tenu dans le dossier et fournie aux vérificateurs lors d'une éventuelle évaluation. | Terminé – Document reçu |
| 5. Marge de profit : Obtenir auprès des fournisseurs des renseignements sur le coût des biens et les conserver afin d'être en mesure d'établir de façon uniforme et précise le prix des produits destinés à la vente. | 5. Marge de profit : Puisque notre fournisseur principal est Métro et que nous utilisons la base de données Métro (BDMS), il est possible de consulter cette base et d'imprimer plusieurs rapports BDMS concernant les prix vendant et coûtant de Métro. | Terminé – Document reçu |
Meechim North 2000 Inc.
| Recommandations des vérificateurs | Plan d'action de Meechim North 2000 Inc. | État |
|---|---|---|
| 1. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Mettre en place une procédure qui prévoit un examen indépendant des demandes de paiement avant que celles-ci soient envoyées à NNC pour y être traitées. Cela pourrait réduire le nombre d'erreurs dans les demandes. | 1. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Le bénéficiaire a instauré une procédure d'examen des demandes de paiement avant qu'elles soient présentées à la tierce partie qui traite les demandes pour NNC. Cette procédure permet de vérifier que les taux de contribution et les codes exacts sont utilisés et se reflètent sur les factures, et que les clients inadmissibles n'ont pas accès aux biens expédiés par le bénéficiaire dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada. | Terminé – Document reçu |