Rapport sommaire sur l'évaluation de la conformité : Arctic Connection Inc.

Contexte

Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) a sélectionné Arctic Connection Inc. (le « bénéficiaire ») pour une évaluation de la conformité pour l'année de financement s'échelonnant du 1er avril 2014 au 31 mars 2015.

AANC a retenu les services de Deloitte pour effectuer une évaluation de la conformité du bénéficiaire. Cette évaluation visait à fournir au gouvernement du Canada des renseignements afin de savoir si le bénéficiaire s'est conformé aux modalités de ses ententes de financement. Plus précisément, notre évaluation avait pour but de vérifier :

• si le bénéficiaire a mis en place des contrôles administratifs qui soutiennent le respect des termes de l'entente et qui sont conçus et mis en œuvre de façon appropriée;
• si le bénéficiaire a mis en place des contrôles financiers qui soutiennent le respect des conditions de l'entente et qui sont conçus et mis en œuvre de façon appropriée;
• si le bénéficiaire s'est doté de processus et de systèmes de rapports qui soutiennent le respect des conditions de l'entente et qui sont conçus et mis en œuvre de manière appropriée, afin que le bénéficiaire puisse disposer de renseignements précis et fiables lui permettant de prendre des décisions quant aux réclamations;
• si les pratiques de gestion pour l'octroi de la contribution aux consommateurs finaux sont efficaces et répondent aux objectifs de l'initiative Nutrition Nord Canada (NNC).

Deloitte S.E.N.C.R.L., cabinet d'audit indépendant, a été chargé de procéder à l'évaluation de la conformité. L'évaluation a eu lieu en mars 2016.

Constatations

D'après les tests sur échantillonnage, les discussions avec le bénéficiaire et les autres procédures mises en place, nous avons observé ce qui suit :

• Le bénéficiaire transmet la contribution aux clients en l'appliquant directement à leur facture. Nous avons noté que la contribution était clairement indiquée sur les factures afin de fournir aux clients des renseignements sur le programme NNC.
• Nos essais ont révélé que l'intégralité des contributions observées était transmise aux clients, mais que certains articles considérés comme non admissibles auraient pu faire l'objet d'une demande.
• Le bénéficiaire établit les prix de vente au détail avec une majoration sur ses coûts d'achat du produit. Les discussions avec le bénéficiaire ont permis de déterminer que, si les majorations varient en fonction des biens, elles sont uniformes parmi les collectivités et représentent généralement __ % à __ % du coût du produit. Au cours de nos essais, nous avons recalculé les marges bénéficiaires des articles évalués et nous avons constaté qu'elles étaient systématiquement de l'ordre de __ % à __ %, sauf pour un article où la marge était inférieure, soit __ %. La contribution n'était pas comprise dans la détermination du prix de détail, ce qui signifie que les marges bénéficiaires appliquées n'érodaient pas la contribution.
• Pour aller plus loin en ce qui concerne l'érosion de la contribution, nous avons également comparé les marges bénéficiaires appliquées à nos échantillons d'essai avec celles appliquées à un échantillon de 12 articles non admissibles et non -éligible à la contribution. Les marges se sont révélées comparables ou supérieures à la marge bénéficiaire facturée par le bénéficiaire sur les biens admissibles, sauf pour un article d'une faible valeur monétaire qui s'accompagnait d'une marge bénéficiaire de __ % (soit une différence de __ % ou 0,21 $).
• Le bénéficiaire a conclu une entente avec une compagnie aérienne pour obtenir des tarifs préférentiels dans le but de s'assurer que les arrangements de la chaîne d'approvisionnement et les parcours les plus efficaces et les moins coûteux possible sont retenus afin de réduire les prix des denrées alimentaires pour les consommateurs du Nord. La comparaison des tarifs convenus avec la compagnie aérienne du bénéficiaire avec les prix du marché publiés en ligne a montré que certains tarifs étaient favorables alors que d'autres étaient plus élevés que les tarifs du marché.
• Le processus de réclamation est effectué manuellement par une seule personne, sans examen indépendant visant à détecter les erreurs. Nos essais ont mis en évidence des erreurs concernant des articles admissibles classés comme non admissibles et qui n'ont donc pas fait l'objet de demandes.

Recommandations

Nous recommandons que le bénéficiaire envisage de mettre en œuvre les contrôles supplémentaires ci-dessous :

• Mettre en œuvre un processus dans le cadre duquel un examen indépendant des demandes sera effectué avant de présenter vos documents à NNC aux fins de traitement. Cela pourrait contribuer à réduire le nombre d'erreurs dans les demandes.
• S'assurer que les auteurs et les examinateurs des demandes connaissent les plus récents codes de NNC et obtiennent des précisions auprès des représentants de NNC lorsque la classification des codes n'est pas claire. Cela aura pour effet de maximiser les demandes pour les consommateurs.
• Mettre en œuvre un processus pour s'assurer que le consommateur final est un consommateur admissible selon les modalités du programme. Nous recommandons que le bénéficiaire mette en place un processus pour s'assurer que des parties non admissibles n'ont pas accès à des biens qu'il expédie dans le cadre du programme NNC.
• Établir une politique claire concernant les marges de profit afin d'assurer que la majoration des prix des biens et des factures est appliquée adéquatement et qu'elle n'a pas pour effet d'éroder la contribution. Être en mesure de démontrer que les marges de profit n'érodent pas la contribution.

État actuel

Le rapport final a été diffusé.