Rapport sommaire sur l’évaluation de la conformité : Arctic Cooperatives Ltd.

Contexte

Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) a sélectionné Arctic Cooperatives Ltd. (le « bénéficiaire ») pour une évaluation de la conformité pour l'année de financement s'échelonnant du 1er avril 2014 au 31 mars 2015.

AANC a retenu les services de Deloitte pour effectuer une évaluation de la conformité du bénéficiaire. Cette évaluation visait à fournir au gouvernement du Canada des renseignements afin de savoir si le bénéficiaire s'est conformé aux modalités de ses ententes de financement. Plus précisément, notre évaluation avait pour but de vérifier :

• si le bénéficiaire a mis en place des contrôles administratifs qui soutiennent le respect des termes de l'entente et qui sont conçus et mis en œuvre de façon appropriée;
• si le bénéficiaire a mis en place des contrôles financiers qui soutiennent le respect des conditions de l'entente et qui sont conçus et mis en œuvre de façon appropriée;
• si le bénéficiaire s'est doté de processus et de systèmes de rapports qui soutiennent le respect des conditions de l'entente et qui sont conçus et mis en œuvre de manière appropriée, afin que le bénéficiaire puisse disposer de renseignements précis et fiables lui permettant de prendre des décisions quant aux réclamations;
• si les pratiques de gestion pour l'octroi de la contribution aux consommateurs finaux sont efficaces et répondent aux objectifs de l'initiative Nutrition Nord Canada (NNC).

Constatations

D'après les tests sur échantillonnage, les discussions avec le bénéficiaire et les autres procédures mises en place, nous avons observé ce qui suit :

• Le bénéficiaire n'effectue pas d'analyse de la marge bénéficiaire pour fixer une majoration sur les biens vendus, parce que ceux-ci sont vendus aux coopératives membres au prix que le bénéficiaire a payé au fournisseur, auquel s'ajoutent les frais de transport et les autres frais. La méthode de fixation des prix et les marges bénéficiaires appliquées aux prix de vente au détail aux utilisateurs finaux n'ont pas pu être examinées au niveau des coopératives membres.
• Au cours de nos essais, nous avons examiné les factures des fournisseurs et les relevés des clients afin de déterminer si le bénéfice intégral de la contribution était transmis aux coopératives membres. Aucune erreur n'a été relevée. Nous avons également comparé les factures aux paiements des clients pour vérifier si les poids indiqués correspondaient bien aux livraisons réelles.
• Nous avons relevé le fait qu'il n'existait aucun examen indépendant des données NNC saisies dans le système.
• Nous avons obtenu des photos prouvant que du matériel promotionnel est fourni aux coopératives membres, qui les utilisent pour promouvoir le programme NNC. Nous avons également reçu un exemple de reçus de caisse correspondant à une vente d'une coopérative membre à un consommateur final, indiquant le taux de contribution et le montant total de la contribution appliqué à la vente.
• Le bénéficiaire a également mis en place des processus pour s'assurer en permanence que les arrangements de la chaîne d'approvisionnement et les parcours les plus efficaces et les moins coûteux possible sont retenus afin de réduire les prix des denrées alimentaires pour les consommateurs du Nord. L'étude de la carte des plateformes de distribution du bénéficiaire et l'examen d'un échantillon des ententes avec les compagnies aériennes indiquent des tarifs de transport aérien favorables par rapport aux tarifs du marché.
• Le processus de réclamation est essentiellement effectué automatiquement par une seule personne, avec un examen indépendant visant à détecter les erreurs. Les demandes sont approuvées par un gestionnaire avant d'être présentées. Aucune erreur n'a été relevée au cours de nos essais.
• Comme ce sont les coopératives membres et non le bénéficiaire qui vendent les biens aux consommateurs finaux, nous n'avons pas pu observer si des entreprises et des établissements non admissibles percevaient des contributions.

Recommendations

Nous recommandons que le bénéficiaire envisage de mettre en œuvre les contrôles supplémentaires ci-dessous :

• Envisager la mise en œuvre de mesures de contrôle de saisie des données afin de s'assurer que les taux de contribution et les listes d'admissibilité enregistrés dans le système de vente au détail sont exacts et appropriés.

État actuel

Le rapport final a été diffusé.