Rapport sommaire sur l’évaluation de la conformité : Le Marché Central du Nord inc.

Contexte

Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) a sélectionné Le Marché Central du Nord inc. (le « bénéficiaire ») pour une évaluation de la conformité pour l'année de financement s'échelonnant du 1er avril 2014 au 31 mars 2015.

Cette évaluation visait à fournir au gouvernement du Canada des renseignements afin de savoir si le bénéficiaire s'est conformé aux modalités de ses ententes de financement. Plus précisément, notre évaluation avait pour but de vérifier :

• si le bénéficiaire a mis en place des contrôles administratifs qui soutiennent le respect des termes de l'entente et qui sont conçus et mis en œuvre de façon appropriée;
• si le bénéficiaire a mis en place des contrôles financiers qui soutiennent le respect des conditions de l'entente et qui sont conçus et mis en œuvre de manière appropriée;
• si le bénéficiaire s'est doté de processus et de systèmes de rapports qui soutiennent le respect des conditions de l'entente et qui sont conçus et mis en œuvre de manière appropriée, afin que le bénéficiaire puisse disposer de renseignements précis et fiables lui permettant de prendre des décisions quant aux réclamations;
• si les pratiques de gestion pour l'octroi de la contribution aux consommateurs finaux sont efficaces et répondent aux objectifs de l'initiative Nutrition Nord Canada (NNC).

Deloitte S.E.N.C.R.L., cabinet d'audit indépendant, a été chargé de procéder à l'évaluation de la conformité. L'évaluation a eu lieu en février 2015.

Constatations

D'après les tests sur échantillonnage, les discussions avec le bénéficiaire et les autres procédures mises en place, nous avons observé ce qui suit :

• Les discussions avec le bénéficiaire ont permis de déterminer qu'il n'effectue pas d'analyse de la marge bénéficiaire pour fixer une majoration sur les biens vendus parce que ceux­ci sont vendus aux clients aux coûts déboursés par le bénéficiaire à son fournisseur apparenté, auxquels s'ajoutent les frais de transport et les autres frais. La méthode de fixation des prix n'a pas pu être respectée en raison de l'application incohérente des frais de transport et d'administration et de la non­disponibilité des renseignements sur le fournisseur à l'appui du coût unitaire des produits.
• Le bénéficiaire transmet sa contribution aux clients en l'appliquant directement à leur facture. Nous avons noté que la contribution était clairement indiquée sur les factures afin de fournir des renseignements aux clients sur le programme NNC et que le montant total des contributions demandées était transmis au consommateur.
• Nos essais ont permis de relever six (6) erreurs liées à des taux de contribution incorrects appliqués par le système, à une classification incorrecte du code NNC et à un poids incorrect enregistré dans le système.
• Avec le bénéficiaire, nous avons découvert une erreur systémique : les poids normalisés saisis dans le système surpassaient le poids réel de certains articles qui auraient dû être physiquement pesés. Nous n'avons pas pu déterminer la portée de cette erreur.
• Pour vérifier que la contribution n'était pas érodée, nous avons comparé les marges bénéficiaires globales du bénéficiaire à celles antérieures à NNC. Compte tenu des nombreux facteurs déterminants à prendre en considération dans l'analyse, les observations n'ont pas été concluantes et n'ont pas permis de déterminer si le bénéfice intégral de la contribution a été transmis au consommateur. Les discussions avec NNC ont permis d'apprendre que les responsables du programme prévoient examiner les considérations relatives à la marge bénéficiaire avec le bénéficiaire afin d'évaluer l'érosion de la contribution.
• Le bénéficiaire a conclu des ententes pour obtenir des tarifs préférentiels des compagnies aériennes dans le but de s'assurer que les arrangements de la chaîne d'approvisionnement les plus efficaces et les moins coûteux possible sont retenus pour réduire les prix des denrées alimentaires pour les consommateurs du Nord.
• Le processus de réclamation implique des processus manuels et automatisés effectués par une seule personne, sans examen indépendant visant à détecter les erreurs.
• Au cours de notre examen, nous avons constaté que le bénéficiaire avait fait des ventes à un établissement non admissible.

Recommandations

Nous recommandons que le bénéficiaire envisage de mettre en œuvre les contrôles supplémentaires ci­dessous.

• Remédier aux faiblesses relatives à l'intégrité des données dans le système de gestion des stocks utilisé pour les rapports (p. ex. poids, communautés admissibles, taux de contribution). Nous recommandons que le bénéficiaire veille à ce que les données liées à NNC programmées soient examinées après leur saisie dans le système afin d'assurer la validité et l'exactitude des montants réclamés.
• Mettre en œuvre un processus dans le cadre duquel un examen indépendant des demandes sera effectué avant de présenter vos documents à NNC aux fins de traitement. Cela pourrait contribuer à réduire le nombre d'erreurs dans les demandes.
• Mettre en œuvre un processus pour s'assurer que le consommateur final est un consommateur admissible selon les modalités du programme. Nous recommandons que le bénéficiaire mette en place un processus pour s'assurer que des parties non admissibles n'ont pas accès à des biens qu'il expédie dans le cadre du programme NNC.
• Établir une politique de tarification définie (majorations et frais) et mettre en œuvre des contrôles pour garantir une application cohérente de la politique dans l'établissement des prix de vente aux clients.
• Obtenir auprès des fournisseurs des renseignements sur le coût des biens et les conserver afin d'être en mesure d'établir de façon uniforme et précise le prix des produits destinés à la vente.

État actuel

Le rapport final a été diffusé.