Rapport sommaire sur l’évaluation de la conformité : Meechim North 2000 Inc.

Contexte

Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) a sélectionné Meechim North 2000 Inc. (le « bénéficiaire ») pour une évaluation de la conformité pour l'année de financement s'échelonnant du 1er avril 2014 au 31 mars 2015.

AANC a retenu les services de Deloitte pour effectuer une évaluation de la conformité du bénéficiaire. Cette évaluation visait à fournir au gouvernement du Canada des renseignements afin de savoir si le bénéficiaire s'est conformé aux modalités de ses ententes de financement. Plus précisément, notre évaluation avait pour but de vérifier :

• si le bénéficiaire a mis en place des contrôles administratifs qui soutiennent le respect des termes de l'entente et qui sont conçus et mis en œuvre de façon appropriée;
• si le bénéficiaire a mis en place des contrôles financiers qui soutiennent le respect des conditions de l'entente et qui sont conçus et mis en œuvre de façon appropriée;
• si le bénéficiaire s'est doté de processus et de systèmes de rapports qui soutiennent le respect des conditions de l'entente et qui sont conçus et mis en œuvre de manière appropriée, afin que le bénéficiaire puisse disposer de renseignements précis et fiables lui permettant de prendre des décisions quant aux réclamations;
• si les pratiques de gestion pour l'octroi de la contribution aux consommateurs finaux sont efficaces et répondent aux objectifs de l'initiative Nutrition Nord Canada (NNC).

Deloitte S.E.N.C.R.L., cabinet d'audit indépendant, a été chargé de procéder à l'évaluation de la conformité. L'évaluation a eu lieu en mars 2016.

Constatations

D'après les tests sur échantillonnage, les discussions avec le bénéficiaire et les autres procédures mises en place, nous avons observé ce qui suit :

• Le bénéficiaire n'effectue pas d'analyse de la marge bénéficiaire pour fixer une majoration sur les biens vendus, parce que ceux-ci sont vendus aux clients au prix payé par le fournisseur. Le bénéficiaire réalise des bénéfices sur les rabais consentis par le fournisseur pour des volumes d'achats importants. Une analyse financière a été effectuée afin d'évaluer la cohérence des résultats par rapport aux discussions avec le bénéficiaire; nous avons ainsi constaté que ce dernier n'appliquait pas de marge bénéficiaire sur le coût des biens lors de la détermination du prix de vente au client.
• Au cours de nos essais, nous avons examiné les factures afin de déterminer si le bénéfice intégral de la contribution était transmis au consommateur. Aucune erreur n'a été relevée. Nous avons aussi comparé les factures aux paiements des différents clients pour vérifier si les poids indiqués correspondaient bien aux livraisons réelles. Les factures ont également fait l'objet d'un recoupement avec leurs bordereaux d'expédition aérienne respectifs, afin d'assurer que les biens ont été envoyés aux collectivités admissibles.
• Les discussions avec le bénéficiaire ont permis de déterminer que du matériel promotionnel a été fourni aux clients finaux pour promouvoir le programme NNC.
• Le bénéficiaire ne participe pas à la gestion des arrangements de la chaîne d'approvisionnement en ce qui concerne l'expédition des biens aux collectivités du Nord, car ces envois sont directement traités par les fournisseurs et les clients. En conséquence, nous ne sommes pas en mesure de présenter des observations à propos des objectifs liés à la gestion de la chaîne d'approvisionnement.
• Le processus de réclamation est effectué manuellement par une seule personne, sans examen indépendant visant à détecter les erreurs. Aucune erreur n'a été relevée au cours de nos essais. Toutefois, nous recommandons au bénéficiaire de mettre en place un examen de contrôle du processus de réclamation afin de détecter des erreurs éventuelles avant la soumission à AANC.
• Selon les discussions que nous avons eues et l'examen des factures effectué au cours de nos essais, rien n'indique que le bénéficiaire réalise des ventes auprès d'entreprises ou d'établissements non admissibles.

Recommendations

Nous recommandons que le bénéficiaire envisage de mettre en œuvre les contrôles ci-dessous :

• Mettre en œuvre un processus dans le cadre duquel un examen indépendant des demandes sera effectué avant de présenter vos documents à NNC aux fins de traitement. Cela pourrait contribuer à réduire le nombre d'erreurs dans les demandes.

État actuel

Le rapport final a été diffusé.