Rapport sommaire d'évaluation de la conformité : La Fédération des coopératives du Nouveau Québec

Contexte

Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) a choisi de soumettre la Fédération des coopératives du Nouveau‑Québec (FCNQ ou siège social du bénéficiaire) et une de ses coopératives, Kuujjuaq Co‑operative Ltd. (Kuujjuaq ou la coopérative bénéficiaire), collectivement « le bénéficiaire », à une évaluation indépendante qui porte sur la période de financement du 1er avril 2015 au 31 mars 2017. RCAANC a confié à Ernst & Young s.r.l. la production d’un rapport d’examen indépendant de certains aspects de la gestion des fonds reçus par le bénéficiaire dans le cadre du programme. Plus précisément, la mission visait à évaluer les aspects suivants et à formuler des observations et des recommandations :

• la demande de remboursement aux fins de la subvention, soit le type et la nature des frais admissibles du programme;
• les exigences en matière de visibilité du programme et la transparence du transfert de la subvention aux consommateurs, à la lumière des exigences de l’accord;
• les procédures et systèmes de reddition de comptes et de remboursement du bénéficiaire qui favorisent le respect des modalités de l’accord;
• les processus de gestion liés aux pratiques de la chaîne d’approvisionnement; la transmission de la pleine valeur de la subvention et les pratiques connexes de marge bénéficiaire; les ventes aux clients non admissibles.

Le cabinet indépendant Ernst & Young s.r.l. a été investi de la mission et s’en est acquitté dans les bureaux du bénéficiaire.

Procédures et constatations

Nous avons réalisé ce qui suit et, dans certains cas, formulé des constatations.

• Ernst & Young s.r.l. a appliqué des procédures de corroboration à un échantillon d’achats correspondants effectués par le bénéficiaire auprès de fournisseurs au cours de la période visée, et soumis dans le cadre de la demande de subvention, dans le but de déterminer si les demandes pour des envois respectaient les dispositions relatives au type et à la nature des frais admissibles, comme le prévoit le manuel national du programme NNC.
• Nous avons étudié un échantillon de factures d’épicerie et visité les magasins pour en inspecter les affiches, en nous fondant sur les exigences du programme en matière de visibilité qui sont énoncées dans le manuel national du programme NNC.
• L’accord de financement signale que divers rapports mensuels et annuels doivent être produits au cours de chaque exercice. Au moyen d’un échantillon, nous avons étudié les renseignements soumis, afin de vérifier si tous les échéanciers étaient respectés.
• Nous avons interrogé la direction et obtenu les états financiers vérifiés du bénéficiaire, dans l’optique de comprendre ses pratiques de marge bénéficiaire.
• À l’aide de nos procédures de corroboration, nous avons inspecté les factures et contrats des consommateurs afin de voir si des ventes avaient été effectuées auprès de clients non admissibles.
• Nous avons interrogé la direction, et appris que la chaîne d’approvisionnement compte certains transporteurs aériens. Nous avons ensuite examiné les lettres de transport aérien de chaque transaction échantillonnée, de façon à vérifier la concordance des taux de fret avec les déclarations de la direction.
• Nous avons mené des entrevues auprès du gestionnaire du bénéficiaire, dans le but de comprendre les procédés de mise en œuvre du programme. Nous avons concentré nos demandes de renseignements et l’inspection des renseignements pertinents sur ce qui suit :
  • bons d’achat et documents de vente;
  • établissement des prix et facturation;
  • demande de subvention mensuelle.

Recommandations

Les recommandations suivantes ont été transmises au bénéficiaire pour examen :

• Instaurer un processus de surveillance de la fluctuation du poids net des produits qui favorise l’exactitude des renseignements fournis aux consommateurs, conformément aux exigences du programme en matière de visibilité.
• Élaborer une politique, un processus et une procédure pour l’évaluation régulière des marges bénéficiaires des produits alimentaires subventionnés et non subventionnés, afin de vérifier et démontrer que les marges bénéficiaires n’érodent pas la subvention qui doit être transmise aux consommateurs, conformément aux objectifs du manuel national du programme NNC.

Statut

Le rapport final a été produit.