Rapport sommaire d'évaluation de la conformité : North West Company LP (qui exerce sous le nom de Valu Lots)

Contexte

Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) a choisi de soumettre Valu Lots (ci-après, le bénéficiaire) à une évaluation indépendante qui porte sur la période de financement du 1er avril 2015 au 31 mars 2017. RCAANC a confié à Ernst & Young s.r.l. la production d’un rapport d’examen indépendant de certains aspects de la gestion des fonds reçus par le bénéficiaire dans le cadre du programme. Plus précisément, la mission visait à évaluer les aspects suivants et à formuler des observations et des recommandations :

• la demande de remboursement aux fins de la subvention, soit le type et la nature des frais admissibles du programme;
• les exigences en matière de visibilité du programme et la transparence du transfert de la subvention aux consommateurs, à la lumière des exigences de l’accord;
• les procédures et systèmes de reddition de comptes et de remboursement du bénéficiaire qui favorisent le respect des modalités de l’accord;
• les processus de gestion liés aux pratiques de la chaîne d’approvisionnement; la transmission de la pleine valeur de la subvention et les pratiques connexes de marge bénéficiaire; les ventes aux clients non admissibles.

Le cabinet indépendant Ernst & Young s.r.l. a été investi de la mission et s’en est acquitté dans les bureaux du bénéficiaire.

Procédures et constatations

Nous avons réalisé ce qui suit et, dans certains cas, formulé des constatations.

• Nous avons appliqué des procédures de corroboration à un échantillon de ventes correspondantes effectuées par le bénéficiaire pendant la période visée, et soumises dans le cadre de la demande de subvention, afin de déterminer si les demandes pour des envois respectaient les dispositions relatives au type et à la nature des frais admissibles, comme le prévoit le manuel national du programme NNC.
• Au moyen des procédures de corroboration appliquées à l’échantillon sélectionné, nous avons vérifié si les factures des ventes satisfaisaient aux exigences du programme en matière de visibilité.
• L’accord de financement signale que divers rapports mensuels et annuels doivent être produits au cours de chaque exercice. Au moyen d’un échantillon, nous avons étudié les renseignements soumis, afin de vérifier si tous les échéanciers étaient respectés.
• Nous avons interrogé le gérant du magasin, dans l’optique d’en comprendre les pratiques de marge bénéficiaire.
• Au moyen de nos procédures de corroboration, nous avons vérifié les factures des clients afin de voir si des ventes avaient été effectuées auprès de clients non admissibles.
• Nous avons interrogé le gestionnaire du bénéficiaire, et appris que le siège social de North West Company LP gère la chaîne d’approvisionnement en faisant appel à un vaste réseau de transporteurs aériens et d’autres entreprises de transport. Nous avons étudié les taux et frais indiqués dans les accords conclus avec les transporteurs.
• Nous avons mené des entrevues auprès du gestionnaire du bénéficiaire, dans le but de comprendre les procédés de mise en œuvre du programme. Nous avons concentré nos demandes de renseignements et l’inspection des renseignements pertinents sur ce qui suit :
  • bons d’achat et documents de vente;
  • établissement des prix et facturation;
  • demande de subvention mensuelle.

Recommandations

Les recommandations suivantes ont été soumises au bénéficiaire pour examen :

• Surveiller les échéances et fournir les renseignements requis à RCAANC dans les délais prescrits.
• Élaborer une politique, un processus et une procédure pour l’évaluation régulière des marges bénéficiaires des produits alimentaires subventionnés et non subventionnés, afin de vérifier et démontrer que les marges bénéficiaires n’érodent pas la subvention qui doit être transmise aux consommateurs, conformément aux objectifs du manuel national du programme NNC.
• Instaurer un processus d’examen indépendant des demandes de paiement avant qu’elles ne soient soumises à NNC pour traitement. Cette mesure pourrait réduire le nombre d’erreurs dans les demandes.

Statut

Le rapport final a été produit.