Rapport sommaire d'évaluation de la conformité : Arctic Buying Company Inc. Kivalliq

Contexte

À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Samson a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l'entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le " Programme ") et Artic Buying Company Kivalliq (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L'objectif de l'évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir des informations sur :

• Le bénéficiaire transmet il la valeur totale de la contribution aux consommateurs:
• Si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices 2016/2017, 2017/2018 et 2018/2019 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'accord de financement du bénéficiaire;
• Si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la subvention est transparente pour les consommateurs;
• Les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle ; et
• Le bénéficiaire a-t-il respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.

La période vérifié par l'évaluation de la conformité va du 1er avril 2016 au 31 mars 2019. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en appliquant un jugement professionnel basé sur la fréquence des demandes et le nombre d'articles dans chaque demande.

En raison des restrictions de voyage imposées par le Covid-19, aucune visite sur place n'a été effectuée et notre évaluation de la conformité a été réalisée sur dossier. Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base d'une communication électronique avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et ses processus liés à la demande de fonds à NNC, à l'exécution du programme et à la production de rapports. De plus, en raison de la restriction des déplacements, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de pondération utilisé par le bénéficiaire.

Nous avons ensuite effectué des évaluations détaillées sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire et sur la marge réalisée par le bénéficiaire sur les produits subventionnés.

Sur la base des procédures effectuées et tel que décrit en détail dans notre rapport, nous n'avons pas trouvé de déviations significatives dans les échantillons sélectionnés ; cependant, nous avons identifié des améliorations sous forme de recommandations pour améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le programme.

Recommandations

Recommandation #1 : Le bénéficiaire doit examiner ces factures, examiner son logiciel pour comprendre l'erreur et corriger son logiciel si nécessaire.

Recommandation #2 : Le bénéficiaire doit s'assurer qu'un deuxième examen est effectué avant de soumettre sa demande de paiement et doit revoir le logiciel de facturation pour corriger l'erreur constatée.

Conclusions

Sur la base de l'échantillon testé, des discussions avec le bénéficiaire et des autres procédures effectuées, nous pouvons conclure ce qui suit :

• Les pratiques de gestion en place pour soutenir la prestation du programme sont pour la plupart adéquates;
• Les montants versés au bénéficiaire au cours de trois exercices financiers (2016/17-2018/19) ont été réclamés de façon appropriée, conformément aux modalités de l'entente de financement du bénéficiaire;
• Sous réserve des limites de la réalisation d'un contrôle sur pièces, les bénéficiaires respectent les exigences de visibilité détaillées dans le manuel du programme des bénéficiaires et la subvention est présentée sur les factures;
• Le bénéficiaire transmettait la subvention qu'aux clients éligibles;
• Le bénéficiaire utilise les arrangements et les itinéraires de la chaîne d'approvisionnement les plus efficaces et les plus rentables;
• Le bénéficiaire a transféré la pleine valeur de la subvention aux consommateurs et la valeur de la subvention n'est pas érodée par les pratiques de marge bénéficiaire ; et
• Nous avons deux recommandations visant à améliorer les systèmes, les processus et les pratiques de gestion du bénéficiaire afin de combler les lacunes constatées.

Dans l'ensemble, nous sommes d'avis que le financement fourni au bénéficiaire a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des accords de financement signés avec le ministère pour les exercices 2016-2017 à 2018-2019.

Plan d'action pour Arctic Buying Company Inc Kivalliq

Le tableau ci-dessous résume les recommandations identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur statut.