Rapport sommaire d'évaluation de la conformité : Atlantic Grocery Distributors Ltd.

Objectif #1 : Conformité des réclamations avec les modalités des ententes de financement

Le bénéficiaire soumet des demandes de remboursement mensuelles en se fondant sur les modèles fournis par le Programme et sur les exigences des ententes. À la suite de notre examen, nous avons constaté que le bénéficiaire a mis en place un processus qui soutient la préparation des demandes soumises au Programme et n'ont trouvé aucune erreur dans le niveau des subventions réclamées ou le poids des produits expédiés aux clients.

Conclusion : Le bénéficiaire a soumis des demandes de remboursement conformément aux conditions de l'entente et nous n'avons identifié aucun ajustement financier aux demandes de remboursement soumises pour la période du 1er avril 2016 au 31 mars 2019.

Recommandation : Aucune.

Objectif #2 : Visibilité du Programme et Transparence de la contribution versée au client

Les factures générées par le système comptable et fournies aux clients, comprennent une combinaison de produits admissibles et non admissibles, produits éligibles et non éligibles et n'indiquent pas la catégorie d'aliments, le niveau et le montant de la subvention pour chaque produit vendu. Afin de tenir les clients informés de la subvention offerte par le programme (et de faciliter le processus de réclamation), le bénéficiaire a mis au point un système d'information sur la subvention. Le bénéficiaire a développé un document Excel supplémentaire pour identifier le montant de la subvention disponible pour chaque facture. À cet égard, un document est créé pour les factures qui portent des produits admissibles, indiquant le numéro de commande, l'identifiant de l'article, la description, la quantité commandée, le poids à l'expédition, le code de produit Nutrition Canada et le montant de la subvention. Ce document supplémentaire n'est pas partagé systématiquement aux clients et il n'identifie pas clairement les différents niveaux de subvention pour la facture.

Conclusion : Le système de facturation actuel ne permet pas d'assurer la visibilité du programme et la transparence des subventions aux clients. Les factures émises aux clients comprennent des produits éligibles et non éligibles et le document identifiant le montant de la subvention ne fournit pas les détails de la subvention par produit et n'est pas systématiquement partagé avec les clients.

Recommandation #1 : Il est recommandé que le bénéficiaire modifie le document justifiant les factures de vente afin d'identifier clairement les différents niveaux de subvention.

Recommandation #2 : Il est recommandé que le bénéficiaire distribue systématiquement le document supplémentaire aux clients qui bénéficient du programme de subvention.

Objectif #3 : Admissibilité des clients au Programme et efficience et efficacité des chaînes d’approvisionnement et de distribution du bénéficiaire

Éligibilité des récipients. Le bénéficiaire est un fournisseur du Sud approuvé dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada depuis 2012 et fait affaire avec des clients qui reviennent dans un nombre limité de collectivités de la côte nord-est du Labrador sur la côte nord-est du Labrador. Compte tenu de son expérience et des possibilités limitées de nouvelles entreprises commerciales dans ces collectivités, le bénéficiaire peut facilement identifier les clients admissibles dans les collectivités qu'il dessert et s'assurer que les clients sont admissibles. Pour confirmer l'admissibilité des clients, nous avons sélectionné un échantillon de clients à partir de diverses demandes et avons fait des recherches sur leurs antécédents commerciaux à l'aide de moteurs de recherche fournis par Internet.

Conclusion : Le bénéficiaire demande des subventions pour les clients admissibles seulement, se conformant ainsi aux exigences du programme.

Recommandation : Aucune.

Arrangements et itinéraires de la chaîne d'approvisionnement efficaces et efficients. Newfoundland Multi-Foods Ltd. Atlantic Grocery Distributors Ltd est opère sur le marché libre et doit conclure des accords de chaîne d'approvisionnement et de livraison appropriés pour assurer la viabilité de ses activités en tant que courtier en alimentation. À cet égard, elle a développé un réseau de 80 à 100 fournisseurs opérant à Montréal, Toronto, aux États-Unis et à l'étranger pour accéder aux divers produits qu'ils fournissent à leurs clients. Avec un pouvoir d'achat annuel dépassant les 185 millions de dollars, elle est en bonne position pour s'assurer l'accès à des produits qui répondent à ses exigences en termes de quantité, de qualité et de prix. Elle s'assure également de la livraison rapide des produits vendus aux clients par le biais d'accords contractuels avec la seule compagnie aérienne qui dessert la communautés du Nord qu'elle dessert.

Conclusion : Le bénéficiaire a mis en œuvre des accords de chaîne d'approvisionnement et des itinéraires de livraison efficaces et efficients, en fonction des possibilités offertes par les conditions actuelles du marché.

Recommandation : Aucune.

Objectif #4 : Transfert de la contribution au client et marges de profit du bénéficiaire

Le bénéficiaire a mis en place un système de commande en ligne accessible aux clients via un portail qui contient un catalogue de produits et les prix associés. Le catalogue est mis à jour régulièrement. Les clients sont mis en relation avec des représentants commerciaux dédiés qui gèrent les commandes et négocient des réductions en fonction de facteurs tels que le volume, la fréquence des commandes et la participation à un programme de fidélité.

La politique de prix du bénéficiaire est basée sur le coût des stocks majoré de marges bénéficiaires qui sont révisées périodiquement pour répondre aux conditions du marché. Les éléments inclus dans le coût d'inventaire du produit, le coût réel de l'article et les frais de transport facturés par le fournisseur pour acheminer le produit jusqu'à l'entrepôt. Le prix de vente d'un produit est déterminé en appliquant la marge bénéficiaire au coût d'inventaire et reste le même, qu'il soit vendu à des clients éligibles ou non éligibles. Comme le coût de la livraison des produits aux clients et la subvention accordée ne sont pas pris en compte dans le processus de détermination du prix de vente, la subvention est intégralement répercutée sur les clients.

Conclusion : Le bénéficiaire a mis en œuvre une politique de prix soutenue par une méthode appropriée d'établissement des coûts d'inventaire qui garantit que la subvention fournie par le programme est transmise aux clients dans son intégralité.

Recommandation : Aucune.

Objectif #5 : Système de gestion, processus et pratiques du bénéficiaire

Préparation de la réclamation. Les employés impliqués dans l'exécution du programme comprennent le représentant des ventes, le chef de l'équipe des navires et le directeur des ventes. Le chef d'équipe des navires est responsable de la préparation et de la demande mensuelle soumise au Programme. Le processus qui soutient la préparation des demandes de remboursement comprend la collecte des factures pour lesquelles une subvention sera demandée, la validation du poids des produits par rapport aux lettres de transport émises par le transporteur aérien, remplir le modèle de rapport d'expédition émis par le programme, la numérisation des documents d'accompagnement et le téléchargement des informations sur le portail de l'agent de traitement des demandes. Bien que personne ne révise les réclamations préparées par le chef d'équipe des navires, le bénéficiaire a ajouté des étapes adéquates au processus pour garantir l'exactitude des données sur le portail du processeur de réclamations.

Par l'examen d'un échantillon de factures, nous n'avons pas trouvé d'erreurs dans le niveau des subventions et du poids réclamés pour les trois années sous revue.

Conclusion : Le bénéficiaire a mis en place un processus approprié de préparation des demandes et a réussi à atténuer les risques liés au fait que les demandes ne sont pas vérifiées par une tierce partie avant d'être soumises.

Recommandation : Aucune.

Soumission des rapports. En vertu des modalités de l'accord de contribution, le bénéficiaire doit soumettre la demande mensuelle au plus tard le 15e jour du mois suivant et la demande complète de mars au plus tard le 6 avril. Un examen des dates de soumission des demandes de remboursement à l'agent de traitement des demandes de remboursement montre que le bénéficiaire a été en retard en avril et en mai 2016 pour soumettre les demandes, mais qu'il a depuis satisfait aux exigences du programme.

Conclusion : Bien que le bénéficiaire ait été en retard dans la présentation de ses demandes de remboursement à deux reprises au début de la période de vérification, ce n'est plus un problème et ne nécessite pas de recommandation.

Recommandation : Aucune.