Rapport sommaire d'évaluation de la conformité : Distribution Côte-Nord Inc.

Objectif #1 : Conformité des réclamations avec les modalités des ententes de financement

Le bénéficiaire participe au Programme seulement lorsque le transport maritime est arrêté, soit normalement au cours des mois d’hiver. Il prépare et soumet les demandes de remboursement au gestionnaire des réclamations en utilisant les outils mis à sa disposition, y compris le Rapport d’expédition.

Distribution Côte-Nord Inc. maintient un système d’inventaire informatisé supporté par une firme de Rimouski spécialisée dans ce domaine. Chaque produit a été pesé et le poids saisi dans le système informatisé selon les diverses unités de mesure de chaque produit. Les factures de Distribution Côte-Nord Inc. indique le poids total des produits au bas de chaque facture. L’adjointe regroupe les produits par catégorie avec les poids, et les saisit dans un fichier Excel. Ensuite elle compare le total des poids des factures avec le poids total de toutes les catégories admissibles selon la codification du Programme. Au début du mois suivant, elle transpose manuellement les données de son fichier Excel à celui du portail du gestionnaire de réclamations et elle s’assure que les totaux de son fichier Excel concordent avec ceux de la réclamation avant de transmettre le fichier.

La documentation soumise par le bénéficiaire en support de sa réclamation se compose des bons connaissements pour le transport routier et aérien, sauf pour les clients à l’Île d’Anticosti. Pour ces derniers, seul le bon de connaissement du transporteur routier est soumis. Selon le bénéficiaire, l’absence de bon de connaissement des transporteurs aériens pour les clients de l’Île d’Anticosti relève de la difficulté à les obtenir. Cette déviation au processus aurait été approuvée par le Programme à cause des difficultés rencontrées à obtenir les bons de connaissement des compagnies aériennes.

Lors de notre examen, nous avons noté que le poids total sur les factures concordait avec le poids total sur les bons de connaissement du transporteur routier et celui du transporteur aérien lorsque disponible. Nous avons aussi noté que les poids réclamés par catégories de subside concordaient avec ceux des produits sur les factures.

Conclusion : Bien que le bénéficiaire ait soumis des réclamations préparées en utilisant les outils mis en place par le Programme et que les marchandises transportées vers l’aéroport sont supportées par un bon de connaissement approprié, il en demeure que l’absence de documentation supportant le transport aérien des biens vers l’Île d’Anticosti ne permet pas d’établir la validité des sommes réclamées pour les produits livrés aux clients de cette communauté.

Recommandation 1 : Il est recommandé que le bénéficiaire obtienne une copie des bons de connaissement émis par le transporteur aérien livrant les marchandises aux clients de l’Île d’Anticosti afin de confirmer le transport effectif des marchandises vers cette communauté éloignée.

Objectif #2 : Visibilité du Programme et Transparence de la contribution versée au client

Bien que ce soit Distribution Côte-Nord Inc. qui ait signé l’accord de contribution avec Nutrition Nord Canada, il existe une collaboration très étroite entre cette compagnie et la Société des traversiers du Québec pour informer les communautés du Nord des subsides disponibles en période de désenclavement.

Dans ce contexte, le bénéficiaire est informé par la Société des traversiers du Québec du début de la période de désenclavement et il avise tous ses clients par courriel pour les informer du début du transport des produits admissibles par voie aérienne. C’est la Société des traversiers du Québec qui intègre les conditions du Programme dans ses avis de désenclavement en y indiquant quels sont les aliments admissibles et qui ajoute le lien internet pour accéder au Programme.

Conclusion : Le bénéficiaire a mis en place une procédure écrite pour aviser tous ses clients du début de la période de désenclavement tel que décrétée par la Société des traversiers du Québec dans ses avis de désenclavement.

Recommandation : Aucune recommandation n’est requise.

Le système informatisé pour contrôler l’inventaire et préparer les factures n’est pas configuré pour informer les clients du montant de subside lié à leurs achats et ainsi supporter la transparence de la contribution. Le bénéficiaire nous a informé qu’il serait trop coûteux de modifier le système pour inscrire sur les factures les montants de subside uniquement durant la période de désenclavement et pour les clients admissibles au Programme.

Les clients sont facturés séparément pour le coût de transport de la marchandise qui leur est livrée. Le transporteur aérien émet une facture de transport basée sur les taux de transport maritimes publiés par la Société dans ses avis de désenclavement. Bien que les clients puissent conclure que ce sont les subsides qui permettent de ne payer que les taux maritimes en période de désenclavement, il n’y a pas de document qui illustre l’impact des subsides sur le coût réel du transport pendant cette période.

Conclusion : Le bénéficiaire n’a pas mis en place des procédures pour assurer la transparence au niveau des subsides accordés par le Programme.

Recommandation 2 : Il est recommandé que le bénéficiaire développe un document qui permet d’aviser les clients des subsides dont ils ont bénéficié en rapport avec le Programme.

Objectif #3 : Admissibilité des clients au Programme et efficience et efficacité des chaînes d’approvisionnement et de distribution du bénéficiaire

La relation d’affaires qui existe entre le bénéficiaire et la Société des traversiers du Québec a un impact sur les procédures mises en place par Distribution Côte-Nord Inc. pour authentifier l’admissibilité des clients au Programme. À nouveau, le bénéficiaire n’a pas établi des procédures spécifiques pour confirmer que ses clients sont admissibles au Programme et il se fie aux contrôles mis en place par la Société pour identifier les clients qui le sont. Dans le cadre de ses contrôles, la Société maintient une liste à jour des clients éligibles aux taux maritimes par communauté en période de désenclavement qu’elle partage avec le bénéficiaire.

Conclusion : Le bénéficiaire n’a pas mis en place des procédures pour authentifier l’admissibilité des clients au Programme mais est en mesure de le confirmer en utilisant la liste préparée par la Société des traversiers du Québec.

Recommandation : Aucune recommandation n’est requise.

Le bénéficiaire œuvre dans un marché ouvert où il doit offrir des conditions d’achat semblables ou meilleures que celles de ses compétiteurs pour conserver ses clients. Il a mis en place une chaine d’approvisionnement efficace en utilisant des grossistes variés de la région de Montréal et d’autres régions du Québec, selon la disponibilité des produits. Les produits sont livrés à l’entrepôt de Distribution Côte-Nord Inc. à Baie Comeau par camion selon les commandes passées aux grossistes.

En période de désenclavement, les commandes de clients sont prises en charge par le transporteur routier mandaté par la Société des traversiers du Québec qui les achemine vers l’aéroport pour livraison dans les communautés éloignées. Le transporteur routier est responsable d’aviser le transporteur aérien, aussi mandaté par la Société, d’acheminer les commandes vers l’aéroport de la communauté éloignée. C’est la Société qui négocie les contrats avec les transporteurs routiers et aériens. Bien que le bénéficiaire ne soit pas au courant des modalités de ces contrats, il en jouit indirectement et peut conclure que les clients profitent des taux favorables négociés par la Société.

Conclusion : Le bénéficiaire a mis en place une chaîne d’approvisionnement efficace et un contrat de distribution qui assure la livraison de commandes aux clients de façon ordonnée et ponctuelle.

Recommandation : Aucune recommandation n’est requise.

Objectif #4 : Transfert de la contribution au client et marges de profit du bénéficiaire

Le transport de marchandises vers les communautés éloignées implique deux différentes étapes: 1. le transport routier entre l’entrepôt du bénéficiaire et l’aéroport; et 2. le transport aérien vers les communautés. Dans le cas présent, le transport global est coordonné par la Société des traversiers du Québec qui assume la totalité de la logistique liée au transport des marchandises vers les communautés éloignées.

Le montant des subsides réclamés par le bénéficiaire est remis en entier à la Société à titre compensatoire pour assurer la responsabilité du transport. C’est la Société qui de fait transfère les subsides aux clients en limitant les charges liées au transport aux taux maritimes publiés dans ses avis de désenclavement. Le coût du transport est inscrit sur le bon de connaissement émis par le dernier transporteur et remis au client pour paiement. Selon le contrat signé entre le bénéficiaire et la Société des traversiers du Québec, le dernier transporteur doit facturer le client selon les tarifs maritimes pour le transport des denrées admissibles, peu importe le coût réel du transport. Le montant des subsides pour chaque commande n’est pas partagé avec les clients, tel que décrit dans la section précédente.

Distribution Côte-Nord n’a qu’une seule liste de prix pour l’ensemble de ses clients, autant ceux à proximité de Baie Comeau que ceux dans les communautés admissibles au Programme. Cette liste de prix varie selon la fluctuation du prix d’achat des produits. Selon l’information obtenue, le bénéficiaire inclut dans le prix de ses produits les éléments suivants : le coût de la marchandise, le coût du transport à son entrepôt et des frais généraux auxquels est appliquée une marge de profit.

Conclusion : Bien que le bénéficiaire ne bénéficie aucunement des subsides accordés en vertu du Programme, il n’est pas en mesure de confirmer que les clients ont reçu en totalité les subsides versés. En effet, puisque la coordination du transport est effectuée par la Société des traversiers du Québec et que cette dernière ne partage aucune information quant au coût réel du transport des denrées vers les communautés éloignées, le bénéficiaire ne dispose pas des données nécessaires pour confirmer que la totalité des subsides a été transférée aux clients.

Recommandation 3 : Il est recommandé que le bénéficiaire développe des procédures pour aviser ses clients du montant de subsides accordés par le Programme et confirmer que les dits subsides sont transférés en entier aux clients.

Objectif #5 : Système de gestion, processus et pratiques du bénéficiaire

Préparation de la réclamation. Distribution Côte-Nord Inc. maintient un système d’inventaire informatisé qui permet le suivi des produits en inventaire et facilite la préparation des factures aux clients. Chaque produit a été pesé et le poids saisi dans le système informatisé selon les diverses unités de mesure de chaque produit. Les factures émises par le bénéficiaire indiquent le poids total des produits au bas de chaque facture, mais pas le poids pour la quantité de chaque produit livré. Cependant, puisque les factures indiquent la quantité de chaque produit et l’unité de mesure, l’adjointe est en mesure de calculer le poids pour chaque élément de la commande.

Les réclamations sont préparées par l’adjointe du propriétaire de Distribution Côte-Nord Inc. avec les factures et les bons de connaissement des envois aux clients dans les communautés éligibles. Elle regroupe les produits par catégorie et les saisit dans un fichier Excel. Ensuite elle compare le total des poids des factures avec le poids total de toutes les catégories admissibles selon la codification du Programme. Au début du mois suivant, l’adjointe transpose manuellement les données de son fichier Excel à celui du portail du gestionnaire de réclamations et elle s’assure que les totaux de son fichier Excel concordent avec ceux du Rapport d’expédition avant de le transmettre. Le processus établi par le bénéficiaire pour calculer le montant de subside par client est efficace puisqu’il est possible d’établir un lien entre les factures, la liste des poids par produit en inventaire et les réclamations soumises au gestionnaire des réclamations.

Nous notons toutefois que personne ne vérifie les réclamations préparées par l’adjointe avant qu’elles soient soumises au gestionnaire des réclamations. Le risque d’erreur est limité puisque l’adjointe s’assure que le poids inscrit sur les bons de connaissement est conforme au poids inscrit sur le Rapport d’expédition. Lors de notre examen d’un échantillon de transactions, nous avons été en mesure de confirmer qu’il n’y avait pas d’erreur dans le niveau de subsides réclamés pour la période de l’audit. De plus, nous sommes en mesure de confirmer que le bénéficiaire a bien codé les produits inscrits au Rapport d’expédition ainsi que leur poids.

Conclusion : Le bénéficiaire a mis en place un processus efficace pour supporter la préparation des réclamations soumises au gestionnaire de réclamations et a réussi à atténuer le risque lié au fait que personne ne révise la réclamation avant qu’elle soit soumise.

Recommandation : Aucune recommandation n’est requise.

Soumission des rapports. Selon les modalités du Programme, le bénéficiaire doit soumettre ses réclamations avant le 15ième jour du mois suivant la période où une réclamation est possible et le rapport du mois de mars d’ici le 6 avril. Une révision des dates de soumission des réclamations démontre que le bénéficiaire n’a pas répondu aux exigences du Programme en rapport avec cette obligation. Nous avons aussi remarqué que les réclamations de février et mars 2017 ont été rejetées pour être resoumises le 5 mai et le 15 mai 2017 respectivement.

Conclusion : Les réclamations ne sont pas soumises selon les modalités de l’entente puisque les réclamations de février 2017, avril 2018 et mai 2018 ont été soumises en retard.

Recommandation 4 : Il est recommandé que le bénéficiaire s’assure de soumettre les réclamations selon les modalités de l’entente.