Rapport sommaire d'évaluation de la conformité : Distributions G.F.D. Inc.

Objectif #1 : Conformité des réclamations avec les modalités des ententes de financement

La préparation des réclamations est le résultat d’un processus inhabituel car les factures de ventes aux clients sont émises par le moyen du système financier Natrel. Les commandes sont transmises aux responsables dans l’entrepôt qui regroupent et pèsent les produits commandés par catégorie admissible selon la codification mise en place par le Programme. Ils préparent un sommaire indiquant le poids total pour chaque catégorie, le montant du subside par kilogramme et la valeur totale du subside. Ce sommaire est ensuite transmis à la personne responsable pour la préparation des réclamations et sert de document de référence pour le bon de connaissement émis par le transporteur routier responsable du transport de marchandises à l’aéroport.

À chaque semaine, la personne responsable saisit les données qui lui ont été transmises dans un fichier Excel. Au début du mois suivant, elle transpose manuellement les données de son fichier Excel à celui du portail du gestionnaire de réclamations et elle s’assure que les totaux de son fichier Excel concordent avec ceux de la réclamation avant de transmettre le fichier.

Depuis mars 2017, la documentation soumise par le bénéficiaire en support de sa réclamation est limitée au bon de connaissement pour le transport routier entre l’entrepôt et l’aéroport, lequel confirme le poids de la marchandise livrée à l’aéroport. Selon le bénéficiaire, cette déviation au processus a été approuvée par le Programme à cause des difficultés rencontrées à obtenir les bons de connaissement des compagnies aériennes. Lors de notre examen, nous avons noté que les poids sur les sommaires concordaient avec le poids total sur les bons de connaissement du transporteur routier et avec les poids réclamés par catégorie. Il nous est toutefois impossible de jumeler ces bons de connaissement avec ceux émis par le transporteur aérien puisqu’ils ne sont pas joints à l’ensemble des documents de support téléchargés sur le portail du gestionnaire de réclamations. Nous ne sommes donc pas en mesure de confirmer que la marchandise pour laquelle un subside a été demandé est bien celle qui a été livrée aux clients dans les communautés.

Conclusion : Bien que le bénéficiaire ait soumis des réclamations préparées en utilisant les outils mis en place par le Programme et que les marchandises transportées vers l’aéroport sont supportées par un bon de connaissement approprié, il en demeure que l’absence de documentation supportant le transport aérien des biens vers ls communautés ne permet pas d’établir la validité des sommes réclamées.

Recommandation 1 : Il est recommandé que le bénéficiaire obtienne une copie des bons de connaissement émis par le transporteur aérien afin de les jumeler à ceux émis par le transporteur routier et ainsi confirmer le transport final des marchandises vers les communautés éloignées.

Objectif #2 : Visibilité du Programme et Transparence de la contribution versée au client

Bien que Distributions G.F.D. Inc ait signé les accords de contribution avec le Programme Nutrition Nord Canada, il se fie à la Société des traversiers du Québec pour informer les communautés du Nord des subsides disponibles en période de désenclavement. Dans ce contexte, les procédures mises en place par le bénéficiaire se limitent à téléphoner à ses clients dans les communautés éloignées pour les informer du début du transport des produits admissibles par voie aérienne. C’est la Société des traversiers du Québec qui intègre les conditions du Programme dans ses avis de désenclavement en indiquant que les aliments admissibles sont ceux autorisés par le Programme Nutrition Nord Canada et qui ajoute le lien internet pour accéder au site du Programme.

Bien que les gestes posés par la Société des traversiers du Québec contribuent à assurer la visibilité du Programme, il en demeure que cette responsabilité reste celle du bénéficiaire et qu’il serait de mise de mettre en place un processus plus formel qu’un appel téléphonique pour assurer la visibilité du Programme. Ce processus pourrait inclure une communication écrite qui décrit les conditions du Programme et/ou des liens au site web de la Société des traversiers du Québec et à celui du Programme.

Conclusion : Bien que la Société des Traversiers du Québec avise les clients de la mise en place du Programme, il en demeure que promouvoir la visibilité du Programme relève du bénéficiaire. Il serait donc de mise pour le bénéficiaire de mettre en place un processus formel qui permettrait de confirmer qu’il s’est acquis de cette responsabilité.

Recommandation 2 : Il est recommandé que le bénéficiaire avise ses clients de l’entrée en vigueur du Programme lors de la période de désenclavement par le biais d’un communiqué écrit.

Objectif #3 : Admissibilité des clients au Programme et efficience et efficacité des chaînes d’approvisionnement et de distribution du bénéficiaire

Admissibilité des clients au Programme. La relation d’affaires qui existe entre le bénéficiaire et la Société des traversiers du Québec a un impact sur les procédures mises en place par Distributions G.F.D. Inc. pour authentifier l’admissibilité des clients au Programme. À nouveau, le bénéficiaire n’a pas établi des procédures spécifiques pour confirmer que ses clients sont admissibles au Programme et il se fie aux contrôles mis en place par la Société pour identifier les clients qui le sont. Dans le cadre de ses contrôles, la Société maintient une liste à jour des clients éligibles aux taux maritimes par communauté en période de désenclavement qu’elle partage avec le bénéficiaire.

Conclusion : Le bénéficiaire n’a pas mis en place des procédures pour authentifier l’admissibilité des clients au Programme mais est en mesure de le confirmer en utilisant la liste préparée par la Société des traversiers du Québec.

Recommandation : Aucune recommandation n’est requise.

Efficience et efficacité des chaînes d’approvisionnement et de distribution du bénéficiaire. Le bénéficiaire a adopté un modèle d’affaire simple en devenant représentant de la compagnie Natrel. L’inventaire de produits qu’il peut offrir à ses clients est donc limité aux produits fabriqués par Natrel sauf pour la vente d’œufs dont le bénéficiaire s’approvisionne localement. Distributions G.F.D. Inc. passe des commandes au besoin et reçoit des livraisons de l’entrepôt de Montréal les mardi, mercredi et jeudi de chaque semaine par transport routier.

En période de désenclavement, les commandes de clients sont prises en charge par le transporteur routier mandaté par la Société des traversiers du Québec qui les achemine vers l’aéroport pour livraison dans les communautés éloignées. Le transporteur routier est responsable d’aviser le transporteur aérien, aussi mandaté par la Société, d’acheminer les commandes vers l’aéroport de la communauté éloignée. C’est la Société qui négocie les contrats avec les transporteurs routiers et aériens.

Conclusion : Le bénéficiaire a mis en place une chaîne d’approvisionnement efficace et un contrat de distribution qui assure la livraison de commandes aux clients de façon ordonnée et ponctuelle.

Recommandation : Aucune recommandation n’est requise.

Objectif #4 : Transfert de la contribution au client et marges de profit du bénéficiaire

C’est la Société des traversiers du Québec qui assume la totalité de la logistique liée au transport des marchandises en période de désenclavement. À titre compensatoire, le montant des subsides réclamés par le bénéficiaire est remis en entier à la Société et en principe, c’est cette dernière qui doit assurer le transfert des subsides aux clients.

Pour se faire, la Société demande au dernier transporteur aérien de facturer les clients admissibles un taux fixe par kilogramme basé sur les taux maritimes tel que publié dans les avis de désenclavement de la Société L’information qui est transmise aux clients est limitée aux taux maritimes facturés et le montant des subsides pour chaque commande n’est pas partagé avec les clients.

La relation particulière entre le bénéficiaire et Natrel comporte une assistance au niveau de la facturation des clients. En fait, c’est Natrel qui émet les factures aux clients de Distributions G.F.D. Inc. à partir de son système financier et qui établit la liste de prix une fois par année. Le bénéficiaire n’a donc aucun contrôle sur le coût et le prix des produits qu’il vend et n’est pas en mesure de fournir l’Information qui permettrait de confirmer que la marge de profit est appliquée sur le coût net des produits.

Conclusion : Bien que le bénéficiaire ne bénéficie aucunement des subsides accordés en vertu du Programme, il n’est pas en mesure de confirmer que ces derniers ont été remis en totalité aux clients tel que requis par les modalités du Programme.

Recommandation 3 : Il est recommandé que le bénéficiaire développe une procédure pour aviser ses clients du montant de subsides reçus en vertu du Programme lors de la livraison de biens admissibles.

Objectif #5 : Système de gestion, processus et pratiques du bénéficiaire

Préparation de la réclamation. Le processus supportant la préparation de la réclamation soumise au gestionnaire des réclamations est rattaché aux activités exécutées à l’entrepôt lorsque les commandes sont transmises aux responsables des commandes. Pour supporter la réclamation, ils préparent un sommaire indiquant le poids total pour chaque catégorie, le montant du subside par kilogramme et la valeur totale du subside. Il n’y a aucune comparaison possible avec la facture émise au client puisque les factures ne comportent pas d’information relative au poids des produits achetés.

À chaque semaine l’adjointe administrative saisit les données sur les sommaires dans un fichier Excel et au début du mois suivant, elle transpose manuellement les données de son fichier Excel à celui sur le portail de gestionnaire de réclamations. Avant de soumettre la réclamation elle s’assure que les totaux de son fichier Excel concordent avec ceux de la réclamation.

Le processus en place ne permet pas de vérifier l’exactitude des poids réclamés par catégorie puisque le bénéficiaire n’a aucune liste des poids par produit et les factures produites par le système de Natrel n’en indiquent aucun. Notre vérification s’est donc limitée à comparer les poids inscrits sur les sommaires avec les poids sur les bons de connaissement des transporteurs routiers et ceux réclamés sur le Rapport d’expédition. Lors de cet examen, nous n’avons relevé aucune différence entre les renseignements inscrits sur les différents documents.

Conclusion : Le processus établi par le bénéficiaire pour calculer le montant de subside par client est incomplet puisqu’il est impossible d’établir un lien direct entre les factures et le sommaire préparé par les responsables de l’entrepôt.

Recommandation 4 : Il est recommandé que le bénéficiaire développe une procédure qui permette de jumeler l’information inscrite sur les factures avec celle inscrite sur les sommaires préparés par les responsables de l’entrepôt.

Soumission des rapports. Selon les modalités du Programme, le bénéficiaire doit soumettre ses réclamations avant le 15ième jour du mois suivant la période où une réclamation est possible et le rapport du mois de mars d’ici le 6 avril. Une révision des dates de soumission des réclamations démontre que le bénéficiaire a répondu aux exigences du Programme en rapport avec cette obligation à l’exception de la réclamation de février 2019 qui a été soumise avec une journée de retard.

Conclusion : Les réclamations sont soumises selon les modalités de l’entente, sauf pour la réclamation de février 2019 soumise une journée en retard.

Recommandation 5 : Il est recommandé que le bénéficiaire s’assure de soumettre les réclamations selon les modalités de l’entente.