Rapport sommaire d'évaluation de la conformité : Hamilton Wholesalers Ltd

Objectif 1 : Conformité des réclamations avec les modalités des ententes de financement

Le bénéficiaire soumet des demandes de remboursement mensuelles en se basant sur les modèles fournis par le Programme et sur les exigences des ententes. À la suite de notre examen, nous avons constaté que, bien que quatre produits ont été codés dans la mauvaise ligne de produits, il n'y a eu aucune incidence sur le niveau de subvention demandé puisque les produits étaient admissibles au même niveau de subvention.

Conclusion : Le bénéficiaire a soumis des demandes de remboursement conformément aux modalités de l'entente nous n'avons pas identifié d'ajustements financiers aux réclamations soumises pour la période du 1er avril 2016 au 31 mars 2019.

Recommandation : Aucune recommandation requise.

Objectif 2 : Visibilité du Programme et Transparence de la contribution versée au client

Les échanges réguliers entre le bénéficiaire et ces clients des changements limités apportés au programme de subvention sont des éléments clés qui garantissent que les clients connaissent les produits éligibles à la subvention. Les factures émises aux clients indiquent clairement le coût réel de la livraison des produits aux clients admissibles et la subvention correspondante fournie par Nutrition Nord Canada. De plus, le bénéficiaire répartit les commandes des clients sur différentes factures en regroupant les produits admissibles par niveau de subvention sur la même facture, en augmentant ainsi la visibilité du niveau de subvention fourni par Nutrition Nord Canada pour chaque catégorie de produits subventionnés.

Conclusion : Le bénéficiaire s'est conformé aux exigences de visibilité du Programme et a mis en place un processus de facturation qui favorise la transparence de la subvention aux clients.

Recommandation : Aucune recommandation requise.

Objectif #3 : Admissibilité des clients au Programme et efficience et efficacité des chaînes d’approvisionnement et de distribution du bénéficiaire

Éligibilité des récipients. Le bénéficiaire est un fournisseur du Sud approuvé dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada depuis 2012 et fait affaire avec des clients qui reviennent dans un nombre limité de collectivités de la côte nord-est du Labrador. Compte tenu de son expérience et des possibilités limitées de nouvelles commerciales dans ces communautés, le bénéficiaire peut facilement identifier les clients admissibles au sein des communautés qu'il dessert et s'assurer qu'il s'agit d'organisations admissibles. Pour confirmer l'admissibilité des clients, nous avons sélectionné un échantillon de clients à partir de diverses demandes et avons fait des recherches sur leurs antécédents commerciaux à l'aide de moteurs de recherche fournis par Internet.

Conclusion : Le bénéficiaire demande des subventions pour les clients admissibles seulement, respectant ainsi les exigences du programme.

Recommandation : Aucune recommandation requise.

Objectif #4 : Transfert de la contribution au client et marges de profit du bénéficiaire

En tant que grossiste alimentaire, le modèle d'affaires du bénéficiaire est guidé par la disponibilité des produits, des prix compétitifs et la livraison en temps voulu aux clients. La politique de prix du bénéficiaire est basée sur le coût de l’inventaire, majoré d'une marge bénéficiaire fixe. Les éléments inclus dans le coût d'inventaire du produit comprennent le coût réel de l'article et les frais de transport facturés par le fournisseur pour acheminer le produit jusqu'à l'entrepôt. Les marges bénéficiaires sur les produits, qui varient généralement entre 5 % et 15 %, sont révisées chaque année et utilisées pour soutenir la tarification des biens offerts à la revente. Le prix de vente d'un produit est déterminé en appliquant la marge bénéficiaire au coût de l’inventaire et demeure inchangé, qu'il soit vendu à des clients éligibles ou non éligibles.

Toute remise accordée à un client ne concerne que le volume et/ou la fréquence des commandes et la remise indiquée explicitement sur les factures émises aux clients. La méthode d'établissement des coûts d'inventaire et le processus d'établissement des prix mis en œuvre par le bénéficiaire permettent de transférer la totalité de la subvention aux clients. De plus, les factures émises aux clients admissibles fournissent la description des produits vendus, le coût de la livraison des marchandises (qui correspond au manifeste et à la lettre de transport émise par la compagnie aérienne), ainsi que le montant de la subvention fournie par Nutrition Nord Canada. Les informations figurant sur les factures sont claires, précises et complètes et permettent aux clients de confirmer qu'ils ont effectivement bénéficié de la subvention.

Conclusion : Le bénéficiaire a mis en œuvre une politique de prix appuyée par une méthode appropriée d'établissement des coûts d'inventaire qui garantit que la subvention fournie par le Programme est transmise aux clients dans son intégralité.

Recommandation : Aucune recommandation requise.

Objectif #5 : Système de gestion, processus et pratiques du bénéficiaire

Préparation de la réclamation. Sur une base mensuelle, le chef de bureau recueille les factures pour lesquelles une réclamation sera faite, compile les informations requises sur le rapport d'expédition et valide le poids réclamé par rapport aux feuilles de route et aux manifestes d'expédition. Le volume des ventes d'un mois donné détermine le temps nécessaire à la préparation du rapport d'expédition et télécharger les documents justificatifs. Une fois finalisé, le rapport d'expédition est téléchargé sur le portail du processeur de réclamations pour vérification et paiement, avec les documents à l'appui de la réclamation.

Aucune vérification de l'exactitude des informations soumises à l'agent de traitement des demandes d'indemnisation est complété, car l'entreprise ne dispose pas de ressources supplémentaires pouvant être consacrées à cette tâche. Le propriétaire de l'entreprise considère que les risques d'erreur sont limités grâce aux mesures suivantes :

1. Les factures sont émises par niveau de subvention aux clients.
2. Les produits sont clairement identifiés sur les factures et correspondent facilement aux produits éligibles.
3. Les manifestes et les lettres de transport spécifiques émis par les compagnies aériennes correspondent aux factures émises pour un client pour toutes les marchandises éligibles.
4. Le bureau chef fait correspondre les lettres de transport et les manifestes au poids indiqué sur les factures.

Par l'examen d'un échantillon de factures, nous n'avons trouvé d'erreurs dans le niveau des subventions et du poids réclamé pour les trois années sous revue. Cependant, nous avons trouvé quatre erreurs dans les codes de produits, mais elles n'avaient pas d'incidence sur le montant global de la demande puisqu'elles relevaient du même niveau de subvention.

Conclusion : Le bénéficiaire a mis en œuvre un processus approprié de préparation des demandes et a réussi à atténuer les risques liés au fait que les demandes ne sont pas vérifiées par un tiers avant d'être soumises.

Recommandation : Aucune recommandation requise.

Soumission des rapports. En vertu des modalités des accords de contribution, le bénéficiaire doit soumettre la demande mensuelle au plus tard le 15e jour du mois suivant et la demande complète de mars au plus tard le 6 avril. Un examen des dates de présentation des demandes au responsable du traitement des demandes montre que le bénéficiaire a été en retard dans la présentation de ses demandes de remboursement au cours des trois années faisant l'objet de l'audit.

Lorsque nous avons discuté du moment de la présentation des demandes de remboursement, la direction a indiqué qu'elle avait des ressources limitées à consacrer à cette tâche et que son système financier répondait à ses besoins actuels, par contre ne supporte pas la préparation de rapport. Par conséquent, une intervention manuelle est requise, qui nécessite d'un long processus. Par ailleurs, le bénéficiaire a noté que le montant des frais d'administration accordé en vertu de l'entente signée avec le Programme ne couvre pas les coûts réels associés à la préparation et à la présentation des demandes.

Conclusion : L'entente signée avec le Programme stipule que les réclamations doivent être soumises à une date fixe et que le défaut de le faire signifie que le bénéficiaire n'a pas respecté les conditions de l'entente.

Recommandation 1 : Il est recommandé au bénéficiaire de se conformer aux exigences de son ententes en soumettant les demandes de remboursement à la date d'échéance.