Rapport sommaire d'évaluation de la conformité : Newfoundland Multi-Foods Ltd

Objectif #1 : Conformité des réclamations avec les modalités des ententes de financement

Le bénéficiaire soumet des demandes de remboursement mensuelles en se basant sur les modèles fournis par le programme et les exigences des ententes. Le niveau de subvention et le poids réclamés sont appuyés par des documents appropriés téléchargés sur le portail du responsable du traitement des réclamations. À la suite de notre examen, nous avons constaté que le bénéficiaire a mis en place un processus qui soutient la préparation des demandes soumises au Programme et nous n'avons trouvé aucune erreur dans le niveau de subvention et le poids réclamé au Programme.

Conclusion : Le bénéficiaire a soumis des demandes de remboursement conformément aux conditions de l'entente et nous n'avons identifié aucun ajustement financier aux demandes de remboursement soumises pour la période du 1er avril 2016 au 31 mars 2019.

Recommandation : Aucune.

Objectif #2 : Visibilité du Programme et Transparence de la contribution versée au client

Newfoundland Multi-Foods Ltd. a mis en place un système comptable qui prend en charge le processus de facturation directement à partir du système. Les produits achetés pour la revente sont inventoriés dans le système et codés de manière à identifier clairement le code CUP, la marque, la description et la taille du produit, le prix et le poids. Cependant, le système comptable ne permet pas au bénéficiaire d'entrer dans le système les codes de produit utilisés par Nutrition Nord Canada et, par conséquent, il ne peut pas générer automatiquement des factures indiquant les codes de Nutrition Nord Canada. Pour pallier cette limite du système, le bénéficiaire sépare les commandes des clients en fonction des produits admissibles et non admissibles, émet une facture distincte pour chacun d'eux et fournit les détails de la subvention sur la facture.

En examinant un échantillon approprié de factures, nous avons constaté que toutes les factures indiquaient clairement le niveau et le montant de la subvention accordée aux clients, se conformant ainsi aux exigences de visibilité et de transparence du programme.

Conclusion : Le bénéficiaire s'est conformé aux exigences de visibilité du programme et a mis en place un processus de facturation qui favorise la transparence de la subvention aux clients.

Recommandation : Aucune.

Objectif #3 : Admissibilité des clients au Programme et efficience et efficacité des chaînes d’approvisionnement et de distribution du bénéficiaire

Éligibilité des récipients. Newfoundland Multi-Foods Ltd. est un fournisseur du Sud approuvé depuis 2012 et exerce ses activités dans sept collectivités admissibles. Les collectivités sont petites et bien connues de Newfoundland Multi-Foods Ltd. Il est facile pour le bénéficiaire de confirmer l'admissibilité des clients qu'il sert dans chaque collectivité. La catégorie de clients pour laquelle il demande une subvention au transport est identifiée dans le rapport d'expédition qui est préparé mensuellement et soumis au responsable du traitement des réclamations à des fins de validation.

Lors de l'examen d'un échantillon de factures tirées du rapport d'expédition, nous avons fait des recherches sur les clients qui ont bénéficié de la subvention sur les moteurs de recherche afin de confirmer leur domaine d'activité et de nous assurer qu'il répondait aux exigences du programme. Nous avons constaté que tous répondaient aux exigences du programme en matière d'admissibilité.

Conclusion : Le bénéficiaire demande des subventions pour les clients admissibles seulement, se conformant ainsi aux exigences du programme.

Recommandation : Aucune.

Arrangements et itinéraires de la chaîne d'approvisionnement efficaces et efficients. Newfoundland Multi-Foods Ltd. Newfoundland Multi-Foods Ltd. est une entreprise à but lucratif qui exerce ses activités dans un marché concurrentiel et, à cet égard, elle cherche à maximiser ses profits en s'assurant d'être reliée à une chaîne d'approvisionnement efficace et efficiente. Au fil du temps, elle a établi des liens commerciaux avec des fournisseurs de Montréal pour l'achat de fruits et légumes, de viandes, d'aliments surgelés et de pain, ainsi qu'avec des fournisseurs de Nouvelle-Écosse pour l'achat de lait, de fromage et de yogourt. L'acquisition de ces biens est basée sur le prix, la qualité et la disponibilité. La livraison des marchandises achetées à l'entrepôt du bénéficiaire se fait habituellement par camion, deux ou trois fois par semaine, si le temps le permet.

La livraison des marchandises aux communautés éligibles est effectuée par voie aérienne par la seule compagnie d'aviation qui dessert ces communautés à partir de Happy Valley-Goose Bay, au Labrador.

Conclusion : Le bénéficiaire a mis en œuvre des accords de chaîne d'approvisionnement et des itinéraires de livraison efficaces et efficients, en fonction des possibilités offertes par les conditions actuelles du marché.

Recommandation : Aucune.

Objectif #4 : Transfert de la contribution au client et marges de profit du bénéficiaire

Les livraisons à l'entrepôt sont validées par l'acheteur et les factures des fournisseurs sont soumises à la comptabilité pour être enregistrées dans le système comptable. L'établissement du prix des marchandises dans le système d'inventaire comprend le coût réel des produits, le coût du transport pour les acheminer vers l'entrepôt et les frais généraux.

L'entreprise offre une variété de produits à ses clients et les informations sur les coûts sont fournies aux clients par des communications directes, car l'entreprise ne dispose pas d'un catalogue répertoriant tous les produits disponibles. Les prix indiqués dans le système d'inventaire sont utilisés pour déterminer le prix de vente des produits aux clients, des remises étant offertes à certains clients en fonction du volume et de la fréquence des commandes.

Les marges bénéficiaires sont appliquées au coût d'inventaire seulement et, par conséquent, ce processus garantit que la subvention fournie par Nutrition Nord Canada est transférée en totalité aux clients. Les factures émises aux clients séparent le coût des marchandises achetées du coût réel du transport des marchandises vers les communautés et un crédit pour la subvention fournie par Nutrition Nord Canada est directement appliqué à la facture sur une ligne distincte.

La méthode d'évaluation des coûts d'inventaire et le processus de tarification mis en œuvre par le bénéficiaire permettent de transférer la totalité de la subvention aux clients. En outre, les informations fournies sur les factures permettent aux clients de confirmer qu'ils ont effectivement bénéficié de la subvention dans son intégralité.

Conclusion :Le bénéficiaire a mis en œuvre une politique de prix soutenue par une méthode appropriée d'établissement des coûts d'inventaire qui garantit que la subvention fournie par le programme est transmise aux clients dans son intégralité.

Recommandation : Aucune.

Objectif #5 : Système de gestion, processus et pratiques du bénéficiaire

Préparation de la réclamation. Chaque mois, le superviseur de la facturation rassemble les factures pour lesquelles une réclamation sera faite et calcule manuellement le poids en kilogrammes de chaque article figurant sur les factures. Le poids calculé est ensuite mis en correspondance avec les lettres de voiture afin de garantir la validité des calculs et les informations relatives aux factures sont téléchargées dans le modèle Excel qui sert de "rapport d'expédition". Une fois finalisée, la feuille de calcul Excel est téléchargée sur le portail du responsable du traitement des réclamations pour vérification et paiement, avec les documents à l'appui de la réclamation.

Personne ne vérifie l'exactitude des informations soumises à l'agent de traitement des demandes de remboursement. Les risques d'erreur sont limités grâce aux étapes suivantes :

1. Les factures sont émises par niveau de subvention aux clients.
2. Les produits sont clairement identifiés sur les factures et peuvent facilement être associés aux produits éligibles.
3. Les manifestes et les lettres de transport spécifiques émis par les compagnies aériennes correspondent aux factures émises pour un client pour toutes les marchandises éligibles.
4. Le superviseur des factures fait correspondre les feuilles de route et les manifestes au poids indiqué sur les factures.

En examinant un échantillon de factures, nous n'avons trouvé aucune erreur dans le niveau des subventions et du poids réclamés pour les trois années sous revue.

Conclusion : Le bénéficiaire a mis en place un processus approprié de préparation des demandes et a réussi à atténuer les risques liés au fait que les demandes ne sont pas vérifiées par une tierce partie avant d'être soumises.

Recommandation : Aucune.

Soumission des rapports. En vertu des conditions de l'accord de contribution, le bénéficiaire est tenu de soumettre la demande mensuelle au plus tard le 15e jour du mois suivant et la demande complète de mars au plus tard le 6 avril. Un examen des dates de soumission des demandes au processeur de réclamations montre que le bénéficiaire a été en retard à six reprises au cours de la période couverte par la vérification.

Lorsque nous avons discuté du moment de la présentation des demandes, la direction a indiqué qu'elle disposait de ressources limitées à consacrer à cette tâche et que son système financier, qui répond à ses besoins opérationnels actuels, ne permet pas de préparer le rapport. Par conséquent, une intervention manuelle est nécessaire, et c'est un long processus.

Conclusion : L'accord signé avec le programme stipule que les demandes doivent être soumises à une date précise et que le non-respect de cette date signifie que le bénéficiaire n'a pas respecté les conditions des accords.

Recommandation #1 : Il est recommandé au bénéficiaire de se conformer aux exigences de l'accord en soumettant les demandes de remboursement à la date d'échéance.