Rapport sommaire d'évaluation de la conformité : Shaw Family Bakery

Contexte

À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Samson a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l'entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le " Programme ") et Shaw Family Bakery (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L'objectif de l'évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir des informations sur :

• Le bénéficiaire transmet il la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
• Si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices 2016/2017, 2017/2018 et 2018/2019 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'accord de financement du bénéficiaire;
• Si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la subvention est transparente pour les consommateurs;
• Les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle ; et
• Le bénéficiaire a-t-il respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.

La période vérifié par l'évaluation de la conformité va du 1er avril 2016 au 31 mars 2019. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en appliquant un jugement professionnel basé sur la fréquence des demandes et le nombre d'articles dans chaque demande.

En raison des restrictions de voyage imposées par le Covid-19, aucune visite sur place n'a été effectuée et notre évaluation de la conformité a été réalisée sur dossier. Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base d'une communication électronique avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et ses processus liés à la demande de fonds à NNC, à l'exécution du programme et à la production de rapports. De plus, en raison de la restriction des déplacements, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de pondération utilisé par le bénéficiaire.

Nous avons ensuite effectué des évaluations détaillées sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire et sur la marge réalisée par le bénéficiaire sur les produits subventionnés.

Sur la base des procédures effectuées et comme décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas trouvé d'écarts significatifs dans les échantillons sélectionnés; cependant, nous avons identifié des améliorations sous forme de recommandations visant à améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le Programme.

Recommandations

Recommandation #1 : Le bénéficiaire doit s'assurer qu'il se conforme au manuel national de NNC pour les bénéficiaires de programmes. Le récipient, doit signé un contrat avec chacun de ses détaillants tiers, qui spécifie: l'obligation de répercuter la totalité de la subvention sur le consommateur :

1. l'obligation d'afficher la signalisation de Nutrition Nord Canada dans le magasin ;
2. qu'ils seront inscrits en tant que tierce partie sur le site Web de Nutrition Nord Canada ; et
3. que Nutrition Nord Canada peut vérifier les tiers sur demande.

Recommandation #2 : L'audit a révélé que le bénéficiaire fournissait la lettre de transport au lieu du bordereau d'expédition avec sa demande. La lettre de transport n'indique pas les poids de la marchandise. En outre, le manuel national de NNC pour les bénéficiaires du programme exige que les bordereaux d'expédition soient fournis avec la demande de remboursement du bénéficiaire.

Recommandation #3 : Le bénéficiaire doit s'assurer qu'un deuxième examen du rapport d'expédition détaillé est effectué avant de soumettre sa demande de paiement.

Conclusions

Sur la base de l'échantillon testé, des discussions avec le bénéficiaire et des autres procédures effectuées, nous pouvons conclure ce qui suit :

• Les pratiques de gestion en place pour soutenir la prestation du programme sont, pour la plupart, adéquates;
• À l'exception de la recommandation #2, les montants versés au bénéficiaire au cours des trois exercices financiers (2016/17 à 2018/19) ont fait l'objet d'une demande de remboursement appropriée, conformément aux conditions de l'accord de financement du bénéficiaire et il n'y a pas eu de paiement en trop dans l'échantillon;
• Sous réserve des limites de l'exécution d'une vérification sur place et à l'exception de la recommandation #1, le bénéficiaire adhère et se conforme aux exigences de visibilité décrites dans le manuel du programme des bénéficiaires, et la subvention est présentée sur les factures;
• À l'exception de deux factures sur 393, le bénéficiaire a transmis la subvention aux clients admissibles;
• Le bénéficiaire utilise les arrangements et les itinéraires de la chaîne d'approvisionnement les plus efficaces et les plus rentables;
• Hormis le fait que nous ne pouvons pas confirmer que la subvention du détaillant du Nord n'est pas érodée par les prix fixés aux consommateurs finaux, le bénéficiaire a transféré la totalité de la valeur de la subvention aux consommateurs individuels et à ses détaillants tiers. En outre, la valeur de la subvention n'est pas érodée par les activités du bénéficiaire ; et
• À l'exception de la recommandation #3, nous n'avons pas de recommandations pour améliorer les systèmes, les processus et les pratiques de gestion du bénéficiaire qui permettraient de combler les lacunes constatée.

Dans l'ensemble, nous sommes d'avis que le financement fourni au bénéficiaire a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les conditions du financement de 2016-2017 à 2018-2019 signées avec le ministère.