Sommaire du rapport de conformité : K'ai Taillé Market Ltd.
Pour l'entente de financement no 1819-HQ-000178 et l'entente no 1920-HQ-000035 entre K'ai Taillé Market Ltd. et les Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC).
Nom : K'ai Taillé Market Ltd.
Emplacement : audit de bureau
Période couverte par l'audit : Du 1er avril 2018 au 31 mars 2021
Montant du financement CIRNAC demandé pendant la période : 1 225 476 $.
Contexte
À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Samson a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l'entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et de K'ai Taillé Market Ltd. (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L'objectif de l'évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l'information sur :
- si le bénéficiaire transmet ou non la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
- si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices de 2018 à 2019 jusqu'à 2020 à 2021 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire;
- si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
- les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
- si le bénéficiaire a respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.
La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2018 au 31 mars 2021. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes d'indemnisation et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.
En raison des restrictions de voyage imposées par Covid-19, aucune visite sur place n'a été effectuée et notre évaluation de la conformité a été réalisée sous la forme d'un audit de bureau. Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base de communications électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus liés à la réclamation de fonds à NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement de rapports. En outre, en raison des restrictions de voyage, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de pondération utilisé par le bénéficiaire.
Nous avons ensuite mis en œuvre des procédures d'audit détaillées sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire et sur la marge réalisée par le bénéficiaire sur les produits subventionnés.
Sur la base des procédures mises en œuvre et comme décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas constaté d'écarts significatifs dans les échantillons sélectionnés ; toutefois, nous avons identifié des améliorations sous la forme de recommandation visant à améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le programme.
Conclusion
Dans l'ensemble, nous sommes d'avis que la contribution fournie au bénéficiaire a été dépensée aux fins prévues et conformément aux modalités des ententes de contribution de 2018-19 à 2020-21 signées avec le Ministère.
- Les montants versés au bénéficiaire sur trois exercices (2018/19 - 2020/21) ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux modalités de l'entente de contribution du bénéficiaire.
- Le bénéficiaire n'adhère pas et n'est pas en conformité avec les exigences de visibilité détaillées dans le manuel du programme du bénéficiaire. En outre, en ce qui concerne l'objectif 2 a), il n'était pas obligatoire de présenter à NNC les rapports mensuels sur le prix des aliments.
- Des mesure appropriée sont en place pour assurer la vente de produits subventionnés à des entreprises et à des établissements admissibles.
- Le bénéficiaire utilise les arrangements et les itinéraires de la chaîne d'approvisionnement les plus efficaces et les plus rentables.
- Sous réserve des limitations décrites dans le présent audit , nous sommes d'avis que le bénéficiaire a répercuté la contribution sur les clients éligibles et que la valeur de la contribution n'est pas érodée par les pratiques du bénéficiaire en matière de marge bénéficiaire.
- Quatre recommandations ont été formulées pour améliorer les systèmes, processus et pratiques de gestion du bénéficiaire afin de remédier aux lacunes constatées.
Le tableau ci-dessous résume la recommandation identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement.
| Recommandation des vérificateurs pour K'ai Tailé Market Ltd. | Plan d'action pour K'ai Tailé Market Ltd. | Statue |
|---|---|---|
| Le bénéficiaire doit veiller à ce que le rapport d'expédition détaillé fasse l'objet d'un examen approprié avant d'être soumis avec la demande de remboursement. | Après l'examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire a fait appel à un expert tiers en codage pour l'aider à automatiser ses normes de déclaration et son exécution. Ce processus a été développé au cours de l'hiver et les articles sont désormais codés numériquement sur la base des rapports d'expédition ; il s'agit désormais d'un processus automatisé et non manuel, de sorte que l'intégrité des soumissions devrait être nettement améliorée à l'avenir. | Complet |
| Le bénéficiaire doit s'assurer que toutes les demandes sont soumises à la date fixée par l'entente de contribution. | Après l'examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire a indiqué que, grâce à la réponse à la recommandation no 1, il recevra 99 % des fonds dans les délais impartis. | Complet |
| Le bénéficiaire doit s'assurer qu'il se conforme au Programme Nutrition Nord Canada - Manuel national pour les bénéficiaires du programme en ce qui concerne la visibilité du programme pour les détaillants du Nord. | Après l'examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire a reçu de nouvelles affiches et étiquettes d'étagères qu'il placera dans son magasin dès que les réalignements saisonniers dans les allées seront terminés, car il est en train de procéder à un nouveau merchandising de son magasin. Le bénéficiaire enverra une image une fois l'opération terminée. | |
| Le bénéficiaire devrait s'assurer qu'il se conforme au Programme Nutrition Nord Canada - Manuel national des bénéficiaires du programme en ce qui a trait à la visibilité du programme pour les détaillants du Nord en modifiant son reçu de caisse pour s'assurer que les contributions sont clairement identifiées comme des économies de NNC. | Après l'examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire a travaillé avec son fournisseur de points de vente au cours de l'hiver pour mettre à jour les reçus des points de vente, qui indiquent désormais correctement les économies de NNC en haut, les économies cumulées de NNC en bas et les niveaux de contribution pour chaque palier. | Complet |