Sommaire du rapport de conformité : Sysco Food Services Winnipeg
Pour l'entente de financement no 1617-HQ-000005 et l'entente no 1920-HQ-000043 entre Sysco Food Services Winnipeg et les Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC).
Nom : Sysco Food Services Winnipeg
Emplacement : audit de bureau
Période couverte par l'audit : Du 1er avril 2018 au 31 mars 2021
Montant du financement CIRNAC demandé pendant la période : 719 452 $.
Contexte
À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Samson a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l'entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et de Sysco Food Services Winnipeg (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L'objectif de l'évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l'information sur :
- si le bénéficiaire transmet ou non la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
- si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices de 2018 à 2019 jusqu'à 2020 à 2021 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire;
- si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
- les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
- si le bénéficiaire a respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.
La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2018 au 31 mars 2021. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes d'indemnisation et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.
En raison des restrictions de voyage imposées par Covid-19, aucune visite sur place n'a été effectuée et notre évaluation de la conformité a été réalisée sous la forme d'un audit de bureau. Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base de communications électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus liés à la réclamation de fonds à NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement de rapports. En outre, en raison des restrictions de voyage, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de pondération utilisé par le bénéficiaire.
Nous avons ensuite mis en œuvre des procédures d'audit détaillées sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire et sur la marge réalisée par le bénéficiaire sur les produits subventionnés.
Sur la base des procédures mises en œuvre et comme décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas constaté d'écarts significatifs dans les échantillons sélectionnés ; toutefois, nous avons identifié des améliorations sous la forme de recommandation visant à améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le programme.
Conclusion
Dans l'ensemble, nous sommes d'avis que la contribution fournie au bénéficiaire a été dépensée aux fins prévues et conformément aux modalités des ententes de contribution de 2018-19 à 2020-21 signées avec le Ministère.
- Des mesures appropriées sont en place pour garantir que seules les communautés et les clients éligibles ont accès aux contributions.
- Le bénéficiaire n'a pas signé d'ententes avec les clients tiers pour les informer des règles régissant le programme et, par conséquent, n'a pas respecté les conditions non financières du programme.
- Des mesures appropriées sont en place pour soutenir la visibilité et la transparence du programme.
- Le bénéficiaire n'a pas versé le montant total des contributions NNC aux clients et, par conséquent, n'a pas respecté les conditions financières des ententes.
- Le bénéficiaire n'a pas soumis à NNC des demandes de remboursement exactes et complètes et n'a donc pas respecté les conditions financières des ententes.
- Le bénéficiaire a mis en œuvre des dispositions relatives à la chaîne d'approvisionnement qui permettent de fixer des prix concurrentiels pour les biens vendus aux communautés nordiques.
- Le bénéficiaire n'a pas présenté ses demandes de remboursement à temps pendant la période de l'évaluation de la conformité et, par conséquent, n'a pas respecté toutes les conditions de l'entente.
- Deux recommandations ont été formulées pour améliorer les systèmes, processus et pratiques de gestion du bénéficiaire afin de remédier aux lacunes constatées.
Le tableau ci-dessous résume la recommandation identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement.
Recommandation des vérificateurs pour Sysco Food Services Winnipeg | Plan d'action pour Sysco Food Services Winnipeg | Statue |
---|---|---|
Le bénéficiaire doit s'assurer qu'un contrat est en place avec chaque détaillant tiers afin que les exigences du programme soient respectées. | Après l'examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire a ajouté un processus selon lequel un registre sera tenu et vérifié tous les six mois pour s'assurer que des contrats ont été conclus avec tous les détaillants tiers. | Complet |
Le bénéficiaire doit s'assurer qu'un processus est mis en place pour garantir l'exactitude des demandes soumises, que tous les produits éligibles sont réclamés et que le montant exact de la contribution est transmise aux consommateurs. | Après l'examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire organisera une nouvelle session de formation pour tous les employés impliqués dans le processus NNC et ajoutera un nouvel employé de soutien dont la responsabilité est d'appuyer le processus de réclamation afin d'améliorer la précision. | Complet |