Sommaire du rapport de conformité : BBE Expediting Ltd.
Pour l'entente de financement no 1819-HQ-000025 et l'entente no 2021-HQ-000056 entre BBE Expediting Ltd. et les Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC).
Nom : BBE Expediting Ltd.
Emplacement : audit de bureau
Période couverte par l'audit : Du 1er avril 2018 au 31 mars 2021
Montant du financement CIRNAC demandé pendant la période : 93 247 $.
Contexte
À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Spearhead Management Canada a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l'entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et BBE Expediting Ltd. (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L'objectif de l'évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l'information sur :
- si le bénéficiaire transmet ou non la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
- si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices de 2018 à 2019 jusqu'à 2020 à 2021 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire;
- si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
- les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
- si le bénéficiaire a respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.
La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2018 au 31 mars 2021. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes d'indemnisation et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.
En raison des restrictions de voyage imposées par Covid-19, aucune visite sur place n'a été effectuée et notre évaluation de la conformité a été réalisée sous la forme d'un audit de bureau. Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base de communications électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus liés à la réclamation de fonds à NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement de rapports. En outre, en raison des restrictions de voyage, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de pondération utilisé par le bénéficiaire.
Nous avons ensuite mis en œuvre des procédures d'audit détaillées sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire et sur la marge réalisée par le bénéficiaire sur les produits subventionnés.
Sur la base des procédures mises en œuvre et comme décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas constaté d'écarts significatifs dans les échantillons sélectionnés; toutefois, nous avons identifié des améliorations sous la forme de recommandation visant à améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le programme.
Conclusion
Sur la base des travaux effectués au cours de l'évaluation de l'examen de la conformité sur l'échantillon de transactions sélectionnées et des discussions avec le bénéficiaire, nous concluons ce qui suit :
- Le bénéficiaire a présenté des demandes de remboursement contenant des erreurs et n'a pas transféré toutes les contributions aux clients, il n'a donc pas respecté les conditions financières des accords.
- Les réclamations adressées à NNC ne sont pas vérifiées avant d'être téléchargées sur le portail du responsable du traitement des réclamations.
- Le bénéficiaire a mis en œuvre un processus visant à garantir que les contributions sont transparentes et offertes uniquement aux communautés et aux clients admissibles.
- Le bénéficiaire a transféré l'intégralité des contributions aux clients au cours de la période couverte par l'examen de l'évaluation de la conformité.
- Le bénéficiaire a soumis une demande de remboursement après la date limite requise.
- Le bénéficiaire n'a pas respecté toutes les conditions non financières du programme en omettant de signer un accord avec les détaillants tiers.
- Quatre recommandations ont été formulées pour améliorer les systèmes, processus et pratiques de gestion du bénéficiaire, afin de remédier aux insuffisances constatées.
Le tableau ci-dessous résume la recommandation identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement.
Recommandation des vérificateurs pour BBE Expediting Ltd. | Plan d'action pour BBE Expediting Ltd. | Statue |
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Le bénéficiaire doit veiller à signer des accords avec les détaillants tiers pour les informer des conditions du programme en ce qui concerne la visibilité et la transparence des contributions accordées. | Après l'examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire a envoyé à tous ses détaillants les contrats proposés par NNC pour examen et signature (datés du 30 janvier 2023). À l'heure actuelle, le récipient n'a pas reçu de copie signée d'aucun des détaillants et nous assurons un suivi en conséquence. Une fois reçue, une copie sera fournie à NNC. | Complet |
Le bénéficiaire doit veiller à évaluer le processus actuel de préparation des demandes afin d'améliorer l'exactitude et l'exhaustivité des demandes soumises. | Après l'examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire a recruté un soutien supplémentaire au sein du service des achats afin de garantir l'exactitude et l'exhaustivité des demandes soumises. Les détails du programme sont examinés et revus régulièrement dans le cadre de la formation des nouveaux employés qui gèrent les processus. | Complet |
Le bénéficiaire doit mette en œuvre un processus et/ou un examen de tous les produits éligibles, des codes de produits et du niveau de contribution applicable afin de s'assurer que les clients ont reçu les contributions fournies par NNC. | Après l'examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire a recruté un soutien supplémentaire au sein du service des achats afin de garantir l'exactitude et l'exhaustivité des demandes soumises. Les détails du programme sont examinés et revus régulièrement dans le cadre de la formation des nouveaux employés qui gèrent les processus. | Complet |
Soumettre les réclamations dans les délais inscrit par le programme. | Après l'examen de la lettre de gestion, le bénéficiaire va soumettre toute réclamation par la date requise. | Complet |