Sommaire du rapport de conformité : Arctic Beverage

Pour l'entente de financement no 1920-HQ-000036 et l'entente de financement no 2122-HQ-000040 entre Arctic Beverage et les Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC).

Nom : Arctic Beverage
Emplacement : audit de bureau
Période couverte par l’audit : Du 1er avril 2019 au 31 mars 2022
Montant du financement CIRNAC demandé pendant la période : 99 014 $

Contexte

À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Samson & Associés CPA / Consultation Inc. a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l’entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et Arctic Beverage. (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L’objectif de l’évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l’information sur :

La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2019 au 31 mars 2022. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes d'indemnisation et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.

Aucune visite sur place n'a été effectuée et notre évaluation de la conformité a été réalisée sous la forme d'un audit de bureau. Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base de communications électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus liés à la réclamation de fonds à NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement de rapports. Aussi, puisqu’il n’y a pas de visite sur place, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de poids utilisé par le bénéficiaire.

Nous avons ensuite mis en œuvre des procédures d'audit détaillées sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire et sur la marge réalisée par le bénéficiaire sur les produits subventionnés.

Sur la base des procédures mises en œuvre et comme décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas constaté d'écarts significatifs dans les échantillons sélectionnés ; toutefois, nous avons identifié des améliorations sous la forme de recommandation visant à améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le programme.

Conclusion

Dans l'ensemble, nous sommes d'avis que la contribution fournie au bénéficiaire a été dépensée aux fins prévues et conformément aux modalités des ententes de contribution de 2019-20 à 2021-22 signées avec le Ministère. Cependant, les conclusions et recommandations de la section 1.2 ont été identifiées et doivent être lues conjointement avec les présentes conclusions.

Le tableau ci-dessous résume la recommandation identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement.

Recommandation des vérificateurs pour Arctic Beverage Plan d’action pour Arctic Beverage Statue
Le bénéficiaire doit s'assurer que la demande de remboursement soumise à NNC est correctement examinée afin de garantir que les montants réclamés sont éligibles. Après examen de la lettre de conformité, le bénéficiaire s'est engagé à avancer la date de préparation des demandes d'indemnisation afin de disposer d'un délai suffisant pour examiner et résoudre les problèmes éventuels. Complet
Le bénéficiaire doit veiller à ce que le poids réclamé soit dûment contrôlé afin de s'assurer qu'il est exact et qu'il concorde avec le poids figurant sur la facture du client. Après examen de la lettre de conformité, le bénéficiaire s'est engagé à avancer la date de préparation des demandes d'indemnisation afin de disposer d'un délai suffisant pour examiner et résoudre les problèmes éventuels. Complet
Le bénéficiaire devrait s’assurer que toutes les réclamations sont soumises à la date requise par l’entente de contribution. Après examen de la lettre de conformité, le bénéficiaire s'est engagé à avancer la date de préparation des demandes d'indemnisation afin de disposer d'un délai suffisant pour examiner et résoudre les problèmes éventuels. Complet
Le bénéficiaire doit veiller à ce que le programme NNC soit visible sur son site web, dans les médias sociaux et sur d'autres plateformes médiatiques utilisées pour promouvoir les produits alimentaires éligibles au programme NNC. Après examen de la lettre de conformité, le bénéficiaire s'est engagé a faire la promotion du programme sur leurs site web, leurs média sociaux et autres plateformes de média sociaux disponible. Complet
Le bénéficiaire doit veiller à ce que le système d'inventaire de sa base de données fasse l'objet d'un examen afin de s'assurer que le code de produit NNC et le niveau de contribution attribué au produit éligible sont exacts. Après examen de la lettre de conformité, le bénéficiaire s'est engagé a faire une vérification complète des items éligibles et de faire les changements requis a la réception de la demande. leurs système afin de s’assurer Complet
Le bénéficiaire doit s'assurer qu'un contrat est signé avec tous les détaillants tiers auxquels la subvention est transférée, et que ce contrat doit contenir tous les détails pertinents concernant le programme NNC, comme par exemple :
  • Le bénéficiaire doit s'assurer que le détaillant tiers inclut la contribution NNC sur le reçu remis aux clients de manière à ce que la subvention soit clairement visible, comme l'exige le contrat signé par le détaillant tiers et le bénéficiaire ; et
  • Le bénéficiaire doit s'assurer que les affiches et la publicité du programme NNC sont envoyées aux détaillants tiers. En outre, le bénéficiaire doit s'assurer qu'ils sont affichés dans le magasin afin que les détaillants tiers se conforment aux exigences de visibilité du programme NNC.
Après examen de la lettre de conformité, le bénéficiaire ces assuré tous détaillants tiers actifs ont un contrat signés. Dorénavant, aucun nouveau client n’est activé au programme NNC si aucun contrat n’est signé.

Le bénéficiaire ses aussi engagé de travailler avec les détaillants tiers afin que la contribution soit visible sur leurs reçu de caisse.

Le bénéficiaire a aussi fait la demande au programme afin de recevoir les affiches nécessaire pour s’assurer que tous les détaillants tiers soient conforment aux exigences de visibilité du programme.
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