Sommaire du rapport de conformité : Ben Deshaies

Contexte

À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Samson & Associés CPA / Consultation Inc. a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l’entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et Ben Deshaies. (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L’objectif de l’évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l’information sur :

• si le bénéficiaire transmet ou non la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
• si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices de 2018 à 2019 jusqu’à 2020 à 2021 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire;
• si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
• les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
• si le bénéficiaire a respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.

La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2019 au 31 mars 2022. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes d'indemnisation et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.

Aucune visite sur place n'a été effectuée et notre évaluation de la conformité a été réalisée sous la forme d'un audit de bureau. Par conséquent, nos entretiens ont été réalisés sur la base de communications électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier et de documenter ses principales activités de contrôle, ses procédures et processus liés à la réclamation de fonds à NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement de rapports. Aussi, puisqu’il n’y a pas de visite sur place, nous n'avons pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de poids utilisé par le bénéficiaire.

Nous avons ensuite mis en œuvre des procédures d'audit détaillées sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire et sur la marge réalisée par le bénéficiaire sur les produits subventionnés.

Sur la base des procédures mises en œuvre et comme décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas constaté d'écarts significatifs dans les échantillons sélectionnés ; toutefois, nous avons identifié des améliorations sous la forme de recommandation visant à améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le programme.

Conclusion

Dans l'ensemble, nous sommes d'avis que la contribution fournie au bénéficiaire a été dépensée aux fins prévues et conformément aux modalités des ententes de contribution de 2019-20 à 2021-22 signées avec le Ministère. Cependant, les conclusions et recommandations de la section 1.2 ont été identifiées et doivent être lues conjointement avec les présentes conclusions.

• À l’exception des erreurs relevés à la section 5.1.1, les montants versés au bénéficiaire au cours de trois années fiscales (2019/20 à 2021/22) ont fait l'objet d'une réclamation appropriée, conformément aux conditions de l'accord de financement du bénéficiaire, et l'échantillon n'a révélé aucun trop-perçu. De plus, nous sommes d’avis que la contribution dont le remboursement est demandé est liée au type et à la nature des coûts éligibles exigés par le programme NNC.
• À l’exception des cas relevés à la section 5.2 et l’absence d’affichage du programme sur le site Web du bénéficiaire, le bénéficiaire adhère aux exigences de visibilité détaillées dans le manuel du programme du bénéficiaire.
  En relation avec l’objectif #2a) les exigences requises ne sont pas applicables puisque le bénéficiaire est un fournisseur du sud. Pour ce qui de l’objectif #2b) voir l’objectif #6 sous le paragraphe détaillants tiers.
• Nos discussions avec le bénéficiaire ont démontré que celui-ci est au courant des exigences empêchant la vente de produits subventionnés à des entreprises et établissements inadmissibles et notre examen n'a trouvé aucune vente à des entreprises et établissements inadmissibles.
• Notre revue a démontré que le bénéficiaire utilise les arrangements et les itinéraires de la chaîne d’approvisionnement les plus efficaces et rentables.
• Notre revue a démontré que la banque de donnée utilisée par le bénéficiaire était adéquate. Par contre, la banque de données utilisée par le détaillant tiers n’est pas adéquate.
• Sur la base de notre examen et de nos discussions avec le bénéficiaire, nous pouvons conclure que la contribution n’est pas érodée par les prix fixés pour les clients du bénéficiaire.
  Détaillants tiers :
  Notre revue a démontré que pour la période vérifiée, le bénéficiaire faisait affaire avec treize détaillants tiers (M. Koostachin & Son General Store, Fort Albany Market, Baffin Island Canners, Hudson Bay Petroleum, Bella-Jade’s, BPC Goodwin’s Store, Claudius and Son’s Variety Store, Corny’s Variety Store, Flyin Supply, Loone’s Variety Gas Bar, Kioke’s Convenience, Waboose Toy’s and Convenience and finally Tivi Inc). Le bénéficiaire a indiqué qu’il pouvait seulement trouver quatre contrats de détaillants tiers. Donc, le bénéficiaire nous a fourni le contrat des détaillants tiers (M. Koostachin & Son General Store, Fort Albany Market, BPC Goodwin’sStore et Corny’sVarietyStore) que nous avons vérifié. Parmi les quatre contrats vérifiés, un seul contrat couvrait la période de notre vérification soit celui de Fort Albany Market, les trois autres contrats (M.Koostachin & Son General Store,BPC Goodwin’s StoreetCorny’s VarietyStore) ont été signé après le 31 mars 2022 et non pas été vérifié puisqu’ils étaient hors de l’étendue de notre vérification.
  Pour le détaillant tiers vérifié nous n’avons pas été en mesure de déterminer si le détaillant tiers a transféré la contribution au client étant donné qu’il n’y a aucune information à ce sujet sur le reçu de vente remis au client. De plus, nous avons noté que la liste d’inventaire du bénéficiaire était incomplète pour notre vérification du calcul de la contribution. Par contre, le détaillant tiers nous a fourni des photos démontrant qu’il y avait des enseignes et de la publicité NNC dans le magasin.
• Huit recommandations ont été identifiées pour améliorer les systèmes, processus et pratiques de gestion du bénéficiaire qui permettraient de remédier aux lacunes relevées.

Le tableau ci-dessous résume la recommandation identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement.