Rapports de la conformité de NNC pour 2012-2013

Dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada (NNC), Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) surveille le respect par les détaillants et les fournisseurs des modalités de l'entente de financement conclue entre le détaillant et le Ministère.

À l'aide d'une analyse fondée sur les risques, AADNC a sélectionné sept détaillants et fournisseurs inscrits au programme NNC afin de mener des examens de la conformité pour l'exercice 2012-2013 :

Les examens de la conformité ont été réalisés par un tiers indépendant, Samson & Associates.

Les objectifs des examens de la conformité pour 2012-2013 étaient de :

Vous trouverez plus de renseignements sur la raison d'être et les objectifs des examens de la conformité dans la section Examens de conformité.

Conclusions

Arctic Buying Company Kivalliq Inc.

L'examen de la conformité pour Arctic Buying Company Inc. - Kivalliq a permis d'établir que le détaillant respectait complètement les modalités décrites dans son entente de financement avec AADNC.

Ben Deshaies Inc.

L'examen de la conformité pour Ben Deshaies Inc. a permis d'établir que le détaillant respectait complètement les modalités décrites dans son entente de financement avec AADNC.

Hamilton Wholesalers Ltd.

L'examen de la conformité pour Hamilton Wholesalers Ltd. a permis d'établir que le détaillant respectait complètement les modalités décrites dans son entente de financement avec AADNC.

Harris Meats & Groceries Inc.

L'examen de la conformité pour Harris Meats & Groceries Inc. a permis d'établir que le détaillant respecte complètement les modalités en ce qui a trait au transfert de la contribution, à la visibilité du programme et au respect des règlements du programme.

Dans le cadre de l'examen de la conformité, deux observations ont été présentées au sujet des demandes de remboursement et des rapports :

  1. L'examen a révélé un défaut de logiciel qui a mené à des champs incorrects dans le rapport détaillé sur les marchandises expédiées soumis au responsable du traitement des demandes du programme NNC.
  2. L'examen a révélé des cas où des corrections ou des modifications apportées aux factures n'étaient pas reflétées adéquatement dans le rapport détaillé sur les marchandises expédiées. Harris Meats a déclaré que ceci était attribuable à des erreurs humaines commises lorsque des employés n'ont pas recalculé les poids totaux facturés lorsque les corrections ou les modifications ont été apportées.

Recommandation

Dans le rapport de l'examen de la conformité, on a souligné une recommandation particulière :

  1. Le bénéficiaire devrait veiller à ce que toutes les corrections ou modifications soient traitées et incorporées correctement dans le rapport détaillé des marchandises expédiées. Il devrait également s'assurer que le rapport corresponde à la demande de contribution.

État

La recommandation présentée dans le rapport sur la conformité a immédiatement été mise en œuvre efficacement par le détaillant. Le plan d’action de Harris Meats & Groceries Inc. sur la manière dont on donnera suite aux recommandations est affiché en ligne. Harris Meats & Groceries Inc. respecte maintenant toutes les modalités.

Labrador Investments Ltd.

L'examen de la conformité pour Labrador Investments Ltd. a permis d'établir que le détaillant respecte complètement les modalités en ce qui a trait au respect des règlements du programme.

Dans le cadre de l'examen de la conformité, six observations ont été présentées au sujet de la transmission de la contribution, de la visibilité du programme, et des demandes de remboursement et des rapports :

  1. Transmission de la contribution : Pendant l'examen, on a constaté qu'un magasin Labrador Investments sur trois ne pouvait pas fournir de documentation pour démontrer clairement que la valeur de la contribution était transmise aux consommateurs.
  2. Visibilité du programme : L'examen a permis de révéler qu'à un des magasins, les taux de contribution n'étaient pas inscrits sur les coupons de caisse.
  3. Demandes de remboursement et rapports : L'examen a permis de révéler des cas où le poids total indiqué sur le bordereau d'expédition aérienne et le poids indiqué sur les factures des articles recevant une contribution étaient différents.
  4. Demandes de remboursement et rapports : L'examen a révélé que le bénéficiaire regroupait les poids de produits différents, comme le pain et les pains à hot-dog, sous le même code de produit de NNC, et ce, même si chaque produit possédait son propre code de NNC. Les produits étaient tous au même niveau de contribution, mais les différends codes permettent de recueillir des renseignements et des données.
  5. Demandes de remboursement et rapports : L'examen a révélé que certains des prix contenus dans le plus récent rapport sur les prix ne correspondaient pas aux prix réels des produits en magasin. Les différences pourraient s'expliquer par la révision récente des prix ou par des erreurs commises pendant le processus de production de rapports relatif à l'établissement des prix.
  6. Demandes de remboursement et rapports : L'examen a permis de constater que le bénéficiaire n'utilise pas de processus de communication officiel avec les gérants lorsque le programme subit des changements, par exemple des changements relatifs à l'admissibilité et aux produits.

Recommandations

Dans le rapport de l'examen de la conformité, on a souligné une recommandation précise pour chacune des observations présentées :

  1. Transmission de la contribution : Dans le rapport de l'examen, on recommande que le bénéficiaire soit en mesure de démontrer clairement que la pleine valeur de la contribution est transmise à l'acheteur. Les responsables du programme NNC ont établi que même s'ils n'étaient pas en mesure de démonter que la pleine valeur de la contribution était transmise aux consommateurs, les prix pour les aliments recevant une contribution étaient similaires aux pris des autres entreprises dans la collectivité.
  2. Visibilité du programme : Le bénéficiaire doit s'assurer que le montant de la contribution est indiqué sur chaque reçu.
  3. Demandes de remboursement et rapports : Il est recommandé que le bénéficiaire établisse une correspondance entre le poids total indiqué sur le bordereau d'expédition aérienne et le poids indiqué sur les factures individuelles afin de s'assurer que le poids sur la facture est exact.
  4. Demandes de remboursement et rapports : Le bénéficiaire doit utiliser le code de produit de NNC approprié pour chaque produit lorsqu'il prépare son rapport détaillé des marchandises expédiées.
  5. Demandes de remboursement et rapports : Le bénéficiaire doit s'assurer que les prix indiqués sur le rapport de prix correspondent au prix de vente réel de la journée où le rapport a été produit.
  6. Demandes de remboursement et rapports : Le bénéficiaire doit établir un processus de communication officiel lorsque le programme subit des changements afin d'en informer adéquatement les gérants des magasins.

État

NNC a souligné les recommandations dans une lettre envoyée au détaillant. La lettre de recommendation à Labrador Investments Ltd. et le plan d’action de Labrador Investments Ltd. sur la manière dont on donnera suite aux recommandations sont affichés en ligne.

Les responsables du programme continuent de travailler avec le bénéficiaire pour s'assurer le respect de l'entente de financement. Les recommandations actuelles seront revues lors du prochain examen de la conformité.

Newfoundland Multi Foods Ltd.

L'examen de la conformité pour Newfoundland Multi-Foods Ltd. a permis d'établir que le détaillant respecte complètement les modalités en ce qui a trait au transfert de la contribution, à la visibilité du programme et au respect des règlements du programme.

Dans le cadre de l'examen de la conformité, on a présenté deux observations au sujet des demandes de remboursement et des rapports :

  1. L'examen a révélé que le poids réclamé à NNC ne correspond pas aux poids indiqués sur le relevé détaillé d'expédition.
  2. L'examen a permis de constater que le formulaire de commande et le document interne utilisés pour déterminer le niveau de contribution et le poids d'un produit ne sont pas toujours conservés à des fins de référence.

Recommandations

Dans le rapport de l'examen de la conformité, on a souligné des recommandations précises pour chacune des observations présentées :

  1. Le bénéficiaire devrait réviser les poids entrés dans le système de comptabilité et s'assurer que les poids réclamés à NNC correspondent aux poids indiqués sur le relevé détaillé d'expédition.
  2. Les produits indiqués sur le formulaire de commande devraient renvoyer au formulaire de niveaux de contribution. Ces documents devraient également être conservés avec les factures pour consultation ultérieure.

État

NNC et le détaillant collaborent pour régler les questions soulevées dans l'examen de la conformité, et un plan de gestion a été élaboré. Le plan d’action de Newfoundland Multi-Foods Ltd. sur la manière dont on donnera suite aux recommandations est affiché en ligne.

North West Company LP

L'examen de la conformité pour North West Company LP a permis d'établir que le détaillant respecte complètement les modalités en ce qui a trait au transfert de la contribution, à la visibilité du programme et au respect des règlements du programme.

Dans le cadre de l'examen de la conformité, on a présenté une observation sur les demandes de remboursement et les rapports :

  1. L'examen a permis de constater un cas où le mauvais code de contribution a été attribué à un produit pendant quatre mois. On a utilisé un code de niveau 1, ce qui est plus élevé que le code de contribution de niveau 2 qui s'applique au produit.

Recommandations

Dans le rapport de l'examen de la conformité, on a souligné une recommandation précise pour l'observation présentée :

  1. Le bénéficiaire doit réviser sa base de données pour s'assurer de faire correspondre le bon code de contribution de NNC avec les produits admissibles.

État

Le bénéficiaire a remboursé le NNC pour les 1 199 $ d'économies excessives reçues par les consommateurs en raison de l'erreur. Le plan d’action de North West Company sur la manière dont on donnera suite aux recommandations est affiché en ligne.

Le problème a été réglé, et North West Company respecte maintenant toutes les modalités du programme.

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