Rapports sur la conformité au programme NNC en 2016-2017 et 2017-2018
Dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada (NNC), Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) surveille la conformité des détaillants et des fournisseurs aux modalités des accords de financement conclus entre les bénéficiaires et le Ministère.
À l’aide d’un outil d’analyse axé sur le risque, RCAANC a choisi de soumettre les détaillants et fournisseurs suivants inscrits au programme NNC à une évaluation de la conformité à l’exercice 2016-2017 et 2017-2018 :
- Arctic Co-operatives Ltd.
- Ben Deshaies Inc.
- Les Consultants de l’Arctique Inc.
- La Fédération des coopératives du Nouveau-Québec
- Labrador Investments Ltd.
- Marché Daoust
- North West Company
- North West Company LP (qui exerce sous le nom de Valu Lots)
- Pratts Wholesale Ltd.
- SouthCamp Enterprises
- Stanton Group Ltd.
Réalisées par un tiers indépendant, Ernst & Young s.r.l.,les évaluations de la conformité visaient à :
- vérifier que le bénéficiaire fait profiter les consommateurs de la totalité de la subvention;
- vérifier si les exigences relatives à la visibilité du programme sont respectées et si la subvention est clairement indiquée aux consommateurs;
- recueillir des renseignements sur les systèmes et procédés de reddition de comptes et de demande de paiement du bénéficiaire, afin d’en cerner les lacunes et les problèmes de contrôle;
- vérifier que le bénéficiaire a respecté les règles du programme concernant les ventes à des clients non admissibles.
Vous trouverez plus de renseignements sur la raison d'être et les objectifs de ces évaluations dans la section Examens de conformité.
Conclusions
Arctic Co-operatives Ltd.
Selon les procédés utilisés par Ernst & Young s.r.l., l’évaluation de la conformité d’Arctic Co-operatives Ltd. au programme n’a révélé aucun écart important. Cependant, Ernst & Young s.r.l. a recommandé des améliorations aux contrôles des procédés et de l’établissement des rapports, aux marges bénéficiaires et à la méthode d’établissement des prix.
Recommandations
Le rapport d’évaluation de la conformité recommandait des améliorations précises.
- Instaurer un processus d’examen indépendant des demandes de paiement avant qu’elles ne soient soumises à NNC pour traitement. Cette mesure pourrait réduire le nombre d’erreurs dans les demandes.
- Actualiser le système de points de vente afin d’inscrire correctement le taux de subvention sur les reçus de vente remis aux consommateurs.
- Fournir des affiches supplémentaires en magasin, des étiquettes ou tout autre matériel pour informer les consommateurs des articles subventionnés par RCAANC dans le cadre du programme.
- Élaborer une politique, un processus et des procédures pour l’évaluation régulière des marges bénéficiaires des produits alimentaires subventionnés et non subventionnés, afin de vérifier et démontrer que les marges bénéficiaires n’érodent pas la subvention qui doit être transmise aux consommateurs, conformément aux objectifs du manuel national du programme NNC.
- Signer un accord officiel, entre le siège social et les magasins, qui décrit explicitement les responsabilités de chaque partie relativement au programme NNC et qui concorde avec les modalités de l’accord signé entre RCAANC et Arctic Co-operatives.
- Au cours du dénombrement des stocks, inscrire la date de péremption des produits alimentaires à côté de leur quantité, de sorte que le gérant du magasin puisse comparer le dénombrement des stocks actuel et précédent, et ainsi écouler correctement les aliments plus vieux au moment de la vente.
Statut
NNC a envoyé à Arctic Co operatives Ltd. une lettre de recommandation qui énonçait les recommandations du vérificateur et exigeait la production d’un plan d'action indiquant la façon dont l’organisation y donnera suite.
Ben Deshaies Inc.
Selon les procédés utilisés par Ernst & Young s.r.l., l’évaluation de la conformité de Ben Deshaies Inc. au programme n’a révélé aucun écart important. Cependant, Ernst & Young s.r.l. a recommandé des améliorations aux contrôles des procédés et de l’établissement des rapports. Il a suggéré la mise en place d’une procédure qui prévoit l’examen indépendant des demandes de paiement avant que ces dernières soient envoyées à NNC pour y être traitées. Cette mesure pourrait réduire le nombre d’erreurs dans les demandes.
Recommandations
Le rapport d’évaluation de la conformité recommandait des améliorations précises :
- Surveiller les échéances et fournir les renseignements requis à RCAANC dans les délais prescrits.
- Élaborer une politique, un processus et une procédure pour l’évaluation régulière des marges bénéficiaires des produits alimentaires subventionnés et non subventionnés, afin de vérifier et démontrer que les marges bénéficiaires n’érodent pas la subvention qui doit être transmise aux consommateurs, conformément aux objectifs du manuel national du programme NNC.
- Instaurer un processus d’examen indépendant des demandes de paiement avant qu’elles ne soient soumises à NNC pour traitement.
- Demander, si possible, aux fournisseurs de signer un contrat officiel d’approvisionnement qui aidera le bénéficiaire à offrir le meilleur prix possible au consommateur.
Statut
NNC a envoyé à Ben Deshaies une lettre de recommandation qui énonçait les recommandations du vérificateur et exigeait la production d’un plan d’action indiquant la façon dont l’organisation y donnera suite.
Les Consultants de l’Arctique
Selon les procédés utilisés par Ernst & Young s.r.l., l’évaluation de la conformité de Consultants de l'Arctique au programme n’a révélé aucun écart important. Cependant, Ernst & Young s.r.l. a recommandé des améliorations aux politiques d’évaluation des marges bénéficiaires.
Recommandation
- Élaborer une politique, un processus et une procédure pour l’évaluation régulière des marges bénéficiaires des produits alimentaires subventionnés et non subventionnés, afin de vérifier et démontrer que les marges bénéficiaires n’érodent pas la subvention qui doit être transmise aux consommateurs, conformément aux objectifs du manuel national du programme NNC.
Statut
NNC a envoyé à Consultants de l’Arctique une lettre de recommandation qui énonçait la recommandation du vérificateur et exigeait la production d’un plan d’action indiquant la façon dont l’organisation y donnera suite.
La Fédération des coopératives du Nouveau-Québec
Selon les procédés utilisés par Ernst & Young s.r.l., l’évaluation de la conformité de la Fédération des coopératives du Nouveau Québec au programme n’a révélé aucun écart important. Cependant, Ernst & Young s.r.l. a recommandé des améliorations aux politiques d’évaluation des marges bénéficiaires et au respect des exigences du programme en matière de visibilité.
Recommandations
- Instaurer un processus de surveillance de la variation du poids net des produits qui favorise l’exactitude des renseignements fournis aux consommateurs, conformément aux exigences du programme en matière de visibilité.
- Élaborer une politique, un processus et une procédure pour l’évaluation régulière des marges bénéficiaires des produits alimentaires subventionnés et non subventionnés, afin de vérifier et démontrer que les marges bénéficiaires n’érodent pas la subvention qui doit être transmise aux consommateurs, conformément aux objectifs du manuel national du programme NNC.
Statut
NNC a envoyé à la Fédération des coopératives du Nouveau‑Québec une lettre de recommandation qui énonçait les recommandations du vérificateur et exigeait la production d’un plan d’action indiquant la façon dont l’organisation y donnera suite.
Labrador Investments Ltd.
Selon les procédés utilisés par Ernst & Young s.r.l., l’évaluation de la conformité de Labrador Investments Ltd. au programme n’a révélé aucun écart important. Cependant, Ernst & Young s.r.l. a recommandé des améliorations aux politiques d’évaluation des marges bénéficiaires, et aux procédés et contrôles aux fins de la vérification et de l’exactitude des données.
Recommandations
- Surveiller les échéances et fournir les renseignements requis à RCAANC dans les délais prescrits.
- Élaborer une politique, un processus et une procédure pour l’évaluation trimestrielle des marges bénéficiaires des produits alimentaires subventionnés et non subventionnés, afin de vérifier et démontrer que les marges bénéficiaires n’érodent pas la subvention qui doit être transmise aux consommateurs, conformément aux objectifs du manuel national du programme NNC.
- Songer à instaurer un contrôle d’examen, par lequel une personne autre que celle ayant préparé la demande de paiement révise les renseignements inscrits aux pièces justificatives originales et vérifie l’exactitude du formulaire de demande définitif, avant d’approuver de sa signature le dépôt du formulaire de demande auprès de RCAANC. De plus, le contrôle exigerait la révision des informations codées avant de les saisir dans le système.
Statut
NNC a envoyé à Labrador Investments Ltd. une lettre de recommandation qui énonçait les recommandations du vérificateur et exigeait la production d’un plan d’action indiquant la façon dont l’organisation y donnera suite.
Marché Daoust
Selon les procédés utilisés par Ernst & Young s.r.l., l’évaluation de la conformité de Marché Daoust au programme n’a révélé aucun écart important. Cependant, Ernst & Young s.r.l. a recommandé des améliorations aux politiques d’évaluation des marges bénéficiaires, ainsi qu’au respect des exigences du programme en matière de visibilité.
Recommandations
- Surveiller les échéances et fournir les renseignements requis à RCAANC dans les délais prescrits.
- Élaborer une politique, un processus et une procédure pour l’évaluation régulière des marges bénéficiaires des produits alimentaires subventionnés et non subventionnés, afin de vérifier et démontrer que les marges bénéficiaires n’érodent pas la subvention qui doit être transmise aux consommateurs, conformément aux objectifs du manuel national du programme NNC.
- Instaurer un processus d’examen indépendant des demandes de paiement avant qu’elles ne soient soumises à NNC pour traitement. Cette mesure pourrait réduire le nombre d’erreurs dans les demandes.
Statut
NNC a envoyé à Marché Daoust une lettre de recommandation qui énonçait les recommandations du vérificateur et exigeait la production d’un plan d’action indiquant la façon dont l’organisation y donnera suite.
North West Company
North West Company Selon les procédés utilisés par Ernst & Young s.r.l., l’évaluation de la conformité de la North West Company au programme, soit celle de ses magasins de Nain et de Little Grand Rapids, n’a révélé aucun écart important. Cependant, Ernst & Young s.r.l. a recommandé des améliorations à l’identification des consommateurs non admissibles.
Recommandations
- Instaurer un processus en magasin, afin d’éviter qu’une subvention soit offerte à un consommateur ou un établissement non admissible.
- Modifier les pratiques de conservation du bénéficiaire, afin qu’elles respectent l’accord de financement qui, à la section 10 réservée aux obligations en matière de tenue de dossiers, précise que le bénéficiaire doit conserver pendant sept ans ses dossiers financiers et non financiers, y compris toutes les pièces justificatives originales.
Statut
NNC a envoyé à la North West Company une lettre de recommandation qui énonçait les recommandations du vérificateur et exigeait la production d’un plan d’action indiquant la façon dont l’organisation y donnera suite.
North West Company LP (qui exerce sous le nom de Valu Lots)
Selon les procédés utilisés par Ernst & Young s.r.l., l’évaluation de la conformité de Valu Lots au programme n’a révélé aucun écart important. Cependant, Ernst & Young s.r.l. a recommandé une surveillance plus serrée des échéanciers et l’examen indépendant des demandes de paiement. Il a aussi recommandé l’élaboration de politiques d’évaluation des marges bénéficiaires.
Recommandations
- Surveiller les échéances et fournir les renseignements requis à RCAANC dans les délais prescrits.
- Élaborer une politique, un processus et une procédure pour l’évaluation régulière des marges bénéficiaires des produits alimentaires subventionnés et non subventionnés, afin de vérifier et démontrer que les marges bénéficiaires n’érodent pas la subvention qui doit être transmise aux consommateurs, conformément aux objectifs du manuel national du programme NNC.
- Instaurer un processus d’examen indépendant des demandes de paiement avant qu’elles ne soient soumises à NNC pour traitement. Cette mesure pourrait réduire le nombre d’erreurs dans les demandes.
Statut
NNC a envoyé à North West Compagny LP (qui exerce sous le nom de Valu Lots) une lettre de recommandation qui énonçait les recommandations du vérificateur et exigeait la production d’un plan d’action indiquant la façon dont l’organisation y donnera suite.
Pratts Wholesale Ltd.
Selon les procédés utilisés par Ernst & Young s.r.l., l’évaluation de la conformité de Pratts Wholesale Ltd. au programme n’a révélé aucun écart important. Cependant, Ernst & Young s.r.l. a recommandé des améliorations aux échéanciers du programme, aux politiques d’évaluation des marges bénéficiaires et au traitement des demandes de paiement.
Recommandations
- Surveiller les échéances et fournir les renseignements requis à RCAANC dans les délais prescrits.
- Élaborer une politique, un processus et une procédure pour l’évaluation régulière des marges bénéficiaires des produits alimentaires subventionnés et non subventionnés, afin de vérifier et démontrer que les marges bénéficiaires n’érodent pas la subvention qui doit être transmise aux consommateurs, conformément aux objectifs du manuel national du programme NNC.
- Instaurer un processus d’examen indépendant des demandes de paiement avant qu’elles ne soient soumises à NNC pour traitement.
Statut
NNC a envoyé à Pratts Wholesale Ltd. une lettre de recommandation qui énonçait les recommandations du vérificateur et exigeait la production d’un plan d’action indiquant la façon dont l’organisation y donnera suite.
SouthCamp Enterprises
Selon les procédés utilisés par Ernst & Young s.r.l., l’évaluation de la conformité de SouthCamp Enterprises au programme n’a révélé aucun écart important. Cependant, Ernst & Young s.r.l. a recommandé une amélioration des procédés d’examen des demandes, tant en ce qui a trait à leur exactitude qu’à leur dépôt au moment opportun. Il a aussi recommandé l’élaboration de politiques d’évaluation des marges bénéficiaires.
Recommandations
- Instaurer un processus d’examen indépendant des demandes de paiement avant qu’elles ne soient soumises à NNC pour traitement. Cette mesure pourrait réduire le nombre d’erreurs dans les demandes.
- Surveiller les échéances et fournir les renseignements requis à RCAANC dans les délais prescrits.
- Élaborer une politique, un processus et une procédure pour l’évaluation régulière des marges bénéficiaires des produits alimentaires subventionnés et non subventionnés, afin de vérifier et démontrer que les marges bénéficiaires n’érodent pas la subvention qui doit être transmise aux consommateurs, conformément aux objectifs du manuel national du programme NNC.
- Demander, si possible, aux fournisseurs de signer un contrat officiel d’approvisionnement qui aidera le bénéficiaire à offrir le meilleur prix possible au consommateur.
Statut
NNC a envoyé à SouthCamp Enterprises une lettre de recommandation qui énonçait les recommandations du vérificateur et exigeait la production d’un plan d’action indiquant la façon dont l’organisation y donnera suite.
Stanton Group Ltd.
Selon les procédés utilisés par Ernst & Young s.r.l., l’évaluation de la conformité de Stanton Group au programme n’a révélé aucun écart important. Cependant, Ernst & Young s.r.l. a recommandé des améliorations aux contrôles des procédés et de l’établissement de rapports. Il suggère la mise en œuvre d’un processus d’examen indépendant des demandes de paiement avant qu’elles ne soient soumises à NNC pour traitement, ce qui pourrait réduire le nombre d’erreurs dans les demandes. Il a aussi recommandé l’élaboration de politiques d’évaluation des marges bénéficiaires.
Recommandations
- La direction du bénéficiaire devrait instaurer un contrôle d’examen, par lequel une personne autre que celle qui a préparé la demande de paiement compare les renseignements inscrits à la demande de subvention compilée aux pièces justificatives originales, et vérifie l’exactitude sur le plan administratif du formulaire de demande définitif, avant de l’approuver de sa signature pour le soumettre à RCAANC.
- Le bénéficiaire devrait surveiller les échéances et fournir les renseignements requis à RCAANC dans les délais prescrits. De plus, pour ce qui est de la conservation des documents, le système de PDV devrait conserver les reçus pendant sept ans, comme l’exige l’accord de financement.
- Le bénéficiaire devrait élaborer une politique, un processus et une procédure pour l’évaluation trimestrielle des marges bénéficiaires des produits alimentaires subventionnés et non subventionnés, afin de vérifier et démontrer que les marges bénéficiaires n’érodent pas la subvention qui doit être transmise aux consommateurs, conformément aux objectifs du manuel national du programme NNC.
- Le bénéficiaire devrait instaurer un processus en magasin afin d’éviter qu’une subvention soit offerte à un consommateur ou un établissement non admissible
- Le bénéficiaire devrait avoir signé un accord avec la compagnie aérienne, de sorte que les taux négociés soient fixes pour une durée déterminée et que le risque de fluctuation des prix facturés par la compagnie aérienne soit atténué.
Statut
NNC a envoyé à Stanton Group une lettre de recommandation qui énonçait les recommandations du vérificateur et exigeait la production d’un plan d’action indiquant la façon dont l’organisation y donnera suite.