Rapports sur la conformité de NNC pour 2015-2016
Dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada (NNC), Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) surveille le respect par les détaillants et les fournisseurs des modalités des ententes de financement conclues entre les bénéficiaires et le Ministère.
À l'aide d'une analyse fondée sur les risques, AANC a sélectionné les détaillants et fournisseurs suivants inscrits au programme de NNC pour qu'ils fassent l'objet d'une évaluation de la conformité pour l'exercice 2015-2016 :
- Arctic Connection
- Arctic Co-operatives Ltd.
- The Northern Shopper
- Marché Central du Nord
- Meechim North 2000 Inc.
Les évaluations de la conformité ont été réalisées par une tierce partie indépendante, Deloitte LLP, et elles visaient à :
- vérifier que le bénéficiaire fait profiter les consommateurs de la totalité de la contribution;
- vérifier si les exigences relatives à la visibilité du programme sont respectées et si la contribution est clairement indiquée à l'intention des consommateurs;
- passer en revue les systèmes et procédés d'établissement des rapports et des demandes de paiement du bénéficiaire afin de cerner les lacunes et les problèmes de contrôle;
- vérifier que le bénéficiaire a respecté les règles du programme au sujet des ventes à des clients inadmissibles.
Vous trouverez plus de renseignements sur la raison d'être et les objectifs des évaluations de la conformité dans la section Évaluation de conformité.
Conclusions
Arctic Connection
Selon les procédés utilisés par Deloitte, l'évaluation de la conformité d'Arctic Connection a permis d'établir que le bénéficiaire fait profiter les consommateurs de la totalité de la contribution et que les marges de profit fixées n'amoindrissent pas la contribution. Cependant, Deloitte a relevé que cinq contrôles supplémentaires sont nécessaires, et cinq recommandations d'amélioration à apporter ont été formulées :
Recommandations
- Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Mettre en place une procédure qui prévoit l'examen indépendant des demandes de paiement avant que ces dernières soient envoyées à NNC pour y être traitées. Cela pourrait réduire le nombre d'erreurs dans les demandes.
- Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Le bénéficiaire doit s'assurer que les auteurs et les examinateurs des demandes de paiement connaissent les codes les plus récents de NNC et qu'ils obtiennent des précisions auprès des représentants de NNC lorsque la classification des codes n'est pas claire. Cela aura pour effet de maximiser les demandes de paiement pour le compte des consommateurs.
- Clients inadmissibles : Le bénéficiaire doit établir une procédure pour s'assurer que le consommateur final est un consommateur admissible selon les modalités du programme. Nous recommandons que le bénéficiaire mette en place une procédure pour empêcher les parties inadmissibles d'avoir accès aux biens qu'il expédie dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada.
- Marge de profit : Le bénéficiaire doit établir une politique claire concernant les marges de profit afin que la majoration calculée pour les biens et les factures soit appliquée adéquatement, sans amoindrir la contribution. Le bénéficiaire doit être en mesure de démontrer que les marges de profit n'amoindrissent pas la contribution.
- Chaîne d'approvisionnement : Le bénéficiaire doit envisager de procéder à un examen périodique des taux convenus avec les compagnies aériennes par rapport aux taux du marché publiés dans le Web afin de s'assurer que les produits sont expédiés aux meilleurs prix.
État
NNC a souligné les recommandations du vérificateur dans une lettre de recommandations envoyée à Arctic Connection pour lui demander de fournir un plan d'action qui indiquera la façon dont l'organisation donnera suite aux recommandations.
Arctic Co-operatives Ltd.
Selon les procédés utilisés par Deloitte, l'évaluation de conformité d'Arctic Co-operatives Ltd. n'a relevé aucune exception importante à la conformité au programme. Cependant, Deloitte a recommandé des améliorations relativement aux contrôles des procédés et de l'établissement des rapports, aux marges de profit et à la méthode d'établissement des prix :
Recommandations
- Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports, marges de profit et méthode d’établissement des prix : Le bénéficiaire doit envisager d’instaurer des mesures de contrôle pour la saisie des données afin que les taux de contribution et les listes d’admissibilité enregistrés dans le système de vente au détail soient exacts et appropriés. Les vérificateurs ont indiqué que la totalité de la contribution avait été transmise aux coopératives membres. Cependant, ils n’ont pas été en mesure de déterminer la méthode d’établissement des prix et les marges de profit appliquées pour établir les prix de détail payés par les consommateurs dans les coopératives membres. Les vérificateurs ont également indiqué que le bénéficiaire ne procédait pas à l’analyse des marges de profit afin de déterminer la majoration des prix des biens vendus, car les ventes sont faites à des coopératives membres au prix coûtant, plus les frais de transport et les autres frais.
État
NNC a souligné la recommandation du vérificateur dans une lettre de recommandation envoyée à Arctic Co-operatives Ltd. pour lui demander de fournir un plan d'action qui indiquera la façon dont l'organisation donnera suite à la recommandation.
The Northern Shopper
Selon les procédés utilisés par Deloitte, l'évaluation de conformité de The Northern Shopper a indiqué qu'aucune exception importante n'avait été relevée à la conformité au programme. Cependant, Deloitte a recommandé des améliorations relativement aux contrôles des procédés et de l'établissement des rapports, aux marges de profit et à la méthode d'établissement des prix :
Recommandations
- Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports, marges de profit et méthode d'établissement des prix : Le rapport d'évaluation de la conformité contient les observations, les conclusions et les recommandations que les vérificateurs ont formulées à l'intention de votre organisation. Les vérificateurs ont constaté que la contribution était entièrement transférée aux consommateurs, mais ils n'ont pas été en mesure d'évaluer votre méthode d'établissement des prix, car les politiques n'étaient pas appliquées uniformément. Deloitte a aussi constaté la nécessité d'améliorer les mesures de contrôle afin de déceler les erreurs qui pourraient se glisser dans les documents avant qu'ils soient présentés à NNC. Ils ont toutefois constaté que vous avez instauré une nouvelle procédure dans le but d'uniformiser votre méthode d'établissement des prix et de faire examiner vos demandes de paiement par une tierce partie indépendante.
État
NNC a souligné la recommandation du vérificateur dans une lettre de recommandation envoyée à The Northern Shopper pour lui demander de fournir un plan d'action qui indiquera la façon dont l'organisation donnera suite à la recommandation.
Marché Central du Nord
Selon les procédés utilisés par Deloitte, l'évaluation de la conformité de Marché Central du Nord a relevé plusieurs exceptions à la conformité au programme. Deloitte a relevé que cinq recommandations d'amélioration à apporter ont été formulées :
Recommandations
- Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Corriger les faiblesses relatives à l'intégrité des données dans le système de gestion de l'inventaire utilisé pour la production de rapports (p. ex., poids, collectivités admissibles et taux de contribution). Nous recommandons à ce que le bénéficiaire veille à ce que les données liées à Nutrition Nord Canada soient examinées après leur saisie dans le système afin d'assurer la validité et l'exactitude des montants réclamés.
- Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Mettre en place un processus prévoyant l'examen indépendant des demandes avant que ces dernières ne soient envoyées à Nutrition Nord Canada aux fins de traitement. Cela pourrait contribuer à réduire le nombre d'erreurs dans les demandes.
- Clients inadmissibles : Établir un processus permettant d'assurer l'admissibilité du consommateur final, selon les modalités du programme, de même qu'un processus visant à assurer que les parties non admissibles n'ont pas accès aux biens expédiés dans le cadre de Nutrition Nord Canada.
- Marge de profit : Établir une politique claire sur l'établissement des prix (majoration et frais) et mettre en œuvre des mesures de contrôle visant à assurer une application uniforme de la politique au moment d'établir les prix de vente aux consommateurs.
- Marge de profit : Obtenir auprès des fournisseurs des renseignements sur le coût des biens et les conserver afin d'être en mesure d'établir de façon uniforme et précise le prix des produits destinés à la vente.
État
NNC a souligné les recommandations du vérificateur dans une lettre de recommandations envoyée à Marché Central du Nord pour lui demander de fournir un plan d'action qui indiquera la façon dont l'organisation donnera suite aux recommandations.
Meechim North 2000 Inc.
Selon les procédés utilisés par Deloitte, l'évaluation de conformité de Meechim North 2000 Inc. n'a relevé aucune exception importante à la conformité au programme. Cependant, Deloitte a recommandé d'apporter une amélioration aux contrôles des procédés et de l'établissement des rapports du bénéficiaire :
Recommandations
- Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Mettre en place une procédure qui prévoit un examen indépendant des demandes de paiement avant que ces dernières soient envoyées à NNC pour y être traitées. Cela pourrait réduire le nombre d'erreurs dans les demandes.
État
NNC a souligné la recommandation du vérificateur dans une lettre de recommandation envoyée à Meechim North 2000 Inc. pour lui demander de fournir un plan d'action qui indiquera la façon dont l'organisation donnera suite à la recommandation.