Rapports sur la conformité de NNC pour 2014-2015

Dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada (NNC), Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) surveille le respect par les détaillants et les fournisseurs des modalités comprises dans l'entente de financement conclue entre le détaillant et le Ministère.

À l'aide d'une analyse fondée sur les risques, AADNC a sélectionné six détaillants et fournisseurs inscrits au programme NNC afin de mener des évaluations de la conformité pour l'exercice 2014-2015 :

Les évaluations de la conformité ont été réalisées par un tiers indépendant, Deloitte LLP. Elles visaient à :

Vous trouverez plus de renseignements sur la raison d'être et les objectifs des évaluations de la conformité dans la section Évaluation de conformité.

Conclusions

La Fédération des coopératives du Nouveau-Québec (FCNQ)

Selon les procédés exécutés par Deloitte, l'évaluation de conformité de FCNQ, a permis d'établir que le bénéficiaire respecte complètement les modalités du programme, cependant Deloitte a cerné une amélioration qui pourrait être apportée en ce qui a trait aux demandes de remboursement et aux rapports.

Recommandations

  1. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Le bénéficiaire devrait vérifier l'exactitude et l'intégralité des rapports avant de les présenter à AADNC; par conséquent, le gestionnaire adjoint – services aux magasins devrait effectuer un examen indépendant des rapports avant de les présenter à AADNC.

État

NNC a souligné les recommandations dans une lettre envoyée au détaillant. La lettre de recommandation à FCNQ et le plan d'action de FCNQ sur la manière dont on donnera suite aux recommandations sont affichés en ligne.

Air North Food Distributors (ANFD)

Selon les procédés exécutés par Deloitte, l'évaluation de conformité d'Air North Food Distributors a permis d'établir que le bénéficiaire respecte complètement les modalités du programme, cependant Deloitte a cerné des améliorations qui pourraient être apportées en ce qui a trait aux contrôles des procédés et de l'établissement des rapports.

Recommandations

  1. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Nous recommandons que le bénéficiaire améliore le processus de contrôle des demandes de contribution afin d'assurer l'exactitude et la validité des contributions réclamées.
  2. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Nous recommandons également que le bénéficiaire veille à ce qu'un examen indépendant soit effectué avant qu'il n'envoie des renseignements à AADNC; ainsi, la qualité des renseignements reçus à AADNC sera améliorée.

État

NNC a souligné les recommandations dans une lettre au fournisseur. La lettre de recommandation à Air North Food Distributors et le plan d'action d'Air North Food Distributors sur la manière dont on donnera suite aux recommandations sont affichés en ligne.

True North Co-Op (TRUN)

Selon les procédés exécutés par Deloitte, l'évaluation de conformité de True North Co-Op, a permis d'établir aucune exception importante à la conformité au programme; cependant Deloitte a constaté que dans plusieurs domaines, le bénéficiaire pourrait améliorer son environnement de contrôle général.

Recommandations

Dans le rapport de l'évaluation de la conformité, on a souligné des recommandations particulières :

Visibilité du programme : Nous recommandons que le bénéficiaire instaure un processus qui lui permettrait de vérifier que le consommateur final obtient suffisamment d'information sur le programme Nutrition Nord Canada.

Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports : Nous avons constaté des erreurs dans les montants demandés par le bénéficiaire; nous avons également remarqué une lacune dans la répartition des tâches relevant du processus de préparation des rapports du bénéficiaire. Nous recommandons que le bénéficiaire améliore ses contrôles du calcul de la contribution afin de garantir l'exactitude et la validité des contributions demandées. Un processus d'examen indépendant avant la présentation des renseignements à AADNC améliorerait la qualité des renseignements soumis.

Clients inadmissibles : Pour la période faisant l'objet de l'examen, le bénéficiaire n'a pas fourni de contribution à des organismes non admissibles. Toutefois, le bénéficiaire n'a pas établi de processus pour vérifier que le consommateur final est un consommateur admissible selon les modalités du programme. Nous recommandons que le bénéficiaire mette en oeuvre un processus pour s'assurer qu'aucune partie non admissible n'a accès aux produits qu'il expédie dans le cadre du programme Nutrition Nord Canada.

État

NNC a souligné les recommandations dans une lettre au fournisseur. La lettre de recommandation à True North Co-Op et le plan d'action de True North Co-Op sur la manière dont on donnera suite aux recommandations sont affichés en ligne.

Rampart Rentals (RAMP)

Selon les procédés exécutés par Deloitte, l'évaluation de conformité pour Rampart Rentals nous avons relevé plusieurs exceptions à la conformité au programme, en ce qui a trait à la visibilité du programme, aux demandes de remboursement et aux rapports, et au respect des règlements ; des recommandations ont été proposées pour améliorer la situation.

Recommandations

Dans le rapport de l'évaluation de la conformité, on a souligné des recommandations particulières pour chacune des observations faites :

  1. Contributions : Nous recommandons que le bénéficiaire établisse des procédures et des processus pour s'assurer que la contribution est transférée en totalité au consommateur final et que la marge ne vienne pas éroder la valeur de la contribution.
  2. Visibilité du programme : Nous recommandons que le bénéficiaire poursuive sa pratique actuelle ou indique la contribution comme un rabais au consommateur final pour s'assurer qu'elle est communiquée de façon transparente à ce dernier. Le bénéficiaire devrait s'assurer que le consommateur est au courant que le « rabais » est lié au programme NNC, par une affiche ou une description sur le reçu.
  3. Contrôles : Nous recommandons que le bénéficiaire améliore ses contrôles de l'application de la contribution afin d'assurer l'exactitude et la validité des contributions demandées. Cela pourrait comprendre la mise en oeuvre de contrôles pour s'assurer que les contributions demandées sont produites en temps opportun et qu'il existe un processus d'examen indépendant avant la présentation des renseignements à AADNC, ce qui augmenterait la qualité des demandes de contribution présentées.
  4. Clients inadmissibles : Nous avons relevé des ventes à des entreprises et des établissements non admissibles (surtout des campements miniers) pour lesquelles le bénéficiaire a demandé une contribution, même si des contributions minimales sur les prix finals ont été versées à ces organismes (à l'exception de certaines ventes en magasin qui n'ont pas pu être quantifiées, mais qui ne semblent pas être substantielles). Nous recommandons que la contribution applicable aux produits qui sont revendus à des clients non admissibles ne soit pas demandée. Après l'observation de cette pratique pendant notre travail sur les lieux, le directeur général a mentionné que cette pratique ne serait plus maintenue désormais. En outre, nous recommandons qu'AADNC envisage de recouvrer le paiement en trop de 7 601 $, dont le calcul de la valeur approximative est indiqué ci dessous, pour les demandes de contribution non admissibles. De plus, nous recommandons que le bénéficiaire conserve les registres détaillés des ventes de toutes les opérations liées au programme pendant la période précisée dans l'entente de financement qu'il a conclue avec AADNC afin de corroborer les rapports financiers et non financiers et de faciliter les futures vérifications du programme.

État

NNC a souligné les recommandations dans une lettre envoyée au détaillant. La lettre de recommandation à Rampart Rentals et le plan d'action de Rampart Rentals sur la manière dont on donnera suite aux recommandations sont affichés en ligne.

M&M Yellowknife (Cactus Holding)

Selon les procédés exécutés par Deloitte, l'évaluation de conformité de M&M Yellowknife (Cactus Holding) a permis d'établir aucune exception importante à la conformité au programme; cependant des recommandations ont été émises pour améliorer la situation.

Recommandations

Dans le rapport de l'évaluation de la conformité, on a souligné des recommandations particulières :

  1. Clients inadmissibles : Bien que le bénéficiaire ne garde aucun répertoire de ses clients, nous n'avons constaté aucune situation, durant notre évaluation, qui puisse laisser croire que le bénéficiaire vend des produits faisant l'objet d'une contribution à des clients non admissibles; toutefois, nous recommandons que le bénéficiaire avise ses clients, par écrit, qu'ils ne peuvent pas vendre ou expédier des produits admissibles à une contribution à des organismes réglementés.
  2. Contrôles des procédés et de l'établissement des rapports: Nous n'avons constaté aucune erreur quant aux renseignements que le bénéficiaire communique à AADNC; toutefois, nous avons constaté un manque de séparation des tâches quant au processus d'établissement de rapports du bénéficiaire, car il ne s'effectue aucun examen indépendant des demandes avant qu'elles soient soumises à AADNC. Le bénéficiaire doit veiller à ce qu'un examen indépendant soit effectué avant qu'il n'envoie des renseignements à AADNC; ainsi, la qualité des renseignements reçus à AADNC sera améliorée.

État

NNC a souligné les recommandations dans une lettre au fournisseur. La lettre de recommandation à M&M Yellowknife (Cactus Holding) et le plan d'action de M&M Yellowknife (Cactus Holding) sur la manière dont on donnera suite aux recommandations sont affichés en ligne.

North West Company (NWCO)

Selon les procédés exécutés par Deloitte, l'évaluation de conformité de NWCO a permis d'établir que le bénéficiaire respecte complètement les modalités du programme en ce qui a trait à la visibilité du programme et du respect des règlements.

La lettre de suivi de l'évaluation de conformité à North West Company et aucun plan d'action n'est requis pour North West Company.

État

Aucune action requise.

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